Pengembangan Sistem Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial dalam Promosi Penerangan dan Komunikasi Efektif Dunia Usaha Kecil Menengah di Kabupaten OKU TIMUR MORENA SUCI BASMARK, S.I.Kom, MM DINAS KOPERASI UKM & PM KAB. OKU TIMUR

BIODATA MORENA SUCI BASMARK, S.I.Kom, MM NIP. 19820605 2009 04 2003 Kepala Seksi Penanaman Modal Dinas Koperasi Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten OKU TIMUR – Provinsi Sumatera Selatan HP. 0812-78-554499 Email : morena.suci@ymail.com Website : dinkopukmpm.wordpress.com

TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN Ir. SUDARMAN Morena Suci Basmark S.Ikom,MM Dra. EFRILIA Widyaiswara DEVI TRIASTUTI,S.St.Pi Helda Kencana Ririn Aprilya, SE M.Sholeh

Sisfo & Medsos vs Promosi Penerangan & Komunikasi Efektif UKM definisi, ruang lingkup & permasalahan sistem informasi dan media sosial

Sistem informasi adalah suatu bentuk komunikasi sistem di mana data yang mewakili dan diproses sebagai bentuk dari memori sosial. Media sosial adalah media online yang mendukung interaksi sosial dan media sosial menggunakan teknologi berbasis web yang mengubah komunikasi menjadi dialog interaktif. Dalam ruang lingkup promosi penerangan dan komunikasi efektif dunia usaha kecil dan menegah perlu adanya wadah bersama saling berinteraksi. Diperlukan suatu sistem informasi dan pemanfaatan media sosial agar penyampaian promosi penerangan dan komunikasi efektif dapat berjalan dengan baik.

belum optimalnya komunikasi antar pelaku usaha kecil dan menengah serta masyarakat secara dinamis dan terintegrasi belum ada sistem informasi dan pemanfaatan media sosial dalam promosi penerangan dan komunikasi efektif untuk dunia usaha kecil dan menengah problem kurangnya sosialisasi terhadap hasil pembahasan masalah dan solusi pada dunia usaha kecil & menengah penanganan masalah dunia usaha kecil dan menengah bersifat parsial karena tidak adanya wadah komunikasi yang efektif dan efisien kurangnya inisiatif pelaku usaha kecil dan menengah untuk melaporkan kegiatan usahanya sebagai database acuan dalam melakukan promosi penerangan dunia usaha kecil dan menengah kurangnya pengembangan usaha kecil dan menegah berdasarkan data informasi dan pengalaman pada daerah lain yang memiliki karakteristik sama, sehingga potensi dunia usaha kecil dan menengah belum dikembangkan secara optimal

. . . . . . . . . . . .T u j u a n . . Tujuan Jangka Pendek ( sampai dengan 31 Juli 2015) Terinventarisasinya kebutuhan perencanaan pengembangan sistem informasi dan pemanfaatan media sosial melalui pembuatan website dan akun media sosial; Input data Usaha Kecil dan Menengah pada website yang terintegrasi secara online dengan google drive; Analisa pendataan usaha kecil dan menengah; Pemanfaatan media sosial twitter sebagai fasilitas chatting untuk komunikasi efektif; Implementasi Sistem Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial dalam promosi penerangan dan komunikasi efektif kepada Usaha Kecil dan Menengah yang menjadi sample; Evaluasi pelaksanaan kegiatan; Tujuan Jangka Menengah (Agustus 2015 s/d 31 Desember 2015) Optimalisasi ruang lingkup pelaku usaha kecil dan menengah untuk berinteraksi pada website dan akun media sosial pada Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur. Pemetaan data Usaha Kecil dan Menengah untuk kebutuhan promosi penerangan dan komunikasi efektif berdasarkan Sistem Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial pada Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur Tujuan Jangka Panjang (1 Januari s/d 31 Desember 2016) Terlaksananya implementasi sistem informasi dan pemanfaatan media sosial melalui website dan media sosial secara berkelanjutan dan terintegrasi di Website Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur

Benchmarking to Locus Benchmarking To Best Pratice yang dilakukan peserta Diklat PIM IV Kabupaten OKU TIMUR dengan tujuan Pemerintah Kabupaten Cirebon yang sasarannya pelaksanaan Sistem Informasi Pembangunan Daerah Online di Bappeda Kabupaten Cirebon Provinsi Jawa Barat. Pelaksanaan benchmaking to practice memberikan perbandingan untuk mengambil sisi positif tentang keunggulan dan kelebihan pelaksanaan Sistem Informasi Pembangunan Daerah Online di Bappeda Kabupaten Cirebon

Faktor Kunci Keberhasilan No. Item Faktor Kunci 1. Sistem Informasi Promosi Penerangan dan Komunikasi Efektif Dunia UKM melalui website dinamis Tersedianya website dengan komponen utama yang mendukung promosi penerangan & komunikasi efektif Dunia UKM. Website tersebut dapat diakses dari komputer / laptop maupun smartphone yang terkoneksi dengan internet. 2. Pemanfaatan Media Sosial Tersedianya akun media sosial meliputi : Facebook Twitter Instagram Media sosial tersebut terintegrasi dengan website dan dapat diupdate dengan mudah sehingga bisa memberikan informasi promosi penerangan dan komunikasi efektif Dunia Usaha Kecil Menengah Kabupaten OKU TIMUR.

Pelaksanaan Implementasi Proyek Perubahan Perancangan Terinventarisasinya kebutuhan perencanaan pengembangan sistem informasi dan pemanfaatan media sosial melalui pembuatan website dan akun media sosial.. Input online Input data usaha kecil dan menengah pada website yang terintegrasi secara online dengan google drive Analisis Data Analisa pendataan usaha kecil dan menengah dilakukan secara online maupun offline berdasarkan data inputan atau sumber data lain pada website Pelaksanaan Implementasi Proyek Perubahan Sample UKM tahap awal Martapura & Belitang @10 buah Implementasi Sistem Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial kepada Usaha Kecil dan Menengah yang menjadi sample Komunikasi via twitter Pemanfaatan twitter sebagai fasilitas chatting untuk komunikasi efektif antar sesama pelaku usaha atau dengan Dinkop UKMPM. Evaluasi & tindak lanjut Evaluasi pelaksanaan Implementasi Sistem Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial

PERANCANGAN Pembuatan website dilakukan dengan metode Waterfall Model (Model Rekayasa Web Air Terjun). Waterfall Model adalah proses pembuatan situs website secara terstruktur dan berurutan dimulai dari penentuan masalah, analisa kebutuhan, perancangan implementasi, integrasi, uji coba sistem, penempatan situs web dan pemeliharaan.

PENENTUAN MASALAH dengan cara diskusi bersama mentor & pegawai ANALISA KEBUTUHAN Isi web tentang info dunia UKM & pendataan kantor. Platform: wordpress. Fasilitas website : Menu & link Search engine Category Media sosial Kiriman terbaru Kalender Contact Info Menu Admin IMPLEMENTASI WEBSITE Langsung online ke alamat dinkopukmpm.wordpress.com INTEGRASI Penggabungan potongan-potongan website sesuai kebutuhan yang disepakati UJI COBA Bersama-sama mencoba link navigasi & input serta update

KENAPA platform Wordpress ?? Template bervariasi Widget / modul mudah ditambahkan sesuai kebutuhan Pengaturan link relatif mudah Post by email. Bisa mengirim artikel / gambar melalui email ke rawa873beke@post.wordpress.com alamat email bisa diedit untuk pembatasan akses. Konten dinamis Pengaturan privasi dg password kiriman GRATIS, tidak ada biaya design maupun hosting, semuanya sudah disediakan secara GRATIS.

MEDIA SOSIAL Facebook. Pelaku UKM mengirimkan promosi usahanya melalui facebook Instagram. Hasil foto promosi penerangan UKM yang telah diverifikasi dapat diterbitkan di instagram. Twitter. Dioptimalkan sebagai wadah komunikasi (chatting) pada website dinkopukmpm.wordpress.com antar/sesama pelaku usaha kecil menengah dan pegawai

I N P U T DATA Data yang dapat diinput langsung oleh UKM meliputi : Jenis Usaha Keterangan Usaha Nama Usaha Lokasi (kecamatan) Lokasi (nama jalan / desa) Nama contact person Nomor HP contact person Profil singkat usaha Setelah submenu Input UKM di klik maka akan muncul tampilan di halaman baru untuk mengisikan data UKM yang diminta. Halaman baru tersebut adalah link pengisian formulir di google drive dengan alamat https://docs.google.com/forms/d/1LSf4sS8itoXKEKvAD4LE2evCGAhlWruubryiDp3WLmI/viewform. Pelaku usaha hanya dapat melakukan input sesuai form isian yang telah disediakan. Struktur pengisian data dapat diubah oleh admin website yaitu operator sisfo Dinkop UKM & PM Kab. OKU TIMUR. Data yang telah diinput akan direkam untuk diverifikasi dan dipublish sesuai dengan kebutuhan pemetaan data usaha kecil dan menengah.

ANALISA DATA koordinasi data UKM di Kec. Martapura ke Bag ANALISA DATA koordinasi data UKM di Kec. Martapura ke Bag. Ekonomi Setda Kab. OKU Timur data yg diperoleh diinput ke website sebagai bahan analisa

ANALISA DATA pada tahap awal percontohan analisa data hasil koordinasi dengan Bagian Ekonomi hanya untuk UKM di Kec. Martapura. Analisa pendataan dilakukan dengan cara pivot table pada spreadsheet database pada google drive. Sama seperti pivot table pada Microsoft Excel. A complex idea can be conveyed with just a single still image, namely making it possible to absorb large amounts of data quickly.

ANALISA DATA pada tahap awal percontohan analisa data hasil koordinasi dengan Bagian Ekonomi hanya untuk UKM di Kec. Martapura. Analisa pendataan dilakukan dengan cara pivot table pada spreadsheet database pada google drive. Sama seperti pivot table pada Microsoft Excel. A complex idea can be conveyed with just a single still image, namely making it possible to absorb large amounts of data quickly.

Pada tahap jangka pendek ini telah didata 164 usaha kecil dan menengah Pada tahap jangka pendek ini telah didata 164 usaha kecil dan menengah. Data hasil analisa tersebut berdasarkan hasil koordinasi data usaha kecil dan menengah di Kecamatan Martapura dengan Bagian Ekonomi Setda Kabupaten OKU TIMUR. Untuk kecamatan lain yang muncul pada analisa ini dikarenakan adanya input dari pelaku usaha kecil dan menengah. Analisa tersebut bisa dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.

Komunikasi via twitter @dinkopukmpm Media sosial twitter @dinkopukmpm yang terdapat pada website dinkopukmpm.wordpress.com bertujuan sebagai wadah komunikasi efektif dalam bentuk chatting dan diskusi online antar pelaku usaha kecil dan menengah di Kabupaten OKU TIMUR. Selain itu dapat juga sebagai media komunikasi antar pegawai Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten OKU TIMUR.

IMPLEMENTASI KEC. MARTAPURA Sample UKM yang ditentukan adalah masing-masing 10 pada Kecamatan Belitang dan Martapura.

IMPLEMENTASI KECAMATAN BELITANG

Evaluasi Implementasi (ruang lingkup) Ruang lingkup sasaran implementasi pada tahap jangka pendek ini didominasi oleh toko/pedagang, diharapkan pada tahap jangka menengah dan jangka panjang dapat lebih memperluas jangkauan ruang lingkup usaha kecil dan menengah. Salah satunya alternatif caranya dengan melakukan monitor dan survey ke lapangan untuk mencari pelaku usaha kecil dan menengah potensial, khususnya dunia usaha kecil dan menengah yang merupakan industri rumah tangga, usaha kecil menengah yang dapat mengembangkan potensi daerah atau merupakan pelestarian dari seni budaya kreatif asli Kabupaten OKU TIMUR.

Evaluasi implementasi (follower twitter sedikit) Pada twitter belum dioptimalkan untuk mencari followers karena masih difokuskan sebagai wadah komunikasi efektif dalam bentuk percakapan online antar pelaku usaha kecil dan menengah di Kabupaten OKU TIMUR. Selain itu dapat juga sebagai media komunikasi yang efisien antar pegawai Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur.

Evaluasi Implementasi Sisfo & Medsos Evaluasi dengan menganalisa kontributor pada website dan media sosial yang sudah diimplementasikan

PELAPORAN & KOORDINASI Dilakukan koordinasi dengan tim tata kelola sistem informasi dan pemanfaatan media sosial, pemantapan hasil evaluasi dan laporan kepada Kepala Dinas Koperasi, UKM & PM serta koordinasi kepada Sekretariat Daerah Kab. OKU Timur Pembuatan Laporan Kegiatan sudah dilakukan dan dilaporkan kepada Kepala Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur pengembangan jangka panjang dan menengah tentunya fasilitas-fasilitas pada website ini dapat lebih disempurnakan dengan melibatkan Badan Informasi dan Komunikasi Daerah Kabupaten OKU TIMUR untuk sosialisasi melalui berbagai mass media seperti koran lokal, radio, brosur dan kegiatan-kegiatan produktif yang hasilnya dapat dirasakan langsung bagi pelaku dunia usaha kecil dan menengah yang aktif dalam sistem informasi dan media sosial ini

HASIL CAPAIAN TAHAP JANGKA PENDEK Pelaksanaan Implementasi Proyek Perubahan yang dilaksanakan pada tanggal 08 Juni 2015 sampai dengan 22 Agustus 2015 berhasil dilaksanakan dengan baik walaupun berbagai kendala yang dihadapi selama pelaksanaannya

KENDALA Kurangnya inisiatif UKM melaporkan usahanya sebagai database acuan dalam melakukan promosi penerangan dunia Peran Serta UKM: Imbas dari promosi penerangan dan komunikasi efektif tidak langsung dirasakan hasilnya sehingga antusiasme pelaku usaha masih belum signifikan Belum adanya monitor secara menyeluruh terhadap usaha kecil dan menengah khususnya yang merupakan potensi asli daerah dan kerajinan, seni budaya / home industry Sarana & prasarana. dibutuhkan laptop dan perangkat smartphone untuk mempermudah update dan evaluasi Sistem Informasi dan Media Sosial ini, karena saat ini di Bidang Penanaman Modal hanya ada 1 (satu) komputer desktop Kendala Non Teknis Lain : tidak selalu fokus implementasi proyek perubahan karena harus menyelesaikan tugas kedinasan Jadwal kegiatan mengalami perubahan tumpang tindih dengan kegiatan rutin lainnya Waktu pelaksanaan yang bersamaan dengan Bulan Suci Ramadhan, Hari Raya Idul Fitri dan Hari Kemerdekaan Pendanaan Sumber pendanaan belum ada karena tidak ada dalam perencanaan penganggaran, sehingga untuk pengembangan ke cakupan ruang lingkup yang lebih luas dan mengintegrasikan dengan website Pemkab OKU Timur belum dapat direalisasikan

lainnya diatasi dengan cara lembur S O L U S I Kendala pendanaan untuk pengembangan Sistem Informasi selanjutnya agar dapat terintegrasi di dalam website Pemkab OKU Timur diatasi dengan mengusulkan anggaran dana kepada Kepala Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten OKU Timur pada Rencana Kegiatan Anggaran (RKA) Tahun 2016 Permasalahan kekurangan sarana prasarana komputer dan printer dapat diatasi dengan memakai laptop dan printer pribadi sehingga tidak menghambat pekerjaan Kendala nonteknis lainnya diatasi dengan cara lembur Dalam mengatasi kendala peran serta usaha kecil dan menegah diatasi dengan terus melakukan implementasi berupa sosialisasi Sistem Informasi dan Media Sosial baik secara langsung maupun secara online

KESIMPULAN Kegiatan Implementasi Sistem Informasi dan pemanfaatan media sosial dalam promosi penerangan dan komunikasi efektif untuk dunia usaha kecil dan menengah (UKM) yang telah dilaksanakan dari Tanggal 01 s.d. 11 Agustus 2015 di Kecamatan Martapura dan Belitang secara umum berjalan dengan lancar sesuai dengan Milestone/ tahapan yang telah penulis tentukan. Sistem Informasi dan pemanfaatan media sosial dalam promosi penerangan dan komunikasi efektif untuk dunia usaha kecil dan menengah sudah dapat digunakan sesuai dengan fasilitasi yang sudah disediakan

rekomendasi Tim Tata Kelola Sistem Informasi dari Dinas Koperasi UKM dan Penanaman Modal harus selalu aktif mengupdate website dan media sosial. Diharapkan konten yang dinamis dapat menjadi daya tarik bagi pelaku usaha dan masyarakat untuk terus berinteraksi dalam promosi penerangan dan komunikasi efektif. Perlunya pengembangan cakupan ruang lingkup UKM pada sistem informasi dan media sosial ini seperti ekspose hal-hal yang unik dan merupakan potensi daerah seperti seni kreatif dan budaya, kerajinan dan home industri.

SEKIAN, TERIMA KASIH