BAB XII SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sistem informasi manajemen (management information systems atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (2) SIM selalu berhubungan dengan pengolahan infonmasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing). SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi: 1. Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan. 2. Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (3) 3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems). 4. Sistem informasi personalia (personnel information systems). 5. Sistern informasi distribusi (distribution information systems). 6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems). 7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (4) 8. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems). 9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems). 10. Sistem informasi teknik (engineering information systems). Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management).

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (5) Top level management dan executive management dapat terdiri dan direktur utama (president), direktur (vice-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer divisi dan manajer-manajer cabang. Lower level management disebut dengan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (6) Top level management disebut juga dengar strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower level management dengan technical level.

KEGIATAN MANAJEMEN Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya di dalam organisasi. Kegiatan manajemen tingkat atas, menengah dan bawah adalah berbeda. Kegiatan-kegiatan manajemen mempengaruhi pengolahan informasi, karena informasi yang dibutuhkan berbeda untuk masing-masing tingkatan.

KEGIATAN MANAJEMEN (2) Kebutuhan informasi yang berbeda ini dapat diketahui dari masing-masing tingkatan dapat dikategorikan sebagai berikut: 1.   Perencanaan strategi (strategic planning), merupakan kegiatan manajemen tingkat atas. 2.   Pengendalian manajemen (management control), merupakan kegiatan manajemen tingkat menengah. 3. Pengendalian operasi (operational control), merupakan kegiatan manajemen tingkat bawah.

Perencanaan strategis Perencanaan strategi adalah proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan (goal) organisasi dan penentuan strategi-strategi. Pada dasarnya perencanaan strategi meliputi: 1. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi Lingkungan luar organisasi selalu berubah secara konstan dan perubahan perubahan ini mungkin dapat mengakibatkan perubahan terhadap strategi-strategi. Pengaruh dari lingkungan luar dapat berupa kesempatan-kesempatan pasar, teknologi, tekanan-tekanan politik, sosial, persaingan, inflasi dan lain sebagainya. Lingkungan luar dapat mempengaruhi jalannya organisasi.

Perencanaan Strategis (2) 2. Penetapan tujuan. Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi. Tujuan ditetapkan oleh manajemen tingkat atas di dalam proses perencanaan strategi yang bersifat jangka panjang (long-range). Misalnya tujuan perusahaan adalah dalam waktu 5 tahun menjadi penjual yang terbesar di dalam industri dengan menguasai 60% pasar.

Perencanaan Strategis (3) 3. Penentuan strategi. Manajemen tingkat atas menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan-tujuannya. Inilah yang disebut dengan strategi. Dengan strategi semua kemampuan yang berupa sumber-sumber daya dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat diraih. Sumber-sumber daya organisasi dapat berupa sumber-sumber daya yang terlihat seperti misalnya material, modal, personil serta sumber-sumber daya kesempatan-kesempatan lingkungan luar organisasi.

Perencanaan Strategis (4) Contoh strategi misalnya adalah memasuki pasar baru, mengembangkan produk baru, perubahan metode distribusi, penggunaan komputer untuk pelayanan langganan dan sebagainya. Bila strategi berhasil dilakukan, maka tujuan organisasi yaitu penguasaan 60% pasar akan dapat tercapai. Strategi ditentukan oleh manajemen tingkat atas dan dilakukan oleh manajemen tingkat menengah dan tingkat bawah.

ORGANISASI SISTEM INFORMASI Sistem informasi di dalam suatu organisasi berada di dalam suatu departemen tersendiri, departemen sistem informasi atau departemen pengolahan data elektronik (electronic data processing). Departemen ini dapat dipimpin oleh seorang manajer sistem informasi atau oleh controller. Controller merupakan kepala eksekutif akuntansi.

ORGANISASI SISTEM INFORMASI(2) Ada yang menyebut controler dengan sebutan yang lain, yaitu manajer kantor (office manager), bendaharawan (treasurer), asisten bendaharawan (assistant treasurer), sekretaris (secretary), atau manajer perencanaan dan pengendalian (manager of planning and controls), atau direktur keuangan (vice-president finance).

Departemen PDE dibawah controller Dalam struktur organisasi ini, controller tidak hanya membawahi departemen akuntansi saja, tetapi juga mempunyai tanggung jawab terhadap departemen sistem informasi atau PDE (Pengolahan Data Elektronik). Pengaturan seperti ini mempunyai beberapa keuntungan sebagai berikut ini. 1. Perubahan dari sistem manual ke sistem komputer dengan diterapkannya departemen PDE tidak terlalu mengejutkan dan mudah diterima karena bukan merupakan departemen yang terpisah.

Departemen PDE dibawah controller (2) 2. Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi dan pelaporan keuangan terpusat dengan PDE sehingga fungsi dari akuntansi yang bertanggung jawab terhadap pengolahan transaksi serta penyediaan informasi keuangan kepada manajer fungsi yang lainnya dan kepada pihak luar lebih efektif 3. Karena keberhasilan aplikasi komputer didalam kegiatan akuntansi seperti misalnya penggajian, piutang dagang dan pengendalian persediaan merupakan tanggung jawab akuntan sedang akuntan terlibat langsung didalamnya, maka diharapkan pengembangan aplikasi tersebut dapat lebih mengena.

Departemen PDE Dibawah Manajer PDE Di beberapa organisasi, fungsi sistem informasi atau PDE diorganisasikan secara terpisah dari fungsi akuntansi dan dibawah tanggung jawab manajer tersendiri, yaitu manajer PDE atau manajer sistem informasi. Alasan bahwa departemen sistem informasi (juga disebut dengan departemen PDE) berdiri sendiri tidak dibawah controller adalah karena departemen PDE sebagai service department tidak hanya mengolah data akuntansi saja, tetapi juga mengolah data non-akuntansi.

Departemen PDE Dibawah Manajer PDE (2) Jika lokasi departemen PDE dibawah controller, informasi keuangan cenderung mendominasi sistem mi, karena controller akan lebih menekankan pada masalah-masalah keuangan saja, sebagai akibatnya bagian-bagian lainnya dalam organisasi akan tidak puas terhadap ke butuhan-kebutuhan informasinya. Dengan memisahkan fungsi sistem informasi (PDE) dibawah tanggung jawab manajer sistem informasi, maka serupa aspek yang berhubungan dengan pengolahan, data akan dapat dilaksanakan dengan lebih efektif, karena pengetahuan manajer PDE sebagai spesialis di bidangnya lebih baik dibandingkan dengan controller.

Departemen PDE. Untuk organisasi yang kecil, departemen PDE hanya terdiri dan sejumlah kecil personil-personil yang bertanggung jawab hanya untuk mengoperasikan peralatan-peralatan komputer saja. Departemen ini hanya terdiri dari beberapa fungsi analis sistem (system analyst), beberapa pembuat program (programmer) dan beberapa orang yang memasukkan data (data entry operator). Bahkan untuk perusahaan yang lebih kecil lagi, analis sistem dan programmer tidak diperlukan, karena menggunakan program-program yang sudah jadi dalam bentuk paket.

Departemen PDE (2) Dalam organisasi departemen PDE yang lebih besar, masing-masing fungsi tersebut dapat dilakukan oleh ratusan personil. Bila organisasi PDE telah berkembang sedemikian rupa, maka masing-masing fungsi dalam departemen PDE harus diatur kembali dan dibagi-bagi lagi menjadi beberapa fungsi yang penting.