Perencanaan dan Penjadwalan Operasi SI403 Riset Operasi Suryo Widiantoro, MMSI, M.Com(IS)

Capaian Pembelajaran Materi Perkuliahan Mahasiswa mampu melakukan perencanaan untuk memastikan kelancaran operasi rantai pasok

Topik Bahasan Tahapan perencanaan dan penjadwalan Rencana operasi

Fokusnya adalah pada 2 bagian utama dari keseluruhan proses: Mengelola rantai pasok secara efektif memerlukan lebih dari sekedar peramalan permintaan (demand) yang baik. Permintaan hanya setengah dari persamaan, dan setengah yang lain adalah pasokan (supply). Perencanaan dan penjadwalan operasi (operations planning and scheduling) adalah proses untuk memastikan bahwa rencana demand dan supply telah seimbang, mulai dari tingkat agregat hingga turun ke tingkat penjadwalan jangka pendek. Fokusnya adalah pada 2 bagian utama dari keseluruhan proses: (1) perencanaan penjualan (sales) dan operasi, (2) penjadwalan

Perencanaan dan penjadwalan operasi dalam organisasi Perencanaan dan penjadwalan operasi sangat berarti bagi organisasi dalam rantai pasoknya: pertama, ini membutuhkan masukan manajerial dari seluruh fungsi organisasi kedua, setiap fungsi dipengaruhi oleh rencana ini ketiga, setiap bagian dan kelompok dalam perusahaan memiliki tenaga kerjanya sendiri Penjadwalan adalah penting untuk proses dalam industri jasa maupun pabrik.

Jadwal melibatkan banyak detil dan mempengaruhi setiap proses dalam sebuah perusahaan. Misalnya: jadwal layanan, produk, dan karyawan menentukan kebutuhan cash flow tertentu yang akan mendorong proses penagihan perusahaan serta mendorong adanya kebutuhan untuk proses pelatihan karyawan. Perusahaan menggunakan proses penjadwalan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan respon, sehingga berpengaruh pada seluruh operasi rantai pasok di dunia.

Tahapan perencanaan dan penjadwalan

Agregasi Rencana penjualan dan operasi adalah berguna karena berfokus pada tindakan/aksi secara umum, yang konsisten dengan tujuan dan sasaran strategis perusahaan, tanpa perlu memperhatikan detil. Pertama harus melakukan agregasi, dan kemudian menggunakan target dan sumberdaya dari rencana untuk membuat penjadwalan yang efektif dan terkoordinasi. Secara umum perusahaan melakukan agregasi dalam 3 dimensi: (1) layanan dan produk, (2) tenaga kerja (3) waktu

Keluarga produk: sekelompok pelanggan, layanan, atau produk yang memiliki kebutuhan permintaan yang serupa serta kebutuhan proses, tenaga kerja, dan material yang umum disebut sebagai keluarga produk. Tenaga kerja: sebuah perusahaan dapat mengagregasi tenaga kerjanya dalam berbagai cara tergantung pada fleksibilitas. Waktu: lingkup perencanaan dalam rencana penjualan dan operasi umumnya adalah 1 tahun, namun dapat berbeda dalam situasi yang berbeda.

Hubungan antara rencana operasi dan pejadwalan dengan rencana lainnya Sebuah rencana bisnis (business plan) adalah pernyataan proyeksi untuk pemasukan, biaya, dan keuntungan. Biasanya didampingi dengan anggaran, neraca keuangan, dan proyeksi pernyataan arus kas, yang memperlihatkan sumber dan alokasi dana. Business plan menyatukan rencana dan harapan dari manaje operasi, keuangan, penjualan, dan pemasaran perusahaan. Singkatnya ini mencerminkan penetrasi pasar, pengenalan produk baru, dan investasi modal. Gambar berikut mengilustrasikan hubungan antara business plan, rencana penjualan dan operasi, dengan rencana dan penjadwalan detil yang diturunkan darinya.

Berdasarkan rencana penjualan dan operasi untuk perusahaan layanan (service provider), tingkat perencanaan berikutnya adalah perencanaan sumberdaya (resource planning) untuk menentukan jadwal tenaga kerja perusahaan dan kebutuhan sumberda lain, seperti material dan fasilitas, secara lebih detil. Jadwal tenaga kerja (workforce schedule) berisi detil jadwal kerja spesifik untuk setiap jenis karyawan. Tingkat perencanaan paling rendah adala penjadwalan (scheduling), yang menggabungkan jadwal harian untuk setiap karyawan dan pelanggan individu.

Untuk pabrik (manufacturing firm) dalam rantai pasok, tingkat perencanaan berikutnya adalah perencanaan sumberdaya (resource planning) yang spesifik untuk produk tertentu dalam setiap kelarga produk, material yang dibeli, dan sumberdaya dalam tingkat yang detil. Jadwal produksi utama (master production schedule) menjelaskan kuantitas waktu dan ukuran produksi untuk setiap produk dalam keluarga produk. Proses perencanaan kebutuhan material (material requirements planning) kemudian diturunkan menjadi rencana untuk komponen, pembelian material, dan tempat kerja (workstation). Tingkat perencanaan yang paling rendah dan paling detil adalah penjadwalan (scheduling).

Mengelola permintaan Mencocokkan pasokan dengan permintaan menjadi tantangan saat peramalan untuk pola permintaan yang tidak seimbang. Disinilah diperlukan manajemen permintaan (demand management), yaitu proses untuk mengubah pola permintaan menggunakan 1 atau lebih pilihan permintaan (demand options). Beberapa pilihan tersedia dalam mengelola permintaan: complementary products, promotional pricing, prescheduled appointments, reservations, revenue management, backlogs, backorders dan stockouts.

Pada tabel berikut, kolom di kiri berisi daftar pilihan permintaan (demand options) dan kolom kanan berisi daftar pilihan pasokan (supply options) untuk menyeimbangkan pasokan dan permintaan.

Rencana operasi

Mengembangkan rencana penjualan dan operasi adalah bagian dari pembuatan keputusan. Konsentrasi pada input informasi, pilihan pasokan (supply options), dan strategi yang dimasukkan dalam keputusan perencanaan pejualan dan operasi (sales and operations planning (S&OP))

Input informasi Input informasi diperlukan untuk membuat rencana yang dapat dijalankan.

Pilihan pasokan (Supply Option ) Dengan berdasarkan pada peramalan permintaan, dan dimodifikasi oleh pilihan manajemen permintaan (demand management), manajer operasi harus mengembangkan sebuah rencana untuk memenuhi permintaan, yang diambil dari daftar pilihan pasokan (supply options) pada tabel yang ditampilkan sebelumnya.

Anticipation Inventory dapat digunakan untuk menyerap laju ketidakseimbangan pada permintaan atau pasokan. Workforce Adjustment Management dapat menyesuaikan tingkat tenaga kerja dengan merekrut aau merumahkan karyawan. Workforce Utilization sebagai alternatif untuk penyesuaian tenaga kerja adalah dengan perubahan utilisasi tenaga kerja melalui overtime dan undertime.

Part-Time Workers pilihan lainnya untuk undertime adalah dengan merekrut pekerja paruh waktu, yang hanya dibayar untuk bekerja sesuai jam atau hari kerja saja. Subcontractors dapat digunakan untuk mengatasi kekurangan kapasitas jangka pendek, misalnya saat musim puncak atau siklus bisnis. Vacation Schedules dilakukan oleh pabrik dengan menutup operasinya saat penjualan tahunan sedang sepi, sehinga hanya karyawan tertentu yang masuk mengerjakan operasi atau melakukan perawatan.

Strategi perencanaan Fokus pada pilihan pasokan (supply options) yang menentukan laju output dan tingkat tenaga kerja. Ada 2 strategi dasar yangberguna: Chase Strategy. Strategi ini melibatkan perekrutan dan pengurangan karyawan untuk mencocokkan dengan peramalan permintaan sesuai dengan lingkup perencanaan. Level Strategy. Strategi ini melibatkan tenaga kerja yang dijaga tetap konstan (kecuali mungkin di awal lingkup perencanaan). Ini dapat berpengaruh pada utilisasi untuk mencocokkan peramalan permintaan melalui overtime, undertime, dan vacation planning.

Penjadwalan

Yang dibahas dalam penjadwalan adalah: Penjadwalan memerlukan pengumpulan data dari sumber2 seperti peramalah permintaan atau pesanan pelanggan spesifik, ketersediaan sumberdaya dari rencana penjualan dan operasi, serta batasan2 spesifik untuk dipertimbangkan dari karyawan dan pelanggan. Selanjutnya perlu dibuat sebuah jadwal kerja untuk karyawan atau urutan2 pekerjaan atau pelanggan di tempat kerja. Jadwal ini harus dikoordinasikan dengan karyawan dan pemasok untuk memastikan bahwa selurh batasan telah terpenuhi. Yang dibahas dalam penjadwalan adalah: Gantt charts, employee schedules, job sequencing at workstations, software support

Gantt Charts Gantt chart menggunakan pendekatan dengan memperlihatkan sebuah grafik berisi jadwal waktu mulai (start) dan selesai (finish). Gantt progress chart secara grafis menampilkan status terkini dari setiap pekerjaan atau aktivitas secara relatif terhadap tanggal jadwal penyelesaian. Gantt workstation chart secara grafis menampikan penggunaan ruangan di sebuah perusahaan untuk setiap hari tertentu.

Scheduling Employees Cara lain untuk mengelola kapasitas adalah penjadwalan tenaga kerja (workforce scheduling), yang merupakan jenis penjadwalan yanmenentukan kapan karyawan bekerja. Yang menarik adalah situasi saat dimana tidak semua karyawan bekerja 5 hari yang sama seiap minggu, dan 8 jam yang sama setiap hari. Jadwal menentukan periode kerja dan tidak-kerja untuk setiap karyawan selama periode waktu tertentu, misalnya menentukan petugas kantor pos, perawat, pilot, atau petugas polisi pada hari kerja dan shift yang spesifik.

Sequencing Jobs at a Workstation Aspek lain dari penjadwalan adalah mengurutkan tugas di tempat kerja (sequencing work at workstations). Pengurutan menentukan urutan dimana tugas atau pelanggan diproses di baris antrian padasebuah tempat kerja (workstation). Saat dikombinasikan dengan waktu proses yang diharapkan, pengurutan ini memungkinkan untuk mengestimasi waktu mulai dan selesai dari setiap tugas.

Software Support Sistem penjadwalan terkomputerisasi telah tersedia untuk mengatasi kompleksitas dari penjadwalan tenaga kerja. Advanced planning and scheduling (APS) systems adalah sebuah perangkat lunak komputer yang mencari optimasi sumberdaya di seluruh rantai pasok dan menyelaraskan operasi harian dengan tujuan strategis.

Terima Kasih