PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI Penyampai Materi : Rifqi Fauzan Syafi’I Fajar Anam Elok Widyawati Erisa

Pengertian Penyusunan Personalia Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang bekenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi.

PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA

1. Perencanaan sumber daya manusia 2. Penarikan 3. Seleksi 4 1. Perencanaan sumber daya manusia 2. Penarikan 3. Seleksi 4. Pengenalan dan Orientasi 5. Latihan dan Pengembangan 6. Penilaian Pelaksanaan kerja 7. Pemberian balas jasa dan penghargaan 8. Perencanaan dan Pengembangan karier

1. PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA Tiga bagian perencanaan personalia Penentuan jabatan- jabatan yang harus diisi, kemempuan yang didibutuhkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut dan beberpa jumlah karyawan yang di butuhkan Pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potensial ada Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan

Fungsi Penyusunan Personalia Penarikan personalia yang dibutuhkan Perencanaan sumber daya manusia Seleksi Pengenalan dan orientasi Pemeliharaan kesehatan dan keamanan Perencanaan dan pengembangan karier Pemberian balas jasa dan penghargaan Penilaian pelaksanaan kerja Latihan dan pengembangan karyawan

Penentuan Kebutuhan jabatan Penyusunan personalia Organisasi mengestimasi jumlah Karyawan total yang dibutuhkan Menentukan spesifikasi jabatan(job spesification) Penentuantujuan-tujuan dan rencana organisasi Organisasi mempertimbangkan “persediaan” karyawan yang telah tersedia untuk melakukan berbagai pekerjaan Penetapan berbagai jenis program kegiatan bagi pemenuhan kebutuhan

2. Penentuan spesifikasi jabatan Malalui proses analisa jabatan Perusahaan menentukan ketrampilan ketrampilan Hasil analisa jabatan berupa diskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan

Diskripsi jabatan pernyataan pernas yataan tertulis yang meliputi tugas- tugas wewenang , tanggung jawab dan hubungan hubungan lini( baik keatas maupun kebawah) Spesifikasi jabatan Pernyataan pernyataan tertulis yang menunjukan kualitas minimum karyawan yang dapat diterima agar mampu menjalankan suatu jabatan yang baik

3. Penentuan Tujuan dan Rencana Apa rencana Pelaksanaan? Apa produk-produk baru yang diperkenalkan? Jawaban-jawaban pertanyaan akan memmpengaruhi jumlah dan jenis karyawan yang akan di tarik,.

4. Penentuan jumlah personalia keseluruhan Kebutuhan personalia perusahaan harus diperkirakan dalam hal spesialisasi pekerjaan, ketrampilan jabatan, karekteristik personalia, dan jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan

5. Penentuan Jumlah Personalia Sekarang Pemahaman akan “persediaan” personalia memenuhi persyaratan, memungkinkan menejemen untuk menyelaraskanya dengan jumlah personalia keseluruhan yang dibutuhkan. “ persediaan” ini memberikan pandangan menyeluruh tentang kekuatan kerja sekarang

6. Penentuan Jumlah Personalia bersih Menyangkut jumlah karyawan yang dibutuhkan ,faktor-faktorlain seperti : pengalaman, umur, jenis kelamin, perkiraan jumlah pensiun, terminasi, dan transfer harus dipertimbangkan.

7. Penetapan Program kegiatan Suatu program kegiatan mencangkup semua fungsi- fungsi pesonalia yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan personalia dan tujuan perusahaan, termasuk penarikan , seleksi, pengembangan, pemeliharaan, dan pemberiaan balas jasa personalia

8. Pengembangan Sumber-sumber Penawaran personalia Pada umumnya, “Semakin besar dan banyak sumber-sumber penawaran, semakin besar kemungkinan bagi perusahaan untuk menemukan personalia dengan kualitas yang dibutuhkan” Contoh : “Jalinan kerjasama antara perusahaan dengan universitas-universitas dalam penarikan tenaga kerja”

Berbagai Sumber Penawaran Personalia Eksternal Lamaran-lamaran pribadi Promosi Organisasi buruh/karyawan Kantor penempatan tenaga kerja Manager Personalia Transper Sekolah-sekolah Pendaftaran Perusahaan-perusahaan pesaing Migrasi dan imigrasi

2. PENARIKAN DAN SELEKSI KARYAWAN 1. Penarikan Personalia Penarikan (recruitment) adalah pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan–kebutuhan organisasi.

Metoda dalam penarikan personalia : Pengiklanan Leasing ( penggunaan tenaga honorer ) Rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja Penarikan dari lembaga-lembaga pendidikan Kantor penempatan tenaga kerja Serikat buruh dan penggunaan komputer

2. Seleksi Personalia Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari kelompok karyawan-karyawan potensial untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu. Prosedur seleksi : Wawancara pendahuluan Pengumpulan data-data pribadi (biografis) Pengujian (testing) Wawancara yang lebih mendalam Pemeriksaan referensi-referensi prestasi Pemeriksaan kesehatan Keputusan pribadi Orientasi jabatan

Faktor-faktor yang dicari dalam diri karyawan yaitu: Latar belakang pribadi Bakat dan minat ( aptitude and interest ) Sikap dan kebutuhan ( attitudes and needs ) Kemampuan-kemampuan analisis dan manipulatif Ketrampilan dan kemampuan teknik Kesehatan, tenaga dan stamina

Orientasi karyawan baru Setelah diseleksi, karyawan ditempatkan pada suatu pekerjaan dan diperkenalkan dengan organisasi melalui bentuk orientasi. Tahap orientasi : Kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi , pada tahap ini karyawan diberi informasi mengenai kebijakan-kebijakan personalia, prosedur kerja, gambaran umum dan sifat perusahaan.

3. LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN Tujuan : “Untuk memperbaiki efektifitas kerja Karyawan dalam mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan”. Cara meningkatan efektivitas kerja : Latihan ; untuk memperbaiki penguasaan keterampilan-keterampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci, dan rutin. Pengembangan ; mempunyai ruang lingkup lebih luas dalam pengembangan dan peningkatan kemampuan, sikap, dan sifat-sifat kepribadian.

Metoda-Metoda Latihan dan Pengembangan Metoda “On-the-job” Metoda “Off-the-job”

1. Metoda “On-the-job” Antara lain : Coaching Planned progression Rotasi jabatan Penugasan sementara Sistem-sistem penilain prestasi formal

2. Metoda “Off-the-job” Antara lain : Program-program pengembangan eksekutif Latihan laboratorium Pengembangan organisasi

4. PEMBERIAN KOMPENSASI KEPADA KARYAWAN Kompensasi adalah pemberian karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan diwaktu yang akan datang.

Penentuan Kompensasi Kebijakan-kebijakan dan praktek-praktek manajemen ditentukan oleh interaksi dari tiga faktor, yaitu : Kesediaan membayar Kemampuan membayar Persyaratan-persyaratan pembayaran

Kesediaan membayar Adalah bukan merupakan pernyataan yang berlebihan untuk menyatakan bahwa para manajer sebenarnya ingin membayar upah secara adil.

Kemampuan membayar Tanpa memperhatikan faktor lainnya, dalam jangka panjang realisasi pemberian kompensasi akan tergantung pada kemampuan membayar dari perusahaan.

Persyaratan-persyaratan pembayaran Dalam jangka pendek, pengupahan dan penggajian sangat tergantung pada tekanan-tekanan eksternal dari pemerintah, organisasai karyawan (serikat buruh) kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja (colective bergaining) dan para pesaing.

Bentuk-bentuk Pembayaran Upah harian Gaji tetap Upah insentif (seperti bonus dan komisi) Profit sharing plan (pembagian laba)

Pemeliharaan Kesehatan dan Keamanan Hal yang harus diperhatikan oleh setiap Perusahaan untuk memberikan kepada Karyawan kondisi kerja yang lebih sehat dan lebih aman serta menjadi lebih bertanggung jawab atas kegiatan- kegiatan tersebut, terutama bagi perusahaan- perusahaan yang mengalami tingkat kecelakaan yang tinggi.