Bahan Kuliah Manajemen Operasi & Produksi Bab 9 : Manajemen Proyek (Bagian 3 : Mengorganisasikan Sistem Konversi) Program Pascasarjana Universitas Muhammadiyah Prof Dr HAMKA Dosen : Dr. Muchdie, PhD in Economics Telp : 0812-826-3034

Mengorganisasikan Sistem Konversi Random Fluctuations Organising Job Design, Work Measurement Project Management Proses Konversi INPUTs OUTPUTs

Pokok Bahasan Perencanaan Proyek Model-Model Penjadwalan Proyek Definisi Proyek Perencanaan dan Penjadwalan Proyek Model-Model Penjadwalan Proyek Gantt Chart PERT/CPM Mengelola Proyek Perencanaan dan Pengendalian Tingkahlaku dalam Implementasi

Perencanaan Proyek Definisi Proyek : “one-time-only activities that has a definite beginning and ending point in time” Contoh : mengikuti program S2 pada PPs UHAMKA memenuhi syarat definisi proyek. Kegiatan yang hanya sekali dilakukan Ada waktu mulai ada waktu selesai

Perencanaan Proyek Perencanaan Proyek : “activities that establish a course of action for a project”. Contoh : merencanakan kegiatan yang harus dilakukan dalam menempuh Program S2 di PPs UHAMKA Penjadwalan Proyek : “activities that establish the time and the squence of project tasks”. Contoh : berapa lama dan bagaimana urutan kegiatan perkuliahan dilakukan Contoh : berapa lama dan bagaimana urutan kegiatan dalam penulisan dan ujian tesis

Model-Model Penjadwalan Proyek Gantt Charts (Diagram Gantt) PERT/CPM (Program Evaluation and Review Techniques/Critical Path Method)

Gantt Charts (Diagram Gantt) Dikembangkan oleh Henry Gantt pada akhir 1800an, dimana mrpkan suatu bart-chart yang menunjukkan hubungan antar kegiatan pada periode waktu tertentu. Merupakan alat bantu visual yang sangat berguna dalam penjadwalan. Diagram ini membantu menggambarkan penggunaan sumberdaya. Diagram ini juga digunakan untuk memantau pekerjaan, mana yang mulai duluan, mana yang mengikutinya Keterbatasan : tidak bisa diandalkan untuk variabilitas produksi

Gantt Charts (Diagram Gantt) Simbol dalam Diagram Gantt Simbol Arti [ Awal kegiatan ] Akhir kegiatan [-] Kemajuan aktual dari kegiatan v Titik waktu proyek saat ini

Gantt Charts (Diagram Gantt) Contoh Gantt Charts untuk Penjadwalan Proyek Kegiatan Sem-1 Sem-2 Sem-3 Sem-4 Perkuliahan Sem-1 [====== ===] Perkuliahan Sem-2 [======= ====] Perkuliahan Sem-3 [======] Penelitian & Tesis [======= ======== ========]

PERT/CPM Dikembangkan tahun 1950an untuk membantu manajer melakukan penjadwalan, pengawasan dan pengendalian proyek besar dan kompleks. CPM dikembangkan tahun 1957 oleh JE Kelly Remington dan MR Walker PERT dikembangkan tahun 1958 di dunia militer (Navy : Angkatan laut Amerika Serikat)

Kerangka PERT dan CPM Mendefiniskan proyek dan semua kegiatannya. Membuat keterkaitan antar kegiatan; kegiatan mana yang mendahului dan mana yang mengikuti. Menggambar jaringan yang menghubungkan semua kegiatan. Mengestimasi waktu dan biaya setiap kegiatan. Menghitung jalur kritis : waktu yang paling panjang yang melalui jaringan. Gunakan jaringan untuk membantu perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek

Kenapa PERT/CPM sangat PENTING ? Karena membantu menjawab pertanyaan : Kapan seluruh proyek akan diselesaikan. Apa kegiatan kritis: kegiatan yg akan menunda proyek jika terlambat dikerjakan. Apa kegiatan non-kritis: kegiatan yg boleh dikerjakan terlambat. Bgmana probalilitas proyek selesai pada waktu tertentu. Pada waktu tertentu, apa proyek selesai tepat waktu, maju atau mundur. Pada waktu tertentu, apa jumlah uang yang dibelanjakan sesuai rencana, lebih kecil atau lebih besar. Apakah sumberdaya yang ada dapat menyelesaikan proyek tepat waktu. Jika proyek harus selesai lebih cepat, bgmana caranya menyelesaikan proyek ini dengan sumberdaya minimum

Beberapa Pengertian Kejadian (event) Menunjuk ke WAKTU, biasanya WAKTU MULAI atau WAKTU SELESAI Suatu KEGIATAN Suatu TUGAS atau JUMLAH KERJA Yang diperlukan dalam PROYEK Kegiatan Activity Urutan KEGIATAN dengan KEJADIAN AWAL dan KEJADIAN AKHIR 1 A 2 B 3 Jaringan (Network)

Contoh Informasi sbb : Kegiatan Kegiatan Yg Mendahului A - 2 C A B - 1 4 C A B D 3 D B

Contoh Lain.. Kejadian Awal Kejadian Akhir Kegiatan 1 2 A : 1-2 2 1 3 B : 1-3 C A 4 2 4 C : 2-4 F 1 6 3 4 D : 3-4 D G B 5 3 5 E : 3-5 E 3 4 6 F : 4-6 5 6 G : 5-6

Menggunakan model kegiatan Contoh lagi… C Jaringan yg SALAH A D 1 2 3 4 B Jaringan yg BENAR dgn Menggunakan model kegiatan A C D 1 2 4 5 B 3

Telaah PERT dan Perkiraan Waktu Waktu yg diharapkan = t = (a + 4m + b)/6 Dimana: a = Waktu Optimistik b = Waktu Pesimistik m = Waktu Probabilistik t = Waktu yg diharapkan utk menyelesaikan kegiatan

Contoh Perhitungan Kegiatan a m b t (a+4m+b) (a+4m+b)/6 A : 1-2 3 4 5 24 4 B : 1-3 1 3 5 3 18 3 C : 2-4 5 6 7 6 36 6 D : 3-4 6 7 8 7 42 7 2 C 2 C A A 4 6 1 4 1 4 B D B D 3 3 3 7

Analisis Jalur Kritis EF = ES + t LF = LS + t ES = Waktu MULAI kegiatan PALING AWAL LS = Waktu MULAI kegiatan PALING AKHIR EF = Waktu SELESAI kegiatan PALING AWAL LF = Waktu SELESAI kegiatan PALING AKHIR S = Waktu SLACK = (LS-ES) atau (LF-EF) EF = ES + t LF = LS + t S = LS – ES atau S = LF - EF JALUR KRITIS : jalur yang melalui kegiatan dimana WAKTU SLACK = 0 JALUR KRITIS : kegiatan kritis; GAK BOLEH DITUNDA

Contoh Analisis Jalur Kritis 2 D 2 D A A 2 3 2 3 1 C 4 1 C 4 4 4 B B E E 7 7 3 3 2 2 Kegiatan t ES EF LS LF S EF = ES + t LF = LS + t S = LS – ES atau S = LF - EF A : 1-2 2 2 1 3 1 B : 1-3 7 7 7 C : 2-3 4 2 6 3 7 1 D : 2-4 3 2 5 6 9 4 E : 3-4 2 7 9 7 9

Probabilitas Penyelesaian Proyek Z = (C – T)/  T = waktu penyelesaian seluruh proyek v = selisih waktu penyelesaian ((b-a)/6)2  = v C = waktu penyelesaian yang diinginkan

Keuntungan dan Keterbatasan PERT/CPM Berguna pada tingkat manajemen proyek Secara matematis tidak terlalu rumit Menampilkan secara grafis menggunakan jaringan untuk menunjukkan hubungan antar kegiatan Jalur kritis dapat ditunjukkan Berguna untuk memantau kemajuan proyek Keterbatasan : Kegiatan proyek hrs didefinisikan dgn jelas Hubungan antar kegiatan hrs ditunjukkan Perkiraan waktu cenderung subyektif Terlalu fokus pada jalur kritis