Mengolah data aplikasi dengan software basis data Ketrampilan Komputer & Pengolahan Informasi (KKPI) STANDAR KOMPETENSI Mengolah data aplikasi dengan software basis data KOMPETENSI DASAR : 3. Mengolah data aplikasi dengan aplikasi basis data 3.1 Melakukan entry data aplikasi dengan kyboard 3.2 Melakukan Update data dengan utilitas aplikasi 3.3 Melakukan delete data dengan utilitas aplikasi 3.4 Melakukan entry data dengan image scaner 3.5 Melakukan entry data dengan OCR (Optical Character Recognition)   KKM : 75 MENU UTAMA Oleh :Tim KKPI SMKN 02 BATU TAHUN AJARAN 2009/20010

KELAS XI SEMESTER II SMKN 2 BATU OLEH : TIM KKPI Ketrampilan Komputer & Pengolahan Informasi (KKPI) MATERI KKPI MS ACCESS KELAS XI SEMESTER II SMKN 2 BATU OLEH : TIM KKPI Oleh :Tim KKPI SMKN 02 BATU TAHUN AJARAN 2009/20010

Ketrampilan Komputer & Pengolahan Informasi (KKPI) Konsep Basis Data Basis Data (Data Base) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki sebuah almari arsip dan berwenang untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal sebagai berikut: memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan menentukan kelompok/jenis arsip memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map menerapkan arsip-arsip tersebut dengan cara/urutan tertentu dalam almari dll Oleh :Tim KKPI SMKN 02 BATU TAHUN AJARAN 2009/20010

Ketrampilan Komputer & Pengolahan Informasi (KKPI) Definisi: Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu basis dan data. Basis adalah markas/gudang, tempat bersarang atau berkumpul, sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi dan kombinasinya. Oleh :Tim KKPI SMKN 02 BATU TAHUN AJARAN 2009/20010

Ketrampilan Komputer & Pengolahan Informasi (KKPI) Basis data dapat didefinisikan dari beberapa sudut pandang: Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali secara cepat dan mudah. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis. Oleh :Tim KKPI SMKN 02 BATU TAHUN AJARAN 2009/20010

Ketrampilan Komputer & Pengolahan Informasi (KKPI) Prinsip kerja dari basis data dan lemari arsip adalah sama, terutama adalah untuk pengaturan data/arsip. Selain itu, tujuan utamanya juga sama, yaitu untuk kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data/arsip. Perbedaannya hanya terletak pada media penyimpanan yang digunakan. Jika lemari arsip menggunakan lemari besi atau kayu, maka basis data menggunakan media penyimpanan elektronis seperti disk (disket atau harddisk). Oleh :Tim KKPI SMKN 02 BATU TAHUN AJARAN 2009/20010

Ketrampilan Komputer & Pengolahan Informasi (KKPI) Satu hal yang harus diperhatikan bahwa basis data bukan hanya sekedar media penyimpanan data secara elektronis (dengan bantuan komputer), artinya tidak semua bentuk penyimpanan data elektronis dapat disebut basis data. Kita dapat menyimpan dokumen berisi data dalam file teks (dengan program pengolah kata), file spredsheet dll, tetapi tidak dapat disebut sebagai basis data. Karena didalamnya tidak ada pemilahan dan pengelompokan data sesuai jenis/fungsi data, sehingga akan menyulitkan pencarian data kelak. Oleh :Tim KKPI SMKN 02 BATU TAHUN AJARAN 2009/20010

Yang sangat ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan/pemilahan/pengelompokan/pengorganisasian data yang akan kita simpan sesuai fungsi atau jenisnya. Pemilahan/pengelompokan/pengorganisasian ini dapat berbentuk sejumlah file/tabel terpisah atau dalam bentuk pendefinisian kolom-kolom/field-field data setiap file/tabel.

Operasi Dasar Basis Data Ketrampilan Komputer & Pengolahan Informasi (KKPI) Operasi Dasar Basis Data Oleh karena itu operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data dapat meliputi: Pembuatan basis data baru (create database) yang identik dengan pembuatan lemari rasip yang baru. Penghapusan basis data (drop database) yang identik dengan perusakan lemari rasip. Pembuatan file/tabel baru ke suatu basis data (create table), identik dengan penambahan map arsip baru. Penghapusan file/tabel dari suatu basis data (drop tabel). Penambahan/pengisian data baru ke sebuah file/table di sebuah basis data. Pengambilan data dari sebuah file/tabel. Pengubahan data dari sebuah file/tabel. Penghapusan data dari sebuah file/tabel. Oleh :Tim KKPI SMKN 02 BATU TAHUN AJARAN 2009/20010

Ketrampilan Komputer & Pengolahan Informasi (KKPI) Tujuan Basis Data Telah disebutkan bahwa tujuan utama dalam pengelolaaan basis data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat menemukan kembali data ynag kita cari dengan mudah dan cepat. Secara lebih lengkap pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) seperti: 1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed) 2. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space) 3. Keakuratan (Accuracy) 4. Ketersediaan (Availability) 5. Kelengkapan (Completeness) 6. Keamanan (Security) 7. Kebersamaan Pemakaian (Sharebility) Oleh :Tim KKPI SMKN 02 BATU TAHUN AJARAN 2009/20010

Ketrampilan Komputer & Pengolahan Informasi (KKPI) Penerapan Basis Data Secara lebih teknis bidang-bidang umum yang telah memanfaatkan basis data demi efisiensi, akurasi dan kecepatan operasi antara lain: Kepegawaian, untuk berbagai perusahaan yang memiliki banyak pegawai. Pergudangan (inventory), untuk perusahaan manufaktur (pabrikan), grosir (reseller), apotek dll.   Akuntansi untuk berbagai perusahaan.   Reservasi, untuk hotel, pesawat, kereta apai dll Layanan pelanggan (customer care), untuk perusahaan yang berhubungan dengan bnayaknya pelanggan (bank, konsultan dll) Perpustakaan sekolah maupun umum dll Oleh :Tim KKPI SMKN 02 BATU TAHUN AJARAN 2009/20010

DBMS (Database Manajemen System) Ketrampilan Komputer & Pengolahan Informasi (KKPI) DBMS (Database Manajemen System) DBMS adalah suatu cara yang terorganisir untuk mengakses dan mengendalikan kumpulan informasi yang tersimpan sebagai data. Dalam Ms Access DBMS adalah kumpulan objek yang terdiri dari : Table, Form, Report, Query, Macro, dan Module yang berguna untuk mengolah data. Oleh :Tim KKPI SMKN 02 BATU TAHUN AJARAN 2009/20010

Mengaktifkan MS Access Ketrampilan Komputer & Pengolahan Informasi (KKPI) Mengaktifkan MS Access Klik Start Klik All Programs Klik Ms Office Pilih Microsof Acces maka akan tampil gambar berikut : Oleh :Tim KKPI SMKN 02 BATU TAHUN AJARAN 2009/20010

Langkah membuat Basis Data Ketrampilan Komputer & Pengolahan Informasi (KKPI) Langkah membuat Basis Data Klik Crate a New file Klik Blank Database Ketikan nama file data siswa Pilih Crate Membuat struktur tabel baru Klik Tabel Create table in Design view Akan muncul gambar di samping Oleh :Tim KKPI SMKN 02 BATU TAHUN AJARAN 2009/20010

Ketrampilan Komputer & Pengolahan Informasi (KKPI) Tampilan dalam membuat tabel Oleh :Tim KKPI SMKN 02 BATU TAHUN AJARAN 2009/20010

Catatan :jenis data (data type) ; Ketrampilan Komputer & Pengolahan Informasi (KKPI) Catatan :jenis data (data type) ; Tekt berisi huruf, angka, speasi dan tanda baca Memo berisi teks atau keterangan Number berisi data berjenis angka Date/Time berisi data berjenis tanggal dan waktu Currency berisi data berjenis angka dengan format mata uang AutoNumber berisi nomor record otomatis Yes/No berisi data dengan Yes(bernilai-1) atau no (bernilai 0), True atau False dan on atau off OLE Object berisi data gambar, suara, video atau objek lain. Lookup wizard berisi data dengan sebuah daftar pilihan nilai yang didapat dari tabel/query. Oleh :Tim KKPI SMKN 02 BATU TAHUN AJARAN 2009/20010

Ketrampilan Komputer & Pengolahan Informasi (KKPI) Oleh :Tim KKPI SMKN 02 BATU TAHUN AJARAN 2009/20010

Komponen ms acces Tables adalah Kumpulan data sebagai komponen utama dalam database Report   adalah Fasilitas yang merupakan kumpulan informasi yang ditata dan ditampilkan dalam bentuk print preview Fungsi Form dalam Microsoft Access menginput data dalam format atau tampilan layar Fasilitas access yang digunakan untuk menampilkan, mengubah, menganalisis sekaligus sebagai sumber data selain table adalah Query 

scanner Scanner yang sering kita jumpai di supermarket adalah jenis secanner Hand-held Scanner scanner yang penggunaannya dengan cara meletakkan objek yang akan discan diantara lensa dan cover adalah Plat Bed Scanner