Mata kuliah IMO 725 2 SKS Semester 7 PROGRAM STUDI D IV REKAM MEDIS & INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS ILMU – ILMU KESEHATAN Mata kuliah Manajemen Unit Kerja IMO 725 2 SKS Semester 7 Dr.Noor Yulia

URAIAN DAN TUJUAN Mata kuliah ini bertujuan agar mahasiswa mengetahui, memahami dan mampu menerapkan konsep audit medik - klinis dalam bidang manajemen informasi kesehatan, meliputi pengantar audit klinis rumah sakit, audit secara umum, clinical audit, ciri dan manfaat audit klinis, Governing Body (Badan Pengampu), fungsi governing dan manajemen rumah sakit, CEO, mutu, mutu pelayanan rumah sakit, mutu dari sudut pandang profesional PPK, asuhan yang tidak bermutu, Good Clinical Governance, asas-asas pelaksanaan audit klinis dan pedoman umum pelaksanaan audit klinis-medis.

TUJUAN INSTRUKSIONAL Mahasiswa memahami definisi dan penerapan audit klinis rumah sakit Mahasiswa memahami definisi dan jenis-jenis audit secara umum Mahasiswa memahami definisi dan penerapan clinical audit Mahasiswa memahami ciri dan manfaat audit klinis Mahasiswa memahami definisi dan fungsi Governing Body (Badan Pengampu) Mahasiswa memahami fungsi Governing dan manajemen rumah sakit Mahasiswa memahami definisi dan peranan CEO Mahasiswa memahami konsep mutu Mahasiswa memahami konse dan penerapan mutu pelayanan rumah sakit Mahasiswa memahami penerapan mutu dari sudut pandang profesional PPK Mahasiswa memahami penerapan dan contoh asuhan yang tidak bermutu di pelayanan kesehatan Mahasiswa memahami definisi, contoh dan pnerapan Good Clinical Governance Mahasiswa memamhami penerapan asas-asas pelaksanaan audit klinis Mahasiswa memahami pedoman umum pelaksanaan audit klinis-medis

DAFTAR PUSTAKA Jacobalis, Samsi. Audit Klinis Rumah Sakit. Materi Ilmiah Pelatihan Tahun 2007 Wiyono, Djoko, Mutu Pelayanan Kesehatan Tahun 2005 Buku – buku mengenai Audit Medis – Klinis lainnya.  Willy Susilo ,Audit Mutu Internal , Panduan praktis para praktisi manajemen mutu dan auditor mutu internal , edisi 1 September 2003  

PENILAIAN Absensi Kehadiran : 20 % Tugas : 20 % Ujian Tengah Semester (UTS) : 30 % Ujian Akhir Semester (UAS) : 30 %

Audit Klinis Rumah Sakit Pengantar Audit Klinis Rumah Sakit

KEGIATAN AUDIT MUTU Adanya kegiatan audit mutu internal terutama audit medik di rumahsakit menimbulkan dampak yang cukup signifikan dalam berkembangnya sistim manajemen mutu standar yang berdampak kepada peningkatan mutu pelayanan di rumah sakit – rumah sakit . Kegiatan audit mutu saat ini dipandang sebagai kegiatan yang memberikan banyak kontribusi positif dalam upaya meningkatkan kinerja perusahaan dalam hal ini rumah sakit terutama aspek mutu dan kepuasan pelanggan

KONSEP MANAJEMEN MUTU Konsep ini dibangun berdasarkan konsep manajemen secara umum Manajemen adalah proses sistimatis untuk mencapai tujuan melalui fungsi : Perencanaan , Pelaksanaan , Pemeriksaan dan Tindak lanjut

Keterangan : Perencanaan adalah proses menetapkan apa yang ingin dicapai dan menjabarkan bagaimana cara mencapainya Pelaksanaan adalah proses merealisaikan apa yang telah dipikirkan dan ditetapkan dalam perencanaan Pemeriksaan adalah proses memperoleh informasi mengenai kemajuan atau tingkat efektifitas pencapaian hasil atau sasaran yang direncanakan dengan cara melakukan evaluasi Evaluasi adalah kegiatan menilai , mengukur atau membandingkan apa yang telah dilaksanakan dan dicapai dengan apa yang seharusnya dicapai dan dilaksanakan Tindak lanjut adalah melakukan tindakan yang diperlukan sesuai informasi dari hasil evaluasi

Persyaratan Persyaratan adalah spesifikasi yang telah ditetapkan / diminta / diwajibkan / disepakati dan dapat diukur . Persyaratan bisa ditetapkan oleh berbagai pihak yang berbeda. Misal : persyaratan pelanggan berarti persyaratan yang diminta oleh pelanggan Persyaratan regulasi adalah persyaratan berdasarkan perundang – undangan

Persyaratan sistem manajemen mutu adalah : Persyaratan standar sebagai acuan dalam pengembangan dan implementasi sistim manajemen mutu Persyaratan bersifat dinamis , artinya : persyaratan terus berubah karena dipicu oleh banyak faktor Apa yang dipandang telah memenuhi Persyaratan saat ini belum tentu memenuhi persyaratan dimasa depan Persyaratan didalam lingkungan internal dan eksternal juga akan terus berubah

Jadi persyaratan dalam arti luas mencakup : - kesesuaian terhadap kebutuhan , persyaratan, harapan dan persepsi pelanggan Suatu produk / jasa dikatakan bermutu bila memenuhi kebutuhan , persyaratan dan harapan pelanggan serta dipersepsikan secara positif oleh pelanggan Dalam pengertian yang lebih luas lagi persyaratan mutu mencakup konsep multi dimensi terdiri dari 7 aspek (disingkat PQCDSME) yang merupakan orientasi pemikiran dalam manajemen mutu .

7 aspek yang merupakan orientasi pemikiran dalam manajemen mutu . P = Productivity Q = Quality C = Cost D = Delivery S = Safety M = Morale E = Environment

Keterangan P = Productivity -> peningkatan hasil produksi / hasil kerja Q = Quality - > penciptaan kesesuaian terhadap jasa yang telah ditetapkan C = Cost -> pengendalian biaya D = Delivery -> upaya mengendalikan waktu yang dibutuhkan untuk mengirim produk ke pelanggan S = Safety -> penciptaan kondisi lingkungan kerja yang aman , nyaman dan sehat M = Morale -> penciptaan kondisi lingkungan kerja yang kondusif dan dapat menimbulkan kepuasan dan kebanggaan E = Environment -> kepedulian terhadap lingkungan

DEFINISI MANAJEMEN MUTU Adalah ‘ upaya yang sistematis melalui fungsi perencanaan , pelaksanaan , pemeriksaan atau pengendalian serta tindak lanjut terhadap semua unsur organisasi baik internal maupun eksternal yang tercakup dalam dimensi material, metode , mesin , dana, manusia , lingkungan dan informasi untuk merealisasikan komitmen , kebijakan dan sasaran mutu yang telah ditetapkan dalam rangka memberikan kepuasan kepada pelanggan untuk masa sekarang maupun dimasa depan “

Jadi manajemen mutu tidak hanya membahas masalah mutu hari ini tetapi juga mencakup pemikiran di masa depan Apa yang dilakukan hari ini harus memberikan kontribusi untuk mencapai cita – cita masa depan. Semua kegiatan operasional yang dilakukan saat sekarang merupakan realisasi dari pemikiran strategis yang ingin diwujudkan dimasa depan

Tanggung jawab manajemen Komitmen manajemen : Mengembangkan sistim manajemen mutu dan memperbaikinya secara terus menerus Dengan cara : Mengkomunikasikan kepada seluruh jajaran mengenai : pentingnya memberikan kepuasan kepada pelanggan serta memenuhi berbagai peraturan terkait Menetapkan kebijakan mutu Memastikan kebijakan mutu dan sasaran mutu ditetapkan Melakukan tinjauan manajemen Memastikan tersedianya sumber daya yang diperlukan

Fokus pelanggan Pucuk pimpinan harus memastikan bahwa persyaratan – persyaratan pelanggan ditetapkan dan diupayakan dicapai untuk meningkatkan kepuasan pelanggan

Siapakah yang dimaksud pelanggan ? Pelanggan adalah proses yang menerima atau yang menggunakan jasa / produk dari proses sebelumnya 4 hal pokok yang sangat penting dalam proses adalah ; Kebutuhan Persyaratan Harapan dan Persepsi

Apakah yang dimaksud dengan kepuasan pelanggan ? Kepuasan pelanggan adalah reaksi emosional dan rasional positif dari pelanggan sebagai wujud dari persepsi positif atas produk/jasa yang diterima / digunakannya Sedangkan Persepsi adalah penilaian Pelanggan bebas menilai secara subjektif maupun objektif Menurut penelitian bila pelanggan puas atas jasa yang diterima maka akan menceritakan pengalamannya minimal 3 kali kepada orang lain sebaliknya bila pelanggan dikecewakan dan merasa tidak puas maka akan menceritakan pengalaman buruknya minimal 13 kali Oleh karena itu persepsi pelanggan perlu dipantau secara terus menerus agar tidak menjadi penghambat kemajuan perusahaan

Bagaimana dapat mengetahui kepuasan pelanggan ? Melalui komunikasi Umpan balik melalui komunikasi merupakan persepsi pelanggan yang perlu dikaji mendalam -> hasilnya digunakan sebagai dasar melakukan tindakan untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan Target dalam memberikan kepuasan adalah : Memenuhi semua kebutuhan dan persyaratan yang ditetapkan Berikan nilai tambah diluar apa yang seharusnya

Untuk bisa memberikan kepuasan kepada pelanggan segenap personil organisasi dituntut memiliki kompetensi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya terkait multidimensi fungsi perusahaan yaitu : Pengelolaan sdm Pengelolaan bahan baku Pengelolaan keuangan Pengelolaan peralatan , mesin atau fasilitas produksi Pengelolaan lingkungan Pengelolaan informasi

8 prinsip mutu Fokus pelanggan Kepemimpinan Partisipasi karyawan Pendekatan proses Pendekatan sistem Perbaikan terus menerus Pendekatn faktual dalam pengambilan keputusan Hubungan timbal balik yang menguntungkan dengan pemasok

Kebijakan Mutu Perusahaan harus memastikan kebijakan mutu Ditetapkan sesuai dengan misi atau tujuan perusahaan Memuat komitmen untuk memenuhi persyaratan – persyaratan sistim manajemen mutu dan komitmen untuk memperbaikinya secara terus menerus Menjadi acuan dalam menetapkan dan melakukan evaluasi / tinjauan terhadap sasaran – sasaran mutu. Disosialisasikan dan dipahami oleh segenap jajaran diperusahaan Ditinjau secara berkala untuk menjamin kesesuaiannya

SISTIM MANAJEMEN MUTU Persyaratan umum yang harus dipenuhi yaitu mampu : Mengidentifikasi proses /kegiatan yang diperlukan dalam sistem manajemen mutu & memastikan penerapannya pada seluruh fungsi diperusahaan Menentukan urutan & hubungan interaksi proses-prosestersebut Menetapkan kriteria & metode yang diperlukan, sehingga dapat menjamin pengoperasian maupun pengendaliannya berjalan efektif Memastikan tersedianya sumberdaya & informasi yang diperlukan untuk mendukung pengoperasian & pemantauan proses-proses tersebut Memantau, mengukur & menganalisa proses-proses tersebut Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu untuk mencapai hasil yang telah direncanakan dan upaya perbaikan proses secara terus menerus

Persyaratan umum dokumentasi Pernyataan resmi mengenai Kebijakan Mutu dan formulasi sasaran-sasaran mutu Manual Mutu Prosedur terdokumentasi sebagaimana disyaratkan dalam Standar Nasional Dokumen-dokumen lain yang diperlukan untuk menjamin efektivitas perencanaan, pelaksanaan maupun untuk pengendalian proses-proses yang dijalankan Arsip-arsip atau catatan yang disyaratkan dalam Standar Nasional ini

Persyaratan umum dokumentasi Manual Mutu Penjelasan lingkup sistem manajemen mutu, termasuk penjelasan dan alasan pengecualian Prosedur-prosedur terdokumentasi yang dikembangkan untuk sistem manajemen mutu atau acuan-acuan yang digunakan Penjelasan mengenai hubungan interaksi antara proses-prosessistem manajemen mutu

Persyaratan umum dokumentasi Pengendalian dokumen Pengesahan kesesuaian dokumen-dokumen sebelum dipergunakan Peninjauan dan pembaruan dokumen-dokumen sesuai kebutuhan dan untuk pengesahan ulang Memastikan bahwa perubahan-perubahan dokumen serta staus revisi terbaru diidentifikasi Memastikan bahwa versi dokumen yang masih berlaku tersedia ditempat dimana dokumen tersebut dipergunakan Memastikan bahwa dokumen-dokumen dapat cepat dan mudah dipahami serta diidentifikasi Memastikan dokumen-dokumen yang berasal dari luar perusahaan teridentifikasi dan pendistribusiannya terkendali Menjaga dokumen-dokumen yang telah lewat masa berlakunya dari penggunaan yang tidak diinginkan dan memberikan tanda identifikasi bila dokumen-dokumen kategori ini akan disimpan untuk maksud-maksud tertentu

Persyaratan umum dokumentasi Pengendalian arsip Arsip harus disediakan & dipelihara untuk membuktikan kesesuaian tehadap persyaratan dan efektivitas pelaksanaan sistem manajemen mutu. Arsip harus dapat dengan cepat dan mudah dipahami serta dapat diidentifikasi serta ditelusuri. Prosedur terdokumenasi harus dibuat untuk menetapkan pengendalian yang perlu dilakukan untuk identifikasi, penyimpanan, pengamanan, penelusuran, masa retensi serta pemberian disposisi

Hasil audit harus tertuang dalam prosedur terdokumentasi yang berisi antara lain : Tanggung jawab dan persyaratan untuk merencanakan dan melaksanakan audit Pembuatan laporan hasil audit Pengelolaan catatan – catatan

Pengelolaan sumber daya Penyediaan sumber daya Menjalankan dan mempertahankan sistem manajemen mutu dan melakukan perbaikan secara berkesinambungan terhadap efekivitasnya Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan-persyaratan yang diminta pelanggan

Pengelolaan sumber daya Sumberdaya manusia Umum Personil-personil yang pekerjaannya dapat mempengaruhi mutu produk harus dipastikan memiliki kemampuan dan kompetensi berlandaskan pada pendidikan, pelatihan keterampilan dan pengalaman kerja yang sesuai Kompetensi Kesadaran & Pelatihan Menetukan kompetensi yang diperlukan personil yang pekerjaannya dapat mempengaruhi mutu produk Memberikan pelatihan atau mengambil tindakan-tindakan lainnya yang sesuai untuk memenuhi kesenjangan kualifikasi yang diperlukan Melakukan evaluasi terhadap efektif tidaknya tindakan yang telah diambil Memastikan peronil menyadari alasan dan pentingnya pekerjaan mereka dan bagaimana peran pekerjaan mereka dalam mencapai sasaran mutu Menyimpan arsip atau catatan-catatan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman kerja

Infrastruktur Lingkungan kerja Gedung, tempat kerja dan berbagai fasilitas terkait Peralatan proses (termasuk perangkat lunak & perangkat keras) Kegiatan-kegiatan pendukung lainnya (seperti alat transportasi dan komunikasi) Lingkungan kerja Perusahaan harus menetapkan dan mengendalikan lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan Arsip/ catatan – catatan hasil tinjauan dan tindakan yang diambil harus disimpan

Pengukuran , Analisa dan Perbaikan Umum Membuktikan kesesuaian produk Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu Memperbaiki secara terus menerus efktivitas sistem manajemen mutu

Pengendalian peralatan pengukuran dan pemantauan Bila mana diperlukan untuk menjamin keabsahan hasil peralatan pengukuran haruslah dilakukan : Dikaliberasi / diverifikasi pada interval waktu yang telah ditentukan Disetel dan disetel ulang bilamana diperlukan Diidentifikasi untuk memungkinkan penentuan status kaliberasinya Dilindungi dari penyetelan yang dapat membuat hasil pengukuran menjadi tidak sah Dilindungi dari kerusakan selama penanganan , pemeliharaan dan penyimpanan

Audit internal Audit internal dilakukan secara berkala sesuai dengan interval waktu yang telah direncanakan memeriksa apakah sistim manajemen mutu telah sesuai dengan peraturan – peraturan yang telah direncanakan , persyaratan standar nasional & international, dan terhadap persyaratan sistem yang telah dibangun oleh perusahaan Apakah telah dilaksanakan secara efektif dan tetap dipertahankan

Kesimpulan Setiap tindakan perbaikan harus selalu diikuti tindakan pencegahan Tindakan koreksi adalah tindakan awal untuk menghilangkan fenomena dari suatu kondisi yang tidak diinginkan. Kondisi yang tidak diinginkan = masalah. Misalnya : terjadi keluhan hasil ECG tidak sesuai-> lakukan koreksi segera , selanjutnya perlu dianalisa secara lebih teliti sampai ditemukan akar penyebab yang paling dalam Bila akar penyebab dapat diidentifikasi maka selanjutnya pikirkan cara yang paling efektif untuk mencegah terulangnya masalah yang sama Tindakan koreksi dan tindakan pencegahan idealnya dilakukan bersamaan terhadap suatu masalah . Contoh tindakan pencegahan kasus diatas : lakukan kaliberasi secara berkala terhadap alat ECG dan buat SOP pemeliharaan preventif

Program audit harus direncanakan dengan mempertimbangkana faktor – faktor antara lain : mengenai status dan tingkat kepentingan bagian yang akan diaudit , termasuk memperhatikan hasil audit yang terdahulu Ditentukan kriteria audit , lingkup kerja , frekuensi dan metode – metode yang akan digunakan Seleksi terhadap para auditor Pelaksanaan audit harus dipastikan dan dilakukan secara objektif serta mengikuti ketentuan proses audit Audit dilaksanakan secara independen Auditor tidak memeriksa pekerjaan mereka sendiri

Tindakan perbaikan ? Tindakan pencegahan ? Perusahaan harus mengambil langkah – langkah untuk mengeliminasi penyebab terjadinya ketidak sesuaian agar masalah yang sama tidak terulang kembali Hasil tindakan yang diambil haruslah sesuai dengan dampak yang ditimbulkannya Tindakan pencegahan ? Perusahaan harus memastikan langkah – langkah yang diambil untuk menghilangkan penyebab – penyebab ketidak sesuaian untuk mencegah terulangnya masalah yang sama Tindakan pencegahan yang diambil haruslah sesuai dengan dampak potensi yang dapat ditimbulkan.

Prosedur tindakan prevensi dipastikan memuat ketentuan – ketentuan sebagai berikut : Mengidentifikasi potensi ketidak sesuaian dengan penyebabnya Mengevaluasi langkah yang diperlukan untuk mencegah terulangnya ketidak sesuaian Menetapkan dan memastikan dilaksanakannya tindakan prevensi yang diperlukan Mencatat hasil tindakan koreksi Mereview hasil tindakan koreksi

Fokus sistim manajemen mutu pada hakekatnya adalah mencegah terjadinya kegagalan pada seluruh tahapan ( mulai dari input , proses sampai out put akhir ) dengan pendekatan secara sistematik , holistik , sinergistik dan antisipatif .