Modul III (APLIKASI BISNIS) Bab 7: Sistem electronic business Ika Menarianti,M.Kom Pendidikan Teknologi Informasi Universitas PGRI Semarang

Tujuan Mengidentifikasi sistem perusahaan lintas fungsi dan memberikan nilai bisnis yang signifikan pada perusahaan Memberikan gambaran bagaimana internet dan teknologi informasi lainnya mendukung berbagai proses bisnis dalam fungsi akutansi dalam bisnis, keuangan, manajemen sumber daya manusia, pemasaran dan manajemen produksi serta operasi

Bagian I: SISTEM BISNIS PERUSAHAAN E-business tidak sama dengan e-commerce. E-business jauh lebih luas lingkupannya, lebih dari sekedar transaksi karena mengarah pada penggunaan yang signifikan atas Net, dengan kombinasi teknologi serta bentuk lainnya dari komunikasi elektronik, untuk memungkinkan dilakukannya jenis aktivitas bisnis apapun (Sahwney Mohan)

Aplikasi Lintas fungsi perusahaan Banyak perusahaan mengembangkan sistem lintas fungsi perusahaan terintegrasi, yang melintasi berbagai batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa ulang dan meningkatkan proses bisnis yang penting di semua lintas fungsi perusahaan. Banyak perusahaan berpingdah dari sistem warisan berbasis mainframe ke aplikasi klien/server lintas fungsi dengan melibatkan software: Enterprise resource planning (ERP) Supply chain management (SCM) Customer Relation Management (CRM)

Proses bisnis lintas fungsi Software yang digunakan berfokus untuk mendukung kebutuhan pemrosesan informasi dan mendukung berbagai kelompok bisnis

Arsitektur aplikasi perusahaan

ERP: Tulang punggung bisnis ERP adalah tulang punggung dari e-business, sebuah kerangka kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi, serta keuangan (Kalakota & Robinson, 2001) ERP mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan sumber daya manusia perusahaan.

Manfaat ERP Kualitas dan efisiensi, menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi. Penurunan biaya, banyak perusahaan melaporkan penurunan signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi, hardware, software serta karyawan pendukung IT jika dibandingakan dengan sistem warisan

.... Pendukung keputusan, menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting secara cepat untuk para manajer agar dapat secara signifikan meningkatkan kemampuan dalam mengambil keputusan secara tepat waktu di lintas bisnis keseluruhan perusahaan. Kelincahan perusahaan, menghasilkan organisasi serta tenaga kerja yang elbih lincah dan adaptif, yang dapat dengan lebih mudah memanfaatkan berbagai peluang baru bisnis

Kegagalan dalam ERP Kegagalan yang mungkin terjadi adalah Kegagalan besar berbiaya mahal yang merusak bisnis secara keseluruhan Kerugian besar dalam hal pendapatan, laba dan pangsa pasar yang dihasilkan ketika proses bisnis dan sistem informasi tidak berjalan dengan benar. Pesanan dan pengiriman hilang Perubahan persediaan tidak dicatat dengan benar Tingkat persediaan yang tidak dapat dipercaya

Penyebab kegagalan ERP Meremehkan kerumitan perencanaan, pengembangan, dan pelatihan yang dibutuhkan Tidak melibatkan karyawan dalam proses perencanaan dan pengembangan Kegagalan melakukan konversi data dan pengujian yang cukup atas data Perusahaan dan manajemen terlalu mempercayai pernyataan yang diberikan para penjual software ERP

CRM: Fokus Bisnis Mengelola berbagai hubungan pelanggan melibatkan dua tujuan yang saling berkaitan, yaitu: Memberi organisasi dan semua karyawannya yang berhadapan dengan pelanggan, satu pandangan lengkap tentang setiap pelanggan disetiap hal dan dilintas semua saluran Memberi satu pandangan lengkap tentang perusahaan dan saluran-salurannya yang luas Siebel System, 2001

... CRM menciptakan kerangka kerja software TI serta database yang dijalankan melalui web, yang mengintegrasikan proses-proses dengan operasi bisnis perusahaan lainnya, dan mendukung kerjasama antara perusahaan dengan para pelanggan serta mitranya. (Kalakota & Robinson, 2001) CRM memberikan layanan yang cepat, dapat diandalkan dan konsisten ke para pelanggannya

Sistem CRM pendukung integrasi dan kerjasama

Manajemen kontak dan rekening CRM membantu para praktisi penjualan, pemasaran dan layanan untuk menangkap serta menelusuri data yang relevan mengenai setiap kontrak yang sudah lewat atau direncanakan dengan para pelanggan atau calon pelanggan. CRM menyimpan data pelanggan ke dalam database untuk pelanggan kemudian mengintegrasikan semua informasi rekening pelanggan serta membuatnya tersedia diseluruh perusahaan melalui internet, intranet atau lainnya.

Penjualan CRM membantu para staff penjualan dengan software dan sumber data untuk mendukung serta mengelola aktivitas penjualan mereka dan mengoptimalkan penjualan silang dan peningkatan tawaran untuk penjualan. CRM memberi akses real time hinggan memungkinkan mereka untuk memeriksa semua aspek dari status rekening pelanggan dan sejarahnya, sebelum menjadwalkan pemanggilan untuk penjualan mereka CRM akan memperingatkan staff penjualan untuk menelepon nasabah yang melakukan penyimpanan besar agar dapat menjual layanan kredit utama atau investasi.

Pemasaran dan pemenuhan pesanan CRM membantu pemasaran menyelesaikan kampanye pemasaran langsung dengan mengotomatisasi tugas seperti pengkualifikasian pemasaran pada sasaran, dan penjadwalan serta penelusuran pengiriman surat pemasaran langsung CRM juga membantu untuk menangkap dam mengelola data respon pelanggan dan calon pelanggan didatabase CRM membantu pemenuhan proses calon pelanggan atau pelanggan dengan cepat menjadwalkan kontak penjualan serta memberi informasi yang tepat atas produk dan jasa

Layanan dan dukungan untuk pelanggan CRM membantu manajer layanan pelanggan membuat, menetapkan, dan mengelola berbagai permintaan atas layanan dari pelanggan CRM juga membantu staff pelayanan untuk membantu pelanggan yang memiliki masalah dengan suatu produk dan jasa, dengan memberi data layanan dan saran yang relevan untuk mengatasi masalah tersebut

Program Retensi dan loyalitas Biayanya 6 kali lebih besar untuk menjual ke seorang pelanggan baru daripada ke pelanggan lama Pelanggan yang tidak puas biasanya akan memberitahukan 8 hingga 10 orang lain mengenai pengalamannya Perusahaan dapat meningkatkan laba hingga 85% dengan meningkatkan retensi pelanggan tahunnya sebesar 5% Ketidakpastian menjual produk ke pelanggan baru adalah 15%, sementara ketidakpastian menjual produk ke pelanggan lama adalah 50% 70% pelanggan yang mengeluh akan melakukan bisnis dengan perusahaan itu lagi jika perusahaan tersebut menangani dengan cepat kekacauan layanannya.

Manfaat dan tantangan CRM Memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi serta berfokus pada pelanggan terbaik mereka Memungkinkan penyesuaian dan personalisasi real time atas berbagai produk dan jasa berdasarkan pada keinginan, kebutuhan, kebiasaan membeli serta siklus hidup pelanggan. Memungkinkan perusahaan untuk memberi pengalaman yang konsisten dan layanan serta dukungan superior bagi pelanggan, disemua titik kontak yang dipilih pelanggan

Kegagalan CRM Lebih dari 50% proyek CRM tidak memberi hasil yang menjanjikan. 20% perusahaan melaporkan, implementasi CRM telah merusak hubungan lama mereka dengan pelanggan Dalam survei kepuasan manajemen senior, 25 alat manajemen CRM berada pada urutan hampir terbawah dari segi kepuasan pelanggan Penyebab kegagalan adalah kurangnya pemahaman dan persiapan

SCM: Jaringan Bisnis Banyak perusahaan menjadikan SCM sebagai tujuan strategis utama dan usaha awal untuk pengembangan aplikasi e-business. SCM membantu perusahaan mendapatkan produk yang tepat serta biaya yang wajar. Tujuan SCM adalah Mengelola secara efisien proses dengan memperkirakan permintaan Mengendalikan persediaan Meningkatkan jaringan hubungan bisnis perusahaan dengan pelanggan, pemasok, distributor dan perusahaan lainnya Menerima respons atas setiap hubungan dalam rantai pasokan

... SCM adalah sistem antarperusahaan lintas fungsi yang menggunakan teknologi informasi untuk membantu mendukung serta mengelola berbagai hubungan antara beberapa proses utama perusahaan dengan pemasok, pelanggan serta mitra bisnis. SCM menciptakan jaringan yang cepat, efisien dan berbiaya rendah atau disebut rantai pasokan untuk membuat konsep menjadi pasar

Proses bisnis dalam siklus hidup rantai pasokan dan proses fungsional SCM

Berbagi manfaat dan tantangan SCM SCM dapat memberi manfaat pening seperti; pemrosesan yang lebih cepat dan akurat Pengurangan tingkat persediaan Waktu yang lebih cepat untuk mencapai pasar Biaya transaksi dan bahan baku yang lebih rendah Hubungan strategi dengan pemasok Sistem SCM ditujukan untuk membuat perusahaan memperoleh kelincahan dan responsivitas dalam memenuhi permintaan pelanggan dan kebutuhan para mitra bisnis

Apa saja penyebab masalah dalam SCM? Kurangnya pengetahuan perencanaan permintaan yang memadai, alat dan petunjuk. Perkiraan yang tidak akurat atau terlalu optimis akan menyebabkan masalah besar dalam produksi persediaan dan masalah bisnis lainnya Sistem informasi tidak menyediakan data yang akurat Kurangnya kerja sama yang memadai diantara departemen pemasaran, produksi dan manajemen persediaan, pemasok, distirbutor dan mitra bisnis. Software SCM dianggap kurang matang, tidak lengkap dan sulit diimplementasikan.

Integrasi aplikasi perusahaan Bagaimana sebuah perusahaan menghubungkan beberapa sistem lintas fungsi perusahaan? Jawab: menggunakan software integrasi aplikasi peusahaan (enterprise application integration—EAI) EAI memungkinkan para pembuat model berbagai proses bisnis yang dilibatkan dalam interaksi yang harus terjadi antaraplikasi. EAI menyediakan middleware yang melakukan konversi dan koordinasi data, komunikasi palikasi, layanan pesan serta akses ke berbagai interface aplikasi yang terlibat.

Sistem pemrosesan transaksi Adalah sistem lintas fungsi yang memproses data dari terjadinya transaksi bisnis. Transaksi adalah berbagai kegiatan yang terjadi sebagian dari aktivitas bisnis seperti penjualan, pembelian, penyimpanan, penarikan, pengembalian dan pembayaran Sistem pemrosesan transakasi online memainkan peranan dalam kegiatan e-commerce.

Aktivitas bisnis dalam siklus pemrosesan transaksi Entri Data, pencatatan dan pengeditan data yang memadai agar data dapat dengan cepat dan benar ditangkap untuk pemrosesan. Pemrosesan Transaksi, memproses data melalui: pemrosesan batch, yang mengakumulasi data transaksi sepanjang waktu dan di proses secara periodik, serta pemrosesan real-time, yang memproses data segera setelah terjadinya transaksi.

.... Pemeliharaan Database, memperbaharui database perusahaan milik organisasi untuk mencerminkan berbagai perubahan hasil transaksi harian bisnis. Pembuatan Dokumen Laporan, menghasilkan berbagai dokumen (meliputi: pesanan pembelian, cek gaji, tanda terima penjualan, faktur penjualan dan laporan untuk pelanggan) dan laporan (meliputi: daftar penggajian atau laporan edit) Pemrosesan permintaan, penggunaan internet dan bahasa database untuk membuat permintaan serta menerima respon yang berkaitan dengan hasil aktivitas pemrosesan transaksi.

Sistem Kerja Sama Perusahaan Adalah sistem informasi lintas fungsi perusahaan yang meningkatkan komunikasi, koordinasi dan kerja sama antar anggota tim bisnis dan kelompok kerja. Tujuannya adalah untuk memungkinkan kita bekerja sama secara lebih mudah dan efektif dengan membantu kita untuk: Berkomunikasi, berbagi informasi satu sama lain Berkoordinasi, Mengkoordinasikan usaha kegiatan individual dan menggunakan berbagai sumber daya bersama yang lainnya Bekerja sama, bekerja sama secra kooperatif dalam proyek dan penugasan bersama

Alat untuk kerja sama perusahaan Alat komunikasi elektronik Alat kerja sama konferensi Alat manajemen kegiatan kerja sama

Bagian II SISTEM FUNGSIONAL BISNIS

Sistem informasi fungsional bisnis

Pemasaran Interaktif ditentukan untuk mendeskripsikan proses pemasaran yang berfokus pada pelanggan, yang berdasarkan pada penggunaan internet untuk membuat transaksi dua arah antara perusahaan dengan pelanggan atau calon pelanggan. Tujuannya adalah untuk memungkinkan perusahaan menggunakan jaringan yang menguntungkan agar dapat menarik serta mempertahankan pelanggan yang menjadi mitra perusahaan dalam membuat, membeli serta meningkatkan produk dan jasa

Pemasaran yang bersasaran Merupakan alat yang penting dalam mengembangkan strategi iklan dan promoso untuk memperkuat usaha e- commerce perusahaan, serta lokasi bisnis tradisional perusahaan. Lima komponen pemasaran sasaran adalah Komunitas, menyesuaikan pesan iklan dan promosi pada komunitas tertentu. Isi, ditujukan pada kelompok sasaran Konteks, iklan muncul pada web yang relevan dengan isi produk Demografi dan Fisiologi, ditujukan hanya untuk jenis atau kelas manusia tertentu Perilaku Online, iklan dan promosi dapat dibentuk setiap adanya kunjungan ke suatu situs oleh seseorang

Otomatisasi tenaga penjualan Meningkatkan produktivitas personal tenaga penjualan, tetapi secara dramatis mempercepat penangkapan dan analisis data penjualan dari lapangan ke kantor pusat pemasaran. Memungkinkan manajemen pemasaran dan penjualan untuk meningkatkan pengiriman informasi serta dukungan yang mereka berikan ke para tenaga penjualan.

Sistem informasi produksi Mendukung fungsi produksi/operasi yang meliputi semua aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian proses menghasilkan barang atau jasa. Digunakan untuk manajemen operasi dan pemrosesan transaksi pendukung semua perusahaan yang harus merencanakan, memonitor dan mengendalikan persediaan, pemebelian serta arus barang dan jasa.

Computer Integrated Manufacturing (CIM) Adalah konsep umum yang menekankan bahwa tujuan dari sistem berbasis komputer dalam produksi harus untuk: Menyederhanakan (merekaya ulang) proses produksi, desain produk dan organisasi pabrik sebagai dasar yang penting untuk otomatisasi dan integrasi Otomatisasi proses produksi dan berbagai fungsi bisnis yang mendukung mereka melalui komputer, mesin dan robot Pengintegrasian semua proses produksi dan pendukung dengan menggunakan jaringan komputer, software lintas fungsi bisnis serta teknologi informasi lainnya.

Tujuan CIM Menciptakan proses produksi yang fleksibel dan lincah, yang secara efisien menghasilkan berbagai produk berkualitas tinggi. Mendukung berbagai konsep sistem produksi yang fleksibel, produksi yang bergerak cepat dan manajemen kualitas total Membantu perusahaan menyederhanakan, mengotomatisasi dan mengintegrasikan banyak aktivitas yang dibutuhkan untuk menghasilkan berbagai jenis produk.

Sistem Sumber Daya Manusia Sistem sumber daya digunakan untuk mendukung: Perencanaan untuk memenuhi kebutuhan personal perusahaan Mengembangkan potesi karyawan Mengendalikan semua kebijakan dan program personal Perusahaan menggunakan sistem informasi berbasis komputer untuk Menghasilkan cek gaji dan laporan Memelihara catatan karyawan Menganalisis penggunaan personal dalam operasi bisnis

... Banyak perusahaan membangun sistem informasi sumber daya manusia (Human resourcer insformation system –HRIS) untuk mendukung: Perekrutan, pemilihan dan pemberian pekerjaan Penempatan kerja Penilaian kerja Analisis manfaat karyawan Pelatihan dan pengembangan Kesehatan, keselamatan dan keamanan

Human Resource Management (HRM) dan Internet Sistem HRM online dapat melibatkan perekrutan karyawan melalui bagian perekrutan di situs web perusahaan. Perusahaan menggunakan sistem ini untuk memasukkan pesan dalam kelompok berita pilihan di Internet serta berkomunikasi dengan pencari kerja melalui email Internet memiliki informasi da kontak yang kaya untuk pemberi kerja dan pencari kerja

Sistem Akuntansi Adalah sistem yang mencatat dan melaporkan berbagai transaksi bisnis dan kegiatan ekonomi lainnya. Sistem akuntansi berbasis komputer mencatat dan melaporkan arus dana melalui pengaturan dan pembuatan laporan keuangan historis seperti neraca dan laporan laba rugi. Sistem ini juga menghasilkan prakiraan kondisi di masa mendatang seperti prakiraan laporan keuangan dan anggaran keuangan

.... Sistem akuntansi operasional menekankan pemeliharaan catatan historis dan pembuatan laporan keuangan yang akurat Sistem akuntansi menajemen berfokus pada perencanaan dan pengendalian bisnis, menekankan pada laporan akutansi biaya dan laporan analisis yang membandingkan kinerja yang sesungguhnya dengan yang diperkirakan.

Sistem Manajemen Keuangan Sistem ini mendukung manajer bisnis dan praktisi dalam keputusan yang berkaitan dengan: Keuangan bisnis Alokasi dan pengendalian sumber daya keuangan di dalam bisnis Kategori utama sistem manajemen keuangan meliputi: Manajemen kas dan investasi Penganggaran modal Perkiraan keuangan Perencanaan keuangan

Sistem akutansi perusahaan yang umum Pemrosesan Pesanan Menangkap dan memproses pesanan pelanggan serta menghasilkan data untuk pengendalian persediaan dan piutang Pengendalian persediaan Memproses data yang mencerminkan perubahan dalam persediaan dan memberi informasi pengiriman serta pemesanan ulang Piutang Mencatat jumlah yang belum dibayar oleh pelanggan dan menghasilkan faktur untuk pelanggan, laporan bulnan untuk pelanggan serta laporan manajer kredit Utang usaha Mencatat pembelian dari jumlah yang belum dibayar ke dan pembayaran ke pemasok, serta menghasilkan laporan manajemen kas Penggajian Mencatat pekerjaan karyawan dan data kompensasi serta menghasilkan cek gaji dan dokumen serta laporan penggajian lainnya Buku besar Mengonsolidasikan data dari sistem akutansi lainnya dan menghasilkan laporan keuangan periodik serta berbagai laporan usaha

Quiz... Bagaimana sistem CRM dapat meningkatkan hubungan perusahaan dengan para pelanggannya dengan tingkat kegagalan yang demikian tinggi? Bagaimana teknologi internet dapat dilibatkan dalam peningkatan nilai salah satu fungsi bisnis? Apa saja aplikasi e-business yang mungkin anda sarankan untuk sebuah perusahaan kecil agar dapat membantunya bertahan serta berhasil dalam dunia ekonomi yang penuh tantangan?

Daftar Pustaka O’ Brien, James A. Pengantas Sistem Informasi, Jakarta: Salemba Empat., 2008. hal. 311-378. ISBN: 979-691-223-6