PENGENDALIAN INTERN & KAS

Pengendalian Internal (Internal Control) secara luas diartikan sebagai prosedur-prosedur serta proses-proses yang digunakan perusahaan untuk melindungi aset perusahaan, mengolah informasi secara akurat, serta memastikan kepatuhan pada hukum dan peraturan yang berlaku.

TUJUAN PENGENDALIAN INTERNAL PERLINDUNGAN TERHADAP ASET INFORMASI YANG AKURAT KEPATUHAN PD HUKUM & PERATURAN YG BERLAKU

Pengendalian internal dapat melindungi aset perusahaan dari pencurian, kecurangan, penyalahgunaan atau kesalahan penempatan. Pengendalian internal yang paling serius adalah kecurangan yang dilakukan oleh karyawan (employee fraud). Informasi yang akurat sangat penting untuk menjalankan perusahaan dengan sukses. Perlindungan aset serta informasi yang akurat sering kali berjalan beriringan, alasannya karyawan yang berbuat curang harus melakukan penyesuaian pencatatan akuntansi agar dapat menyembunyikan kecurangannya. Perusahaan harus patuh pada hukum, peraturan serta standar pelaporan keuangan yang berlaku. Contoh standar serta hukum mencakup peraturan mengenai lingkungan hidup, klausul perjanjian, peraturan kesehatan dan lain2.

Elemen-Elemen Dalam Pengendalian Internal Lingkungan Pengendalian Penilaian Risiko (Risk Assessment) Prosedur Pengendalian Pengawasan Informasi & Risiko

Lingkungan Pengendalian Merupakan perilaku manajemen dan karyawan secara keseluruhan mengenai pentingnya pengendalian. Beberapa faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian : Filosofi & gaya operasional manajemen, cth  manajemen yg berlebihan menekankan pentingnya pencapaian target operasi & menyimpang dr kebijakan pengendalian, scr tdk langsung mendorong karyawan mengabaikan pengendalian. Struktur Organisasi Perusahaan, cth  jaringan toko A mengelola tokonya sebagai unit bisnis yang terpisah, stp manajer toko memiliki otoritas penuh thd kebijakan harga & aktivitas operasi lainnya. Dalam hal ini tanggung jawab manajer dalam membangun lingkungan pengendalian yang efektif. Kebijakan Personalia, cth  kebijakan personalia meliputi pemberian kontrak kerja, pelatihan, evaluasi, kompensasi, dan promosi karyawan. Lingkungan pengendalian internal dapat menjadi lbh baik jika dapat memberi keyakinan bahwa karyawan yg kompeten dan jujur yg akan dipekerjakan dan dipertahankan.

Penilaian Risiko Semua perusahaan menghadapi risiko, yang bisa berupa permintaan pelanggan, ancaman pesaing, perubahan peraturan, perubahan dalam faktor-faktor ekonomi, seperti tingkat suku bunga maupun pelanggaran karyawan thd kebijakan dan prosedur perusahaan. Manajemen harus menilai risiko2 tsb dan melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mengendalikannya, shg tujuan pengendalian internal dapat dicapai. Contoh  manajer operasional gudang dapat menganalisa cedera punggung pada karyawan yg mungkin mengakibatkan adanya tuntutan hukum. Jika manajer berpendapat bahwa risiko itu penting, maka perusahaan dapat membeli alat bantu punggung untuk karyawan gudang & mewajibkan mereka memakai alat tersebut.

Prosedur Pengendalian Pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan. Tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan harus dibagi antara dua orang atau staf atau lebih untuk menekan kemungkinan terjadinya ketidakefisienan, kesalahan dan kecurangan. Operasional, Penyimpanan Aset & Akuntansi Kebijakan pengendalian harus menetapkan tanggung jawab berbagai macam aktivitas usaha. Tanggung jawab untuk operasi, penyimpanan aset, dan akuntansi harus dipisahkan untuk mengurangi terjadinya kesalahan dan kecurangan. Bukti & Tindakan Keamanan Bukti-bukti dan tindakan keamanan harus digunakan untuk melindungi aset dan memastikan data akuntansi dapat dipercaya. Contoh prosedur pengendalian

Pengawasan Pengawasan terhadap sistem pengendalian internal dapat menemukan kelemahan- kelemahan dan memperbaiki efektivitas pengendalian. Sistem pengendalian internal dapat diawasi melalui usaha manajemen yang berkelanjutan atau evaluasi terpisah. Upaya pengendalian yang berkelanjutan termasuk memantau perilaku karyawan dan sinyal peringatan dari sistem akuntansi. Contoh.

Informasi & Komunikasi Informasi dan komunikasi merupakan elemen penting dalam pengendalian internal. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian serta pengawasan dibutuhkan manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan kepatuhan pada pelaporan, hukum dan peraturan yang diperlukan. Contoh  manajemen menggunakan informasi dari Dewan Standar Akuntansi Keuangan (DSAK) Indonesia untuk menilai pengaruh kemungkinan perubahan pada standar pelaporan.

KAS KAS (CASH)  MELIPUTI UANG LOGAM, UANG KERTAS, CEK, GIRO, WESEL, DAN SIMPANAN UANG YANG TERSEDIA UNTUK DITARIK KAPAN SAJA DARI BANK & LEMBAGA KEUANGAN LAINNYA. KAS MENJADI ASET YG PALING MUNGKIN UNTUK DICURI & DISALAHGUNAKAN OLEH KARYAWAN KARENA MUDAH DIPINDAHTANGANKAN.

Ada beberapa item yang perlu dipertimbangkan dalam akuntansi kas: Sertifikat deposito (certificates deposit / CDs), sertifikat deposito harus diklasifikasikan sebagai investasi jangka pendek dan bukan kas. Sebab CDs dapat dicairkan apbl telah jatuh tempo, hal ini berarti ada batasan penggunaan kas Cek Mundur (Postdated Checks), cek yang dapat diuangkan pada tanggal yang tercantum dalam cek tersebut. Cek mundur dapat diklasifikasikan sbg kas setelah tanggal cek tsb dapat diuangkan Cek kosong (Not sufficient funds), terjadi karena rekening koran perusahaan yang mengeluarkan cek tidak mempunyai dana, cek dalam keadaan rusak atau kesalahan informasi yang tercantum dlam cek. Item ini lebih tepat dilaporkan sebagai piutang daripada kas Biaya yang dibayar dimuka, item seperti perangko, uang muka karyawan, asuransi dibayar dimuka, sewa dibayar dimuka, lebih tepat dilaporkan sebagai biaya dibayar dimuka drpd kas

Ada beberapa item yang perlu dipertimbangkan dalam akuntansi kas: (lanjutan) Bank Overdraft, terjadi karena pemilik dana (deposan) menulis cek dalam jumlah yang lebih besar dibandingkan dengan jumlah dana yang disimpan di bank. Item ini dilaporkan sebagai utang lancar Cek yang belum dikirimkan (undelivered checks), cek yang telah dibuat tetapi belum diserahkan kepada pihak yang berhak menerima. Jika pada tanggal neraca terdapat item seperti ini, maka dapat diklasifikasikan sebagai kas. Saldo kompensasi (Compensating balances), merupakan saldo minimum yang harus dipertahankan di bank sebagai jaminan atas sejumlah dana yang dipinjam. Saldo kompensasi harus diungkap dalam catatan atas statemen keuangan perusahaan.

Pengendalian Penerimaan Kas Kas yang diterima dari penjualan tunai Diawal masa giliran kerja, kasir diberi uang kas yang telah ditentukan jumlahnya (saldo awal) dan disimpan dalam laci sebagai uang kembalian untuk pelanggan. Di akhir masa giliran kerja, kasir dan pengawas hrs menghitung uang kas, dimana jumlahnya harus sama dengan jumlah kas awal ditambah penjualan tunai hari tersebut. Kas yang diterima melalui cek atau giro Perusahaan harus meminta pelanggan untuk menuliskan nama perusahaan sebagai penerima uang yang sah di lembar cek atau giro pembayaran dari pelanggan. Kas yang diterima melalui transfer dana elektronik kas

Pengendalian Terhadap Pembayaran Kas Pengendalian terhadap kas harus memberikan keyakinan yang memadai bahwa pembayaran dilakukan untuk transaksi yang diotorisasi. Sistem Voucher  serangkaian prosedur untuk memberi kuasa dan mencatat kewajiban dan pembayaran kas. Kas Yang dibayar Melalui Transfer Dana Elektronik

Penggunaan Rekening Bank Alasan utama perusahaan menggunakan rekening bank adalah untuk tujuan pengendalian. Penggunaan rekening bank dapat mengurangi jumlah uang tunai yang tersimpan di toko atau kantor. Rekening bank memberikan pencatatan independen atas transaksi kas yang dapat digunakan untuk memeriksa pencatatan transaksi perusahaan.

REKENING GIRO DI BANK Empat kegiatan yang harus dipahami agar kita memahami bgmn rekening giro di bank beroperasi adalah sbb : Membuka rekening giro Penyetoran bank Pembayaran dengan menarik check Beban administrasi bank dan bunga (jasa giro) Laporan bank

Rekonsiliasi Bank Dalam pengelolaan kas perusahaan, setiap penerimaan perusahaan sebaiknya harus disetorkan ke bank dan sebaliknya pengeluaran perusahaan harus menggunakan cek. Praktek tersebut sering menyebabkan timbulnya perbedaan antara: saldo kas menurut catatan perusahaan dan saldo kas menurut catatan bank. Pada waktu akan menyusun laporan keuangan, perusahaan harus tahu saldo kas (termasuk kas kecil) yang tepat untuk dilaporkan di Neraca. Apabila terjadi perbedaan saldo kas menurut catatan perusahan dengan bank maka harus diadakan rekonsiliasi bank. Berikut di bawah ini ikhtisar yang menyebabkan adanya perbedaan saldo menurut catatan perusahaan dan bank:

No Keterangan Buku Perusahaan Buku Bank 1. Deposit in transit (Setoran dalam perjalanan) Sudah menambah saldo Kas Belum menambah saldo Kas 2. Out standing check (Cek yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan tetapi belum dicairkan) Sudah mengurangi saldo Kas Belum mengurangi saldo Kas 3. Kesalahan pencatatan Pengaruhnya tergantung jenis kesalahan pencatatannya 4. Tagihan wesel & Bunga langsung ditagihkan bank 5. Bunga giro bank 6. Biaya administrasi bank 7. Not Sufficient Fund (NSF Check); Cek kosong Sudah menambah saldo kas, harus dikurangi Tidak mempengaruhi 8. Kekeliruan memasukkan setoran rekening giro oleh bank Sudah menambah saldo kas Belum menambah saldo kas

Contoh Rekonsiliasi Bank Data berikut ini diperoleh untuk mencocokan rekening bank milik PT Azzam : Saldo menurut bank Rp28.100.000 Saldo menurut perush. Rp 9.155.000 Beban Administrasi Bank Rp 80.000 Setoran yang belum dicatat bank Rp3.100.000 Wesel Tagih jatuh tempo yang diterima oleh bank sebesar Rp15.225.000 Cek yang belum diuangkan Rp6.900.000 Buatlah rekonsiliasi bank! Buatlah ayat jurnal yang diperlukan!

PETTY CASH Petty cash  cash yg khusus dibuka untuk melayani pembayaran keperluan-keperluan perusahaan yang rutin & meliputi jumlah yang relatif kecil (perangko, materai, tinta, karcis dan lainnya). Pemegang petty cash hanya berwenang melakukan pembayaran, tetapi tidak berwenang menerima uang pembayaran dari pihak lain.

Pembukuan Petty Cash Ada dua sistem pembukuan petty cash, yaitu : Metode Imprest, metode yang menentukan jumlah petty cash yang selalu konstan (ajeg), tidak berubah. Biasanya diisi dari kas besar sejumlah uang tertentu utk keperluan pembayaran- pembayaran slm jk waktu tertentu, misal 1 minggu, 2 minggu dsb. bila jk waktu telah habis atau jumlah uang sdh menipis, maka petty cash diisi lagi dari kas besar.

Metode Fluktuasi, metode yang tidak menentukan petty cash dalam jumlah yang selalu konstan (ajeg) Biasanya pengisian dropping uang dari kas besar ke kas kecil tdk dikaitkan jk waktu ttt. Pengisian akan dilakukan sewaktu2 jika persediaan uang menipis.

Perbedaan Point Imprest Method Fluctuation Method Pembelanjaan Kas Kecil Tidak ada jurnal, Hanya membuat bukti pembayaran sebagai bukti pengeluaran kas. Harus di Jurnal sesuai dengan expense nya. Pengisian Kembali Sesui dengan rekening ledger, sehingga pengisianya harus sesuai dengan kebijakan perusahaan dan sesuai dengan jumlah kas kecil saat pertama kali dibentuk Pengisian sesuai dengan yang dibutuhkan.

Cara Penjurnalan Keterangan Imprest System Fluctuation System Debet Kredit Pembentukan Kas Kecil Petty Cash Cash Pemakaian Kas Kecil NE Expense Penambahan Kas Kecil Pengisian Kembali

Contoh Soal Tgl 1 Jan diisi kas besar sejumlah Rp100.000 Tgl 4 Jan dibeli kertas, karbon & tinta Rp42.500.000 Tgl 8 Jan dibeli sejumlah perangko & materai Rp25.000 Tgl 10 Jan Pengisian Kas Kecil Catatan asumsi Petty Cash ditetapkan 100.000 Contoh

SOAL REKONSILIASI BANK Pada tanggal 2 nop 2011, PT Makmur Jaya menerima laporan bank (statement bank) yang menginformasikan bahwa saldo kas di bank pada tgl 31 Oktober 2011 berjumlah Rp19.464.000. Saldo rekening kas per 31 Oktober 2011 menurut catatan perusahaan berjumlah Rp16.976.000. Setelah diteliti ternyata perbedaan kedua saldo itu disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut : Setoran sebesar Rp4.400.000 belum dicatat oleh bank sampai dengan tanggal 2 Nop 2011 Sebuah cek yang diterima Nn Anisa senilai Rp832.000 dikembalikan oleh bank karena tidak ada dananya. Cek yang masih beredar s/d tgl 2 Nop 2011 bernilai Rp1.346.000 Biaya administrasi bank bulan Oktober 2011 sebesar Rp26.000 belum dicatat oleh perusahaan Bank telah menagihkan piutang wesel perush. Sebesar Rp6.400.000 (termasuk bunga wesel sebesar Rp400.000). Transaksi belum dicatat oleh perusahaan Buatlah rekonsiliasi bank per 31 Oktober 2011

SOAL PETTY CASH Pada tanggal 1 April 2011, CV Seneng Makmur membentuk dana kas kecil dilakukan sebulan 2 kali, yaitu setiap tanggal 15 dan tanggal 30. Pada tanggal 30 April 2011, dana kas kecil terdiri atas uang tunai dan bukti-bukti pengeluaran kas kecil sebagai berikut : Uang tunai Rp83.000 Biaya perjalanan Rp623.000 Pembelian perlengk. Kantor Rp439.000 Telepon & Telegram Rp167.000 Biaya Pengiriman Rp272.000 Reparasi & Pemeliharaan Rp336.000 Perangko Rp230.000 Piutang Karyawan Rp850.000