Microsoft Office Access RUDI FANANI idurinanaf@gmail.com m.rudifanani@ymail.com http://rudifanani.wordpress.com/ WA/TELEGRAM/SMS: 0858-4212-1990 STAIN Pekalongan

Pendahuluan

Beberapa Istilah Penting Data dalam bahasa latin “datum” yang artinya fakta, jadi data adalah nilai/ value yang turut mempresentasikan deskripsi dari suatu objek. Informasi adalah kumpulan dari data-data Database adalah kumpulan informasi atau data yang terorganisasi dan tersusun sedemukian rupa. Dimana database tersusun dari record-record dan field. Field adalah tempat data atau informasi dari suatu kelompok yang sejenis yang juga merupakan keterangan dari masing- masing isi record

Beberapa Istilah Penting Record adalah bagian dari baris dimana data-datanya tersusun dengan lengkap dari kelompok yang sama dan sejenis. Perangkat lunak pengolah data adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengatur dan mengelola data dalam bentuk database. Digunakan untuk membuat laporan siswa, mahasiswa, pegawai atau karyawan, pembelian dan penjualan barang, laporan yang saling berhubungan dan sistematis

Contoh Field Record NIM NAMA ALAMAT 0998 Hendro Tuban 8821 Amirudin Malang 0033 Dany Sidoarjo Record

Pentingnya Data? Data diperlukan dalam segala hal, baik berupa pengukuran, pencatatan, pengumpulan informasi, maupun pengambilan keputusan semuanya memerlukan data. Dengan kata lain data sangat dibutuhkan karena informasi yang ada akan memberikan arti yang sangat penting baik untuk saat ini maupun untuk akan datang.

Macam-macam Aplikasi Pengolah Data Oracle Foxbase, Microsoft Access, SPSS dan lain-lain

Mengoperasikan MS Access

Mengenal MS Access Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko, data siswa, data buku perpustakaan dan sebagainya

Mengenal MS Access Di Microsoft Access terdapat beberapa bagian seperti: Table digunakan untuk menyimpan data Query digunakan untuk memanipulasi data Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll. Report digunakan untuk membuat laporan Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.

Tabel Apa sih Table itu ? Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang Kenapa kita harus buat table ? Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses. Langkah membuat tabel Sebelum kita mulai membuat table kita tentukan dulu table-table yang diperlukan beserta field-fieldnya.

Form Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain. Form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.

Contoh Form Input Data

Query Query adalah 'permintaan data', untuk mengolah data dalam tabel-tabel menjadi satu informasi yang bisa bermanfaat. Seperti mengelompokkan dari kategori besar menjadi kategori kecil. Bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.

Manfaat Query Dengan Query kita dapat : Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table siswa yang alamat “Batang” Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antar table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat NIM “0213” atas nama siswa siapa? Di sini kita mengambil data dari table 1 dan 2, Sebagai penghubungnya adalah field NIM. Dapat melakukan operasi perhitungan

Tampilan Query

Keterangan Field : Nama field yang ingin ditampilkan Table : Nama Tabel dari field tersebut Sort : Mengurutkan data hasil query Show : Mengatur Field ditampilkan atau tidak Criteria : Syarat dari data yang ingin ditampilkan

Report Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas. Mengapa perlu report? Digunakan sebagai bahan laporan per hari perbulan atau bahkan pertahun untuk data yang diolah tadi. Dengan Report kapanpun Laporan dibutuhkan maka dengan cepat kita dapat menyediakannya

Contoh Report

Mengaktifkan Ms-Access 2007 MEDIA PEMBELAJARAN KKPI Mengaktifkan Ms-Access 2007 Klik Star Pilih All Program Pilih Microsoft Office Pilih Microsoft Office Access 2007 Tunggu hingga lembar kerja Microsoft Access muncul. Atau melalui Shorcut Ms Access dengan cara di double clik Create by Yans

MEDIA PEMBELAJARAN KKPI Membuat Dokumen Baru Klik icon offece button Pilih new Pilih icon blank data base Pada kotak dialog blank database Tentukan nama file, tentukan tempat penyimpanan file tersebut dengan mengklik ikon folder Selanjutnya pilih Create Create by Yans

MEDIA PEMBELAJARAN KKPI Tampilan Lembar Kerja Create by Yans

MEDIA PEMBELAJARAN KKPI Membuat Table Klik menu Create Pilih ikon Table Create by Yans

Memasukan Nama Field pada Table MEDIA PEMBELAJARAN KKPI Memasukan Nama Field pada Table Untuk memasukan nama-nama field pilih Design View pada menu datasheet Ketik nama tabel kemudian Ok Ketik nama field pada field name Tentukan type data dan field size dan format data Dan ketik keterangan nama field pada description Klik ikon data sheet view untuk menampilkan nama field yang telah di buat Create by Yans

MEDIA PEMBELAJARAN KKPI Macam-macam Type Data Type Data Keterangan Text Serangkaian hurup, angka, dan tanda baca Memo Serangkaian kata yang sangat panjang berupa data campuran antara huruf, spasi, dan tanda baca. Number Data berupa angka untuk perhitungan matematis Date/ Time Data yang berupa tanggal dan waktu Currency Data yang berupa nilai mata uang untuk perhitungan matematis. Auto Number Bilangan atau penomeran yang berurutan secara otomatis Yes/ No Data pemasukan hanya berupa penyangkalan antara Yes atau No OLE Object Data yang berupa object atau gambar Hyperlink Data yang dapat dihubungkan dengan alamat hyperlink pada lokasi penyimpanan Lookup Wizard Memasukan data dengan memilih salah satu data pada daftar tabel Create by Yans

MEDIA PEMBELAJARAN KKPI Membuat Query Buka file yang sudah ada tabelnya Pilih menu create Pilih query wizard atau design Query Pilih simple query wizard pilih ok Pada kotak dialog simple query wizard tentukan nama tabel yang akan di buat queri Pindahkan nama field yang akan di aktifkan pada selected field. Pilih Next Ketik nama querynya kemudian pilih Finish Create by Yans

Mengurut Data pada Query MEDIA PEMBELAJARAN KKPI Mengurut Data pada Query Buka file yang sudah dibuat query Pilih ikon design views Tentukan data filed yang akan diurut Klik pada pilihan sort Tentukan jenis pengurutan data ( Ascending, Discending ) Untuk menampilkanya pilih Datasheet views Create by Yans

Memampilkan Data Tertentu pada Query MEDIA PEMBELAJARAN KKPI Memampilkan Data Tertentu pada Query Buka file yang sudah dibuat query Pilih ikon design views pada menu home Tentukan data filed yang akan ditampilkan sebagai acuan Ketik data yang akan dimunculkan pada Criteria misal 12 sep 11 Untuk menampilkanya pilih Datasheet views Untuk menampilkan kembali data seluruhnya hapus data pada criteria Create by Yans

Melakukan Oprasi Matematika pada Query MEDIA PEMBELAJARAN KKPI Melakukan Oprasi Matematika pada Query Buka file yang sudah dibuat query Pilih ikon design views pada menu home Tentukan nama filed yang akan dilakukan oprasi matematika Ketik oprasi matematika tersebut pada file name seperti contoh Jumlan:[Harga Satuan]*[Banyak Barang] Untuk menjalankan oprasi tersebut pilih icon Run pada menu design Create by Yans

MEDIA PEMBELAJARAN KKPI Membuat Form Aktifkan query yang telah dibuat sebelumnya, agar data yang dimunculkan pada Form nantinya lengkap. Pilih menu Create Pilih Form Create by Yans

Mengatur Tampilan Form MEDIA PEMBELAJARAN KKPI Mengatur Tampilan Form Pilih ikon layout views pada menu format Atur lebar kolom dan tinggi baris dengan cara diklik dan didrag sesuai dengan kebutuhan. Untuk mendesain tampilan pilih ikon Auto Format Create by Yans

Mengedit Label, Logo pada Form MEDIA PEMBELAJARAN KKPI Mengedit Label, Logo pada Form Pilih ikon Design views pada menu format Klik ikon label untuk membuat judul Form Pilih ikon logo untuk memasukan logo atau gambar, tentukan gambar yang akan dipilih Pilih Ok Untuk melihat hasil desain pilih ikon Form Views pada menu Design Create by Yans

Membuat Command/ Tombol Intruksi pada Form MEDIA PEMBELAJARAN KKPI Membuat Command/ Tombol Intruksi pada Form Aktipkan form yang akan diberikan command Pastikan ikon use control wizard aktif Pilih ikon botton Pada kotak dialog command botton wizard tentukan kategori dan actions yang akan dibuat, misal kategori nambah data, pada kategori pilih record operations, pada actions pilih add new record Pilih next, tentukan keterangan perintah tek atau gambar Pilih next dan finish Create by Yans

Membuat Report ( Laporan ) MEDIA PEMBELAJARAN KKPI Membuat Report ( Laporan ) Aktifkan query yang telah dibuat sebelumnya, agar data yang dimunculkan pada Report nantinya lengkap. Pilih menu Create Pilih Report Create by Yans

Mengedit Label, Logo pada Report MEDIA PEMBELAJARAN KKPI Mengedit Label, Logo pada Report Pilih ikon Design views pada menu Home Klik label untuk membuat judul Report Pilih ikon logo untuk memasukan logo atau gambar, tentukan gambar yang akan dipilih Pilih Ok Untuk melihat hasil desain pilih ikon Report Views pada menu Home Create by Yans

MEDIA PEMBELAJARAN KKPI RENTAL MOBIL CV. JAYA MOTOR DAFTAR PENYEWA KENDARAAN NO NAMA PEMINJAM JENIS MOBIL HARGA SEWA PER HARI LAMA SEWA JUMLAH BAYAR 1 ADI SEDAN 250000 4 2 ABDULAH MINI BUS 400000 3 REHAN BOX 500000 6 BUDIMAN KIJANG INOVA 55000O 5 MAYASARI HONDA JAZZ 750000 JUMLAH TOTAL Masukan data diatas ke dalam Ms-access dengan membuat Table, Query, Form, dan Report Pada Form Buat Tombol perintah ( Data Baru, Data sebelumnya, Cari Data, Hapus Data, Simpan Data, Keluar Form). Create by Yans