PERTEMUAN I “EHAT PERMANA” SISTEM BERKAS & AKSES PERTEMUAN I “EHAT PERMANA”

PENGERTIAN SISTEM BERKAS ATAU PENGARSIPAN Suatu Sistem untuk mengetahui bagaimana cara menyimpan data dari file tertentu dan organisasi file yang digunakan SISTEM AKSES Cara untuk mengambil informasi dari suatu file

BERKAS & AKSES Cara untuk membentuk suatu arsip / file dan cara pencarian record – recordnya kembali Sistem Pengorganisasian, pengelolaan dan penyimpanan data pada alat penyimpan eksternal dengan organisasi file. Penyimpanan data dilakukan secara fisik. Teknik yang digunakan untuk menggambarkan dan menyimpan record pada file disebut organisasi file.

BERKAS & AKSES Secara lebih spesifik pengarsipan dan akses berhubungan dengan : 1. Insert : Menyisipkan data baru atau tambahan ke dalam tumpukan data lama 2. Up-Date : Mengubah data lama dengan data baru, perubahan ini bisa sebagian atau keseluruhan 3. Reorganisasi : Penyusunan kembali record – record dari suatu file (untuk jumlah data tetap)

ISTILAH - ISTILAH ELEMEN DATA Salah satu nilai tunggal dengan satu petunjuk nama dan deskripsi karakteristik seperti tipe char, nomor, kode dan panjang karakter atau digit. ITEM DATA Tempat penyimpan setiap atribut dari sebuah entitas

ISTILAH - ISTILAH ENTITAS Suatu objek yang dapat dibedakan dari lainnya. Objek disini dapat berupa barang, orang atau peristiwa ATRIBUT Karakteristik yang menjadi ciri dari entitas / Deskripsi data yang bisa mengidentifikasikan entitas

ISTILAH - ISTILAH RECORD Kumpulan item data yang saling berhubungan FIELD Suatu elemen yang memiliki attribut dan harga dan merupakan unit informasi terkecil yang bisa diakses

ISTILAH - ISTILAH FILE Sekumpulan record dari tipe tunggal yang berisi elemen – elemen data yang menggambarkan himpunan entitas ACCESS DATA Satu cara dimana suatu program mengakses secara fisik record – record dalam file penyimpan

KLASIFIKASI DATA KELOMPOK DATA TETAP Kelompok data yang tidak mengalami perubahan, paling tidak dalam kurun waktu yang lama. KELOMPOK DATA TAK TETAP Kelompok data yang secara rutin mengalami perubahan

KLASIFIKASI DATA KELOMPOK DATA YANG BERTAMBAH MENURUT WAKTU Kelompok data yang merupakan data akumulasi dari kelompok data tetap dan kelompok data tak tetap

KLASIFIKASI BERKAS MASTER FILE Merupakan jenis berkas yang paling penting 1. Reference master File (berkas induk penunjuk) Berisi Record yg tak berubah atau jarang berubah 2. Dynamic master file (berkas Induk dinamik) Berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu tertentu

KLASIFIKASI BERKAS TRANSACTION FILE Berisi record – record yang akan memperbaharui / mengupdate record – record yang ada pada berkas induk. Mengupdate dapat berupa : penambahan record, penghapusan record.

KLASIFIKASI BERKAS REPORT FILE Berisi record – record yang disusun sedemikian rupa sehingga memudahkan pemakai / user mendapatkan informasi dari berkas tersebut WORK FILE Berisi record – record yang diperlukan sementara.

KLASIFIKASI BERKAS PROGRAM FILE Berisi perintah – perintah untuk memproses data. Perintah dapat ditulis dalam bahasa tingkat tinggi. DUMP FILE Berkas ini dipakai untuk tujuan pengamanan (security) mencatat tentang kegiatan peng- update-an, transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan

KLASIFIKASI BERKAS LIBRARY FILE Berkas ini dipakai untuk penyimpanan program aplikasi atau program utilitas HISTORY FILE Berkas ini merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan berkas induk dan berkas transaksi

KLASIFIKASI BERKAS (DARI CARA MENGAKSES BERKAS) INPUT FILE Berkas yg hanya dapat dibaca oleh sebuah program OUTPUT FILE Berkas yang hanya dapat ditulis oleh sebuah program INPUT/OUTPUT FILE berkas ini dapat dibaca dari dan ditulis ke selama eksekusi berlangsung

PENGORGANISASIAN BERKAS MERUPAKAN SUATU TEKNIK YANG DIPAKAI UNTUK MENGGAMBARKAN DAN MENYIMPAN RECORD – RECORD DALAM SEBUAH BERKAS. Teknik dasar dari organisasi berkas yaitu : - Sequential - Relative - Indexed sequential - Multikey

PENGORGANISASIAN BERKAS (CARA PENGAKSESAN) DIRECT ACCESS Suatu cara pengaksesan record yang langsung, tanpa mengakses seluruh record yang ada SEQUENTIAL ACCESS Suatu cara pengaksesan record, yang didahului pengaksesan record – record didepannya.

OPERASI BERKAS Cara memilih organisasi berkas tidak terlepas dari 2 aspek utama yaitu : 1. Model Penggunaan 2. Model Operasi berkas

MODEL PENGGUNAAN BATCH Suatu proses yang dilakukan secara group atau kelompok ITERATIVE Suatu proses yang dilakukan secara satu persatu yaitu record demi record

MODEL OPERASI BERKAS CREATION Pembuatan Berkas, ada 2 cara : 1. membuat struktur berkas lebih dahulu dan menentukan banyaknya record, baru kemudian record – record dimuat (load) ke dalam berkas tersebut 2. Mebuat berkas dengan cara merekam record demi record

MODEL OPERASI BERKAS UPDATE Pengubahan isi dari berkas diperlukan untuk menjaga berkas itu tetap up to date. Ada tiga bagian : 1. Penyisipan atau penambahan record 2. Perbaikan record 3. Penghapusan record

MODEL OPERASI BERKAS RETRIEVAL Pengaksesan sebuah berkas untuk tujuan mendapatkan informasi. Keduanya berbeda dalam hal : - Volume data yang dihasilkan - Model Penggunaannya / proses

MODEL OPERASI BERKAS RETRIEVAL 1. Inquiry Volume data rendah, model proses iterative 2. Report Generation Volume data tinggi, model proses batch

MODEL OPERASI BERKAS RETRIEVAL Menurut ada tidaknya persyaratan retrieval dibagi : 1. Comprehensive retrieval Mendapatkan informasi dari semua record dalam sebuah berkas. 2. Selective retrieval Mendapatkan informasi dari record – record tertentu berdasarkan persyaratan tertentu

MODEL OPERASI BERKAS MAINTENANCE Perubahan yang dibuat terhadap berkas dengan tujuan memperbaiki program dalam mengakses berkas tersebut. 1. Restrukturing Perubahan struktur berkas 2. Reorganization Perubahan organisasi berkas dari organisasi yang satu, menjadi organisasi berkas yang lain