Tehnik Sistem dan Dokumentasi BAB 2

Tinjauan Tehnik sistem (TS) adalah berbagai tool yang digunakan dalam analisa, rancangan dan dokumensi SIA dan relasi antar sub SIA. Terdapat pembesaran grapis (pictorial) secara alamiah. TS digunakan oleh para akuntan yang bekerja dalam SIA.

Tujuan Belajar 1. Karakterisasi pemanfaatan tehnik-tehnik sistem oleh para auditor dan personel pengembang SIA. 2. Mendeskripsikan pemanfaatan tehnik diagram alir dalam analisa sistem pemrosesan informasi.

Tujuan Belajar Mendefinisikan tehnik-tehnik sistem yang umum, seperti diagram HIPO, diagram alir SIA, dan diagram alir data logik.

Tujuan Belajar 1 Karakterisasi pemanfaatan tehnik-tehnik sistem oleh para auditor dan personel pengembang SIA.

Use of Systems Techniques in Auditing Apakah 2 komponen dasar dari sebuah kesepatan pengauditan? Audit interim, biasanya membutuhkan beberapa jenis uji kepatuhan (compliance testing). Audit laporan keuangan, meliputi uji saldo (substantive testing).

Evaluasi Pengendalian Internal Para auditor pada hakekatnya selalu menggunakan bagan alir dari pemrosesan dan distribusi dokumen-dokument dalam sebuah aplikasi SIA. Para auditor membutuhkan tehnik yang sistematis tuntuk membangun SIA. Para auditor menggunakan bagan-bagan untuk menganalisa distribusi dokumen-dokumen pada SIA.

Uji Kepatuhan (Compliance Testing) Para auditor melaksanakan uji kepatuhan untuk memastikan bahwa keberadaan, menetapkan efektivitas, dan memastikan kesinambungan berjalannya pengendalian internal yang ada. Uji kepatuhan memerlukan pemahamnan terhadap pengendalian-pengendalian yang teruji dan memadai.

Uji Kepatuhan (Compliance Testing) Para auditor harus memiliki pemahaman dasar mengenai tehnik sistem yang digunakan dalam analisa dan rancanganSIA. Apakah tehnik-tehnik sistem itu? input-proses-output (IPO) hirarki plus input-process-output (HIPO) logical data flow diagrams (DFD)

Kertas Kerja Apakah yang dimaksud dengan kertas kerja? Kertas kerja adalah catatan-catatan yang dibuat oleh auditor mengenai prosedur dan uji-uji yang telah dilaksanakan, berbagai fakta yang diperoleh, dan kesimpulan dari penugasan audit. Para auditor membutuhkan standar profesi untuk memelihara kertas kerja.

Kertas Kerja Meliputi apasaja kertas kerja yang digunakan para auditor dalam auditing? Angket/kuesiner pengendalian internal Bagan alir Bagan alir sistem branching dan tabel keputusan

Penggunaan Tehnik Sistem Dalam Pengembangan SIA Tiga tahap proyek pengembangan SIA Analisa SIA Rancangan SIA Implementasi SIA

Analisa SIA Analisa SIA meliputi pengumpulan dan pengorganisasian informasi. Tehnik sistem membantu analist dalam analisa SIA. Tehnik ini meliputi: Matrik Diagram alur data logik

Implementasi SIA Implementasi SIA meliputi rencana perancangan sampai realisasinya. Dokumentasi adalah bagian terpenting pada tahap ini. Tool yang digunakan biasanya berupa: - Bagan alir program Tabel keputusan

Tujuan Belajar 2 Mendeskripsikan pemanfaatan tehnik diagram alur/flowcharting dalam analisa sistem pemrosesan informasi.

Tehnik-Tehnik Sistem Apakah bagan alir? Bagan alir adalah sebuah diagram simbol yang menunjukkan alur data secara berurutan pada sebuag SIA. Bagan alir adalah tehnik sistem yang paling banyak digunakan.

Simbol Dasar Input/Output Proses Arus dokumen Anotasi

Simbol Input/Output khusus Punched Card Pita Punched Penyimpanan On-Line Disket Magnetik Pita Magnetik

Simbol Input/Output khusus Dokumen Communication Link Input manual Penyimpanan Off-Line Tampilan

Simbol Proses Khusus Proses Keputusan pendukung Predefined Arsip Process Arsip Persiapan Ekstrasi Collate Proses Manual Sortir

Simbol-simbol Tambahan Penghubung Konektor Off-page Pita Transmisi Terminal Parallel Mode

Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir Simbol-simbol yang digunakan dlaam bagan alir mencerminkan fungsi-fungsi alur informasi SIA. Arah normal dari alur adalah dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah. Ujung arah panah harus digunakan untuk membalik arah dari arus dokumen.

Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir Arah normal suatu alur Telaah dan disetujui Faktur Faktur yang disetujui

Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir Arah Balik Dari Alur Dokumen Telaah dan Disetujui Faktur Yang disetujui Faktur

Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir Penggunaan simbol konektor Gudang Pembelian Surat Permintaan A Surat Permintaan A

Simbol yang digunakan dalam Bagan Alir Dua arah panah Surat Permintaan Persiapan Order pembelian dan sesuaikan dengan arsip pemasok Arsip Pemasok Permintaan pembelian

Tujuan Belajar 3 Mendefinisikan tehnik-tehnik sistem yang umum, seperti diagram HIPO, diagram alur SIA, dan diagram alur data logik.

Bagan IPO dan HIPO These charts are used primarily by systems Bagan-bagan ini biasanya digunakan oleh persnal pengembang SIA Pada kebanyakan level analisa hanya pada relasi dasat IPO suatu sistem. Proses detail tambahan dilakukan dengan HIPO.

Bagan IPO System: Penggajian Deskripsi: Kalkulasi gaji kotor Bapak Ferry Chart Number: 3.1 Tgl: 6/9/0X Input Process Output Catatan Jam kerja file master gaji Akumulasi jamkerja Tarif rupiah Hitung pembayaran (kotor) Catatan gaji kotor File master gaji Pesan Kesalahan

Bagan Hirarki Sistem Penggajian Persiapan Data Proses Telaah 1.0 2.0 3.0 4.0 Persiapan Data Proses Telaah

Each numbered module would be detailed in an IPO chart. Bagan Hirarki 3.1 3.2 Calculate Gross Pay Calculate Net Pay 3.11 3.12 3.13 Accumulate Hours Worked Find Correct Pay Rate Compute Gross Pay Each numbered module would be detailed in an IPO chart.

Simbol Diagram arus data logik Terminator Proses Alur Data Penyimpan Data

Diagram arus data (DFD) Proses Data gaji Pencatat waktu Karyawan Payroll Data

Diagram arus data (DFD) Employee Data Current Status Verify Payroll Data P1 Payroll Data Data Valid Timekeeping Valid Payroll Data

Diagram arus data (DFD) Employee Data Net Pay and Deductions Calculate Pay P2 Data to Process Employees Paychecks Valid Payroll Data

Diagram arus data (DFD) Update Employee Files Process Payroll Journal Journal Data Details Current Amounts Net Pay and Deductions Compute Net Pay Employees Paychecks

Analisa, Dokumen, dan Bentuk Distribusi bagan alir Analisa bagan alir mengidentifikasikan semua proses yang signifikan dari sebuah aplikasi, menekannkan tugas-tugas dan pengendlaian yang diterapkan. Analisa bagan alir digambarkan dnegan menggunakan simbol konektr dan alur dokumen.

Analisa Bagan Alir Pembelian Pemasok Pilih Daftar Vendor yang disetujui Pilih Vendor Permintaan Kuota Siapan Kuota Permintaan Kuota

Analisa Bagan Alir Purchasing Suppliers Quotations Quotations Select Bid Prepare Purchase Order Purchase Order Purchase Order

Bagan Alur Dokumen Controller Vice President Manufacturing Piutang dagang Agent pembelian Penerimaan Gudang Permintaan pembelian 1 Permintaan pembelian 1 Permintaan pembelian 2 Order pembelian 3 Untuk Vendor Order pembelian 1 2 Order pembelian 5 3 Order pembelian 4 4 5

Bentuk Bagan Distribusi Pembelian Inventori Hutang Produksi Akuntansi Order Pembelian Copy 1 1 1 2 2 2 3 3 4 4 5

Aturan Sandwich Setiap simbol proses seharusnya bisa “sandwiched” antara sebuah input dan sebuah simbol output. Alur Input ke simbol dan alur output diluar simbol proses.

Tehnik Narasi Tehnik narasi adalah tehnik yang digunakan dalan tahap penemuan fakta dalam analisa SIA. Beberapa tehnik narasi, antara lain: Kuesioner tertutup dan terbuka. Dokumen telaahan.

Analisa Pemanfaatan Sumber Daya (APSD) APSD harus selalu dipertimbangkan oleh pengembang SIA dalam implementasi SIA. Work measurement meliputi berbagai tehnik yang digunakan seperti model, ukuran, estimasi clerical atau aktivitas lainnya dalam kerangka producsi.

Analisa Pemanfaatan Sumber Daya Work measurement terdiri atas 4 tahap dasar: What are these steps? Identifikasi tugas. Perolehan taksiran waktu untuk pelaksanaan tugas. 3. Penyesiauain taksiran waktu tersebut. 4. Analisa kebutuhan berdasarkan data ini.

Tehnik-tehnik analisa keputusan Branching dan tabel keputusan digunakan secara umum oleh personal pengembang SIA. Tabel branching adalah komposisi dari sebuah pernyataan keputusan yang dibuat, daftar kondisi yang dapat terjadi, dan jalur yang dikikuti untuk setiap kondisi.

Tehnik-tehnik analisa keputusan Branching Table Formats Code Equal to 1 2 3 4 Go to Inconnector reference Inconnector reference

Tehnik-tehnik analisa keputusan Tabel Keputusan adalah sebuah tabulasi yang mencerminkan sebuah peoses pengambilan keputusan. Tabel Keputusan menyatukan berbagai kriteria keputusan. Terdapat premis IF-THEN yang dibuat dan umumnya tampil dalam matrik 2 dimensi.

Format Tabel Keputusan Judul Tabel Aturan 1 2 3 ... N Jika Pencatatan kondisi Kondisi stub Maka Pencatatan tindakan Tindakan stub

Tabel Keputusan Untuk Proses Distribusi Tenaga Kerja 1 2 3 4 15 Jam Regular Y – – N 15 Jam lembur Y N Y – 15 Jam Shift Y – N Y Rupiah Regular x x x Rupiah Lembur x x Rupiah Shift x x Kesalahan no shift/OT x