Review ER-Diagram

Sistem Pengelolaan Buku Perpustakaan

Sebuah perpustakaan pada Universitas XYZ masih menggunakan proses manual dalam pencatatan sirkulasi peminjaman dan pengembalian buku. Sehingga dalam pembuatan laporan, petugas perpustakaan mengalami kesulitan. Kepala perpustakaan memutuskan untuk membuat sistem yang baru yaitu sistem informasi pengelolaan buku yang dapat memudahkan dalam proses sirkulasi mulai pendataan buku, pendataan anggota hingga proses peminjaman dan pengembalian buku. Sistem baru yang dibuat berdasarkan prosedur yang berjalan saat ini, yaitu:

PROSES PENDATAAN ANGGOTA Calon Anggota datang ke perpustakaan untuk mendaftar sebagai anggota perpustakaan dengan menyerahkan fotocopy KTM (jika mahasiswa) atau KTP (jika dosen/pegawai) kepada petugas. Petugas melakukan penyimpanan data kedalam tabel anggota dan membuat Kartu Anggota. Kartu Anggota diserahkan kepada calon anggota. Dari data anggota yang disimpan dibuat laporan yang ditujukan kepada kepala perpustakaan.

PROSES PENDATAAN BUKU Petugas memasukkan data buku kedalam tabel buku berdasarkan judul buku, nama pengarang, penerbit, ISBN, tahun, kota dan jumlah buku. Petugas juga membuat laporan data buku setiap akhir periode untuk dilaporkan kepada Kepala Perpustakaan.

PROSES PEMINJAMAN BUKU Anggota datang ke perpustakaan dengan membawa kartu anggota. Anggota dapat mencari sendiri buku yang akan dipinjam. Buku yang akan dipinjam beserta kartu anggota diserahkan ke petugas untuk dilakukan pencatatan ke dalam transaksi peminjaman. Anggota hanya diperbolehkan meminjam 1 buku saja. Buku dan kartu anggota dibawa oleh anggota. Setiap akhir periode dibuat laporan untuk kepala perpustakaan.

PROSES PENGEMBALIAN BUKU Anggota menyerahkan buku dan kartu anggota kepada Petugas, kemudian dicocokkan dengan transaksi peminjaman. Setelah itu data disimpan kedalam transaksi pengembalian. Dari transaksi pengembalian dapat dibuat laporan data pengembalian dan laporan buku hilang dan rusak serta laporan denda.

Sistem Penjualan Tunai

Prosedur Order Penjualan Setiap customer dapat memesan barang dengan datang langsung atau melalui faximile dengan menyertakan dokumen PO yang diterima oleh Bagian Penjualan. Kemudian Bag. Penjualan berdasarkan PO, memeriksa pesanan barang dengan menggunakan Arsip Kartu Stock, apabila stock barang ada maka nilai penjualan dihitung dan dicatat kedalam faktur penjualan yang dibuat rangkap 4 untuk didistribusikan ke Kasir dan disimpan oleh Kasir ke dalam Faktur Penjualan.

Prosedur Pembayaran Tunai Setelah customer mendapat konfirmasi tentang pesanan pembelian disetujui, maka customer melakukan transaksi pembayaran melalui transfer uang ke bank yang ditunjuk dengan bukti setoran. Berdasarkan bukti setoran, Kasir membuka arsip penjualan yang dicocokkan dengan bukti setoran. Apabila sesuai dengan nilai penjualan maka dibuatkan kwitansi lunas, dan merekap nilai penjualan Harian. Distribusi dokumen-dokumen berdasarkan nilai transaksi penjualan sebaga berikut: Kwitansi dan Faktur Penjualan (warna putih) diberikan customer Faktur Penjualan (warna biru) diberikan ke Gudang sebagai tembusan pengeluaran barang sesuai barang yang dipesan. Faktur Penjualan (warna merah) diberikan ke Bag. Penjualan sebagai copy faktur penjualan.

Prosedur Penyiapan Barang Kirim Gudang setelah menerima tembusan pengeluaran barang, maka menyiapkan barang yang akan dikirim dengan mencatat barang keluar ke Kartu Gudang dan membuat dokumen Surat Keluar Barang yang ditembuskan ke Bag. Penjualan.

Prosedur Pengiriman Barang Bag. Penjualan berdasarkan Surat Keluar Barang, selanjutnya membuka arsip faktur penjualan untuk mencatat barang yang akan dikirim dan dicatat ke dokumen Surat Jalan untuk selanjutnya diserahkan ke Bag. Pengiriman yang bertugas mengirim barang ke Customer.

Prosedur Pembuatan Laporan Setiap akhir periode Bag. Penjualan membuat Laporan Penjualan Bulanan berdasarkan Rekap Penjualan Harian dan Faktur Penjualan. Laporan Stock Barang berdasarkan kartu stok dan Laporan Barang Keluar berdasarkan Kartu Gudang. Ketiga laporan tersebut diberikan kepada Manajer Penjualan untuk proses evaluasi penjualan selama satu bulan.