E-Bisnis 6 – E-Procurement E-Procurement

Pendahuluan Pokok pembahasan: Objektif: Definisi e-procurement Pendorong e-procurement Penerapan e-procurement Objektif: Mahasiswa dapat menjelaskan konsep dasar pengadaan dan e-procurement Mahasiswa dapat mengidentifikasi manfaat dari e-procurement Mahasiswa dapat menjelaskan penerapan e-procurement Pokok pembahasan dalam bahan kuliah ini adalah: Definisi e-procurement Faktor pendorong e-procurement Penerapan e-procurement Setelah mempelajari materi ini, anda diharapkan dapat menjelaskan: Konsep dasar manajemen pengadaan dan e-procurement Manfaat dari e-procurement

KONSEP E-Procurement Konsep E-Procurement.

Konsep Pengadaan/Pembelian Mengapa pengadaan penting? “Kami memperkirakan setiap dolar yang didapatkan perusahaan, 50 sampai 55 sen dolar dihabiskan untuk barang dan jasa tidak langsung – seperti perlengkapan kantor dan perangkat komputer. Setengah dolar itu mencerminkan kesempatan. Dengan mengendalikan biaya dari proses pengadaan, perusahaan dapat meningkatkan laba tanpa harus menjual lebih banyak barang.” (Christa Degnan, 2002) Pengadaan vs pembelian: Pengadaan lebih luas daripada pembelian. Pengadaan  semua kegiatan yang berhubungan dengan perolehan sesuatu dari pemasok, mencakup pembelian dan juga logistik masuk (inbound logistics). Pengadaan/pembelian secara umum bukanlah topik penting dalam studi manajemen, terutama jika dibandingkan dengan pemasaran, strategi, dan sebagainya. Akan tetapi, e-bisnis justru menyoroti pengadaan sebagai salah satu isu strategis, dengan kehadiran e-procurement. Mengapa pengadaan merupakan isu penting? Christa Degnan, seorang analis senior dari Aberdeen Group, menjelaskan dengan cara demikian. “Kami memperkirakan setiap dolar yang didapatkan perusahaan, 50 sampai 55 sen dolar dihabiskan untuk barang dan jasa tidak langsung – seperti perlengkapan kantor dan perangkat komputer. Setengah dolar itu mencerminkan kesempatan. Dengan mengendalikan biaya dari proses pengadaan, perusahaan dapat meningkatkan laba tanpa harus menjual lebih banyak barang.” Kemudian, apakah pengadaan (procurement) benar-benar sama dengan pembelian (purchasing)? Kalakota dan Robinson, dalam bukunya “E-Business – Roadmap for Success”, tahun 2000, menunjukkan makna pengadaan yang lebih luas daripada pembelian. Pengadaan merujuk kepada semua kegiatan yang berhubungan dengan perolehan sesuatu dari pemasok, mencakup pembelian dan juga logistik masuk (inbound logistics) seperti: transportasi, barang masuk, dan digudangkan sebelum dipakai.

Kegiatan Pengadaan Gambar berikut menjelaskan kegiatan-kegiatan utama dalam pengadaan beserta dengan aliran informasi yang terkait.

Contoh Proses Pengadaan No Deskripsi Tugas Waktu 1 Cari barang 1 jam 2 Mengisi permintaan 10 menit 3 Ajukan ke bagian pembelian 1 hari 4 Dalam antrian bagian pembelian ½ hari 5 Bagian pembelian memeriksa pemesanan 6 Bagian pembelian mengotorisasi pemesanan 7 Bagian pembelian mencetak pesanan 8 Pemesanan dikirimkan ke pemasok 9 Pengiriman dari pemasok 10 Salinan pesanan ditembuskan ke rekening 11 Pencocokan invoice (3 pihak) 12 Pembayaran Tabel berikut menjelaskan proses pengadaan berbasis kertas. Proses ini diinisiasi pemilik kebutuhan. Pemilik kebutuhan mencari dan mengisi formulir permintaan barang. Formulir kemudian akan diajukan ke pembeli yang bertugas di bagian pembelian (seringkali ada proses otorisasi oleh atasan, yang tentu menciptakan waktu tunda lagi). Pembeli kemudian mengisi formulir pemesanan yang kemudian disampaikan kepada pemasok. Saat barang diterima, barang dan nota pengiriman biasanya dicocokkan dengan formulir pemesanan dan invoice. Setelah itu pembayaran kepada pemasok akan dilakukan. Siklus waktu = 5½ hari

E-Procurement E-Procurement: integrasi dan pengelolaan elektronik terhadap seluruh kegiatan pengadaan, mencakup: permintaan pembelian, otorisasi, pemesanan, penyampaian dan pembayaran antara pembeli dan pemasok. E-Procurement harus meningkatkan kinerja dari “Lima Hak Pembelian”: Harga pantas Waktu penyampaian tepat Mutu sesuai Jumlah sesuai Dari sumber yang tepat. E-Procurement adalah integrasi dan pengelolaan elektronik terhadap seluruh kegiatan pengadaan, mencakup permintaan pembelian, otorisasi, pemesanan, penyampaian, dan pembayaran antara pembeli dan pemasok. E-Procurement seharusnya diarahkan untuk meningkatkan kinerja dari “Lima Hak Pembelian”, yakni: 1. Harga pantas 2. Waktu penyampaian tepat 3. Mutu sesuai 4. Jumlah sesuai 5. Dari sumber yang tepat

Analisis Proses E-Procurement No Deskripsi Tugas Waktu 1 Cari barang 20 menit 2 Pesan melalui web 10 menit 3 Pengiriman dari pemasok 1 hari 4 Buat invoice 5 Pembayaran Siklus waktu = 1½ hari Tabel berikut mencerminkan contoh proses pengadaan yang diefisienkan dengan penerapan e-procurement. Penghematan biaya secara langsung diperoleh dari efisiensi proses. Efisiensi proses juga berdampak pada lebih sedikitnya waktu yang dipergunakan staf pembelian dalam mencari dan memesan produk, serta pencocokan kiriman dan invoice. Efisiensi biasanya juga diperoleh karena validasi otomatis dari anggaran belanja yang telah disetujui untuk perorangan maupun unit kerja. Hal ini mengarah kepada semakin sedikitnya tenaga manusia untuk memroses setiap pesanan, dan semakin singkatnya waktu. Tentu sangat memungkinkan untuk juga menghemat biaya bahan fisik, seperti kertas untuk formulir pemesanan dan invoice yang masih diperlukan dalam proses pengadaan.

Manfaat E-Procurement Meningkatkan produktivitas pelaku pembelian Menurunkan harga beli dengan standardisasi produk dan konsolidasi pembelian Meningkatkan alur dan manajemen informasi Mengurangi pembelian dari pemasok dadakan Meningkatkan proses pembayaran Menciptakan hubungan efisien dan kerja sama dengan pemasok Memastikan pengiriman tepat waktu, setiap kali Mengurangi persyaratan dan pelatihan keterampilan pada pelaku pembelian Mengurangi jumlah pemasok Mengefisienkan proses pembelian, menjadi sederhana dan cepat Mengurangi biaya administratif per pesanan Pencarian yang lebih baik Mengaitkan proses pengadaan dengan kontrol anggaran, dengan cara yang efisien dan efektif Mengurangi kesalahan manusia dalam proses pembelian dan pengiriman Mengawasi dan membuat aturan tentang perilaku membeli Turban dkk. dalam bukunya “E-Commerce – A Managerial Perspective”, tahun 2004, menyimpulkan manfaat e-procurement sebagai berikut: Meningkatkan produktivitas pelaku pembelian Menurunkan harga beli melalui standardisasi produk dan konsolidasi pembelian Meningkatkan alur dan manajemen informasi Mengurangi pembelian dari pemasok dadakan Meningkatkan proses pembayaran Menciptakan hubungan efisien dan kerja sama dengan pemasok Memastikan pengiriman tepat waktu, setiap kali Mengurangi persyaratan dan pelatihan keterampilan pada pelaku pembelian Mengurangi jumlah pemasok Mengefisienkan proses pembelian, menjadi sederhana dan cepat Mengurangi biaya administratif per pesanan Pencarian yang lebih baik Mengaitkan proses pengadaan dengan kontrol anggaran, dengan cara yang efisien dan efektif Mengurangi kesalahan manusia dalam proses pembelian dan pengiriman Mengawasi dan membuat aturan tentang perilaku membeli

PENErAPAN E-PROCUREMENT

Berbagai SI untuk Pengadaan Untuk memperkenalkan e-procurement, manajer SI dan tim pengadaan harus bekerja sama untuk menemukan solusi yang menghubungkan berbagai pelaku dan tugas-tugas pengadaan. Secara umum, lebih mudah untuk memperkenalkan sistem-sistem yang hanya menangani sebagian dari siklus pengadaan. Gambar berikut menunjukkan beberapa sistem informasi yang digunakan untuk mendukung bagian-bagian tertentu dari siklus pengadaan. 1. Sistem kontrol stok Sistem ini, sebagai contoh, dimanfaatkan pada pengadaan yang berhubungan dengan produksi. Sistem akan memberikan peringatan jika jumlah stok berada di bawah ambang batas pemesanan kembali (reorder point). 2. Katalog berbasis web/CD Katalog kertas digantikan dengan katalog elektronik. 3. Sistem workflow berbasis email atau basis data Sistem mengintegrasikan permintaan oleh pemilik kebutuhan, persetujuan oleh manajer, dan pemesanan oleh pembeli. Pemesanan disampaikan dari satu orang ke orang lain, sampai memasuki antrian pemenuhan. Sistem ini mungkin diperluas dengan sistem akuntansi. 4. Pemesanan berbasis web Pembeli seringkali memiliki peluang untuk memesan secara langsung melalui website pemasok. Namun, kegiatan pemesanan ini mengandung rekeying (input berulang-ulang) dan tidak ada integrasi dengan sistem untuk permohonan ataupun akuntansi. 5. Sistem akuntansi Sistem akuntansi yang terintegrasi memungkinkan staf pembelian untuk memasukkan pemesanan yang kemudian dapat digunakan staf akuntansi untuk melaksanakan pembayaran ketika invoice diterima. 6. Sistem ERP atau e-procurement terintegrasi Pendekatan ini mengintegrasikan seluruh sistem di atas dan dapat juga diintegrasikan dengan sistem pemasok. Perusahaan menghadapi pilihan yang sulit dalam menerapkan e-procurement secara penuh. Pilihan yang tersedia biasanya antara mencoba menghubungkan sistem-sistem yang berbeda atau membeli sistem baru yang telah mengintegrasikan fitur-fitur yang dibutuhkan. Membeli sistem baru secara teknis mungkin adalah pilihan yang paling sederhana, namun mungkin lebih mahal daripada mencoba mengintegrasikan sistem-sistem yang ada, serta membutuhkan pelatihan ulang.

Sistem Workflow Berbasis Email Gambar berikut memperlihatkan email yang dibuat dengan sistem pengadaan elektronik sebagai bagian dari sistem workflow. Email memperlihatkan persetujuan manajer terhadap permintaan pembelian.

Perangkat Lunak Pengelolaan Dokumen Gambar berikut memperlihatkan perangkat lunak pengelolaan dokumen sebagai bagian terintegrasi dari sistem e-procurement. Perangkat lunak ini menampilkan invoice kertas dari pemasok (di panel kiri) yang telah dipindai ke dalam sistem dan sedang dibandingkan dengan informasi pemesanan elektronik yang dimasukkan sebelumnya (di panel kanan).

Tiga Model Utama E-Procurement untuk Pembeli Perhatikan gambar ini. Gambar ini memperlihatkan tiga model utama e-procurement untuk pembeli.

Tiga Model Utama E-Procurement untuk Pembeli (cont.) Tabel berikut menjelaskan perbandingan keuntungan dan kerugian dari tiga model e-procurement bagi pihak pembeli. Simaklah lebih lanjut untuk memahaminya.

Integrasi Sistem E-Procurement dengan Data Katalog Gambar berikut menunjukkan dua pilihan integrasi untuk pembeli yang ingin mengintegrasikan sistem internal seperti ERP dengan sistem eksternal. Perangkat lunak e-procurement khusus, berupa aplikasi khusus maupun middleware mungkin diperlukan untuk berantarmuka dengan komponen e-procurement dari sistem ERP. Bagaimana sistem e-procurement mengakses katalog harga dari pemasok? Pilihan pertama (a) adalah mengumpulkan katalog elektronik dari pemasok-pemasok ke dalam perusahaan, melewati firewall. Pendekatan tradisional ini memiliki kelebihan dalam hal lokasi data yang berada di dalam perusahaan dan dengan demikian siap untuk diakses. Bagaimanapun, jalur elektronik yang melewati firewall dibutuhkan untuk memperbarui katalog, dan ini terkadang diperoleh dengan memanfaatkan CD yang berisi katalog terbaru. Pembeli memiliki pandangan tunggal yang terintegrasi terhadap produk-produk dari pemasok-pemasok yang berbeda. Pilihan kedua (b) adalah dengan secara langsung mengakses katalog di website supplier atau perantara melewati firewall. Hubungan ke pihak perantara justru akan memberikan manfaat lebih karena pekerjaan mengumpulkan data dari berbagai pemasok sudah diselesaikan dan dalam format yang konsisten.

Implementasi E-Procurement (cont.) Gambar berikut menjelaskan katalog online sebagai dasar pembelian. Katalog ini merupakan representasi dari pandangan tunggal yang terintegrasi terhadap produk-produk dari pemasok-pemasok yang berbeda.

6 – E-Procurement Materi e-procurement selesai.