PENGANTAR MANAJEMEN Entis Sutisna, SE, MM

Kuliah 5, Fungsi Perencanaan dan Pengambilan Keputusan Proses Perencanaan Persyaratan Perencanaan Jenis Perencanaan Pengambilan Keputusan Proses Pengambilan Keputusan Memperbaiki Keputusan Failing to plan, is planning to fail

Perencanaan Menurut Robbins dan Coulter, 2002 Perencanaan adalah sebuah proses yg dimulai dari penetapan tujuan organisasi , menentukan strategi utk mencapai tujuan tsb secara menyeluruh, serta mengembangkan perencanaan yg komprehensif utk mengintegrasikan dan mengkordinasikan pekerjaan organisasi guna mencapai tujuan yg telah ditetapkan Perencanaan yg baik harus dapat direalisasikan dan mencapai tujuan yg diharapkan. Perencanaan yg baik harus dapat menjawab pertanyaan mendasar : what, why, where, when, who, dan how ?

Fungsi dari Perencanaan Perencanaan sebagai pengarah (directive) Perencanaan sebagai upaya meminimalkan ketidakpastian Perencanaan sebagai upaya meminimalkan pemborosan sumber daya Perencanaan sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas Perencanaan merupakan fungsi utama dalam kegiatan manajemen

Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements) Faktual atau realistis Logis dan Rasional Fleksibel Komitmen Komprehensif Perencanaan yg baik Specific Measurable Achievable Realistic/rational Time Bound Perencanaan yg SMART

Proses Perencanaan Tujuan (goals) Rencana (plan) Hasil akhir yg diharapkan dapat dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh anggota organisasi Tujuan (goals) Segala bentuk konsep dan dokumentasi yg menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan/digunakan, penjadwalan proses, hingga segala hal yg terkait dg pencapaian tujuan. Rencana (plan)

Jenis Tujuan (Types of goals) Single goals (tujuan tunggal) Multiple goals (tujuan yg banyak) Dari segi jumlah Stated goals (tujuan yg dinyatakan) Real goals (tujuan yg aktual dan nyata) Dari segi kejelasan Strategic goals (tujuan strategis) Tactical goals (tujuan taktis) Operational goals (tujuan operasional) Dari segi keluasan dan waktu pencapaian

Jenis Rencana (types of plans) Single use plans (rencana sekali pakai) Standing plans (rencana yg terus menerus) Dari frekuensi penggunaan Specific plans (rencana spesifik) Directional plans (rencana direktif) Dari segi kejelasan Long-term plans (rencana jangka panjang) Mid-term plans (rencana jangka menengah) Short-term plans (rencana jangka pendek) Dari segi keluasan dan waktu pencapaian

Pendekatan dalam Perencanaan Tradisional Management by objectives (MBO) Tujuan dirumuskan bersama antara pimpinan dan bawahan Pengawasan dilakukan secara bersama Mampu memotivasi krn karyawan merasa dihargai Tujuan yg ditetapkan bersifat top-down (dari atas ke bawah) Pemahaman manajer puncak blm tentu sama dgn pemahaman mnjr bawah Fleksibilitas rendah

Alat bantu dalam Perencanaan Flow chart : Model grafis yg menunjukkan sistem yg menggambarkan kejadian berkesinambungan (sequencial) dan keputusan “ya-tidak” Gantt chart : Teknik penjadwalan secara grafis atas berbagai rencana kegiatan PERT (Program Evaluation and Review Technique) : Alat bantu perencanaan melalui penjadwalan dan penggambaran rencana kerja secara kronologis dan berkelanjutan bagi pekerjaan yg sifatnya tidak rutin, berskala besar, maupun kompleks

Penyelesaian Masalah & Pengambilan Keputusan Memahami masalah : Memahami keputusan : Masalah versus gejala If we fail to identify the problem, we will fail to solve the problem Problem solving tdk selalu mudah  Perlu pengambilan keputusan Keputusan yg tepat ; rasional, ssd nurani, didukung fakta yg akurat, dpt dipertanggung- jawabkan Keputusan yg tepat, tdk hanya berdasarkan pengalaman dan keahlian, tetapi didukung dg informasi yg lengkap Keputusan dpt diambil pada keadaan yg pasti, tidak pasti, atau beresiko

Proses Pengambilan Keputusan Investigasi situasi Identifikasi masalah Diagnosa penyebab Identifikasi tujuan & keputusan yg akan diambil Penentuan alternatif Identifikasi berbagai alternatif keputusan Pada tahap ini evaluasi belum dilakukan Penilaian Alternatif & Penentuan Keputusan Evaluasi & penilaian alternatif yg ada Penentuan alternatif terbaik

Tahap Evaluasi Alternatif Batalkan Tidak Apkh alternatif memungkinkan ? Batalkan Tidak Ya Apkh alternatif memuaskan ? Batalkan Tidak Ya Apkh hasilnya akan Positif/netral ? Ya Lanjutkan evaluasi

Proses Pengambilan Keputusan Investigasi situasi Identifikasi masalah Diagnosa penyebab Identifikasi tujuan & keputusan yg akan diambil Penentuan alternatif Identifikasi berbagai alternatif keputusan Evaluasi belum dilakukan pada tahap ini Implementasi & Pengawasan Rencana implementasi Implementasi dari rencana Pengawasan thdp langkah implementasi Penilaian Alternatif & Penentuan Keputusan Evaluasi & penilaian alternatif yg ada Penentuan alternatif terbaik

Keterbatasan dalam Pengambilan Keputusan Keterbatasan dlm pengambilan keputusan Kesalahan umum (bias) Keterbatasan Rasionalitas Keterbatasan sumber daya Kelebihan informasi Keterbatasan ingatan Masalah keahlian Faktor lingkungan yg beresiko

Memperbaiki Keputusan Penggunaan aturan terhadap alternatif keputusan Kriteria prioritas Kriteria minimum Pengujian terhadap berbagai alternatif keputusan Pengambilan keputusan secara berkelompok Brainstorming Teknik Kelompok Nominal Teknik Delphi

Keterbatasan Pengambilan Keputusan Secara Berkelompok Kemungkinan adanya kepentingan atau tujuan individu/anggota kelompok Memerlukan proses/waktu yg lebih lama (faktor emosi, dsb)

Terima Kasih