Pertemuan 05 Materi: Komunikasi, pengambilan keputusan, dan jenis-jenis sistem informasi yang lain. Sumber materi: Alter, Steven “Information Systems” a management perspective (third edition). Addison-Wesley. Bab 5.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN, DAN JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI YANG LAIN KOMUNIKASI, PENGAMBILAN KEPUTUSAN, DAN JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI YANG LAIN Chapter 5

OUTLINE Dasar-dasar konsep komunikasi Dasar-dasar konsep pengambilan keputusan Peran dari berbagai jenis Sistem Informasi dalam komunikasi dan pengambilan keputusan Kategori di luar Sistem Informasi

1. Dasar konsep komunikasi Social context: Keadaan dan hubungan dalam komunikasi yang terdiri dari keberadaan sosial, posisi dalam organisasi, hubungan (relationship), norma-norma budaya, umur, gender, dan topik yang didiskusikan. Komunikasi face-to-face, melalui nonverbal communication seperti ekspresi wajah, kontak mata, gerak isyarat, body language

Personal, Impersonal, Anonymous Communication Bentuk dan content dari komunikasi bervariasi tergantung pada apakah komunikasi personal, impersonal, atau anonymous. Personal communication Hubungan pribadi antara pengirim dan penerima mempengaruhi bentuk dan content dari komunikasi. Impersonal Identitas / pribadi pengirim dan penerima pengaruhnya dalam komunikasi hanya sedikit. Misalnya membayar tagihan credit card.

Waktu, tempat dan arah komunikasi Waktu sama Waktu berbeda Tempat sama Presentation systems Group decision support systems (GDSS) Transaction databases World Wide Web Electronic mail Voice mail Tempat berbeda Typical telephones Computer conferencing Video telephones and conferencing Nonrecorded radio or TV broadcast Electronic Data Interchange (EDI) Fax Prerecorded radio or TV broadcast

Pendekatan untuk perbaikan komunikasi Membuat komunikasi face-to-face menjadi lebih efektif Meniadakan komunikasi people-to-people yang tidak perlu Membuat komunikasi sistematik Mengkombinasikan dan memperluas fungsi-fungsi komunikasi elektronik

2. Dasar konsep pengambilan keputusan Langkah-langkah dalam proses keputusan Problem finding Proses identifikasi dan penyusunan masalah-masalah yang harus diselesaikan. Problem solving Proses penggunaan informasi, pengetahuan, intuisi (naluri) untuk menyelesaikan masalah-masalah yang telah didefinisikan sebelumnya.

Proses keputusan dibagi menjadi 4 fase: Intelligence Mengumpulkan dan menganalisis data yang berhubungan dengan masalah yang diidentifikasi dalam problem finding. Design Pembelajaran sistematik dari masalah, kreasi dari alternatif, dan evaluasi hasil

Choice Pemilihan alternatif. Implementation Proses memutuskan.

Rationality & satisficing Model untuk menerangkan bagaimana orang harus membuat keputusan. Bounded Rationality Orang mengambil keputusan terbatas oleh waktu, didasarkan pada informasi yang terbatas, dan kemampuan yang terbatas dalam memproses informasi. Satisficing Memilih alternatif yang memuaskan bukan mencari alternatif yang optimal

Common flaws in decision making Poor framing Recency effects Primacy effects Poor probability estimation Overconfidence Escalation phenomena Association bias Groupthink

Pendekatan untuk perbaikan pengambilan keputusan Menyediakan akses ke tools dan informasi Telephone, word processors, spreadsheets, CAD (Computer Aided Design). Menjalankan aturan dan prosedur Keputusan jenis ini terjadi dalam tugas sehari-hari, seperti assigning, authorizing, sceduling, pricing, buying, diagnosing. Mengotomatisasi keputusan Sistem informasi yang mengambil jalan otomatis, bukan diatur oleh manusianya. Hal ini sangat bermanfaat untuk kasus yang harus memproses informasi dalam kurun waktu yang sangat pendek. Misal sistem otomatis untuk menghindari tabrakan pesawat.

Keputusan otomatis dapat dilihat sebagai dua langkah proses: Menentukan dengan pasti bagaimana keputusan harus dibuat. Menciptakan sistem otomatis untuk membuat keputusan tersebut berjalan.

3. Peran dari berbagai jenis Sistem Informasi dalam komunikasi dan pengambilan keputusan Sistem otomasi perkantoran: mendukung pekerjaan kantor secara umum OAS (Office Automation System) memudahkan tugas pemrosesan informasi dalam perusahaan atau kantor. OAS membantu orang mengerjakan personal recordkeeping, writing, dan calculation secara efisien.

Tools yang termasuk kategori OAS: Spreadsheets Cara efisien untuk melakukan perhitungan yang dapat terlihat secara visual. Text & image processing systems Menyimpan, memperbaiki, dan mencetak dokumen yang berisi teks atau image.

Presentation packages Membantu manajer dalam mengembangkan presentasi. Personal databases systems & note taking systems Membantu orang dalam mempertahankan data pribadi (bukan data yang di-share oleh perusahaan/organisasi). Aplikasi ini terdiri dari appointment book & calender, to-do-list, dan notepad.

Sistem komunikasi: membuat komunikasi efektif dan efisien Teleconferencing Menggunakan transmisi elektronik untuk memungkinkan komunikasi waktu yang sama, tempat berbeda. @ Audio conferencing @ Audiographic conferencing @Videoconferencing

Messaging systems Komunikasi pada waktu yang berbeda dan tempat yang berbeda. Electronic mail, voice mail, fax. Issues yang berhubungan dengan e-mail, v-mail, dan fax @ Social context @Danger of misinterpretation @Power relationships @Privacy and confidentiality @Electronic junk mail @Information overload

Groupware Membantu team work dalam sharing informasi dan mengontrol internal workflow. Intranets dan extranets Intranet, komunikasi dalam jaringan komputer pribadi. Extranet, jaringan komputer pribadi yang diarahkan untuk beroperasi ke pelanggannya (partner bisnisnya), bukan ke karyawannya. Knowledge management KMS (knowledge managemenent systems) adalah sistem komunikasi yang dirancang untuk memudahkan sharing pengetahuan, bukan hanya sekedar informasi.

Sistem pengolahan transaksi: penyusunan pengulangan komunikasi dan proses keputusan Transaksi adalah peristiwa bisnis yang menghasilkan atau menyebabkan perubahan data yang disimpan dalam Sistem Informasi. Sistem pengolahan transaksi mengumpulkan dan menyimpan data mengenai transaksi, dan kadang-kadang mengontrol keputusan yang dibuat sebagai bagian dari transaksi.

Batch vs real time processing Batch processing Informasi untuk transaksi individual dikumpulkan dan disimpan, tetapi tidak segera diproses. Belakangan setelah sampai pada jadualnya atau jumlah transaksi yang dikumpulkan sudah mencukupi, maka transaksi tersebut diproses untuk memperbaharui database. Realtime processing Setiap transaksi diproses segera.

Enterprise Information Systems Sistem informasi perusahaan yang terdiri dari pengolahan transaksi yang dikerjakan oleh berbagai fungsional bisnis dalam perusahaan.

Sistem Informasi Manajemen dan Sistem Informasi Eksekutif Sistem Informasi yang memberikan informasi untuk pengelolaan perusahaan (organisasi). Sistem Informasi Eksekutif Sistem yang sangat interaktif yang memberikan akses informasi yang fleksibel bagi manajer dan eksekutif untuk memonitor hasil operasi dan kondisi perusahaan secara umum. Kadang-kadang disebut Executive Support Systems (Sistem Pendukung Eksekutif).

Sistem pendukung keputusan: menyediakan informasi dan tools untuk analytical work Decision Support System (DSS): Sistem Informasi interaktif yng memberikan informasi, model, dan tools untuk memanipulasi datadalam rangka membantu mengambil keputusan dalam keadaan semi-terstruktur atau tidak-terstruktur dimana tidak tahu secara pasti bagaimana keputusan harus dibuat.

Sistem eksekusi: membantu orang mengerjakan pekerjaan yang memberikan nilai bagi pelanggan Sistem informasi yang mendukung value added work.

4. Going beyond the information system categories Hybrid information system: Sistem Informasi yang berisi karakteristik dari beberapa kategori yang berbeda. ERP (Enterprise Resource Planning) MRP (Material Resource Planning) Disket 5,25 in, disket 3,5 in CD-ROM, writeable CD-ROM wireless cable