Oleh : H.Chalid Sahuri UNIVERSITAS RIAU PEKANBARU TEORI ORGANISASI Oleh : H.Chalid Sahuri UNIVERSITAS RIAU PEKANBARU

MANUSIA DAN ORGANISASI Hakiki manusia : . Manusia adalah animal social. . Manusia adalah animal rationale. . Manusia adalah animal sybolicum. . Manusia adalah animal educandus and educandum. . Manusia, hewan dan mahluk hidup lainnya, memiliki kebutuhan untuk bertahan hidup dan meneruskan keturunan (melalui siklus).

MANUSIA DAN ORGANISASI Hakiki manusia : . Manusia memiliki siklus yang berbeda dengan mahluk hidup lain, yaitu melalui kebutuhan aktualisasi diri dan tidak sekedar to be or not to be, tetapi becoming or unbecoming. . Melalui pemuasan kebutuhan aktualisasi diri, maka eksistensi manusia tidak pernah tetap, tetapi sebagai sesuatu yang selalu berkembang dan menghindari status quo. . Manusia merupakan mahluk bermasyarakat, mahluk organisasional

PENGERTIAN ORGANISASI Organisasi dirumuskan tergantung pada konteks dan perspektif tertentu. “an organization is a highly rationalized and impersonal integration of large number of specialists cooperating to achieve some announced specific obyektive” (Victor A.Thompson). “an organization is a system of consciously coordinated personal activities or forces of two or more persons” (Chester Barnard). Pandangan klasik tentang organisasi (Max Weber), birokrasi atau kelompok kerjasama yang dibatasi oleh aturan-aturan yang memaksa seseorang untuk melakukan kerja.

PROPERTIES SUATU ORGANISASI (BIROKRASI) Max Weber. Organisasi merupakan tata hubungan sosial. Organisasi mempunyai batasan-batasan tertentu (bounderies) . Organisasi merupakan suatu kumpulan tata aturan. Organisasi merupakan suatu kerangka hubungan yang berstruktur yang di dalamnya berisi wewenang, tanggung jawab dan pembagian kerja untuk menjalankan suatu fungsi tertentu. Sifat kerjasama di dalam organisasi lebih bercorak kerjasama asosiatif, bukan kerjasama communal atau kerjasama seperti dalam keluarga.

PROPERTIES ORGANISASI (Chester Barnard) Organisasi terdiri dari serangkaian kegiatan yang dicapai melalui proses kesadaran, kesengajaan, dan koordinasi bersasaran. Organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang untuk melakukan kegiatan yang bersasaran tersebut. Organisasi memerlukan adanya komunikasi, yakni suatu hasrat dari sebagian anggotanya untuk mengambil bagian dalam pencapaian tujuan bersama dengan anggota-anggota lainnya. Di dalam organisasi terdapat peranan seseorang, ada sebagian anggota yang diberi informasi/dimotivasi dan sebagian lainnya harus membuat keputusan.

PROPERTIES ORGANISASI (Theodore Caplow) Organisasi mempunyai identitas. Organisasi mempunyai kelangsungan. Organisasi mempunyai jadwal kerja. Organisasi mempunyai otorita.

KARAKTERISTIK ORGANISASI (Amitai Etzioni) Mempunyai pembagaian kerja, kekuasaan, dan pertanggungjawaban yang dikomunikasikan. Adanya satu atau lebih pusat kekuasaan yang dapat dipergunakan untuk untuk mengendalikan usaha-usaha organisasi. Adanya penggantian kepegawaian.

UNSUR ORGANISASI (Robert Blake &Jeane Mouton) Organisasi mempunyai tujuan. Organisasi mempunyai kerangka. Organisasi mempunyai sumber keuangan. Organisasi mempunyai cara yang memberi kecakapan bagi anggotanya untuk melaksanakan kerja. Terdapat proses interaksi hubungan kerja antara orang-orang yang bekerjasama. Organisasi mempunyai pola kebudayaan sebagai cara hidupnya. Organisasi mempunyai hasil-hasil yang ingin dicapainya.

4 PROSES ORGANISASI SEHAT EVALUASI : Satu proses periodik dan sistematik untuk meninjau seluruh fungsi organisasi, meliputi : gap antara tuntutan dengan kenyataan sekarang. Apa yang perlu dilakukan dengan cara lain. Perubahan-perubahan dalam organisasi untuk memenuhi tuntutan masa datang. Penyesuaian– Proses perencanaan formal dan teratur tentang organisasi dan perkembangannya yang mengarah kepada tindakan-tindakan konkrit. Kaderisasi melalui proses yang sistematis, relatif formal dan umum. Kebijakan mengembangkan inovasi.

9 PENYAKIT ORGANISASI Sindrom Amuba, indikasinya : kurangnya pengarahan dari pimpinan, struktur yang tidak memadai, organisasi secara keseluruhan dalam kondisi merosost, organisasi jatuh dalam perangkap kegiatan. Sindrom Anarki, indikasinya kepemimpinan organisasi berbeda/bertentangan pendapat, akibat “perang dalam istana”, pergolakan dalam penempatan berkaitan dengan masalah tanggung jawab, fungsi dan sumber, terjadinya krisis identitas. Sindrom Cambuk Pedati, indikasinya pelayanan dan produk organisasi usang dan tidak mampu menopang hidupnya. Tidak ada kreasi dan inovasi dalam organisasi teutama dalam menghasilakan produk dan pelayanan.

9 PENYAKIT ORGANISASI (Lanjutan) Sindrom Deadlock, indikasinya terjadi konflik antara organisasi dengan stakeholder, merugikan semuanya, tidak mampu mengatasinya . Sindrom Mama dan Papa, indikasinya organisasi tidak mampu menghindari dan mengatasi kekacauan di dalam organisasi. Tidak memiliki kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan kondisi lingkungan, para pemimpinnya dan pendirinya tidak memahami tentang pentingnya manajemen dan kepemimpinan, otoriter dan kurang manusiawi. Sindrom Rabun-Dekat, Pimpinan organisasi tidak berorientasi kemasa depan, sedikit sekali memikirkan dan menerapkan strategi, hidup rutinitas dan monoton, selalu menanggapi kejutan-kejutan. Sindrom ini dapat terjadi dengan sindrom amuba.

9 PENYAKIT ORGANISASI (Lanjutan) Sindrom Lomba Tikus, Iklim sosial sangat buruk menyelimuti kehidupan organisasi, organisasi tidak efektif, manajer suka menindas dan menghukum dalam berbagai tingkat, pimpinan kurang memperhatikan kepentingan anggota organisasi, tidak manusiawi, pekerjaan tidak menarik, membosankan, insentif rendah atau tidak memberikan dorongan untuk meningkatkan produktivitas organisasi. Sindrom Kontrol Jarak Jauh, Indikasinya otonomi tidak/kurang. Banyak kebijakan, peraturan dan prosedur yang dapat membelenggu orang-orang di lapangan atau yang akan melaksanakannya. Organisasi induk senantiasa ingin selalu menyeragamkan, akibatnya organisasi cabang mengalami tercekik birokrasi, prosedur dan persyaratan- persyaratan laporan yang tidak ada habis-habisnya,

9 PENYAKIT ORGANISASI (Lanjutan) Sindrom Rigor– Mortis, Indikasinya dalam organisasi terjadi kondisi kelembaman dan kegiatan yang menyempit (struktur dan perintah), organisasi sangat kaku, dikuasai oleh status dan hampir tak dapat diatur. Organisasi disusun atas dasar bagian-bagian yang sangat banyak atau pekerjaan-pekerjaan yang berorientasi pada individu.

PERSYARATAN KELANGSUNGAN HIDUP ORGANISASI Persyaratan organisasi : mendapatkan sumberdaya, efisiensi, produksi/keluaran, pembaharuan organisasi, unsur kepuasan. Persyaratan perilaku tertentu : keanggotaan yang stabil, prestasi peranan yang diandalkan, tingkah laku yang spontan dan inovatif. Peranan manajemen dalam keadaan demikian, adalah mengorganisasi dan memanfaatkan sumberdaya yang tersedia sedemikian rupa, sehingga mampu menekan ancaman dan tekanan eksteren seminimal mungkin, melancarkan pencapaian tujuan akhir organisasi.

SASARAN ORGANISASI Bahwa sistem organisasi terletak pada sifat mengejar sasaran. Sumber fisik, keuangan dan manusia umumnya diorganisasi untuk mengejar tujuan-tujuan organisasi. Sasaran organisasi dapat dirumuskan sebagai keadaan yang diinginkan, yang realisasinya diusahakan oleh organisasi (Etzioni). Sasaran merupakan pernyataan kebijakan sehubungan dengan cara organisasi berniat mengorganisasi dan memanfaatkan sumberdaya yang terbatas.

FUNGSI SASARAN Mengarahkan para manajer dalam upaya memperoleh dan memanfaatkan sumberdaya organisasi, serta menjadi pedoman yang syah untuk kegiatan-kegiatan para anggota. Sebagai dasar alasan pengorganisasian. Sebagai standar penilaian untuk sebuah organisasi, yang dapat jadi ukuran penilaian derajat efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan.

FUNGSI SASARAN (Lanjutan) Sebagai sumber legitimasi yang membenarkan kegiatan dan eksistensinya terhadap kelompok – kelompok stakeholder. (proses adaptasi dan inovasi di lingkungan yang dinamis dan tidak menentu. Dapat membantu organisasi memperolah sumberdaya manusia yang diperlukan. Bagi perseorangan, sasaran dapat mengarahkan kerja. Sarana pencapaian pribadi, merasa terjamin, sumber identifikasi dan status bagi para pekerjanya.

TUGAS POKOK DAN TUGAS PELAYAYAN DALAM ORGANISASI 1. Tugas pokok : Tugas yang berhubungan dengan jawaban atas pertanyaan mengapa organisasi itu diadakan. Dalam setiap organisasi, satuan tugas pokok mempunyai karakteristik yang mementingkan untuk tercapainya tugas pokoknya sendiri. Menurut prinsip diferensiasi dan integrasi, setiap organisasi harus dirancang berdasarkan pembagaian kerja di sekitar fungsi-fungsi organisasi yang saling berbeda, dan perkoordinasian satuan-satuan tersebut berdasarkan kondisi lingkungannya.

TUGAS POKOK (Lanjutan) Diferensiasi merupakan usaha untuk membagi semua tugas dan funsi secara habis ke dalam masing-masing pelaksana dan satuan organisasinya. Tugas dan fungsi diperoleh dari visi dan misi serta tujuan yang akan dicapainya. Visi dan misi serta tujuan dijabarkan kr dalam masing-masing tugas pokok dan fungsi masing- masing satuan dan pelaksanaannya.

TUGAS POKOK (Lanjutan) Prinsip diferensiasi dalam organisasi mengharuskan bahwa setiap organisasi sesuai dengan kebijakan strategis yang ditetapkan yang mempunyai tugas pokok dan fungsi yang berbeda satu sama lain. Tugas pokok dengan karakteristiknya, menyebabkan tidak mau tahu tentang tugas pokok satuan organisasi yang lain. Munculnya ego sektoral yang amat merugikan organisasi. Integrasi merupakan usaha lanjutan dari diferensiasi. Integrasi menjinakkan keliaran dari proses diferensiasi.

TUGAS POKOK DAN TUGAS PELAYANAN DALAM ORGANISASI (Lanjutan) 2. Tugas pelayanan/ perbantuan / auxiliary : sifat dari tugas ini, adalah memperlancar semua tugas pokok. Termasuk tugas pelayanan disini adalah tugas –tugas yang memberikan bantuan pengawasan dan analisis kebijakan. Menurut Lawrence dan Lorch (Miftah Thoha), tugas pelayanan dapat disamakan dengan prinsip integrasi. Tugas pelayanan/administratif/auxiliary, diwadahi dalam satuan sekretariat jenderal, sekreatariat daerah dan sebagainya.

DASAR PEMBENTUKAN ORGANISASI Menurut Galbraith (1967), adanya kebijakan strategis yang dijadikan landasan langkah-langkah berikutnya. Menetapkan satuan-satuan organisasi. Memadukan orang-orang yang harus melaksanakan. Jika organisasi sudah terbentuk, menurut Henry Minztberg (1979), susunannya adalah : 1. Strategic Apex (unsur pimpinan yang tugas dan wewenangnya menyusun kebijakan strategis), 2. Unsur middle line, yang bertugas dan berwenang memberikan fasilitas kepada unsur-unsur lain. 3. Unsur pelaksana Operating core , yaitu yang berfungsi melaksanakan tugas substansi /tugas pokok. 4. Satuan techno structur, yang bertugas melaksanakan analisis yang hasilnya digunakan untuk membuat kebijakan strategis . 5. Unsur Supporting staff, yang berfungsi memberikan bantuan staf pada unsur middle line dan unsur-unsur lain.

STRUKTUR ORGANISASI Struktur organisasi adalah pengaturan antarhubungan bagian-bagian dari komponen dan posisi dalam suatu organisasi. Struktur organisasi menspesifikan pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan saling terkait, dalam beberapa hal juga menunjukkan tingkat-tingkat spesialisasi dari kegiatan kerja. Struktur organisasi menunjukkan hierarki dan kewenangan, dan menunjukkan pula tata hubungan laporan (Robert H. Miles, 1980).

STRUKTUR ORGANISASI (Lanjutan) Merupakan mekanisme-mekanisme formal dalam upaya mengelola organisasi. Menunjukkan kerangka dan dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi , bagian-bagian atau posisi- posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggungjawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja. (Hani Handoko, 1984).

FAKTOR UTAMA STRUKTUR ORGANISASI Strategi organisasi, menjejaskan aliran wewenang dan seluruh komunikasi dapat disusun diantara manajer dan bawahan. Teknologi yang digunakan. Manusia atau orang-orang yang terlibat, berhubungan dengan kemampuan dan cara berfikir para anggota organisasi dan kebutuhan untuk bekerjasama. Ukuran organisasi, besarnya organisasi dan banyaknya satuan-satuan/unit-unit kerja.

PEMBAGIAN KERJA DALAM ORGANISASI Merupakan tiang dasar pengorganisasian yang memungkinkan terjadinya synergy. Organisasi selalu berusaha mencapai tujuan, tidak mungkin individu-individu dapat mencapainya. Adanya kelompok terdiri dari dua orang atau lebih yang bekerja sama dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih daripada yang dilakukan oleh individu secara perorangan. Konsep tersebut dinamakan synergy. Pembagian kerja mencerminkan tanggungjawab seseorang atau kelompok/satuan kerja/unit atas beban kerja organisasi.

PEMBAGIAN KERJA DALAM ORGANISASI (Lanjutan) Menurut pendekatan klasik, organisasi ditandai oleh adanya pembagian kerja yang tegas. Tenaga kerja memiliki ketrampilan/kecakapan khusus, hierarki wewenang bersifat khas. Organisasi memiliki ciri khas sebagai organisasi formal yang merupakan blueprint bagi landasan pembentukan organisasi. Pendekatan klasik sebagian besar teorinya dilandasi oleh gagasan F.W. Taylor, mengenai studi kemampuan fisik seseorang pekerja (studi gerak dan waktu).

PEMBAGIAN KERJA DALAM ORGANISASI (Lanjutan) Pembagian kerja merupakan ajaran pokk dalam teori klasik (Gullick dan Urwick), dengan asumsi bahwa semakin banyak pekerjaan tertentu dapat dipecah menjadi beberapa bagian komponen yang paling sedeerhana, maka pekerja akan lebih banyak memperoleh spesialisasi dan semakin trampil melaksanakan pekerjaannya. Menurut teori klasik, sistem pembagian kerja harus diimbangi dengan kesatuan kendali (span of control).