INDRIANA DEWI MUSTIKARINI 15080314068 ARSIP MANUAL KELOMPOK : RAHMAT HIDAYAT 15080314022 YUANIDA ELLEN TAMAYA 15080314034 INDRIANA DEWI MUSTIKARINI 15080314068

SIKLUS HIDUP ARSIP MANUAL Barber (2000) menjelaskan bahwa saat ini hampir sebagaian besar organisasi masih menggunakan atau mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola masih berupa kertas, CD maupun media fisik lainnya. Dalam mengelola arsip secara manual, organisasi harus mengklasifikasikan dan mengelolanya dalam dua tipe dokumen, yaitu dokumen aktif dan inaktif. Quible (2001) memberikan gambaran umum mengenai pemanfaatan, pengelolaan, dan / atau dimusnahkan yang dapat disusun sebagai berikut: 100% dokumen dipertahankan kerena memiliki nilai jangka panjang; 25% dokumen disimpan pada berkas dokumen aktif; 30% dokumen disimpan pada berkas dokumen inaktif; 35% dokumen tidak berguna dan dapat dimusnahkan.

Siklus Hidup Arsip atau Dokumen Siklus hidup arsip adalah proses penciptaan hingga pemusnahan sebuah arsip atau dokumen di dalam suatu organisasi. Siklus Hidup Arsip atau Dokumen I Penciptaan II Pemanfaatan III Penyimpanan IV Retrieval V Diposisi

Tahap pertama, Penciptaan Tahapan ini merupakan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi. Contohnya: Dokumen Bill of Materials Tahap kedua, Pemanfaatan Tahapan ini merupakan implementasi dari aturan main yang telah disusun pada tahap sebelumnya, yaitu bagaimana mengefesienkan proses retrieval maupun pendistribusian arsip kepada pihak yang berkepentingan, termasuk bagaimana pergerakan (flow of work) dokumen yang sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya. Contohnya: Undangan yang terlambat disampaikan menjadi tidak berarti bagi yang menerimanya. Tahap Ketiga, Penyimpanan Tahapan ini merupakan proses bagaimana sebuah dokumen diperlakukan setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi. Bagi dokumen aktif dengan frekuensi penggunaan lebih dari 12 kali dalam setahun, perlu diberikan perhatikan dalam pemanfaatannya

Tahap keempat, Retrieval Tahapan ini lebih menitikberatkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan melacaknya apabila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu. Contohnya: Pengklasifikasian yang dilakukan petugas perpustakaan harus mengetahui keberadaan buku sebuah buku yang di pinjam oleh siapa, sejak kapan, dan sampai kapan, hingga mekanisme berakhir. Tahap kelima, Disposisi Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa memenuhi asas untuk dimusnakan. Contohnya: Mereproduksi data yang telah di scanner ke dalam CD-R,DVD-RW, maupun external storage device (flash disk dan external hard disk).

Sistem Penyimpanan Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan kombinasi kedua sistem (Quible, 2001). Sistem Sentralisasi Semua dokumen disimpan di pusat penyimpan, unit bawahannya yang ingin menggunakan dapat menghubungi pusat sesuai keperluaannya. Beberapa keuntungaan menggunakan sistem sentralisasi, antara lain : Mencegah duplikasi Layanan yang lebih baik Adanya keseragaman Menghemat waktu Menghemat ruangan, peralatan, alat tulis kantor Jasa kepada bagian lain

Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu Adanya keseragaman dalam dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen Pelayanan dokumen di bawah satu atap Beberapa kerugian sistem sentralisasi, antara lain: Kesulitan fisik Kebocoran informasi Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen Pemakaian tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan

2. Sistem Desentralisasi Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit. Beberapa keuntungan dari penggunaan sistem desentralisasi, antara lain: Dekat dengan pemakai Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian sistem di bagian yang bersangkutan Menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas Beberapa kerugian sistem desentralisasi adalah: Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan Banyak duplikasi atas dokumen yang sama Keuntungan spesialisasi berupa tenaga arsip yang terlatih dan profesional tidak diperoleh Mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan dengan dua bagian atau lebih

Sistem kombinasi Pada sistem kombinasi ini ,masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah kontrol sistem pusat. Pada sistem kombinasi ,tanggung jawab sistem berada di pundak Manajerdokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengolahan dokumen sebuah organisasi. Petugas akan menyusun dan mengembangkan jaringan sistem kontrol dan prosedur operasional sistem kearsipan.

Kelebihan sistem kombinasi Adanya sistem peyimpanan dan temu balik yang seragam Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang Menekan duplikasi dokumen Memungkinkan penggandaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan Karena dokumen yang bertautan tidak di tempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan densentralisasi akan dibawa kesistem komkbinasi, walaupun dapn diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat Kekurangan sistem kombinasi

Penyimpanan arsip Dokumen perlu dicatat, diberkaskan ,di simpan di temubalikan untuk keperluan pemakai.kegiatan tersebut tentunya memerlukan perlengkapan dan peralatan penyimpanan beserta prosedur pengelolaannya.

Kriteria pemilihan peralatan Jenis dokumen yang di simpan Jenis dokumen yang akan di simpan perlu diperhatikan , misalnya apakan dokumen yang akan di simpan terbuat dari kertas , kartu , bentuk mikro, dokumen ukuran besar , materi audiovisual ,bentuk magnetik atau elektronik. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan Peralatan yang bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan dan di manfaatkan oleh penggunanya. Kebutuhan ruangan Sebuah perusahaan atau organisasi harus menempati lokasi yang strtegis guna mendapatkan citra yang bagus dimata stakholdersnya.kondisi ini akan berdampak pada tingginya harga sewa rungan kantor dan patut dipertimbangkan dalam melakukan pemilihan peralatan penyimpanan dokumen perusahaan atau organisasi.

Biaya operasional penyimpanan Pertimbangan keamanan Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan, misalnya dokumen kebijakan perusahaan , sementara dokumen lain seperti data personalia maupun data keuangan perusahaan tentunya harus dibatasi pada orang yang mempunyai otorisasi. Biaya peralatan Faktor lain yang patut di perhatikan adalah ketersediaan peralatan tersebut di indonesia . bpatut di pertimbangkan juga bahwa tidak semua peralatan buatan luar negeri lebih baik, bahkan ada juga yang mutunya lebih rendah dari buatan dalam negeri. Biaya operasional penyimpanan Biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen ,biaya alat tulis kantor yang setara dan biaya ruang yang di perlukan untuk menyimpan peralatan. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur Jumlah pemakai yang mengakses dokumen merupakan hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan

Faktor-faktor yang perlu di pertimbangkan Peralatan simpan semacam folder harus setara pemanfaatannya dengan peraralatan yang telah dan akan dibeli pada masa yang akan datang Kesetaraan peralatan Produsen sadar akan pentingnya efisiensi dalam proses peyimpanan dan pencarian sebuah dokumen pada produk mereka. Efisiensi Kualitas alat tulis kantor di tentukan oleh berat atau jenis materi yang digunkan dalam pembuatannya, Kualitas Meminimumkan biaya merupakan salah satu faktor utama dalam memepertimbangkan pembelian peralatan simpan pada berbagai organisasi Ekonomis

Peralatan penyimpanan Peralatan menyimpan dapat di golongkan menjadi peralatan manual, mekanis dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen .

Vertical filling cabinet Spindle File Vertical filling cabinet Alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku yang menganga ke atas yang di tancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatakan revolusioner karena dokimen kertas dapat langsung di tancapkan ke paku tersebut dan tidak banyak memakan tempat. Dokumen kertas pada mulanya di seimpan mendatar dan apabila bertambah banyak akan di susun menurut abjad dan di tegakkan .

5. Unit Box Lateral File . Merupakan rancangan kotak khusus yang dapat digantung pada rel yang di tempelkan pada tiang sepanjang rel. Sehingga tidak perlu mengambil folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen Contoh :

Card File Alat yang digunaka untuk menyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga pemakai dapat menggunakannya sebagai referensi informasi yang dibutuhkan. Ada 3 jenis kartu yang digunakan yaitu : Index Card : Aperture Card : Ledger Card :

Microrecord File Laci penyimpanan vertikal yang terdiri dari kartu berukuran kecil. Biasanya 1 lemari terdiri dari 4 -11 laci dan terbuat dari berbagai ukuran serta bahan. Muali dari plastik tahan banting hingga logam. Kotak ini bisa memudahkan akses dan pemanfaatan ruangan yang efisien . Contoh :

7.3 PERENCANAAN RUANGAN Keberadaan dokumen biasa terdapat diarea kantor utama. Jadi perencanaan ruangan kantor harus dimaksimumkan dengan biaya se efisien mungkin. Ketersediaan ruang kantor juga akan menentukan jenis perlatan maupun tata letaknya. Salah satu faktor dalam perencanaan tata ruang kantor ialah kemampuan ruang mengampu berat dokumen yang akan disimpan pada ruang tersebut.

7.4 PEMUSNAHAN ARSIP Ada 2 cara yaitu : Membuat Berita Acara Pemusnahan Berita cara ini memuat deskripsi dokumen inaktif yang dimusnahkan, tempat dan tanggal pemusnahan, serta metode pemusnahan yang digunakan. Surat pemerintah pemusnahan biasanya disertakan dalam berita acara .

7.4 PEMUSNAHAN ARSIP Pemindahan ke Depo Arsip Dokumen inaktif yang tidak dimusnahkan akan dserahkan ke depo arsip dan namanya berubah menjadi arsip statis .

4 Metode Pemusnahan Menurut Basuki (2003) 7.4 PEMUSNAHAN ARSIP Pencacahan Pemusnahan Kimiawi 4 Metode Pemusnahan Menurut Basuki (2003) Pembakaran Pembuburan