Oleh: Devie Rosa Anamisa, S.Kom BAB IV Analisis Sistem Oleh: Devie Rosa Anamisa, S.Kom

Pendahuluan Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan tahap kritis dan sangat penting karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan ditahap berikutnya. Tugas analisis sistem adalah menganalisis sistem dengan menemukan kelemahan-kelemahan dari sistem tersebut dan diusulkan untuk perbaikan.

Pengertian Analisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Langkah-Langkah Analisis System Tahap untuk analisis sistem hampir sama dengan tahap perencanaan sistem, hanya saja didalam ruang lingkupnya lebih detail sedangkan diperencanaan lebih mengarah pada penelitian pendahuluan. Langkah-langkahnya: Identify – mengidentifikasi masalah Understand – memahami kerja dari sistem yang ada Analyze – menganalisis sistem Report – membuat laporan hasil analisis

1. Identifikasi Masalah Masalah adalah suatu pertanyaan untuk dipecahkan. Dengan adanya masalah maka sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Langkah-langkah : Mengidentifikasi penyebab masalah Mengidentifikasi titik keputusan Mengidentifikasi personil-personil kunci

Mengidentifikasi Penyebab Masalah Permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya tetapi pasti ada penyebab yang menimbulkan masalah itu terjadi. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subjek-subjek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen pada tahap perencanaan. Contoh kasus pada PT. Pion Muda adalah: Masalah : Pelanggan seringkali mengeluh Banyak piutang tidak tertagih Pengendalian manajemen kurang efektif Penyebab : Pelayanan yang kurang baik kepada pelanggan Barang yang dikirim sering tidak sesuai Evauasi pemberian kredit yang kurang benar Penagihan piutang yang tidak efektif Kurang tersedianya laporan yang berkualitas

Mengidentifikasi Titik Keputusan Analisis sistem dapat menggunakan bagan alir formulir (paperwork flowchart) sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan. Contoh: Penyebab : pelayanan yang kurang baik kepada langganan. Titik keputusan : penanganan order langganan dibagian order penjualan. Evauasi pemberian kredit yang kurang benar Titik keputusan : melakukan proses evaluasi kredit dibagian kredit. Kurang tersedianya laporan yang berkualitas Titik keputusan : melakukan proses pembuatan dokumen pengiriman dibagian pengiriman.

Mengidentifikasi Personil kunci Identifikasi personil kunci dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir formulir yang ada diperusahaan serta dokumen deskripsi jabatan. Contoh : Studi kasus PT. Pion Muda Pesonil kunci : Pelanggan, Bagian order penjualan, Pergudangan, dll.

2. Memahami Kerja dari Sistem Yang Ada Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari bagaimana sistem ini beroperasi. Analis sistem dapat mengumpulkan data ini dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, quisoner, observasi, dll. Tugas-tugasnya : Merencanakan jadwal survei – dimana,apa,siapa dan kapan survei dilakukan Mengatur jadwal wawancara – lokasi, topik, tujuan Mengatur jadwal observasi – masalah, penyebab Mengumpulkan hasil survei - dokumentasi

3. Analisis sistem Melakukan analisis terhadap : Distribusi pekerjaan – menunjukkan beban dari masing-masing personil/unit organisasi dalam menangani kegiatan sama. Pengukuran pekerjaan – menunjukan kebijakan dan prosedur yang telah dipahami, produktifitas karyawan. Keandalan – menunjukkan banyaknya kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan, semakin andal maka semakin sedikit kesalahan yang dilakukan. Dokumen – menunjukkan efektifitas dokumen yang ada Laporan – menunjukkan laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama. Teknologi – fasilitas dari sistem informasi

4. Membuat Laporan Hasil Penelitian Setelah proses analisis sistem selesai maka tugas berikutnya adalah membuat laporan hasil penelitian. Laporan ini diserahkan pada komite pengarah yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Tujuan utama dari penyerahan laporan : Pelaporan bahwa analis telah selesai dilakukan. Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen. Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.

Referensi Founier, roger, practical guide to structured system development and maintenance. Hartono, jogiyanto, analisis dan desain, yogyakarta, andi offset, 2005.