Analisis & Evaluasi Jabatan Bahan Mata Kuliah Manajemen SDM Mahasiswa S1 Kelas Karyawan, Universitas Darma Persada 21 Oktober 2017 Disiapkan dan disampaikan oleh: Yunus Triyonggo, PhD., CAHRI.

Definisi Jabatan Jabatan dapat didefinisikan sebagai kumpulan atau agregasi tugas, tugas dan tanggung jawab yang secara keseluruhan, dianggap sebagai tugas rutin bagi karyawan perorangan. Setiap jabatan memiliki “title” yang didasarkan pada spesifikasi standar dalam suatu pekerjaan; di mana tugas pekerjaan dapat dinilai sesuai keterampilan, kesulitan dalam melakukannya, atau kualitas pengerjaannya. Selanjutnya, pekerjaan bisa terdiri dari beberapa posisi, dimana posisi tersebut terkait dengan pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan tertentu.

Definisi Analisis Jabatan, Perancangan Jabatan, Evaluasi Jabatan Edwin Flippo (1980): “Analisis Jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan operasi dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu”. Job analysis is the systematic study of jobs to determine what activities and responsibilities they include, their relative importance in comparison with other jobs, the personal qualifications necessary for performance of the jobs and the conditions under which the work is performed (Jivani, 2014) Job analysis is the process of gathering and analyzing information about the content and the human requirements of jobs, as well as, the context in which jobs are performed. https://hr.unl.edu/compensation/nuvalues/jobanalysis.shtml/

Definisi Analisis Jabatan, Perancangan Jabatan, Evaluasi Jabatan Job Design “Job Design melibatkan usaha sistematis untuk mengatur tugas, tugas dan tanggung jawab ke dalam unit kerja untuk mencapai tujuan tertentu”. Job Evaluation “Evaluasi Jabatan adalah proses yang sistematis dan teratur untuk menentukan nilai jabatan sehubungan dengan jabatan lain”.

Metode pengumpulan informasi Analisis Jabatan: Wawancara Sumber Informasi Individual karyawan Kelompok karyawan Atasan yang berpengetahuan tentang jabatan tersebut Keuntungan Cepat, cara langsung mencari informasi yang terlewatkan Kerugian Informasi bisa terdistorsi • Format wawancara Terstruktur (daftar pengecekan) Tidak terstruktur Gary Dessler, 2008

Metode pengumpulan informasi Analisis Jabatan: Kuisioner Sumber Informasi Minta karyawan mengisi kuesioner untuk mendeskripsikan tugas jabatan dan tanggung jawabnya Keuntungan Cara cepat dan efisien mengumpulkan informasi dari sejumlah besar para karyawan Kerugian Biaya dan waktu dikonsumsi dalam persiapan dan pengujian daftar pertanyaan • Format kuisioner Daftar pengecekan terstruktur Pertanyaan terbuka Gary Dessler, 2008

Metode pengumpulan informasi Analisis Jabatan: Observasi Sumber Informasi Mengamati dan mencatat aktivitas fisik dari karyawan saat mereka menjalankan pekerjaan mereka Keuntungan Menyediakan informasi dari tangan pertama Mengurangi distorsi informasi Kerugian Memakan waktu Kesulitan dalam menangkap seluruh siklus kerja Kurang tepat jika pekerjaan melibatkan tingkat aktivitas mental yang tinggi Gary Dessler, 2008

Metode pengumpulan informasi Analisis Jabatan: Catatan Harian peserta Sumber Informasi Pekerja menyimpan buku harian kronologis tentang apa yang mereka lakukan dan waktu yang dihabiskan untuk setiap aktivitas Keuntungan Menghasilkan gambaran pekerjaan yang lebih lengkap Partisipasi karyawan terakomodir Kerugian Distorsi informasi Tergantung pada karyawan untuk secara akurat mengingat kegiatannya Gary Dessler, 2008

Kegunaan Job Analisis Perencanaan SDM Rekrutmen Seleksi personil Pelatihan dan Pengembangan Audit organisasi Evaluasi Jabatan Perancangan Jabatan Penilaian kinerja Perencanaan karir Keselamatan dan kesehatan kerja

Komponen Analisis Jabatan Deskripsi Jabatan Spesifikasi Jabatan

Deskripsi Jabatan Deskripsi Jabatan Penyusunan deskripsi jabatan diperlukan sebelum lowongan diiklankan. Ini menceritakan secara singkat sifat pekerjaan dan menekankan tentang persyaratan pekerjaan. Edwin Flippo: “Deskripsi jabatan adalah pernyataan faktual terorganisir dari tugas dan tanggung jawab pekerjaan tertentu yaitu tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana hal itu dilakukan dan mengapa“.

Deskripsi Jabatan Isi deskripsi jabatan meliputi: “Title” jabatan Lokasi organisasi jabatan Pengawasan yang diberikan dan yang diterima Bahan, alat, mesin dan peralatan yang diperlukan Siapa saja atasan langsung dan bawahannya Kelompok gaji, tunjangan, bonus, upah insentif, metode pembayaran, jam kerja, shift, dll. Daftar tugas lengkap yang harus dilakukan dipisahkan menurut harian, mingguan, bulanan dan kasual, perkiraan waktu yang akan dihabiskan untuk setiap tugas Definisi istilah yang tidak biasa Kondisi kerja: Lokasi, waktu, kecepatan pekerjaan, akurasi, bahaya kesehatan, bahaya kecelakaan Fasilitas pelatihan dan pengembangan Peluang dan saluran promosi

Spesifikasi Jabatan Spesifikasi pekerjaan didasarkan pada deskripsi jabatan, yaitu pernyataan tertulis tentang kualifikasi, sifat, fisik dan karakteristik mental yang harus memiliki oleh individu untuk melakukan tugas jabatan. Edwin Flippo: “Spesifikasi jabatan adalah pernyataan kualitas minimal manusia yang dapat diterima dan diperlukan untuk melakukan pekerjaan tertentu".

Spesifikasi Jabatan Spesifikasi jabatan berisikan: Kualifikasi pendidikan dan profesional Keterampilan Pengalaman praktis Kebugaran fisik Kualitas khusus yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan Intelijen, penilaian dan inisiatif diperlukan untuk melakukan pekerjaan

Rancangan Jabatan Rancangan Jabatan didefinisikan oleh Michael Armstrong (2001) sebagai “proses menentukan isi dari pekerjaan dalam hal tugasnya dan tanggung jawab; metode apa yang akan digunakan untuk melaksanakan pekerjaan, dalam hal teknik, sistem dan prosedur dan hubungan seperti apa yang seharusnya terjadi antara pemegang pekerjaan dan atasannya, bawahannya serta rekan kerja".

Tujuan perancangan jabatan Untuk memenuhi persyaratan organisasi persyaratan seperti produktivitas, efisiensi operasional, kualitas produk / jasa yang lebih tinggi dll. dan; Untuk memuaskan kebutuhan karyawan akan minat, tantangan, pencapaian atau prestasi, dll.

Rancangan Jabatan Rancangan Jabatan yang buruk dapat berakibat pada terjadinya: Kebosanan Meningkatkan tingkat karyawan keluar-masuk Menurunkan motivasi Tingkat kepuasan kerja rendah Produktivitas kurang optimal Meningkatkan biaya organisasi

Teknik Perancangan Jabatan Rotasi Jabatan (Job Rotation) Perluasan Jabatan (Job Enlargement) Pengkayaan Jabatan (Job Enrichment) Penyederhanaan Jabatan (Job Simplification)

Rotasi Jabatan Ini mengacu pada pergerakan seorang karyawan dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain melalui jangka waktu yang ditentukan Pekerjaan sendiri sebenarnya tidak berubah, hanya karyawan yang diputar di berbagai pekerjaan Seorang karyawan yang bekerja di pekerjaan lain beberapa hari atau bulan dan kembali ke pekerjaan pertama.

Rotasi Jabatan Ini akan membebaskan karyawan dari kebosanan dan hal yang monoton, meningkatkan keterampilan karyawan dalam berbagai pekerjaan dan mempersiapkan karyawan untuk memenuhi keadaaan kontinjensi. Ini juga dimaksudkan untuk memperbaiki citra diri pekerja dan memberikan pertumbuhan personal.

Rotasi Jabatan Namun demikian, rotasi jabatan bisa sangat terbatas potensinya untuk dijalankan; Ini tidak mengubah sifat dasar pekerjaan. Seorang karyawan diminta untuk melakukan beberapa pekerjaan monoton di tempat pekerjaan tunggal. Karena itu, karyawan yang menginginkan tantangan dan pekerjaan yang menantang masih merasa frustrasi. Selain itu, rotasi karyawan sering dapat menyebabkan interupsi dalam pekerjaan rutin organisasi.

Perluasan Jabatan (horisontal) Ini melibatkan penambahan atau perluasan tugas di pekerjaan dan pekerjaan menjadi operasi yang lebih bermakna Ini adalah strategi yang diadopsi banyak organisasi untuk memerangi dampak buruk dari pembagian kerja Fokusnya adalah memperbesar isi pekerjaan dengan menambahkan tugas dan tanggung jawab.

Perluasan Jabatan Ini melibatkan perluasan ruang lingkup dan luas dari pekerjaan dengan cara menugaskan operasi tertentu yang terkait erat. Misal: seorang pegawai di sebuah kantor melakukan pekerjaan mengetik, lalu ditugaskan untuk menyusun surat sederhana, sortasi surat dan pengisian dokumen. Ini akan mengurangi kebosanannya dan membuatnya puas dengan pekerjaannya. Efisiensinya juga akan meningkat.

Pengkayaan Jabatan (vertikal) Ini adalah hasil langsung dari Teori Motivasi Herzberg's Two Faktor. Karena berdasarkan asumsi untuk memotivasi personil, maka pekerjaan itu sendiri harus memberikan kesempatan untuk berprestasi, mendapatkan pengakuan, tanggung jawab, kemajuan dan pertumbuhan.

Pengkayaan Jabatan (vertikal) Ini melibatkan perluasan pekerjaan secara vertikal dengan meningkatkan jumlah tanggung jawab pekerja terkait dengan posisinya. Misal: seorang pekerja yang sebelumnya hanya memuat kotak untuk pengiriman ke trailer dapat diberikan tanggung jawab untuk memverifikasi bahwa pesanan pelanggan sudah benar.

Pengkayaan Jabatan (vertikal) Melalui pengkayaan kerja, otonomi, tanggung jawab dan kontrol menjadi bagian dari pekerjaan pekerja Hal ini pada gilirannya menyebabkan perasaan kepuasan yang lebih besar, motivasi yang tinggi dan meningkatkan produktifitas.

Penyederhanaan Jabatan Ini mengharuskan pekerjaan dipecah menjadi unit terkecil kemudian dianalisis. Setiap hasilnya yaitu subunit biasanya terdiri dari operasi yang relatif sedikit. Subunit ini kemudian ditugaskan ke pekerja sebagai total pekerjaan mereka. Hal ini dilakukan agar karyawan bisa melakukannya pekerjaan ini tanpa banyak pelatihan khusus. Banyak pekerjaan kecil juga bisa dilakukan serentak sehingga operasi yang lengkap bisa dilakukan lebih banyak segera. Studi waktu dan gerak dapat digunakan untuk penyederhanaan pekerjaan ini.

Keuntungan Penyederhanaan Jabatan Membutuhkan pelatihan yang lebih sedikit Biaya tenaga kerja tidak trampil lebih sedikit Meningkatkan kecepatan kerja

Evaluasi Jabatan Proses penentuan berapa besar pekerjaan seharusnya dibayar, menyeimbangkan dua tujuan: Keseimbangan Internal Daya Saing Eksternal

Keuntungan Evaluasi Jabatan Reduksi ketidaksetaraan gaji Spesialisasi Membantu dalam pemilihan karyawan Standarisasi Prosedur perbaikan, seleksi dan promosi

Metode Evaluasi Jabatan Ranking or job comparison Grading or job classification Non-kuantitatif Point rating Factor comparison Kuantitatif

Komite Evaluasi Jabatan Menjalankan 3 fungsi utama: Mengidentifikasi 10-15 key benchmarks Menyeleksi beberapa faktor kompensasi Mengevaluasi nilai masing-masing jabatan melalui satu metode