Pengelolaan Sistem Informasi Rita Afyenni, S.Kom, M.Kom

5. Membangun Sistem Informasi Perusahaan Digital Sistem Sebagai Perubahan Organisasi Terencana Memahami Nilai Bisnis dari SI dan Mengelola Perubahan

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi Terencana SI merupakan entitas SOSIOTEKNIS: Suatu pengaturan unsur-unsur teknis Suatu pengaturan unsur-unsur sosial Perubahan SI akan mencakup perubahan terhadap: Pekerjaan Keterampilan Manajemen Organisasi Dalam filosofi sosioteknis: Penggunaan teknologi baru harus mempertimbangkan orang-orang yang akan menggunakannya.

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi Terencana (continue...) Merancang SI yang baru berarti merancang-ulang organisasi, untuk itu diperlukan perencanaan yang baik. Para pembangun SI harus mempertimbangkan pengaruh sistem secara keseluruhan, Fokus terutama pada konflik organisasi dan perubahan-perubahan dalam tempat pengambilan keputusan. Bagaimana sifat kelompok kerja bisa mengalami perubahan di bawah SI baru.

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi Terencana (continue...) SI bisa jadi sukses secara teknis, tetapi bisa menjadi kegagalan organisasi karena: Terdapatnya kegagalan pada proses sosial politis dalam membangun SI. Para perancang sistem harus memastikan bahwa semua anggota kunci pada organisasi bisa berpartisipasi dalam proses perancangan dan diperbolehkan untuk mempengaruhi bentuk akhir dari sistem yang akan dibangun.

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi Terencana (continue...) Ada dua prinsip metodologi untuk menetapkan persyaratan inti informasi dari organisasi sebagai satu kesatuan: Perencanaan sistem bisnis (Analisis Enterprise): Analisis mengenai persyaratan organisasi yang menguji organisasi secara keseluruhan dalam hal unit-unit organisasi, fungsi, proses dan unsur-unsur data; Membantu mengidentifikasi entitas-entitas dan atribut-atribut kunci pada data organisasi. Butuh biaya mahal untuk mengumpulkan semua data Faktor-faktor penting kesuksesan (Analisis Strategis): Sejumlah kecil sasaran operasional yang mudah diidentifikasi yang dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer, dan lingkungan Diyakini untuk memastikan kesuksesan sebuah organisasi Digunakan untuk menentukan persyaratan informasi dari sebuah organisasi

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi Terencana (continue...) Perubahan yang diakibatkan oleh penggunaan teknologi informasi: Otomatisasi: penggunaan komputer untuk mempercepat kinerja tugas-tugas yang ada. Rasionalisasi: pelancaran prosedur standar pengoperasian, mengeliminasi sumbatan-sumbatan sehingga otomatisasi membuat prosedur pengoperasian menjadi lebih efisien. Perekayasaan ulang: perancangan ulang secara radikal proses bisnis, mengkombinasikan langkah-langkah untuk membuang langkah-langkah yang tidak berguna dan berulang, untuk lebih memperbaiki biaya, kualitas, layanan dan memaksimalkan keuntungan TI Paradigma perubahan: rekonseptualisasi radikal dari sifat alami bisnis dan sifat alami organisasi.

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi Terencana (continue...)

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi Terencana (continue...) Perekayasaan ulang proses bisnis meliputi: Kegiatan perbaikan alur kerja: Proses pelancaran prosedur bisnis sehingga dokumen bisa dengan mudah dan efisien dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lainnya. Perbaikan proses: Menggunakan konsep TQM: Konsep yang menyatakan bahwa kontrol kualitas merupakan tanggung jawab yang harus dijalankan oleh semua orang di dalam satu organisasi Six Sigma: Suatu ukuran khusus atas kualitas untuk memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya.

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi Terencana (continue...) Garis-garis besar pengembangan sistem: Analisis sistem: Analisis masalah yang akan dipecahkan oleh organisasi menggunakan SI Menetapkan persyaratan informasi: Pernyataan terinci atas kebutuhan informasi dari sistem yang baru. Siapa yang membutuhkan informasi, dan bilamana, dimana, serta bagaimana informasi dibutuhkan. Perancangan Sistem: Perincian bagaimana sistem sesuai dengan persyaratan informasi sebagaimana ditentukan pada proses analisis sistem

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi Terencana (continue...) Penyelesaian proses pengembangan sistem: Menerjemahkan hasil rancangan ke dalam SI yang bisa secara penuh beroperasi: Pemrograman Pengujian Konversi, penggantian sistem lama ke sistem baru Strategi paralel, sistem dijalankan bersamaan sampai berfungsi dengan benar. Penggantian langsung, sistem baru langsung menggantikan sistem lama. Studi pilot, memperkenalkan sistem baru ke pihak terbatas sampai sistem berfungsi dengan baik lalu diterapkan ke semua pihak. Pendekatan fase, memperkenalkan sistem secara bertahap kepada fungsi organisasi ataupun unit organisasi (honorer perminggu -> honorer perbulan; kantor pusat -> unit lainnya). pemeliharaan

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi Terencana (continue...) Pendekatan-pendekatan Alternatif Pembangunan Sistem: Siklus hidup sistem tradisional: Metodologi tradisional untuk mengembangkan SI yang membagi proses pengembangan sistem ke dalam tahap-tahap formal Masing-masing tahap harus diselesaikan secara sekuensial oleh divisi yang sangat formal antara pengguna akhir dan pakar/ahli SI Cocok untuk sistem yang besar

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi Terencana (continue...) Prototiping Proses pembangunan sistem yang bersifat eksperimental secara cepat dan mudah untuk tujuan demonstrasi dan evaluasi. Sehingga pengguna bisa dengan lebih baik menentukan persyaratan informasi Paket perangkat lunak aplikasi: SI bisa dibangun menggunakan PL dari perangkat lunak aplikasi komersil yang sudah siap digunakan, baik dengan cara dibeli ataupun disewa.

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi Terencana (continue...) Pengembangan pengguna akhir: Pengembangan SI oleh pengguna akhir dengan sedikit atau tanpa bantuan formal dari para pakar teknis SI. Outsourcing: Praktik perjanjian/kontrak pengoperasian pusat komputer, jaringan telekomunikasi, atau pengembangan aplikasi kepada vendor eksternal

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi Terencana (continue...) Pengembangan Aplikasi untuk Perusahaan Digital: Pengembangan berorientasi obyek: Pendekatan pengembangan sistem menggunakan obyek sebagai unit dasar dari analisis dan perancangan sistem. Sistem dimodelkan sebagai sekumpulan obyek dan relasi obyek. Rapid Aplication Development (RAD) Proses pengembangan sistem dalam periode singkat menggunakan prototiping, peranti generasi keempat, dan kerja tim yang erat dengan pengguna dan pakar sistem.

5.b. Memahami Nilai Bisnis dari SI dan Mengelola Perubahan Model anggaran modal tradisional: Digunakan untuk mengukur nilai proyek investasi modal jangka panjang. Anggaran modal: proses analisis dan pemilihan beragam proposal untuk pengeluaran-pengeluaran modal.

5. b. Memahami Nilai Bisnis dari SI dan Mengelola Perubahan (continue Ada 6 model anggaran modal: Metode penggantian Pengukuran waktu yang dibutuhkan untuk mengganti/mengembalikan investasi awal dari proyek. Nilai akuntansi dari pengembalian modal investasi (ROI) Penghitungan nilai pengembalian investasi dengan cara mengatur arus kas masuk yang dihasilkan oleh investasi untuk penurunan harga (depresiasi) Rasio rugi-laba Rasio dari keuntungan dan kerugian Nilai net saat ini (NPV=Net Present Value) Biaya investasi dibandingkan denagn arus kas masuk bersih yang muncul pada tahun-tahun berikutnya. Indeks Keuntungan Membandingkan keuntungan investasi alternatif; dihitung dengan membagi nilai saat ini dari total arus kas masuk dari investasi dengan biaya awal investasi Nilai internal pengembalian internal Nilai pengembalian modal Keuntungan yang bersal dari investasi

5. b. Memahami Nilai Bisnis dari SI dan Mengelola Perubahan (continue Keuntungan dapat dilihat dari: Keuntungan nyata Keuntungan yang bisa mengukur dan menetapkan nilai moneter Mencakup biaya operasional terendah dan meningkatkan arus kas. Keuntungan yang tidak kelihatan keuntungan yang tidak bisa diukur dengan mudah Mencakup efisiensi layanan pelanggan atau perbaikan pengambilan keputusan SI biasanya lebih banyak memberikan keuntungan abstrak

5. b. Memahami Nilai Bisnis dari SI dan Mengelola Perubahan (continue Keuntungan investasi teknologi informasi akan berkurang jika perusahaan tidak mempertimbangkan biaya perubahan organisasi yang berkaitan dengan sistem baru atau mengefektifkan perubahan-perubahan tsb. Masalah-masalah yang menyebabkan kegagalan SI dapat dikelompokkan kepada: Perancangan Informasi tidak tersedia secara cepat User Interface yang jelek Data Tingkat inakurasi dan inkonsistensi yang tinggi. Biaya Biaya implementasi melebihi anggaran pengoperasian yang telah ditetapkan Pengoperasian Sistem tidak berjalan baik.

5. b. Memahami Nilai Bisnis dari SI dan Mengelola Perubahan (continue Manajemen perubahan diterapkan pada saat implementasi SI Yang menjadi agen perubahan:sistem analist. Penyebab keberhasilan dan kegagalan implementasi: Peran para pengguna dalam proses implementasi Tingkat dukungan manajemen untuk usaha implementasi Level kompleksitas dan risiko proyek implementasi Berhubungan dengan ukuran dan struktur proyek; kemampuan penggunaan TI untuk PL, PK dan pengelolaan database. Kualitas manajemen proses implementasi Lakukan pelatihan sebelum implementasi

Mengelola Implementasi: 5.b. Memahami Nilai Bisnis dari SI dan Mengelola Perubahan (continue...) Mengelola Implementasi: Mengendalikan faktor-faktor risiko Mengelola kompleksitas teknis Penggunaan secara tepat peranti perencanaan resmi dan peranti kendali resmi Contoh: PERT, Gantt Chart Meningkatkan keterlibatan pengguna.