Human Resources Process Lecture 9

Fungsi HR Menarik, memilih, dan merekrut karyawan baru menggunakan informasi dari lamaran, referensi, dan interview. Mengkomunikasikan informasi terkait dengan posisi baru dan merekrut melalui organisasi. Memastikan karyawan memiliki pendidikan yang sesuai, dan sertifikasi untuk mengerjakan tugas mereka. Menangani masalah terkait dengan perilaku karyawan Memastikan karyawan mengerti tanggung jawab terkait dengan pekerjaan mereka.

Fungsi HR (lanjutan) Mereview kinerja karyawan dan menentukan kenaikan gaji dan bonus. Mengatur gaji dan kesejahteraan untuk tiap-tiap karyawan dan mengkonfirmasikan benefit yang sesuai dibayar keapda karyawan baru dan karyawan yang ada. Mendukung rencana manajemen untuk perubahan didalam organisasi (ekspansi, pensiun, reorganisasi) sehingga karyawan yang kompeten tersedia untuk mendukung proses bisnis.

Process Rekrutmen Departemen mengajukan kebutuhan tenaga kerja ke bagian HR dengan mengisi formulir lowongan yang meliputi informasi: Posisi Jabatan Kualifikasi yang diperlukan Sifat Jabatan (sementara, part-time, full-time, PKL) Kapan dibutuhkan Berdasarkan informasi tersebut diatas bagian HR mengajukan kepada pimpinan perusahaan untuk mendapatkan persetujuan. Informasi kebutuhan diumumkan di internal agar karyawan yang ada diberi kesempatan untuk mengajukan diri. Jika tidak ada yang sesuai, maka posisi ditawarkan kepada calon eksternal.

Proses Rekrutmen Surat lamaran dikelompokan berdasarkan posisi yang dilamar. Berdasarkan spesifikasi pelamar, maka dibuat daftar kandidat potensial. Calon dapat juga direview dari file lamaran satu tahun terakhir. Data terkait kandidat di fotocopy kemudian disampaikan ke Departmen yang membutuhkan untuk direview.

Interview dan Penerimaan Dari pelamar potensial, dipilih tiga calon. HR melakukan kontak dengan pelamar, menjadwalkan interview dan membuat file untuk masing-masing kandidat. Jika kandidat menerima tawaran interview, HR mengatur perjalanan, dan jadwal aktivitas interview. Bagian HR melakukan interview termasuk mendiskusikan pengalaman pelamar, dan pertanyaan yang relevan terkait dengan posisi yang dilamar. Supervisor Departemen pemohon melakukan interview, dan karyawan lainnya juga diberi kesempatan berbicara dengan calon. Untuk jabatan yang lebih tinggi dapat diinterview pimpinan manajer maupun pimpinan perusahaan.

Interview dan Penerimaan Dari hasil interview, bagian HR mengupdate file terkait apakah kandidat sesuai, pada kasus tertentu diperlukan lagi interview yang kedua. Bagian HR dan perwakilan departemen meranking peserta. Jika ada calon yang dapat diterima, bagian HR menyampaikan secara lisan kepada calon. Jika calon menerima, suatu surat panggilan pemeriksaan kesehatan. Jika semuanya sesuai maka surat penerimaan dikirim termasuk tanggal masuk kerja. Bagian HR menjadwalkan new employee orientation. Jika tidak ada calon yang sesuai, maka proses rekrutmen dimulai kembali dari awal.

Penilaian Karyawan Setelah karyawan diterima, bagian HR tetap berkomunikasi dengan Departement terkait untuk memastikan karyawan tersebut memiliki kinerja yang baik. Secara berkala dilakukan penilaian karya untuk karyawan maupun karyawan baru. Penilaian ditandatangani atasan dan bawahan, jika ada ketidaksesuaian, maka perlu dicantumkan. Dokumen penilaian difile untuk masing-masing karyawan, jika kinerja tidak sesuai untuk suatu jangka waktu tertentu, maka file ini digunakan untuk memperkuat mengapa PHK perlu dilakukan terkait dengan kemungkinan karyawan menuntut perusahaan

Turnover Biaya turnover dapat terdiri dari biaya rekrutment, biaya orientasi dan training, biaya kinerja ditahun awal karena karyawan masih proses belajar/menyesuaikan diri. Untuk posisi tertentu, karyawan yang berhenti menyebabkan perusahaan kehilangan pengetahuan, maupun supplier relationship maupun customer relationship. Turnover terkait dengan kompensasi dan kepuasan kerja. Secara berkala HR melaksanakan training, melaksanakan employee satisfaction survey, mengumpulkan data dari employee exit survey. Bagian HR memainkan peranan penting terkait dengan kompensasi apakah adil bagi semua karyawan, sesuai dan kompetitif dengan bursa kerja.

Time management Waktu kerja diperlukan untuk perhitungan upah karyawan yang dibayar perjam, maupun untuk perhitungan lembur. Data terkait dengan waktu kerja juga dibutuhkan terkait dengan akuntansi biaya, untuk mencatat waktu kerja karyawan kepada objek biaya. Pencatatan waktu kerja juga untuk cuti, izin, sakit, dan perjalanan dinas.

Payroll Processing Proses pengajian adalah penting untuk memastikan upah dibayar dengan benar dan tepat waktu. Element penting pada proses payroll adalah perhitungan upah, kesejahteraan, potongan, jamsostek, dan perpajakan

Travel management Bagi perusahaan yang karyawannya banyak melakukan perjalanan dinas, maka pencatatan PD menjadi hal yang penting. PD membutuhkan approval, reservasi kendaraan, dan akomodasi. PD membutuhkan perhitungan biaya perjalanan dinas. PD menjadi informasi bagi bagian Cost Accounting untuk pembebanan.

Training & Development Training dan pengembangan diperlukan untuk meningkatkan kemampuan kontribusi karyawan kepada organisasi. HR merencanakan dan menjadwalkan training dengan baik agar training menjadi efektif. Training & Development adalah penting untuk perencanaan pensiun, perencanaan karir, dan talent management. Development program juga meliputi rotasi kerja