TAHAP DESAIN SISTEM SECARA TERINCI (desain input) PERTEMUAN 13 TAHAP DESAIN SISTEM SECARA TERINCI (desain input)

II. DESAIN INPUT TERINCI 1. DOKUMEN DASAR ( SOURCE FORMULIR ) Yaitu formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Kegunaan ( fungsi ) Dokumen Dasar : a. Dapat menunjukkan jenis data yang harus dikumpulkan dan ditangkap. b. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat. c. Dapat mendorong lengkapnya data. d. Bertindak sebagai pendistribusi data. e. Membantu pembuktian terjadinya suatu transaksi yang sah. f. Sebagai cadangan atau pelindung (Back Up) dari file-file dikomputer

Petunjuk-petunjuk perancangan Dokumen Dasar yang baik 1). Kertas yang dipergunakan. 2). Ukuran dari Dokumen Dasar. 3). Warna yang digunakan. 4). Judul Dokumen Dasar. 5). Nomor Dokumen Dasar. 6). Nomor urut Dokumen Dasar. 7). Nomor dan jumlah halaman. 8). Spasi. 9). Jendela di Amplop. 10). Jumlah tembusan. 11). Pembagian Area. 12). Caption.

Jenis-jenis Caption antara lain : Box Caption. Nama Alamat Tanggal Masuk Golongan Status

2. Yes/No Check Off Caption. Ya Tidak Rumah milik sendiri Umur diatas 17 tahun 3. Horizontal Check Off Caption. Jurusan MI AK PB TK SK

4. Checklist caption. Pekerjaan yang sudah dilakukan : Verifikasi data awal Memasukan data kekomouter Mencetak data yang sudah dimasukan 5. Blocked Spaces Caption. Nomor faktur : 6. Scannable Form Caption. Formulir yang akan diisi oleh alat scanner

II.2 CARA MENGURANGI JUMLAH MASUKAN. Terdapat beberapa hal yang dapat dipakai untuk mengurangi jumlah masukan data dalam suatu program, antara lain : Menggunakan kode. Data yang relatif konstan disimpan di File induk (master) acuan. Jam dan tanggal dapat dimasukkan dari sistem. Rutin perhitungan dilakukan oleh sistem.

a. Mengklasifikasikan data. b. Memasukan data kedalam komputer. 3. KODE. A. Tujuan : a. Mengklasifikasikan data. b. Memasukan data kedalam komputer. c. Mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. B. Petunjuk Pembuatan Kode Berikut ini dijabarkan tentang petunjuk dari pembuatan struktur kode yang baik, antara lain : 1. Harus mudah diingat. 2. Harus unik.

Harus fleksibel. harus efisien. harus konsisten. Harus distandarisasi. Spasi dihindari. Hindari karakter yang mirip. Panjang kode harus sama. C. Type dari Kode. Dalam pembuatan suatu struktur kode terdapat type (jenis) yang dapat dibuat. Maka berdasarkan hal tersebut struktur kode terbagi kedalam 5 (lima) jenis/type, antara lain :

A. Kode Mnemonik. Tujuan : Mudah diingat (dibuat dgn dasar singkatan atau mengambil sebagian dari item yang akan diwakili oleh item tersebut). Contoh : Jenis Kelamin : Kode ‘P’ atau ‘1’ untuk Pria, Kode ‘W’ atau ‘2’ untuk Wanita B. Kode Urut ( Sequential Code ). Disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode yang nilai urutnya antara satu kode dengan kode berikutnya. Contoh : Rekening dalam buku besar BLOK KELOMPOK 1000-1999 Aktiva lancar 2000-2999 Aktiva tetap 3000-3999 Hutang lancar

Kebaikannya : Sangat sederhana. Mudah diterapkan. Kode dapat pendek tetapi unik. Mudah dicari bila kodenya sudah diketahui. Cocok untuk penyimpanan difile yang menggunakan nomor record relatif, sehingga nomor kode dapat sama dengan kodenya, dengan demikian file tidak perlu diindeks. Baik untuk pengendalian, karena kode yang hilang dapat mudah diketahui.

Kekurangannya : Tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, kecuali hanya berdasarkan urutannya saja. Tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan.

C. Kode Block (Block Code) Mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan. Contoh : Rekening dalam Buku Besar. Blok Kelompok 1000-1999 Aktiva Lancar 2000-2999 Aktiva Tetap 3000-3499 Hutang lancar dst untuk Blok Aktiva Lancar dapat mempunyai Blok diantara 1000 sampai dengan 1999 sbb: 1000 Kas 1100 Piutang dagang

Kebaikannya : Nilai dari kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang sudah tertentu . Mudah diperluas. Kode dapat ditambah atau dibuang sebagian. Proses pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan dengan lebih mudah, karena tiap-tiap kelompok rekening dapat diketahui dari blok kodenya. Kelemahanya : Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya, kode menjadi cukup panjang. Kurang mudah diingat.

D. Kode Group ( Group code ) Kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai arti. Contoh : 2 - 97 - 231 2 jabatannya staf, 1 direktur, supervisior 97 misalkan tahun masuk 231 misalkan nomor urut karyawan Kebaikannya : Nilai dari kode mempunyai arti. Mudah diperluas. Dapat ditambahkan atau dibuang sebagian. Dapat mununjukkan jenjang dari data. Kelemahannya : Kode dapat menjadi panjang.

E. Kode Desimal (Decimal Code) Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dar angka 0 samapai dengan 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung banyaknya kelompok. Contoh : 00 Aktiva Lancar 00100 Kas 00200 Piutang dagang

III. DESAIN DIALOG III.1 Tujuan Untuk menjaga agar pemasukan data benar. Untuk menjawab pertanyaan yang sering diajukan oleh pemakai. III.2 Type Desain Dialog. a. Dialog Pasif : Pemakai memilih pilihan yg sudah tersedia. b. Dialog Aktif : Pemakai mengajukan pertanyaan atau memasukan data.

III.3 Yang perlu diperhatikan a. Mudah digunakan. b. Dapat memberikan petunjuk. c. Menggambarkan atau sesuai dengan ke- inginan pemakai. d. Cepat memberikan jawaban (Response). e. Dapat menampilkan pesan-pesan jika terjadi kesalahan. f. Fleksibel.

Latihan Soal: Cara untuk mengurangi masukan adalah sebagai berikut : a. Menggunakan kode b. Waktu dimasukan dari sistem c. Rutin perhitungan oleh sistem d. Semua benar Caption yang pengisian datanya dilakukan dalam kotak-kotak yang telah disediakan : a. Horizontal caption b. Box Caption c. Scanable Caption d. Checklist caption

Pembacaan data dengan mesin scanner menggunakan caption: a. Box Caption b. Horizontal Caption c. Checklist Caption d. Scannable Caption KOde yang dibuat dengan menggunakan singkatan, untuk mewakili suatu item data adalah:: a. Blocked b. DEsimal c. Mnemonik d. Group

5. Pembuatan NIM mahasiswa di BSI mengacu pada pembuatan kode berjenis : a. Block b. Group c. Mnemonik d. Sequential