SISTEM TEKNIK dan DOKUMENTASI

Pengguna Teknik Sistem Auditor Internal dan Auditor Eksternal Personel yang telibat dalam pengembangan sistem informasi Akuntan yang membuat sistem,

Pengguna Teknik Sistem untuk Audit Audit dibagi oleh 2 komponen dasar: Audit Interim: menaksir seberapa jauh struktur pengendalian internal suatu organisasi dapat diandalkan yang dapat diketahui melalui pengujian kepatuhan (compliance) dengan tujuan untuk memastikan eksistensi, menilai evektifitas, dan mengecek kelangsungan operasi pengendalian internal yang menjadi dasar pengendalian. Audit Laporan Keuangan: dengan pengujian subtantif (virifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung)

Evaluasi Pengendalian Internal: auditor berkepentingan dengan arus pemrosesan dokumen dan distribusi dokumen dalam sistem aplikasi. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan Flowchart analitis, flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir. Pengujian Kepatuhan: auditor perlu memahami teknik sistem yang biasanya digunakan untuk mendokumentasikan sistem informasi seperti input proses output, digram hierarki, flowchart program, diagram alur data logika, tabel keputusan, dan metode matriks. Kertas Kerja: catatan mengenai prosedur dan pengujian yangn dilakukan dalam proses audit, informasi yang diperoleh dalam p[elaksanaan audit, dan simpulan yang ditarik dari hasil audit. Alat yang lazim digunakan adalah kuisioner pengendalian internal, flowchart analitis, dan flowchart sistem yang seing tampak dalam kertas kerja.

Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem Terdiri dari 3 fase: Analisis Sistem: bertanggungjawab mencari fakta dengan menggunakan teknik wawancara, kuesioner, review, dokumen, dan observasi. Teknik yang digunakan meliputi analisis pengukuran pekerjaan, analisis distribusi pekerjaan, dan teknis matriks yang lain. Teknik sistem yang berguna adalah diagram alur dan flowchart analitis. Desain Sistem: bertugas dalam penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Implementasi Sistem: pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan computer, dan insfrastruktur, desain sistem secara detail, penulisan dan pengujian program computer, pengujian sistem, pembuatan standar, dokumentasi dan onversi file dari sistem lama ke sistem baru.

Teknik Sistem 1. Simbol Dasar Simbol Flowchart Flowchart digunakan baik oleh auditor maupun oleh personel sistem. Empat kelompok simbol flowchart yaitu 1. Simbol Dasar Garis Arus Input/ output Proses Anotasi

2. Simbol Input/Output Spesifik Punched card Magnetic disk Penyimpanan offline dokumen Penyimpanan online Magnetic tape Input manual Link komunikasi Punched Tape display

3. Simbol Proses Khusus sortir keputusan Operasi pembantu Ekstrak Predifinied perakitan Penggabungan Persiapan Operasi manual

4. Simbol tambahan konektor Mode paralel Terminal Konektor Off page

Ada 6 Teknik Dokumentasi Diagram Arus Data (data flow diagram-DFD) Diagram Relasi Entitas Bagan Alir Dokumen Bagan Alir Sistem Bagan Alir Program Diagram Tata Letak Catatan

1. Diagram Arus Data Menggunakan simbol-simbol untuk menyajikan entitas, proses, arus data, dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem. Diagram ini tidak mewakili sistem fisik, hanya menunjukkan tugas logis yg sedang dilakukan, namun tidak menunjukkan cara melakukannya atau siapa (atau apa) yang melakukannya. Proses dinamai dengan kata kerja : kirim barang,perbarui catatan, terima pesanan pelanggan

Diagram Arus Data NAMA SIMBOL MAKNA Terminator Ada empat simbol DFD: NAMA SIMBOL MAKNA Terminator Menggambarkan sumber dan destinasi data Proses Tugas atau fungsi yang arus dijalankan Simpanan data seperti file transaksi, file utama, atau file referensi Simpanan data Arah Arus data Saluran komunikasi

Diagram Arus Data Sistem Pemrosesan Pesanan Penjualan Catatan kredit Log Pengiriman Pengeluaran Barang Slip Pengemasan Pengirim Pelanggan Pesanan pembelian Setujui penjualan Kirim barang Pesanan Pembelian yang Disetujui Pemberitahuan Pengiriman Siapkan Piutang Dagang Tagihan Pelanggan Tagihan Pelanggan Buku Data Pesanan Pembelian Catatan Piutang Dagang Pelanggan

2. Diagram Relasi Entitas Adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas. Entitas adalah suatu sumber daya : Fisik: Mobil,kas,persediaan Kegiatan: memesan persediaan,menerima kas, mengirim barang Pelaku: staf penjualan, pelanggan, pemasok

Diagram Relasi Entitas Mobil perusahaan Staf Penjualan Ditugasi 1 1 Pemasaran Penjualan Pelanggan M Menempatkan 1 Pemasok Persediaan Meyediakan M M

Apa Hubungan antara Diagram ER dan Diagram Arus Data setiap data yang disimpan dalam DFD mewakili entitas data dalam diagram ER. Hubungan antara Siklus-siklus Transaksi Pesanan Penjualan Log Pengiriman 1 1 Catatan Kredit Catatan Piutang Dagang Pelanggan 1 M

Apakah Bagan Alir (flowchart) itu? adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskrifsikan relasi fisik diantara entitas-entitas inti dan dapat digunakan untuk menyajikan aktivitas manual, aktivitas pemrosesan computer atau keduanya. Bagan Alir dalam pendokumentasian ada 2, yaitu: Bagan Alir Sistem Bagan alir Dokumen

Bagan Alir Dokumen Dalam hal membuat bagan alir, aturan dan konvensi tertentu yang perlu diamati adalah: Bagan alir harus diberi label untuk secara jelas mengidentifikasi sistem yang diwakilinya. Simbol yang benar harus digunakan untuk mewakili entitas dalam sistem tersebut. Semua simbol dalam bagan alir harus diberi label. Garis-garis harus memiliki kepala panah untuk secar jelas menunjukkan arus proses dan urutan peristiwa. Jika proses yang rumit memerlukan penjelasan tambahan, teks penjelasan harus dimasukkan ataub dilekatkan dalam dokumen yang dirujuk oleh bagan alir tersebut Digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar), departemen organisasional yg terlibat dalam proses, dan aktivitas (administratif maupun fisik)

** Simbol untuk bagan alir Dokumen Terminal yang menunjukan sumber atau tujuan dokumen dan laporan Konektot intra halaman Dokumen sumber atau laporan Konektor antar halaman Operasi manual File untuk menyimpan dokumen sumber dan laporan Deskripsi proses atau Komentar Catatan akuntansi (jurnal, register, log, buku besar) Garis aliran dokumen

staf administrasi di departemen penjualan menerima pesanan pelanggan melalui surat dan menyiapan empat salinan pesanan penjualan salianan 1 dari pesanan penjualan diirim ke departemen kredit untuk persetujuan dan yang lain disimpan menunggu pesetujuan kredit staf departemen kedit menvalidasi pesanan pelanggan dengan mempertimbangkan catatan kredit yang tersimpan di departemen kredit ketika staf administrasi penjualan menerima persetujuan kredit, ia menyimpan salinan 1 dan pesanan pelanggan dalam file departemen. Salinan 2 ke gudang, sedangkan salinan 3 dan 4 ke departemen pengiriman staf gudang mengambil produk tersebut dari rak, mencatat trnsfernya dalam catatan stok, dan mengirimnya serta salinan 2 ke departemen pengiriman departemen pengiriman menerima salinan 2 dan barang dari gudang, melakatkan salian 2 sebagai slip pengemasan, dan mengirim barang tersebut ke pelanggan. Akhirnya staf tersebut menyimpan salinan 3 dan 4 dalam file departemen pengiriman.

Bagan Alir yang Menunjukkan Area Aktivitas Departemen Penjualan Departemen operasi Komputer Gudang Departemen Pengiriman Pelanggan Pasangan Terminal Pemeriksaan kredit Pesanan Penjualan File sejarah Persediaan File AR Program Pembaruan N Penjualan 3 Penjualan 2 Penjualan 1 Penjualan 4 Ambil Barang Catatan Stok A

4. Bagan Alir Sistem mengidentifikasi semua proses signifikan pada sebuah aplikasi, dan penekanan pada pemrosesan tugas serta dalam prosesnya terjadi pengelompokan peran per kolom dan semua aktivitas departemen dikelompokkan dalam satu kolom yang diberi judul.

Bagan Alir Sistem Simbol bagan alir sistem Salinan fisik (doumen sumber dan output) Alat input/output teminal Proses komputer Aliran proses Konesi real time Akses langsung ke alat Perangkat tampilan video Pita magnetis

Simbol-simbol bagan alir program Aliran proses logis Proses logis Keputusan Operasi mulai dan akhir terminal Operasi input/output

staf administrasi di departemen penjualan menerima pesanan pelanggan melalui surat dan memasukkan informasi ke terminal kompuetr yang terhubung dengan program computer di departemen operasi computer. Pesanan pelanggan awal disimpan di departemen penjualan. program computer mengedit transaksi, memeriksa kredit pelanggan dengan merujuk ke file secar kredit, dan memproduksi sebua file transaksi dari pesanan penjualan. file transaksi pesanan penjualan kemudian diproses dengan program yang diperbaharui yang membukukan tansaksi tersebut e file piutang dagang dan file persediaan akhirnya program yang diperbahrui tersebut mengasilkan 3 salinan kertas pesanan penjualan. Salinan satu untuk gudanng, dan salinan 2 dan 3 untuk deparrtemen pengiriman. sataf administrative gudang mengambil produk tersebut dari rak, mencatat transfer barang dicatatan stok, dan mengirim pproduk dan salinan 1 ke departemen pengiriman departemen pengiriman menerima salinan 1 dan barang dari gudang, melekatkan salinan 1 sebagai slip pengemasan, dan mengirimkan barang tersebut ke pelanggan. Akhirnya, satf tersebut menyimpan salinan 2 dan 3 di file departemen pengiriman.

Bagan Alir yang Menunjukkan Semua Fakta yang diterjemahkan ke dalam Simbol Visual Departemen Penjualan Departemen Kredit Gudang Pengiriman Pelanggan Pesanan Siapkan Penjualan Pesanan Penjualan 4 Pesanan Penjualan 3 Pesanan Penjualan 2 Pesanan Penjualan 1 Penjualan 1 yang Ditandatangani N Distribusi Penjualan dari File Penjualan 1 yang ditandatangani Yang Penjualan 2 Penjualan 3 Penjualan 4 A Periksa kredit Catatan Ambil Barang stok barang

5. Bagan Alir Program Langkah-langkah logis untuk menelusuri bagan alir kebawah dari simbol mulai sebagai berikut: Program mengambil satu record dari file transaksi yang tidak di edit dan menyimpannya dalam memori. Pengujian logoka yang pertama adalah untuk melihat apaah program telah mencapai kondisi akhir file (end-of-file-EOF) untuk file transaksi. Pemrosesan melibatkan serangkaian pngujian untuk mengidentifikasi kesahan administasi dan logika tertentu Record bebas kesalahan (error-free) dikirim e file tansaksi yang di edit Record yang berisi kesalahan dikirimkan ke file kesalahan Program kemudian kembali ke langkah satu dan proses di ulangi lagi sampai kondisi EOF tercapai

Bagan Alir Program Ya Tidak Mulai Berhenti Tandai Record Buruk Tulis di File Kesalahan Baca Record Tulis di File yang Diedit Kesalahan EOF Ya Tidak

Bagan Alir Sistem Perbarui program Tidak Diedit Pesanan Penjualan EDIT File Master Transaksi yang Diedit Kesalahan Tansaksi yang Diedit Pesanan Penjualan Laporan Dokumen Perbarui EDIT program Tidak Diedit

6. Diagram Tata Letak Record Digunakan untuk mengungkapkan struktur internal record yang membentuk file atau tabel basis data. Biasanya menunjukkan nama, jenis data dan panjang field dalam record

Diagram Tataletak Record untuk File Pelanggan Nomor Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Kota Negara Bagian Kode Pos Batas Kredit

Kasus Masalah dalam kasus ini membahas suatu sistem manual. Formulir permintaan jasa (2 rangkap) disiapkan dalam departemen produksi. Salinan 2 dikirim ke departemen perbaikan dan pemeliharaan, dan salinan 1 di arsip di departemen produksi. Dalam departemen perbaikan dsan pemeliharaan, salian kedua dari permintaan jasadigunakan untuk mengiosi formulir order erja 4 rangkap. Pengisian formulir ini dilaukan secara manual. Salinan 2 dari permintaan jasa kemudian diarsip di departemen perbaikandan pemeliharaan. Salinan 4 dari formulir order kerja dikirim ke departemen produksi sebagai pemberitahuan bahwa permintaan jasa mereka sedang ditangani. Salinan 3 dari formulir order kerja diarsip di deparrtemen perbaikan dan pemeliharaan. Karyawan di departemen perbaikan dan pemeliharaan secara manual mencatat baan baku dan baan abis paai yang digunakan, serta jam tenaga kerja yang digunakan selama proses perbaikan ke dalam lembar order kerja rangkap satu dan dua. Pada saat order telah selesai, salinan 1 diarsip dalam departemen perbaikan dan pemeliharaan, dan salinan 2 dikirim kedepartemen akuntansi. Karyawan di bagian akuntansi melengkapi rincian perhitungan biaya dalam formulir order kerja salinan 2 dan membuat laporan ringkasan order kerja (3 rangkap). Salian 2 dari order kerja di arsip di bagian akuntansi. Salinan 1 dari ringkasan order kerja dikirim ke departemen produksi. Salianan 2 ringkasan orde erja dikirim e departemen perbaikan dan pemeliharaan, dan salinan 3 dari ringkasan order erja diarsip dibagian akuntansi. Buatlah flowchart analitik untuk menggambarkan prosedur tersebut!

S O L U S I Aconting Department Production Department 2 Order Kerja 1 (Selesai) Pemintaan 2 Jasa Ringkasan Order Kerja Pemintaan 1 Order Kerja 4 4 3 1 Menyelesaikan Rincian Pembiayaan Mencatat Aktivitas Menyiapkan Mencatat Materi dan Persediaan actual yang digunakan dan waktu kerja yang diperlukan Ringkasan 1 Production Department Repair and Mintenance Depatrment Aconting Department

Pembelian Pemasok Memilih Vendor Permintaan Untuk Komentar Komentar Daetar Vendor Disahkan Permintaan Untuk Komentar Mempersiapkan Permintaan Untuk Komentar Permintaan Untuk Komentar Komentar Komentar Mempersiapkan Untuk Komentar Menamba Penawaran Order Pembelian Order Pembelian