MANAJEMEN PEMBELIAN Di PROYEK PERTEMUAN – 10 MANAJEMEN PEMBELIAN Di PROYEK MPPL IF015 3 SKS

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK BAHASAN MEMULAI PROYEK LAHIRNYA PROYEK WAKTU MPPL IF015 3 SKS

Proses-proses Dalam Manajemen Pembelian Proyek 1 Merencanakan manajemen pembelian KLP PROSES PERENCANAAN 2 Melaksanakan pembelian KLP PROSES PELAKSANAAN 3 Mengontrol pembelian KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN 4 Mengakhiri pembelian KLP PROSES PENUTUPAN PROYEK MPPL IF015 3 SKS

Proses 1: MERENCANAKAN PEMBELIAN Suatu proses untuk mengidentifikasi kebutuhan proyek yang dapat dipenuhi lebih baik dengan melakukan pembelian: Perlu beli? Apa? Berapa? Kapan? Bagaimana? Apakah sebaiknya membeli Apa yang harus dibeli Seberapa banyak Kapan membeli Bagaimana pembelian dilakukan MPPL IF015 3 SKS

Mengandung resiko dalam hal waktu, Biaya dan tipe kontrak, Kegiatan pembelian perlu direncanakan dengan baik karena menyangkut beberapa hal seperti: Mengandung resiko dalam hal waktu, Biaya dan tipe kontrak, Mutu barang / jasa MPPL IF015 3 SKS

MERENCANAKAN PEMBELIAN Masukan MERENCANAKAN PEMBELIAN Rencana manajemen proyek yang memuat: Pernyataan cakupan proyek, WBS dan kamusnya Dokumentasi kebutuhan / persyaratan termasuk perjanjian kerjasama yg terkait dengan resiko Register resiko Kebutuhan sumberdaya kegiatan Jadwal proyek Rencana anggaran terkait pembelian Register stakeholder Faktor-faktor lingkungan perusahaan Aset proses organisasi MPPL IF015 3 SKS

MERENCANAKAN PEMBELIAN Piranti & Teknik MERENCANAKAN PEMBELIAN Analisis beli atau buat (oleh tim proyek) Pertimbangan dalam membeli: Kapasitas dan kemampuan tim Peluang untuk melaksaanakan dan menjadi lebih mahir (strategi). Mengalihkan resiko (biaya, waktu, lingkup) kepada pihak lain) Pertimbangan yang menentukan membuat sendiri: Tersedianya sumber daya Perlu melakukan kontrol pembuatan Adanya kerahasiaan yang perlu dijaga MPPL IF015 3 SKS

MERENCANAKAN PEMBELIAN Piranti & Teknik MERENCANAKAN PEMBELIAN Kebijakan / pertimbangan ahli (ahli pembelian; ahli hukum) Riset pasar Pertemuan2. MPPL IF015 3 SKS

MERENCANAKAN PEMBELIAN Piranti & Teknik MERENCANAKAN PEMBELIAN Menentukan jenis kontrak: Harga pasti atau lump-sum Reimbursable contracts (penggantian biaya) CPF = cost + fee atau CPPF = cost + percentage cost CPFF = cost + fixed fee CPIF = cost + incentive fee (bila realisasi biaya lebih kecil dari nilai tertentu, maka insentif diberikan proporsional terhadap penghematan) MPPL IF015 3 SKS

JENIS KONTRAK DAN RESIKONYA Proporsi resiko di sisi pembeli dan penjual bergantung pada jenis kontrak pembelian RESIKO RESIKO PEMBELI RESIKO PENJUAL JENIS KONTRAK CPPC CPFF CPIF FPI FFP FFP = Firm Fixed Price (lump sum) FPI = Fixed Price and Incentives CPIF = Cost Plus Incentives Fee CPFF = Cost Plus Fixed Fee CPPC = Cost Plus Percentage Cost MPPL-IF015 PPSI-IF020 3 SKS

MERENCANAKAN PEMBELIAN Luaran dari proses MERENCANAKAN PEMBELIAN Rencana manajemen pembelian Penjelasan pekerjaan (SOW=statement of work) Dokumen-dokumen pembelian Kriteria penilaian penawaran (seleksi pemasok) Keputusan beli atau buat Permintaan perubahan Perubahan pada Dokumen Proyek MPPL IF015 3 SKS

Luaran 1: Rencana manajemen pembelian a.l. memuat: Tipe kontrak Proses pembelian / pengadaan Dokumen standar pembelian / pengadaan Personil yang menetapkan estimasi dan kriteria evaluasi Jadwal penyerahan produk Manajemen untuk menangani lebih dari satu pemasok Bila perlu: Pemasok yg memenuho prakualifikasi Luaran 2: S.O.W = Statement of Work MPPL IF015 3 SKS

S.O.W SOW menjelaskan ttg pekerjaan yang perlu dilakukan dalam pembelian secara lengkap dan ringkas. Muatannya: Lingkup pekerjaan : Rincian pekerjaan, termasuk P/K dan P/L yang terlibat Lokasi kerja: Tempat kerja, penempatan P/K dan P/L Periode : Mulai & selesainya pekerjaan, jam kerja, jumlah jam kerja yang perlu dibayar per minggu, tempat kerja, jadwal terkait MPPL IF015 3 SKS

S.O.W (lanj) Jadwal penyerahan: Daftar waktu dan barang yang harus diserahkan Standar yang dipakai: Standar industri / perusahaan yang akan dijadikan pegangan kerja Kriteria penerimaan: Cara pembeli menetapkan diterimanya pekerjaan Persyaratan khusus: Misalnya sertifikasi, pengalaman personil penjual, kebutuhan transportasi MPPL IF015 3 SKS

Luaran 3: Dokumen Pembelian Dokumen pembelian berupa RFP atau RFQ RFP = Request for proposal Penjelasan tentang proposal yang diminta Meminta usulan ke penjual/kontraktor prospektif Mengharapkan solusi masalah RFQ = Request for quotes Meminta penawaran dari penjual/kontraktor prospektif Yang ditawarkan lebih definitif Waktu lebih singkat MPPL IF015 3 SKS

(Request for Proposal) R.F.P (Request for Proposal) Muatan: Tujuan R.F.P. Latar belakang organisasi Persyaratan dasar Lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak Penjelasan proses R.F.P. Penjelasan pekerjaan (S.O.W.) dan informasi jadwal Lampiran (diberikan sesuai kebutuhan) MPPL IF015 3 SKS

Gambaran umum sistem yang sekarang dipakai Kebutuhan sistem LAMPIRAN R.F.P Lampiran: Gambaran umum sistem yang sekarang dipakai Kebutuhan sistem Volume dan ukuran data Muatan proposal yang diminta Contoh kontrak MPPL IF015 3 SKS

Menuju materi selanjutnya MPPL IF015 3 SKS