PENDISTRIBUSAIAN, PENGAMBILAN KEMBALI DAN PENGEMBALIAN RM PERTEMUAN 11 LILY WIDJAYA, SKM,MM PRODI REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS ILMU-ILMU KESEHATAN

KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN Menjelaskan dan memperagakan cara pendistribusian RM dengan benar

PENDISTRIBUSIAN DAN PENGAMBILAN KEMBALI BERKAS R M Untuk itu diisi formulir peminjaman rangkap 3; 1. Lembaran 1 u/ R M diletakkan pada kotak lembaran peminjaman 2. Lembaran 2 u/ ditempel pada outguide ( tracer) 3. Lembaran 3 u/ peminjam

KONSEP PEMINJAMAN REKAM MEDIS PROSEDUR PEMINJAMAN Dalam kegiatan penyimpanan dan pengambilan kembali agar pelaksanaan dapat di simpan dan di ambil kembali dengan cepat dan tepat serta dapat di pelihara/dapat di simpan dalam waktu yang lama tanpa cepat rusak, maka sarana dan prasarananya harus mendukung,yaitu sebagai berikut: a) Ruang penyimpanan b) Alat penyimpanan c) Petunjuk penyimpanan atau penyekat antara beberapa RM d) Pelindung rekam medis e) Bon peminjaman f) Outguides (petunjuk keluar) atau tracer g) Alat penunjang lainnya.

KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN Menjelaskan dan memperagakan cara pendistribusian RM dengan benar

KETENTUAN DAN PROSEDUR PENYIMPANAN Rekam medis sebelum di simpan harus di sortir terlebih dahulu Hanya petugas rekam medis yang menangani penyimpanan dan pengambilan rekam medis, kecuali petugas khusus. Rekam medis yang rusak atau terlepas dari sampulnya harus segera di perbaiki. Pemeriksaan/Audit penyimpanan harus dilakukan secara periodik (untuk menemukan salah simpan atau RM yang belum kembali pada waktunya) RM yang penting(berkaitan dengan hukum) di simpan di tempat khusus yang terjaga kerahasiaannya. Petugas harus memelihara agar RM terjaga kerapihan dan kebersihannya. RM yang dalam proses (Assembling,Analisa dan lain-lain) di simpan di meja/rak tertentu. Koordinator penyimpanan harus membuat laporan: 1) Jumlah RM yang keluar/dipinjam 2) Jumlah permintaan darurat 3) Jumlah salah simpan 4) Jumlah yang RM yang tidak di temukan

PENGAMBILAN KEMBALI REKAM MEDIS Kegiatan pengambilan kembali rekam medis dari tempat penyimpanan di lakukan karena kebutuhan diantaranya: a) Untuk berobat jalan/control b) Untuk rawat inap c) Untuk penelitian d) Untuk pendidikan e) Untuk pengadilan f) Untuk Analisa kuantitatif dan kualitatif

KETENTUAN PENGAMBILAN KEMBALI REKAM MEDIS Setiap RM yang di ambil kembali/keluar harus di ganti menggunakan out guide/petunjuk keluar Peminjam harus mengembalikan tepat waktu dalam keadaan baik Ditentukan kebijakan /peraturan berapa lama/ waktu RM dapat di luar rak penyimpanan sesuai dengan jenis peminjamnanya.Idealnya setelah jam kerja sudah kembali lagi. RM tidak boleh di bawa keluar RS kecuali atas perintah pengadilan. Peminjaman RM untuk keperluan pembuatan makalah,riset,dll oleh dokter/tenaga kesehatan lainnya sebaiknya di kerjakan di ruang RM. Mahasiswa dapat meminjam RM jika mempunyai surat pengantar dari dokter ruangan. Untuk pasien yang di rujuk,RM tidak boleh di bawa cukup dengan resume akhir pelayanan.

PROSEDUR PENGAMBILAN KEMBALI REKAM MEDIS Setelah ada permintaan untuk peminjaman, maka sebelum di lakukan pengambilan kembali di buatkan bon peminjaman (rangkap 3). Menyimpan bon peminjaman pada RM, Out Guide dan pada kotak Bon peminjaman di unit RM atau di tempat yang meminjamnya. Menyimpan Out Guide pada tempat RM yang di ambil. Apabila ada perpindahan peminjaman maka di catat pada slip transfer dan di beritakan ke unit RM Slip transfer di simpan di Out Guide.

PRAKTEK PENDISTRIBUSIAN, PENGAMBILAN KEMBALI DAN PENGEMBALIAN RM Menjelaskan hal-hal terkait dengan pendistribusaian, pengambilan kembali dan pengembalian RM Menyiapkan alat peraga yang dibutuhkan dalam praktek ini