Microsoft Access Dini Hamidin

Database Database adalah sekumpulan informasi atau data yang saling berhubungan yang diorganisir untuk tujuan tertentu. Informasi atau data yang dioleh tersebut disimpan dalam sebuah file dengan ekstensi MDB (Microsoft Database Access). Access adalah salah satu software RDBMS (Relational Database Management System) dalam RDBMS semua data disimpan dalam tabel- tabel, dimana sebuah tabel menyimpan informasi mengenai sebuah subyek tertentu. Dengan RDBMS, sebuah database akan dengan mudah dikelola walaupun jumlah datanya banyak dan kompleks.

Database tersusun atas: FILE; kumpulan record-record yang sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama, namun berbeda data valuenya. RECORD; kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang sutau entity secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau informasi tentang seseorang misalnya, nomor karyawan, nama karyawan, alamat, kota, tanggal masuk. FIELD; adalah kumpulan dari data value yang sejenis. DATA VALUE; nilai data. Record/baris Field/ kolom

MS Access

Memberikan Nama Database Nama database dan letak lokasi file database Blank dekstop database, digunakan untuk membuat database baru yang masih kosong dan dapat menambahkan objek tabel, query, form, report dan obyek lainnya.

Lembar Kerja/Lingkungan Access

Objek dalam Database Tabel, sebuah obyek yang berfungsi untuk mendefinisikan dan menyimpan data menurut aturan tertentu. Query, berfungsi untuk menyajikan data yang berasal dari satu atau lebih tabel sesuai dengan yang diinginkan Form, berfungsi untuk mmebuat tampilan data yang diinput lewat tabel dan ditambah berbagai alat kontrol untuk mengeksekusi berbagai aplikasi. Report, sebuah obyek yang digunakan untuk menampilkan data yang telah diformat sesuai dengan ketentuan yang ada. Pages, Objek ini digunkana jika akan berkoneksi dengan internet, seperti pembuatan file HTML, interkasi dengan intranet dan sebagainya. Macro, rangkaian dari beberapa perintah yang dapat disimpan dan dijalankan ulang secara otomatis Module, obyek yang berisis sekumpulan prosedur-prosedur yang dibuat dengan menggunakan visual basic

Latihan Dalam bekerja dengan Access, selalu dimulai dengan pembuatan file database. Untuk itu kita sudah membuat sebuah file database yang diberi nama DBPegawai.accdb, dan sekarang kita akan membuat beberapa tabel seperti di bawah ini: - TABEL PEGAWAI - TABEL ABSENSI - TABEL GAJI - TABEL KREDIT

Membuat Tabel Pegawai Untuk pembuatan Tabel Pegawai langkah pertama yang akan dibuat struktur data dari tabel tersebut:

Pada dialog windows database DBPEGAWAI yang masih terbuka, terdapat dua pilihan untuk memasukan field baru yang merupakan isi dari tabel yaitu lewat: Create Tables in Design (design view), tampilan design table

Tiga bagian pengisian untuk mendesain struktur data tabel (1) FIELD NAME atau nama field DATA TYPE atau tipe data dari beberapa pilihan yaitu: Text, tipe data ini dapat menyimpan semua karakter ( huruf, angka, simbol grafik) – default 50 karakter. Number, untuk menyimpan angka beserta tandanya, plus dan minus, tipe data number mempunyai 5 pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit tertentu. Currency, tipe data ini hampir sama dengan number, hanya saja currency dikhususkan untuk menyimpan nilai uang. Jumlah digit yang mampu disimpan adalah 15 digit di sebelah kiri tanda koma, dan 4 digit di sebelah tanda koma. Date/Time, tipe data ini hanya untuk tanggal dan jam. Memo/long text, untuk menerima data text sampai 65.535 karakter, yang terdiri dari bilangan, huruf, serta tanda baca dan simbol grafik, hanya tipe data ini tidak dapat diindex. Short text, tipe data ini memiliki batasan text sampai 255 karakter Autonumber, tipe data ini sebenarnya adalah numerik dengan field long size integer, jika suatu field didefinisikan dengan tipe ini, maka field tersebut tidak dapat diubah datanya, karena field ini bersisi readonly dan akan diisi oleh access secara otomatis setiap saat akan menambah record baru. Yes/No, tipe data ini untuk menerima salah satu data dari dua nilai yang ada yaitu Yes/No, True/False atau On/Off. OLE Object, untuk menerima sebuah image grafik, spreadsheet, foto digital atau yang lain dari suatu program aplikasi.

Tiga bagian pengisian untuk mendesain struktur data tabel: (2) Hyperlink, tipe data ini akan menyimpan alamat referensi dari suatu lokasi dokuemn ataupun alamat URL diinternet yang dapat dimunculkan dan diklik. Attachment, tipe data ini akan menyimpan beberapa file dalam 1 field Calculated, tipe data untuk menghitung nilai dalam satu tabel yang sama Lookup Wizard, untuk menampilkan satu dari beberapa tipe data yang ada dalam suatu daftar. Data tersebut dapat anda dari tabel maupun query yang ada. DESCRIPTION, Description digunakan untuk menampilkan teks tertentu pada bagian status bar dalam jendela datasheet sebuah tabel atau query. Teks yang dapat anda gunakan maksimal 255 karakter. FIELD PROPERTIES, Field Properties merupakan bagian yang digunakan untuk mengatur beberapa ketentuan dari suatu field aktif, dan ketentuan yang akan ditampilkan disesuaikan dengan tipe data dari field tersebut.

Mengisi Field Petunjuk cara pengisian field pertama dari tabel DBpegawai: Tempatkan pointer pada bawah kolom FIELD NAME, lalu ketikkan NIP yang menandakan nama field pertama dari tabel pegawai. Tempatkan pointer dibawah kolom DATA TYPE (bisa juga melalui Tab) otomatis akan keluar sebuah combo box, dan anda dapat memilih pilihan yang ada. Tmpatkan pointer pada kolom DESCRIPTION, untuk menerangkan dari field yang kita buat. Setelah pengisian field pertama, maka isilah field kedua dan selanjutnya dengan cara yang sama.

Mengisi Field dengan Datasheet View Klik di Click to Add Masuk ke Datasheet view Cara datasheet view, Pembuatan tabel dengan cara memasukan data secara langsung, yaitu kita bisa langsung mengisikan data yang kita inginkan pada kolom spreadsheet di atas, menentukan key field dan merubah judul kolomnya sesuai dengan fieldyang kita inginkan

Mengatur Property Data Komponen properties hampir sama untuk berbagai jenis data, kecuali: Ukuran field (field size) hanya berlaku untuk jenis data text dan number, sementara maknanya pun berbeda pada keduanya. Letak desimal (decimal places) hanya berlaku untuk number dan currency. Properti format bekerja secara berbeda untuk jenis data yang berlainan. Properti Untuk Text, Ukuran field harus selalu dituliskan. Nilai : 1-255, yang menunjukan jumlah karakter maksimum yang bisa disimpan oleh setiap record (baris) pada field tersebut. Defaultnya adalah 50. Mengatur tampilan data jenis text dengan simbol-simbol berikut: @ : membutuhkan karakter & : tidak butuh karakter < : diubah ke huruf kecil > : diubah ke huruf besar hasil Contoh

Properti Untuk Number Ukuran field (field size) bagi jenis data number ini harus selalu dituliskan, karena akan menentukan jenis bilangan yang bisa disimpannya. Pilihan yang tersedia : Byte, untuk bilangan 0-255 tanpa pecahan atau desimal. Integer, untuk bilangan sekitar –32000 sampai 32000 tanpa pecahan desimal. Long integer, untuk bilangan sekitar –2 juta sampai 2 juta tanpa pecahan/desimal. Single, untuk bilangan –3,4 x 1038 sampai 3,4 x 1038. Ketelitian perhitungan sampai 6 desimal. Double, untuk bilangan –1,7 x 10308 sampai 1,7 x 10308. Ketelitian perhitungan sampai 10 desimal. ReplicationID, digunakan sebagai pengenal khusus saat kita menyalin tabel ke dalam dokumen replikanya (salinan).

Format Jenis Data Number Memilihkan format untuk jenis data Number meliputi: General Number, merupakan pilihan default. Bilangan ditampilkan seperti apa yang kita ketikan. Currency, akan menampilkan bilangan negatif dalam tanda kurung dan warna merah. Dua angka desimal ditampilkan dan sebuah koma (atau tanda pisah lain) digunakan setiap tiga digit bilangan. Fixed, menampilkan setidaknya satu digit. Dua angka desimal akan ditampilkan jika properti dari Decimal Places tidak diubah. Standard, menggunakan koma (atau tanda pisah lain) untuk memisahkan setiap digit, dan dua angka desimal tampil jika propertinya tidak diubah. Percent, menampilkan nilai dalam bentuk persentase. Contoh, 1 akan ditampilkan sebagai 100% dan .4 akan ditampilkan 40%. Scientific, menampilkan nilai dalam bentuk notasi scientific, misalnya 1.2 x 1011

Properti Untuk Date/ Time Tersedia berbagai format standar bagi time dan date:

Properti Yang Berlaku Umum Input Mask, Berguna untuk menentukan aturan bagi pengetikan/ pemasukan data. Properti ini sebenarnya tidak diperlukan bagi sebagian besar aplikasi database. Caption, Semua jenis field memiliki properti ini. Caption digunakan sebagai judul kolom pada modus Datasheet View, berupa sembarang teks maksimum sepanjang 255 karakter. Default Value, Semua jenis data, kecuali AutoNumber dan OLE Object, memiliki properti Default Value (nilai default). Kita bisa menentukan nilai default suatu field, misalnya Nama Kota : BOGOR karena kita paling sering menggunakan nama kota tersebut, maka setiap penambahan record baru Nama kota default selalu BOGOR. Validation Rule dan Validation Text, Semua jenis data memiliki properti ini, yang digunakan untuk mengecek cara pemasukan data. Validation rule akan mengevaluasi saat suatu data diketikkan atau disunting di dalam field. Sedang Validation Text akan muncul bila data tersebut tidak memenuhi aturan yang ditetapkan oleh Validation Rule. Requared, Properti ini digunakan untuk memastikan bahwa suatu field tidak boleh dibiarkan tak berisi, dan harus diisi dengan data. Allow Zero Length, Properti tambahan ini digunakan untuk menandai bahwa suatu field isinya kosong (bedakan dengan field yang belum/tidak diisi). Untuk memasukannya, ketikkan “ “ pada suatu field. Indexed, Kita bisa membuat indeks pencarian untuk mempercepat akses ke suatu kumpulan data, walau sebenarnya hal ini tidak terlalu dibutuhkan. Hanya data jenis Memo, Yes/No, dan OLE Object yang tidak bisa dibuatkan indeksnya

Input Mask (1) Input mask digunakan untuk menentukan format masukan data, misalnya (kode area) – (no telepon) Input mask dapat diterapkan dengan dua cara: menggunakan contoh yang sudah tersedia – tekan tombol sebelah kanan input mask dan memilih contoh pada kotak dialog

Input Mask (2) Cara kedua membuat sendiri dengan menggunakan format-format karakter berikut:

Contoh (1)

Contoh (2)

Contoh Validation Rule & Validation Text Validation rule digunakan untuk menentukan aturan atau kondisi yang diisikan pada kolom tersebut Validation text digunakan untuk menentukan pesan yang akan ditayangkan

Tab Lookup Tab lookup digunakan untuk mengatur isi sebuah text yang biasanya berupa pilihan tertentu. Sumber pilihan data dapat berupa nilai yang diisikan sendiri atau diambil dari tabel lain. Untuk mengatur lookup, display biasanya dibuat menjadi combo box atau listbox

Tugas Praktikum 1 Buatlah tiga buah tabel dengan struktur data seperti dibawah ini.

Tugas Praktikum 2 (1) Buatlah database Karyawan.accdb dan tambahkan tabel dengan nama TKaryawan dengan ketentuan sebagai berikut:

Tugas Praktikum 2 (2)

Tugas Praktikum 2 (3)

Praktikum 3 Buatlah Tabel-tabel lainnya sebagai berikut: Tabel TGaji Tabel TDept

Praktikum 3 Lakukan hal yang sama untuk field Gol Ubahlah Tkaryawan, tambahkan 2 kolom baru yaitu dept_id dan gol dengan ketentuan tipe data dan ukuran sama seperti field gol dan dept_id pada tabel Tgaji dan Tdept. Aturlah agar kolom dept_id mengacu pada tabel Tdept dengan mengubah lookup sbb Lakukan hal yang sama untuk field Gol