Pertemuan 3
Proses Pengembangan SIA
Mengapa organisasi/perusahaan merobah/memperbaiki sistem informasinya Mengapa organisasi/perusahaan merobah/memperbaiki sistem informasinya?. Alasannya: Perubahan kebutuhan pemakai (user) atau perubahan kebutuhan bisnis Perubahan teknologi Memperbaiki proses bisnis Keuntungan kompetitif Peningkatan produktivitas Sistem yang terintegrasi Sistem sudah usang dan harus diganti
Operasional dan Pemeliharaan Implementasi dan Konversi Proses Pengembangan SIA Analisis Sistem Operasional dan Pemeliharaan Desain Konseptual Implementasi dan Konversi Desain Fisik
Proses Pengembangan SIA Analisis Sistem Mengumpulkan informasi tentang sistem yang dibutuhkan, jumlah biaya yang diperlukan untuk sistem yang baru dan hal-hal lain yang diperlukan dalam mengembangkan SIA yang baru
Analisis Sistem adalah : Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam komponen-komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan- kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Langkah-langkah dasar Analisis Sistem adalah : Mengidentifikasi masalah (Identify) Memahami kerja dari sistem yang ada (Understand) Menganilisis hasil penelitian (Analyze) Membuat laporan hasil analisis (Report)
1. Mengidentifikasi penyebab masalah a. Mengidentifikasi masalah (Identify) : 1. Mengidentifikasi penyebab masalah 2. Mengidentifikasi titik keputusan 3. Mengidentifikasi personil-personil kunci
1. Menentukan jenis penelitian b. Memahami kerja dari sistem yang ada (Understand) : 1. Menentukan jenis penelitian 2. Merencanakan jadwal penelitian (wawancara, observasi, sample) 3. Membuat penugasan penelitian 4. Membuat agenda wawancara 5. Mengumpulkan hasil penelitian
c. Menganilisis hasil penelitian (Analyze) : Analisis (apa, bagaimana, siapa, dimana dikerjakan ?) Menganalisis Kelemahan Sistem Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai/Manajemen Menjawab pertanyaan, sebagai berikut : Mengapa dikerjakan ? Perlukah dikerjakan ? Apakah telah dikerjakan dengan baik ? Relevance, Capacity, Efficiency, Timeliness, Accessibility, Flexibility, Acuracy, Reliability, Security, Economy, Simplicity.
Hal-hal yang perlu dianalisis : Menganalisis Distribusi Pekerjaan Menganalisis Pengukuran Pekerjaan Menganalisis Keandalan Menganalisis Dokumen Menganalisis Laporan Menganalisis Teknologi
Menganalisis Distribusi Pekerjaan Apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas? Apakah tugas dan tanggungjawab didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit-unit organisasi?
Apakah kebijaksanaan dan prosedur telah dipahami dan diikuti? Menganalisis Pengukuran Pekerjaan Apakah kebijaksanaan dan prosedur telah dipahami dan diikuti? Apakah produktivitas karyawan memuaskan? Apakah unit-unit organisasi telah bekerjasama dan terkoordinasi dengan baik menjaga arus data lancar? Apakah masing-masing kegiatan telah mencapai sasarannya? Apakah terjadi operasi-operasi yang tumpang tindih? Seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi? Apakah terdapat operasi yang menghambat arus data? Apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik? Apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu dimutakhirkan?
Menganalisis Keandalan Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan? Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali?
Menganalisis Dokumen Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada? Apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif? Apakah tembusan dari dokumen perlu?
Menganalisis Laporan Dapatkah laporan-laporan yang dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen-dokumen yang ada? Apakah terdapat duplikasi di file, catatan-catatan dan laporan- laporan?
Menganalisis Teknologi Apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentuk personil, peralatan dan fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti?
(Lihat Tabel 20-3, halaman 612) d. Membuat laporan hasil analisis (Report) : (Lihat Tabel 20-3, halaman 612)
Proses Pengembangan SIA Desain Konseptual Mengumpulkan informasi tentang sistem yang diperlukan dan hal-hal yang diperlukan oleh pemakai sistem
KONSEP DESAIN SIA Evaluasi alternatif desain sistem Dilakukan untuk mempertimbangkan: Kesesesuaian dengan tujuan organisasi dan tujuan sistem Kemampuan kerja sistem Kelayakan sistem Keunggulan dan kelemahannya. Streering committee bertugas mengevaluasi dan memilih alternatif yang paling baik.
KONSEP DESAIN SIA Evaluasi alternatif desain sistem Contoh-contoh alternatif desain: Konfigurasi saluran komunikasi (misalnya point to point, multidrop, atau line sharing) Saluran komunikasi (kabel, satelit, atau fiber optik) Jaringan komunikasi (sentralisasi atau desentralisasi) Media penyimpanan data Struktur penyimpanan data (file atau database)
KONSEP DESAIN SIA Evaluasi alternatif desain sistem Konfigurasi saluran komunikasi point to point
KONSEP DESAIN SIA Evaluasi alternatif desain sistem Konfigurasi saluran komunikasi multidrop
KONSEP DESAIN SIA Evaluasi alternatif desain sistem Konfigurasi saluran komunikasi line sharing
KONSEP DESAIN SIA Evaluasi alternatif desain sistem Contoh-contoh alternatif desain: Organisasi dan pengaksesan file (random atau sequential) Media input (Keying, OCR, MICR, POS, EDI, atau voice) Pengoperasian (in-house atau outsourcing) Frekuensi output, media output, skedul output (ditentukan di muka atau berdasarkan permintaan) OCR=Optical character recognition MICR=Magnetic ink character recognition POS=Point Of Sale EDI=Electronic data interchange
KONSEP DESAIN SIA Evaluasi alternatif desain sistem Contoh-contoh alternatif desain: Bentuk output (softcopy atau hardcopy) Sistem pemrosesan data (manual, batch, atau real-time) Prosesor dan perangkat lunak Frekuensi pemutakhiran data.
KONSEP DESAIN SIA Spesifikasi disain, mencakup: Output: frekuensi output/laporan, isi output, tampilan output, bentuk output hardcopy atau screen, atau kedua-duanya. Data storage: elemen data, model penyimpanan (sequencial atau random), file atau database, ukuran field. Input: spesifikasi input mengikuti spesifikasi output. Processing procedures dan operations.
KONSEP DESAIN SIA Laporan konsep desain SIA. Tujuan laporan: Memberikan pedoman desain fisik sistem Mengkomunikasikan prosedur pemenuhan kebutuhan informasi Membantu steering committee dalam menilai kelayakan sistem.
Proses Pengembangan SIA Konsep diimplementasikan secara fisik dan rinci Desain Fisik
PERANCANGAN FISIK SISTEM Desain Output Desain file dan database Desain Input Desain Program Desain Prosedur Desain Kontrol Desain fisik sistem dan desain laporan
PERANCANGAN FISIK SISTEM Desain Output mencakup: sifat, format, isi, frekuensi laporan, tampilan, dst. Pertimbangan desain output: User. Siapa pengguna output, mengapa membutuhkannya, keputusan apa yang akan didasarkan kepada output tersebut? Medium. kertas, layar, voice response, diskette, microfilm, atau kombinasi dari beberapa bentuk output?
PERANCANGAN FISIK SISTEM Pertimbangan desain output: Format. Tabel, naratif, atau grafik? Preprinted. Haruskah output dalam bentuk preprinted form, seperti cek atau order pembelian? Location. Kemana output harus dikirimkan? Access. Siapa yang boleh mengakses output? Detail. Bagaimana bentuk dan isi dari output secara rinci? Timeliness. Bagaimana frekuensi dari output?
PERANCANGAN FISIK SISTEM Penggolongan Output: Sceduled reports. Berupa laporan rutin. Special-purpose analysis. Tidak memiliki isi dan format standar. Triggered exception reports. Memiliki isi dan format standar untuk merespon situasi khusus. Demand reports. Memiliki isi dan format standar, tetapi hanya dibuat jika ada permintaan.
PERANCANGAN FISIK SISTEM Desain file dan data base mencakup: Medium. Disimpan dalam disk, diskettes, optical disk, atau tape? Organization and access. Sequential, indexed- sequential, or random-access methods? Processing mode. Batch or real-time processing? Maintenance. Storage capacity (size). Activity level. Prediksi persentase penambahan, pengurangan, dan pemutakhiran data per tahun.
PERANCANGAN FISIK SISTEM Desain Input mencakup: Alat input: keyboard, OCR, MICR, POS atau voice input. Asal/sumber data: komputer, pelanggan, lokasi terpisah (remote location), dan pengaruhnya terhadap data entry. Format data agar dapat diinput secara efektif dan efisien. Jenis data dan volume data. Kompetensi operator sistem Frekuensi penginputan data Efisiensi peng-input-an data Error detection and correction.
PERANCANGAN FISIK SISTEM Desain Program mempertimbangkan: Modules, pengelompokan program ke dalam modul untuk mengurangi kompleksitas program serta meningkatkan kemudahan modifikasi program. Pendekatan ini disebut structured programming. Common routines. Memanfaatkan struktur dasar kode untuk hal-hal yang umum dan rutin, misalnya input, output, dan pemeliharaan file.
PERANCANGAN FISIK SISTEM Desain Program mempertimbangkan : Standards. Penggunaan standar pemrograman untuk menjamin konsistensi antar program dan memudahkan pemeliharaan. Walk-through. Menelaah seluruh struktur program. Team approach. Penggunaan team program untuk menjamin efektifitas dan efisiensi perancangan program.
PERANCANGAN FISIK SISTEM Desain Prosedur adalah penentuan tentang: Siapa pengguna sistem? Apa yang harus dikerjakan? Kapan mengerjakannya? Di mana mengerjakannya? Bagaimana mengerjakannya? Prosedur bisa dalam bentuk manual sistem, instruksi untuk user, bahan training, atau on- line help screens.
PERANCANGAN FISIK SISTEM Desain Kontrol mencakup aspek-aspek sebagai berikut: Validasi proses dan hasil. Otorisisasi input, proses, dan output. Keakuratan input, proses, dan output. Akses input, proses, dan output. Penomoran tercetak pada dokumen. Jejak audit untuk identifikasi seluruh proses pengolahan data.
PERANCANGAN FISIK SISTEM Desain fisik sistem dan desain laporan Laporan lengkap hasil perancangan fisik sistem digunakan sebagai dasar untuk melanjutkan proses pengembangan sistem ke tahap implementasi dan konversi sistem.
Implementasi dan Konversi Proses Pengembangan SIA Perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) diinstalasi dan diuji coba. Personil dikontrak (hired) dan dilatih atau personil yang ada direlokasi. Prosedur diuji coba dan dimodefikasi. Standarisasi dan pengendalian untuk sistem yang baru disyahkan dan didokumentasikan. Implementasi dan Konversi
IMPLEMENTASI SISTEM Kegiatan implementasi sistem : Perencanaan Penyiapan lokasi sistem Pemasangan hardware Pengujian software Pemilihan dan pelatihan personel Penyusunan dokumentasi sistem Pengujian sistem
DESKRIPSI ASPEK IMPLEMENTASI Perencanaan implementasi mencakup: Penentuan tugas implementasi. Penentuan tanggal penyelesaian implementasi. Penentuan biaya implementasi. Penentuan penanggungjawab setiap tugas implementasi.
DESKRIPSKI ASPEK IMPLEMENTASI Penyiapan lokasi sistem (site preparation), mencakup beberapa hal seperti penyiapan PC, penambahan outlet listrik, pemasangan fasilitas komunikasi data, sistem kontrol suhu udara, dst.
DESKRIPSI ASPEK IMPLEMENTASI Dokumentasi sistem mencakup: Dokumentasi pengembangan sistem, misalnya: deskripsi sistem (input, output, file dan data base layout), program flowchart, dan formulir dst. Dokumentasi pengoperasian, misalnya: cara pengoperasian, pengaksesan file dan data base, pemeliharaan dan pengamanan dst. Dokumentasi pengguna (user documentation), mencakup manual prosedur dan bahan pelatihan.
DESKRIPSI ASPEK IMPLEMENTASI Pengujian sistem mencakup: Review menyeluruh (walk-throughs). Uji coba transaksi dengan data benar dan data yang salah. Pengujian daya terima sistem bagi pengguna sistem (acceptance tests). KONVERSI SISTEM Konversi langsung (direct conversion) Konversi paralel (parallel conversion) Konversi bertahap (phase-in conversion) Konversi percontohan (pilot conversion)
ILUSTRASI METODE KONVERSI
Operasional dan Pemeliharaan Proses Pengembangan SIA Sistem yang baru direviu secara berkala. Modefikasi dilakukan untuk mengatasi permasalahan yang muncul atau kebutuhan yang diperlukan menjadi nyata. Operasional dan Pemeliharaan
OPERASIONAL DAN PEMELIHARAAN Langkah terakhir di dalam pengembangan SIA adalah mengoperasikan dan memelihara sistem. Review pasca implementasi (post- implementation review), penting dilakukan untuk menjamin kemampuan sistem dalam memenuhi tujuan yang telah ditetapkan.
OPERASIONAL DAN PEMELIHARAAN ELEMEN REVIEW PASCA IMPLEMENTASI Kemampuan memenuhi sasaran sistem Kepuasan pengguna sistem Biaya pengoperasian sistem Keandalan sistem dan keakuratan sistem Kesesuaian dengan sistem lama Pengawasan dan pengamanan Prosedur penanganan masalah/kesalahan Pelatihan karyawan Sistem komunikasi Perubahan organisasi Dokumentasi sistem
Pihak-pihak yang terkait dengan pengembangan dan implementasi SIA Manajemen Akuntan Komite Sistem Informasi Tim Pengembangan Proyek Sistem Analis dan Programmer Pihak Eksternal
PERAN AKUNTAN Sebagai pengguna sistem Sebagai ketua/anggota tim pengembang sistem Sebagai auditor proyek pengembangan sistem Meyakinkan kesesuaian sistem dengan tujuan dan sasaran organisasi Memantau biaya pengembangan sistem. Memastikan kelancaran proyek SIA
Kegagalan implementasi sistem Bagaimanapun bagusnya suatu sistem akan gagal diimplementasikan jika tidak didukung oleh manajemen dan personil yang terkait dengan sistem tersebut. Mengapa manajemen dan personil resistensi terhadap perobahan? Ketakutan Keterbatasan dukungan manajemen puncak Keterbatasan komunikasi Merasa tertanggu karena adanya perobahan Metode-metode perobahan Bias dan emosi manajemen dan personil Karakter dan latar belakang personil
Jenis-jenis Resistensi Agresif Tingkah laku untuk merusak atau melemahkan efektivitas sistem, seperti meningkatkan tingkat kesalahan, mengganggu atau melakukan sabotase dengan sengaja Dugaan Menyalahkan sistem yang baru, jika terdapat sesuatu kesalahan/kegagalan Mengabaikan Mengabaikan sistem yang baru dan berharap sistem yang baru dibatalkan
Mencegah Resistensi Meminta dukungan manajemen Memenuhi kebutuhan pengguna sistem Melibatkan pengguna sistem Mengutamakan kesempatan baru yang lebih baik Menghindari emosional Menyelenggarakan pelatihan Mengevaluasi kinerja personil untuk mengetahui sistem yang baru sudah sesuai dengan yang dibutuhkan Menyediakan jalur komunikasi diantara sesama manajemen dan personil Mengendalikan keinginan pengguna sistem
Akhir Pertemuan 3