IV. Fungsi Pengorganisasian (Organizing) DIANA ANDRIANI MM., MT

Pengertian Organisasi dan Pengorganisasian Organisasi mencakup dua segi : 1. Organisasi sebagai wadah, lembaga atau kelompok fungsional ketika proses manajemen berlangsung. 2. Organisasi sebagai wadah pembentukan tingkah laku hubungan antar manusia secara efektif sehingga dapat bekerja sama secara efisien dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas-tugasnya dan memberikan kondisi lingkungan tertentu untuk pencapaian tujuan.

Pengertian Organisasi dan Pengorganisasian Pengorganisasian yaitu suatu proses penyesuaian struktur organisasi dengan tujuan, sumber daya dan lingkungannya. Struktur organisasi yaitu susunan dan hubungan antar komponen-komponen, bagian dan posisi dalam suatu perusahaan. Struktur organisasi merinci pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan tingkat spesialisasi dari suatu pekerjaan, serta menunjukkan hierarki dan struktur wewenang organisasi dan memperlihatkan hubungan pelaporannya.

Prinsip-prinsip Organisasi 1. Perumusan tujuan organisasi dengan jelas. Tujuan merupakan sasaran dari setiap kegiatan organisasi. 2. Pembagian pekerjaan.Tugas dan fungsi seseorang harus dirumuskan dengan jelas sehingga setiap orang memahami tugasnya dan kepada siapa harus bertanggung jawab.

Penggolongan Fungsi Organisasi Ada beberapa dasar pokok untuk menggolong- golongkan fungsi suatu organisasi atau aktivitas pejabat : a. Menurut kesamaan fungsi. Pengelompokan ini menggabungkan semua pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pembuatan suatu barang, misalnya menjadi fungsi produksi. b. Menurut macam benda. Misalnya, pabrik mobil berbentuk kesatuan yang sesuai dengan macam-macam kendaraan, yaitu kesatuan yang khusus bertanggung jawab mengenai mobil sedan, truk, dll. c. Menurut jasa yang diberikan. Misalnya, jasa pelayanan pos dan jasa angkutan.

Penggolongan Fungsi Organisasi d. Menurut langganan yang harus dilayani. Di rumah sakit, misalnya ada bagian khusus melayani pria, wanita, anak-anak dll. e. Menurut suatu tata kerja. Misalnya tata kerja menyimpan dokumen dan arsip atau proses mengirim surat-surat (ekspedisi). f. Menurut pembagian wilayah. Misalnya suatu perusahaan ketika mendirikan cabangnya.

Prinsip-prinsip Organisasi 3. Kontinuitas dan fleksibilitas. Kelangsungan dan kesinambungan sikap organisasi terjamin, baik dalam sasaran, program maupun operasional. 4. Delegasi wewenang dan tanggung jawab harus jelas dan seimbang.Wewenang atau otoritas, yaitu hak untuk memerintah atau bertindak, tanggung jawab yaitu kewajiban untuk melaksanakan tugas. 5. Unity of Direction (kesatuan arah). Semua kegiatan, pemikiran, keahlian, waktu dan kemampuan harus ditujukan pada satu arah, yaitu pencapaian tujuan secara efisien dan efektif.

Prinsip-prinsip Organisasi 6. Unity of Command (kesatuan komando). Adanya kesatuan komando maka kerja sama akan terjamin, pemusatan usaha dan pengendalian komando lebih terpusat. 7. Span of Control (rentang kekuasaan). Maksudnya berapa orang yang tepat harus berada di bawah kekuasaan seorang pejabat atasan.

Luas rentang Kekuasaan “Mary Cushing Niles” menyebutkan ada lima hal untuk menentukan luasnya rentangan kekuasaan : a. Hal-hal yang berhubungan dengan rentangan organisasi. Semakin jelas rencana suatu organisasi dan tegas tanggung jawab, maka makin sedikit jumlah orang yang dapat dikendalikan. b. Pengendalian jalinan hubungan diantara masing-masing orang dan pekerjaan satu dengan yang lain. Semakin sederhana hubungan setiap orang dalam pekerjaan, maka makin sedikit orang-orang di bawah pengawasan.

Luas rentang Kekuasaan c. Kemampuan masing-masing orang dalam organisasi. Semakin cekatan dan pandai seorang pemimpin, semakin banyak orang yang dapat dikendalikan. d. Corak pekerjaan. Suatu pekerjaan yang sederhana dan homogen akan lebih banyak orang yang dapat dikendalikan oleh seorang pemimpin. e. Keterlibatan organisasi dan pejabatnya dan persoalan baru yang timbul dalam organisasi. Bagi organisasi yang belum stabil dan masih baru, maka rentang kekuatan belum kuat disebabkan oleh : 1. Faktor jarak, pekerjaan yang tersebar , diperlukan rentang kekuasaan yang lebih sempit. 2. Pelaksanaan pekerjaaan yang membutuhkan waktu lama, jumlah orang yang dikendalikan lebih sedikit karena pekerjaan yang lama memerlukan pengawasan yang lebih banyak.

Prinsip-prinsip Organisasi 8. Tingkat-tingkat pekerjaan atau employement hierarchies, yaitu suatu jaringan peranan yang dituntut orang dalam melaksanakan pekerjaan untuk tugas yang harus dicapai.Pekerjaan itu didelegasikan oleh pimpinan melalui tangga jabatan. Employement hierarchies, mempunyai dua ciri yaitu membentuk suatu piramida dan terbagi-bagi ke dalam seri tingkat horizontal. Bentuk piramida berarti strata beberapa orang mengatur jumlah yang banyak (suatu aliran yang mempunyai paham sistem pekerjaan yang bantu-membantu). Bentuk kedua yaitu berbentuk strata yang horizontal. Tingkat yang paling atas kepala eksekutif ; selanjutnya tingkat lebih rendah dan lebih dari satu orang dan selanjutnya.

Prinsip-prinsip Organisasi 9. Prinsip koordinasi. Kegiatan organisasi harus dikoordinasikan secara bersama-sama agar terdapat kesatuan dalam tindakan. Setiap organisasi mempunyai 2 tujuan, yaitu : a. Tujuan intern, yang bersifat koordinatif. b. Tujuan ekstern, yang sesuai dengan tujuan penggabungan upaya organisasi. Koordinasi antara lain ditujukan untuk pencegahan : a. Konflik dan kontradiksi. b. Persaingan yang tidak sehat. c. Pemborosan. d. Kekosongan ruang dan waktu. e. Terjadinya perbedaan pendekatan dalam pelaksanaan.

Aspek Koordinasi dan Tiga Variasi Ketergantungan Antara Unit-unit Organisasi Koordinasi adalah pengaturan tata hubungan usaha bersama untuk memperoleh kesatuan tindakan dalam usaha pencapaian tujuan. Kebutuhan terhadap koordinasi bergantung pada jenis tugas yang dilakukan sub unit yang melakukannya. Bila tugas-tugas itu membutuhkan arus informasi antar unit, maka yang terbaik adalah tingkat koordinasi yang tinggi.

Tiga Ketergantungan antar Unit-unit Organisasi Menurut James D. Thompson dalam Stoner James A.F., sebagai berikut : 1. Ketergantungan yang dikelompokan (pooled interdependence). Ketergantungan ini terjadi bila unit-unit organisasi tidak saling tergantung untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari, tetapi sering bergantung pada prestasi dengan kelangsungan hidup seluruh organisasi.

Tiga Ketergantungan antar Unit-unit Organisasi 2. Ketergantungan sekuensial (sequential interdependence). Suatu unit organisasi harus melakukan aktivitasnya terlebih dahulu sebelum unit lain dapat bertindak. 3. Ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence). Unit-unit yang saling behubungan memberi dan menerima kegiatan sehari-hari dan aliran informasi yang terjadi akan timbal balik.

Ketergantungan yang Dikelompokan Unit Pengendalian Sub unit Sub unit Sub unit

Ketergantungan Sekuensial Unit Pengendalian Sub unit Sub unit Sub unit

Ketergantungan Timbal Balik Unit Pengendalian Sub unit Sub unit Sub unit

Faktor-faktor yang Membatasi Efektivitas Organisasi Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch dalam Stoner James A.F. menyatakan 1. Perbedaan orientasi tujuan. Cara pandang yang berbeda masing-masing sub unit tentang cara yang paling baik untuk mengembangkan organisasi. 2. Perbedaan orientasi waktu. Prioritas masalah yang dapat ditanggulangi segera dan yang membutuhkan waktu yang lama tergantung dari sub unit.

Faktor-faktor yang Membatasi Efektivitas Organisasi 3. Perbedaan orientasi antarpribadi. Cara komunikasi yang cepat atau lambat di dalam suatu sub unit. 4. Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap sub unit dalam organisasi dapat memiliki metode dan standar yang berbeda dalam mengevaluasi kemajuan-kemajuan organisasi.

Langkah-langkah Proses Pengorganisasian Ernest Dale dalam Stoner James, A.F. langkah proses pengorganisasian : 1. Perincian pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. 2. Pembagian kerja ke dalam aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh seseorang atau kelompok.

Langkah-langkah Proses Pengorganisasian 3. Mengelompokkan aktivitas yang sama secara logis menjadi departemen-departemen dan skema kerja sama. 4. Menetapkan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan anggota organisasi dalam kesatuan yang harmonis. 5. Membantu efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.

Proses Pengorganisasian Perincian Pekerjaan Pembagian Pekerjaan Departementalisasi Koordinasi Pekerjaan Monotoring dan Reorganisasi

Aspek Utama Struktur Organisasi Beberapa faktor yang menentukan struktur aktual suatu organisasi yaitu, teknologi yang digunakan,lingkungan tempat organisasi beroperasi, dan pandangan hidup para anggotanya. Dua aspek utama struktur organisasi : 1. Pembagian kerja (division of labor). Penjabaran tugas yang dilakukan setiap orang dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan seperangkat aktivitas tertentu dan bukan keseluruhan tugas. 2. Departementalisasi (departementalization). Pengelompokan aktivitas pekerjaan sehingga aktivitas dan hubungan yang serupa dan logis dapat dilakukan secara serempak.

Manfaat dan Kelemahan Spesialisasi Spesialisasi dapat meningkatkan produktivitas tenaga kerja dan efisiensi sumber daya yang digunakan, hal ini disebabkan oleh pekerja yang bekerja sesuai dengan keahliannya dan waktu yang digunakan untuk tahapan kerja menjadi lebih sedikit. Tetapi, spesialisasi membuat suatu pekerjaan menjemukan dan repetitif, pekerjaan semacam ini merusak moral pekerja.

Manfaat dan Kelemahan Spesialisasi Desain Pekerjaan (Job Design) Kedalaman pekerjaan (job depth), merupakan ukuran sejauhmana seseorang dapat mengendalikan pekerjaannya. Menetapkan standar yang kaku, mengorganisasi pekerjaan dengan rinci, menguraikan metode, dan mengamati pelaksanaan dengan ketat, maka kedalaman pekerjaan itu rendah. Aturan yang fleksibel, diberi kepercayaan untuk berinisiatif maka kedalaman pekerjaannya tinggi.

Manfaat dan Kelemahan Spesialisasi Cakupan pekerjaan (job scope), merupakan jumlah operasi pelaksanaan yang berbeda, yang diperlukan oleh suatu pekerjaan tertentu dan frekuensi pengulangan daur pekerjaan. Makin rendah jumlah kegiatan dan makin besar frekuensi pengulangan maka cakupan pekerjaannya makin sempit (rendah).

Manfaat dan Kelemahan Spesialisasi Jumlah keseluruhan dari kadar kedalaman dan cakupan menunjukkan seberapa jauh pekerjaan tertentu dispesialisasikan. Semakin rendah kadar kedalaman dan semakin sempit cakupan pekerjaan maka tingkat spesialisasi pekerjaan itu makin tinggi.

Karakteristik Pekerjaan Karakteristik Tugas dan Motivasi Kerja Karakteristik Tugas Keadaan Kejiwaan yang penting dalam kerja Hasil Pribadi dalam kerja Variasi keterampilan Identitas tugas Signifikan tugas Merasakan arti penting pekerjaan Motivasi kerja internal tinggi Otonomi Merasa tanggung jawab atas keluaran pekerjaan Prestasi kerja tinggi, kepuasan kerja tinggi Umpan balik Mengetahui hasil aktual dari aktivitas kerja Tingkat kemangkiran dan berhenti rendah

Tujuan Organisasi Tujuan organisasi harus dapat dipahami oleh setiap pimpinan dari tingkat atas sampai tingkat bawah, dan seluruh anggota organisasi. Maka tujuan organisasi merupakan tugas bagi setiap bagian atau unit organisasi, tujuan dari atas terus sampai ke bawah mengikuti struktur organisasi secara hierarki.

Tujuan Organisasi R.C. Davis mengklasifikasikan tujuan organisasi sebagai berikut : A. Primer a. Tujuan-tujuan organisasi - Umum - Besar - Kecil - Perseorangan b. Tujuan-tujuan operasi dalam penyelesaian proyek tertentu. - Perantara - Terakhir

Tujuan Organisasi B. Kolateral a. Tujuan sosial kolateral b. Tujuan-tujuan pribadi - Perseorangan - Kelompok atau rombongan C. Sekunder a. Ekonomi b. Efektivitas

Hubungan-hubungan Kerja dalam Organisasi Establishing relationship merupakan salah satu fungsi organizing, yaitu mengatur dan menghubungkan pekerjaan yang harus dilakukan sehingga semua tugas dilaksanakan secara efektif oleh semua petugas di dalam organisasi. Hubungan yang sehat dan selaras antara jabatan harus ditetapkan dan secara jelas kepada siapa harus melapor dan bertanggung jawab.

Hubungan-hubungan Kerja dalam Organisasi 1. Hubungan langsung antara pemimpin dan tiap-tiap orang dalam kelompok organisasi. 2. Hubungan antara pemimpin dan kelompok-kelompok yang terjadi di antara orang-orang atau organisasi itu. 3. Hubungan di antara anggota-anggota itu sendiri, baik secara perorangan, tunggal atau kelompok.

Hubungan-hubungan Kerja dalam Organisasi Teori S.A. Graicunas dalam bukunya “Relationship Organization”, menguraikan sebagai berikut : Jika K mempunyai tiga bawahan (A, B dan C) hubungan tunggal yang terjadi adalah 6 buah.

Hubungan-hubungan Kerja dalam Organisasi Hubungan yang terjadi, yaitu : Antara K dan A Antara K dan B Antara K dan C Antara A dan B Antara A dan C Antara B dan C K B A C

Hubungan-hubungan Kerja dalam Organisasi Maka, jika orang-orang yang dipimpin terdiri atas : 2 orang, hubungan tunggalnya menjadi 2+1 = 3 3 orang, hubungan tunggalnya menjadi 3+2+1 = 6 4 orang, hubungan tunggalnya menjadi 4+ 3+2+1 = 10 Oleh karena itu V.A. Graicunas membuat rumusan dari hubungan kerja tunggal sebagai berikut : H = (1 + P) x P/2 Dimana : H = jumlah hubungan P = jumlah pegawai yang dipimpin

Hubungan-hubungan Kerja dalam Organisasi Louis A. Allen dalam hubungan- hubungan manajemen menyatakan : 1. Pertama, line relation menunjukkan peranan orang-orang dari suatu kelompok yang mempunyai wewenang untuk mengambil keputusan. Misalnya, wakil manajer, wakil direktur, superintendent, dll.

Hubungan-hubungan Kerja dalam Organisasi 2. Kedua staff relation menunjukkan hubungan dari mereka yang bertanggung jawab atas pemberian nasihat dan jasa untuk membantu agar seluruh kelompok dapat mencapai maksud dan tujuannya.

Bentuk-bentuk Organisasi Berdasarkan suatu jumlah pemegang pimpinan organisasi, ada 2 bentuk pokok : 1. Bentuk Tunggal Bentuk ini biasanya terdapat pada organisasi yang masih sederhana. Pimpinan berada di satu orang, kekuasan, pengawasan dan tanggung jawab. Kebaikannya masalah dapat diputuskan cepat. 2. Bentuk Komisi Organisasi yang mempunyai pipmpinan berupa sebuah dewan yang terdiri dari beberapa orang. Bentuk ini banyak dipakai organisasi yang mempunyai tugas membuat peraturan atau pertimbangan.

Kebaikan dan Kelemahan Organisasi Bentuk Komisi 1. Adanya pembagian kerja. 2. Keputusan yang dihasilkan yang terbaik dan obyektif. 3. Adanya kerjasama yang erat dan tanggung jawab bersama. 4. Keputusan tidak bisa diambil secara cepat. 5. Tindakan pimpinan bisa jadi kurang tegas karena suatu tindakan merupakan hasil kompromi dari pendapatan beberapa orang. 6. Tanggung jawab kurang jelas karena keputusan diambil oleh beberapa orang sebagai suatu kesatuan.

Bentuk-bentuk Organisasi Berdasarkan sifatnya organisasi dibagi menjadi 2 : 1. Organisasi informal, yaitu keseluruhan hubungan serta interaksi perorangan dan penggolongan ke dalam kelompok yang lebih kecil dari anggota organisasi itu. 2. Organisasi formal, yaitu suatu bentuk perkumpulan yang dibentuk secara sadar dan mempunyai tujuan tertentu, yang di dalamnya tercakup sistem kerja sama dari dua orang atau lebih. Contoh : partai politik, perkumpulan sosial, perusahaan, sekolah,dll.

Bentuk-bentuk Organisasi Organisasi dilihat dari sudut lalu lintas kekuasaan dan tanggung jawab serta hubungan kerja pada kesatuan-kesatuan administrasi organisasi tersebut, yaitu : 1. Bentuk line (lurus/hierarki) 2. Bentuk staf atau fungsional 3. Bentuk gabungan staf dan line 4. Bentuk organisasi sistem panitia

Bentuk Line Organisasi line/hierarki, bentuk kekuasaan dan tanggung jawab berjalan dari pipmpinan sampai bawah, yaitu para pejabat yang memimpin kesatuan-kesatuan organisasi. Organisasi bersifat langsung, lalu lintas kekuasaan berlangsung secara vertikal. Tipe organisasi ini masih kecil dan sederhana sehingga hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan dilaksanakan secara langsung (face to face).

Bentuk Line MANAGER (Pemimpian) Kepala Bagian Produksi Kepala Bagian Pemasaran Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan Mesin Bahan Pabrik Promosi Penjualan Anggaran Administrasi Buruh Buruh

Bentuk Staf Bentuk organisasi staf ini disebut juga organisasi fungsional. Pada bentuk ini kekuasaan dilimpahkan melalui para ahli dalam suatu fungsi yang merupakan bidang keahliannya. Sebaliknya, ahli-ahli itu mempunyai kekuasaan mengenai bidang keahliannya terhadap setiap pejabat di kesatuan manapun, tetapi tidak berhak memerintah secara langsung,wewenangnya memberi saran dan nasihat.

Bentuk Staf PIMPINAN (Direktur) Bagian Perdagangan Bagian Urusan Teknik Bagian Perencanaan Bagian Kepegawaian Proyek A Proyek C Proyek B

Kepala Bagian Produksi Bentuk Staf MANAGER Kepala Bagian X Kepala Bagian Produksi Kepala Bagian Y R.C. I.C. T.C. D.C. G.B. S.B. INS R.B. KARYAWAN

Bentuk Staf Tugas-tugas produksi terdiri dari perencanaan dan bagian pelaksanaan. Tugas produksi digolongkan dalam 8 tugas kecil, sedangkan perencanaan dibagi menjadi 3 tugas yang lebih kecil. Tugas planning dibagi menjadi 4 tugas yang lebih kecil. Kedelapan tugas kecil itu dilaksanakan oleh mandor dan clerk, maka terdapat 8 pemimpin di bagian produksi.

Bentuk Staf Masing-masing pemimpin dan tugas-tugas ke 8 bagian : 1. RC (Route Clerk) Bertugas menentukan cara perjalana barang, yaitu dari bahan dasar diangkut di gudang  bahan mentah  gudang barang jadi. RC harus memperhatikan jalan terpendek untuk mendapatkan biaya pengangkutan intern yang rendah. 2. IC ( Instruction Clerk) Bertugas memberi petunjuk kepada pekerja mengenai cara-cara bekerja. Petunjuk itu tertulis dalam instruksi dengan singkat dan jelas ketika buruh mendapat kartu petunjuk itu. 3. TC (Time Cost Clerk) Bertugas mengitung ongkos dan waktu yang diperlukan untuk membuat suatu barang, menentukan time schedulling dan standard cost dari masing-masing barang. Menentukan biaya satu unit barang, upah yang harus dibayar dan harga pokok tiap barang.

Bentuk Staf 4. DC (Disclipinarian) Bertugas menjaga ketertiban dalam bagian produksi, bagian perencanaan dan bagian pelaksanaan. 5. GB (Gang Boss) Bertugas mengadakan persiapan untuk pekerja yang sesuai dengan kartu instruksi, dibuat oleh instruction clerk. 6. SB (Speed Boss) Bertugas menjaga agar mesin berjalan lancar sesuai dengan waktu yang ditentukan dalam instruksi. 7. Inspectur Bertugas menyelidiki pekerjaan agar sesuai dengan syarat-syarat dan menjaga kualitas barang yang diproduksi. 8. RB (Repair Boss) Bertugas memperbaiki mesin sebelum dimulai atau memeriksa pada saat pekerjaan sedang dilaksanakan.

Bentuk Gabungan Staf dan Line Organisasi ini disusun dalam bentuk lurus/line, tetapi di pihak lain diadakan pejabat-pejabat ahli, yaitu untuk memberikan nasihat dan bantuan terhadap kesatuan-kesatuan tertentu. Tiap pejabat ahli memimpin suatu kesatuan mengenai fungsi tertentu, tetapi tidak mempunyai kekuasaan untuk langsung memerintah para pekerja atau meminta tanggung jawab mereka.

Bentuk Organisasi Sistem Panitia Panitia adalah sekelompok orang yang siap sebagai suatu kelompok yang mendapat kepercayaan untuk beberapa hal tertentu. Panitia dapat didirikan untuk waktu terbatas atau waktu tidak terbatas. Kedudukan panitia tergantung dari tugasnya. Bila sebagai penasihat, ia berperan sebagai staf. Bila sebagai pemimpin, misalnya menentukan keputusan, maka ia berkedudukan sebagai line.

Kebaikan Bentuk Organisasi Sistem Panitia 1. Keputusan yang diambil pada umunya tepat karena dibicarakan secara kolektif dan musyawarah oleh kelompok pimpinan organisasi. 2. Mencegah seseorang mempunyai tindakan kekuasaan yang berlebih dan sewenang-wenang. 3. Kerjasama dapat terkoordinasikan di dalam perencanaan kerja. Kesimpulan dari pemikiran-pemikiran dapat terjamin. 4. Orang-orang yang banyak kaitan dengan kepentingan dalam suatu hal di dalamnya, misalnya board of director, DPR dan MPR.

Kelemahan Bentuk Organisasi Sistem Panitia 1. Proses pengambilan keputusan berjalan lambat karena harus melalui musyawarah. 2. Kesulitan timbul ketika diminta pertanggungjawaban pada satu orang, karena segalanya dibebankan pada beberapa orang sebagai kesatuan. 3. Prinsip unity of command kurang diperhatikan sehingga pelaksana bingung karena perintah tidak datang dari satu orang. 4. Daya kreasi operasional tidak dapat menonjol karena semua pelaksanaan berdasarkan prinsip kolektivitas. 5. Keputusan terkadang hanya ide seseorang atau golongan kecil anggota, yang dominan terhadap kelompok.

Faktor-faktor Penentu Struktur Organisasi Faktor-faktor penentu struktur organisasi menurut Alfred D. Chandler : 1. Teknologi Bentuk teknologi yang digunakan suatu perusahaan akan mempengaruhi organisasi di perusahaan tersebut. 2. Manusia Membuat keputusan para manajer dipengaruhi oleh kebutuhan mereka dan kecenderungan lingkungan kerjanya. 3. Ukuran dan Struktur Ukuran dan organisasi secara menyeluruhan atau sub unitnya mempengaruhi organisasi bila ukurannya membesar dicapai suatu titik ketika perusahaan terpaksa melakukan desentralisasi pengambilan keputusan.

Lima Unsur yang Digunakan Kerangka Menganalisis Struktur Organisasi 1. Spesialisasi aktivitas Pembagian kerja dan departementisasi, spesifikasi tugas-tugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi dan penyatuan tugas-tugas ke dalam unit kerja. 2. Standarisasi aktivitas Prosedur untuk menjamin kelayakdugaan (predictability) aktivitas sehingga sama dan konsisten. 3. Koordinasi aktivitas Prosedur mengintegrasikan fungsi-fungsi sub unit dalam organisasi. 4. Hierarki dan struktur wewenang Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan mengacu pada lokasi kekuasaan atau wewenang pengambilan keputusan. 5. Ukuran unit kerja mengacu pada ruang lingkup kegiatan dan jumlah pegawai dalam suatu kelompok kerja.

Struktur Organisasi Formal Berdasarkan Fungsi DIREKTUR Wakil Direktur Produksi Wakil Direktur Pemasaran Wakil Direktur Keuangan Wakil Direktur Personalia KARYAWAN

Kelebihan dan Kelemahan Struktur Organisasi Formal Berdasarkan Fungsi 1. Cocok untuk lingkungan yang stabil. 2. Menunjang pengembangan keahlian. 3. Memberi kesempatan bagi para spesialis. 4. Hanya memerlukan koordinasi minimal. 5. Hanya memerlukan keterampilan antar pribadi yang kecil. 6. Dalam organisasi yang besar, tanggapan lambat di terima. 7. Terjadi kemacetan (bottleneck) karena pelaksanaan tugas yang beruntun. 8. Tidak merangsang inovasi, perspektifnya kecil. 9. Menimbulkan konflik mengenai prioritas produk. 10. Tidak menunjang perkembangan manajer umum. 11. Mengatur rasa tanggung jawab atas kelancaran seluruh usaha.

Struktur Organisasi Formal Produk/Pasar : Divisi Berdasarkan Produk DIREKTUR Kepala Bagian Produksi Kepala Bagian Pemasaran Kepala Bagian Keuangan Kepala Bagian Personalia Manajer Umum Bagian Obat-obatan Umum Manajer Umum Bagian Obat-obatan Tradisional Manajer Umum Bagian Obat-obatan Bebas Penjual Penjual Penjual

1. Cocok untuk perubahan cepat. Kebaikan Struktur Organisasi Formal Produk/Pasar : Divisi Berdasarkan Produk 1. Cocok untuk perubahan cepat. 2. Memungkinkan adanya visibilitas produk yang tinggi. 3. Kejelasan tanggung jawab. 4. Memungkinkan pemrosesan tugas-tugas ganda secara paralel. 5. Memudahkan pelatihan manajer umum.

Kelemahan Struktur Organisasi Formal Produk/Pasar : Divisi Berdasarkan Produk 1. Menyebabkan terjadinya pertikaian untuk alokasi sumber daya. 2. Tidak mendukung koordinasi aktivitas antar berbagai divisi. 3. Mendorong pengabdian prioritas jangka panjang. 4. Memungkinkan menurunnya pendalaman keahlian. 5. Memungkinkan terjadinya konflik antara divisi dan prioritas perusahaan.

Struktur Organisasi Formal Produk/Pasar Perusahaan dalam Produksi Manufaktur : Divisi Berdasarkan Wilayah DIREKTUR Kepala Bagian Produksi Kepala Bagian Pemasaran Kepala Bagian Keuangan Kepala Bagian Personalia Kepala Perwakilan Pulau Jawa Kepala Perwakilan Malaysia Kepala Perwakilan Luar Jawa

Struktur Organisasi Formal Produk/Pasar Perusahaan dalam Produksi Manufaktur : Divisi Berdasarkan Pelanggan DIREKTUR Kepala Divisi Pakaian Pengantin Kepala Divisi Pakaian Wanita Kepala Divisi Pakaian Bayi Karyawan

Kebaikan Struktur Organisasi Formal Produk/Pasar Perusahaan dalam Produksi Manufaktur : Divisi Berdasarkan Pelanggan 1. Memberikan keluwesan kepada pegawai. 2. Merangsang kerja sama antar disiplin. 3. Melibatkan, memotivasi dan menantang para pegawai. 4. Mengembangkan keterampilan pegawai. 5. Pimpinan eras tidak harus ikut menyusun rencana. 6. Merangsang orang untuk mengidentifikasi diri dengan produk terakhir. 7. Memungkinkan pakar dialihkan ke semua bidang yang membutuhan.

Kelemahan Struktur Organisasi Formal Produk/Pasar Perusahaan dalam Produksi Manufaktur : Divisi Berdasarkan Pelanggan 1. Memungkinkan timbulnya perasaan anarki. 2. Mendorong terjadinya persaingan kekuasaan. 3. Dapat menimbulkan lebih banyak diskusi daripada tindakan. 4. Menurut keterampilan yang tinggi dalam hubungan antar perorangan. 5. Membutuhkan biaya besar. 6. Risiko beberapa tim proyek mengerjakan pekerjaan yang sama. 7. Merugikan koral, jika pegawai harus dihukum kembali.

Bagan Organisasi Salah satu cara untuk melihat dan mengetahui ruang lingkup dari suatu organisasi dari bagan organisasinya, yaitu suatu organisasi dilukiskan di atas kertas. Bagan tersebut mempunyai gambaran mengenai : 1. Isi dan luas organisasi. 2. Saluran-saluran kekuasaan dan tanggung jawab dari pimpinan sampai bawah. 3. Perincian dan batas-batas tugas pekerjaan tiap kesatuan dalam garis besarnya. 4. Jabatan-jabatan yang terdapat pada organisasi itu dan nama orang yang menduduki jabatan tersebut.

ORGANISASI MATRIKS GENERAL MANAGER Riset dan Pengembangan Pengendalian Kualitas Uji dan Jaminan Administrasi Kontrak Pembelian Manufaktur Rekayasa Manajer Proyek A Manajer Proyek B Manajer Proyek C Kelompok Riset dan Pengembangan Kelompok Pengendalian Kualitas Kelompok Tes dan Jaminan Kelompok Kontrak Administrasi Kelompok Pembelian Kelompok Kelompok Rekayasa

BENTUK PIRAMIDA

BENTUK HORIZONTAL

BENTUK VERTIKAL

Organisasi Bentuk Piramida menurut tingkat-tingkat pengawasan dari atas ke bawah. Bagan piramida adalah bentuk pokok yang paling sederhana dan mudah dibuat. Bagan ini sangat tepat untuk melukiskan organisasi bentuk line. Organisasi Bentuk Horizontal dipakai sebagai selingan bentuk piramida, melukiskan bentuk organisasi staf atau fungsional. Organisasi Bentuk Vertikal digunakan untuk melukiskan organisasi yang mempunyai dua macam kesatuan, yaitu kesatuan penasihat atau pembantu pada baris kanan, sedangkan pada baris kiri melukiskan kesatuan pokok. Organisasi Bentuk Lingkaran untuk mengatasi akibat sampingan dari bentuk organisasi vertikal atau horizontal berbentuk tingkatan-tingkatan yang bisa menimbulkan dampak psikologis, misalnya pekerjaan yang rendah. Organisasi Bentuk Lukisan tidak lagi terdapat kotak-kotak untuk menunjukkan kesatuan-kesatuan dari organisasi itu. Kesatuan-kesatuan itu diwujudkan dalam lukisan dengan isi atau tugas mereka.

BENTUK LINGKARAN 1 5 7 3 10 12 4 6 2 8 11 9 Keterangan: 1. Direktur Utama 2, 3, 4, 5 Direktur Penjualan 6, 7, 8, 9 Pimpinan Jakarta (Pusat, Utara, Barat, Timur) 10. Pimpinan Medan 11. Pimpinan Surabaya 12. Staf (Para Penjual)

Authority dan Responsibility Otoritas dalam konteks manajemen merupakan suatu kewenangan berupa hak untuk bertindak,memerintah, mengendalikan, mengadakan pengawasan, dan membuat keputusan. Menurut Max Weber, dalam susunan masyarakat otoritas/kewibawaan ada 3 macam : 1. Kewibawaan yang legal. Sifatnya percaya pada sahnya peraturan secara hukum. 2. Kewibawaan yang bersifat tradisi. Percaya sucinya tradisi dan adat istiadat. 3. Kewibawaan yang karismatis. Percaya pada sucinya orang yang berwibawa, misalnya orang yang diakui rahmat dan hidayat dari Tuhan.

Authority dan Responsibility Tanggung jawab (Responsibility) mempunyai 3 aspek : 1. Tanggung jawab sebagai kewajiban yang harus dilaksanakan. 2. Tanggung jawab sebagai penentuan kewajiban. 3. Tanggung jawab sebagai kewibawaan. Tanggung jawab dapat dilihat dari 2 fase : 1. Merupakan kewajiban bagi seseorang untuk mencapai hasil-hasil tertentu. 2. Merupakan tanggung jawab seseorang kepada atasan (orang yang didelegasikan kekuasaan) mengenai sampai mana hasil yang dicapai.

Authority dan Responsibility Delegasi meliputi 3 hal sebagai berikut : 1. Penyerahan tugas oleh suatu eksekutif kepada bawahannya. 2. Pemberian ijin atau wewenang untuk membuat pesan agar mempergunakan sumber daya dan menetapkan tindakan lain yang perlu dalam melaksanakan tugas-tugas yang didelegasikan. 3. Perwujudan dari suatu kewajiban pada yang lebih rendah (sub ordinat) untuk memenuhi tugas pekerjaan dari eksekutif.

Authority dan Responsibility Desentralisasi adalah suatu variasi delegasi. Delegasi merupakan proses dalam mempercayakan tanggung jawab dan wewenang kepada orang lain. Desentralisasi adalah delegasi wewenang yang sistematis dan selaras dengan tahap-tahap operatif perusahaan. Misalnya penyebaran fisik atau pabrik dan fasilitas. Kebalikan dari penyebaran ini disebut konsolidasi. Sentralisasi atau wewenang adalah pemusatan wewenang pada taraf tertinggi pada perusahaan atau organisasi.

Authority dan Responsibility Prinsip-prinsip Delegasi dan Desentralisasi 1. Prinsip batas pengawasan dan penelitian (principle limits of control) Delegasi ini hanya berlangsung sampai batas pengawasan dan penelitian yang efektif. 2. Prinsip kewenangan yang seimbang (principles of complete authority) Wewenang harus didelegasikan seimbang dengan tanggung jawab. 3. Prinsip pertanggunganjawab sepenuhnya (principles of accountability) Atasan harus bertanggung jawab atas tindakan bawahannya. 4. Prinsip hubungan melapor secara tunggal (principles of single reporting) Setiap orang harus memberikan tanggung jawabnya kepada seorang atasan saja, terutama untuk tanggung jawab dan wewenang yang terinci.

Authority dan Responsibility Cara mendelegasikan agar delegasi lebih efektif : 1. Definisikan tanggung jawab, wewenang, dan tanggung jawab yang dinyatakan dengan tegas dan secara tertulis. Salah satu kesulitan penting, yaitu bagaimana suatu pekerjaan harus dilakukan, apa yang dilakukan, kemudian dirinci dalam arti batas-batasnya. 2. Memberi iklim yang wajar untuk delegasi. Delegasi harus dimulai dari atasan. 3. Mengetahui kapan delegasi harus dibatalkan. Manajer harus berani mengambil kekuasaan dan wewenang yang didelegasikan, jika keadaannya terpaksa. 4. Menjelaskan ukuran-ukuran pekerjaan. Bertanggung jawab harus didasarkan atas ukuran-ukuran pekerjaan yang jelas, dapat dipahami, dan diukur. Manajer harus mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab, tetapi tidak dapat mendelegasikan pertanggungjawaban (accountibility).

Authority dan Responsibility Rintangan-rintangan terhadap delegasi : 1. Khawatir untuk mendelegasikan. Hal ini disebabkan karena ia menganggap bawahan kurang baik sehingga ia malu. 2. Enggan untuk mendelegasikan. Pimpinan mengharapkan agar bawahannya mampu melakukan pekerjaan dan mengambil keputusan persis seperti yang dilakukannya. 3. Berkeberatan Pimpinan mendelegasikan betul-betul keberatannya karena melihat bawahannya akan melebihinya.