Audit pengolahan Data Elektronik NAWIRAH,SE., MSA., Ak

Introduction Perkembangan teknologi komputer dapat dilihat dengan semakin canggihnya teknologi komputer Hal ini mendukung perkembangan sistem Pengolahan Data Elektronik (PDE) Banyak perusahaan yang telah mengubah sistem akuntansi manual menjadi sistem PDE Akuntansi mulai merasakan pula kebutuhan akan keahlian audit dengan menggunakan komputer Auditor harus mempelajari keahlian audit dengan menggunakan komputer

Komponen Sistem PDE Ada empat komponen sistem PDE Perangkat Keras (Hardware) komputer Perangkat Lunak (Software) komputer Metode Pengorganisasian data Metode Pemrosesan data

Hardware komputer Hardware merupakan peralatan fisik yang digunakan dalam sistem PDE Konfigurasi Hardware berisi lima komponen, yaitu: Central Processing Unit (CPU) Peralatan input Peralatan output Peralatan komunikasi komputer Secondary Storage

Komponen Hardware yang utama Hardware komputer Komponen Hardware yang utama CPU Sebagai pelaksana kegiatan aritmetika & logika dan pengndali seluruh sistem PDE

Software komputer Perangkat lunak komputer yang terkait dengan sistem PDE adalah system software dan application software Perangkat lunak sistem melaksanakan fungsi umum yang harus ada agar komputer dapat beroperasi dan mengolah data sebagaimana mestinya.

Software komputer Perangkat lunak sistem terdiri atas : Sistem operasi, yang banyak digunakan DOS Program utiliti, melaksanakan tugas-tugas pemasukan, pengeluaran, & pengopersian data Compliers & Assemblers, berfungsi untuk mengubah instruksi yang ada dalam bahasa program menjadi bahasa mesin Database Management System, untuk mengelola dan memanfaatkan database

Metode Pengorganisasian data Metode organisasi data merupakan cara bagaimana data diorganisasi dalam file komputer Ada dua jenis pengorganisasian data Master file dan file transaksi dipisahkan untuk setiap aplikasi akuntansi atas siklus transaksi yang berbeda Traditional file Method Metode organisasi data yang didasarkan pada kemampuan data dalam file untuk diakses langsung oleh berbagai program aplikasi Database Method

Metode Pemrosesan data Batch Entry/Batch processing : Data transalsi yang ada dikumpulkan dalam satu batch atau kelompok On line Entry/Batch processing : Data transaksi yang terjadi langsung dimasukkan melalui terminal, tetapi tidak langsung diproses On line Entry/On line processing : Data transaksi yang terjadi langsung dimasukkan melalui terminal, untuk langsung diproses

Kelebihan dan Kelemahan sistem PDE dibanding sistem Manual Sistem PDE dapat memberikan konsistensi yang lebih baik dalam pemrosesan data dibanding sistem manual Sistem PDE dapat memberi Laporan Akuntansi yang lebih tepat waktu dan lebih efektif untuk pengawasan dan penelaahan operasi dari pada sistem manual Sistem PDE dapat mencegah kesalahan perhitungan dan penulisan data transaksi yang sering terjadi pada sistem manual

Kelebihan dan Kelemahan sistem PDE dibanding sistem Manual Pada Sistem PDE ada fungsi pengendalian yang dimasukkan secara built up ke dalam komputer. Misalnya ada password, hal ini tidak terdapat pada sistem manual

Kelebihan dan Kelemahan sistem PDE dibanding sistem Manual Sistem PDE menghasilkan jejak transaksi yang terbatas dibanding sistem manual Lebih sedikit bukti dokumenter mengenai kinerja prosedur pengendalian pada sistem PDE dari pada sistem manual Informasi pada Sistem PDE sulit dilihat dari pada sistem manual Pengurangan campur tangan manusia dalam Sistem PDE dapat mengakibatkan tersembunyinya kesalahan yang sebenarnya dapat diamati dalam sistem manual

Kelebihan dan Kelemahan sistem PDE dibanding sistem Manual Informasi dalam sistem PDE lebih rawan terhadap kerusakan fisik dibanding sistem manual Berbagai fungsi dapat terkonsentrasikan dalam sistem PDE sehingga mengurangi pemisahan tugas dan wewenang Pengubahan sistem dalam sistem PDE lebih sulit diimplementasikan dan dikendalikan dari pada sistem manual Pada sistem PDE, lebih banyak orang yang dapat mengakses sistem dari pada sistem manual.

Pengendalian Intern pada sitem PDE Pengendalian Intern pada sitem PDE mencakup prosedur manual dan prosedur yang dirancang dalam program komputer. Prosedur manual dan program komputer terdiri atas: Pengendalian umum Pengendalian aplikasi

Pengendalian Intern pada sitem PDE Pengendalian umum Pengendalian menyeluruh yang berdampak terhadap lingkungan PDE, berhubungan dengan keseluruhan bagian sistem PDE Pengendalian khusus atas aplikasi akuntansi seperti pemrosesan penjualan atau penerimaan kas, pemrosesan gaji & upah karyawan Pengendalian aplikasi

Pengendalian umum Pengendalian organisasi & operasi Pengendalian Perancangan sistem & Dokumentasi Pengendalian Hardware & Software System Pengendalian akses untuk mencegah penggunaan peralatan PDE, File data & program komputer tanpa Autorisasi

Pengendalian organisasi & operasi Pada sistem manual perusahaan harus mempunyai beberapa karyawan yang secara terpisah bertugas untuk menjurnal & memposting. Pada sistem PDE komputerlah yang melaksanakan penjurnalan dan pelaksanaan posting. Oleh karena itu perlu pengendalian khusus pada sistem PDE

Pengendalian Pengembangan sistem & Dokumentasi Pengendalian ini dari merupakan bagian integral dari metode pemisahan otoritas dan tanggung jawab yang memadai. Pengendalian Pengembangan sistem berkaitan dengan pengevaluasian sistem baru, pengendalian pengubahan program, dan prosedur dokumentasi

Pengendalian Hardware & Software System Dirancang untuk mendeteksi penyalahgunaan peralatan yang dimiliki

Prosedur back up dan Pemulihan Pengendalian akses untuk mencegah penggunaan peralatan PDE, File data & program komputer tanpa Autorisasi Ada tiga kategori yang tekait erat dengan penjagaan peralatan PDE, Data, dan Program Pengendalian fisik Prosedur back up dan Pemulihan Pengendalian Akses

Pengendalian Aplikasi Pengendalian aplikasi berkaitan erat dengan tugas-tugas khusus yang dilaksanakan oleh sistem PDE Pengendalian ini berfungsi untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa pencatatan data, pengolahan data, menjadi informasi dan pelaporan informasi yang dihasilkan , sudah dilaksanakan dengan benar.

Pengendalian Aplikasi Ada tiga jenis Pengendalian Aplikasi dalam sistem PDE Pengendalian input Pengendalian pemrosesan Pengendalian output

Pengendalian input Pengendalian prosedural yang perlu untuk menangani data dari luar komputer atau data input Pengendalian input dirancang untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa data yang diterima untuk diproses oleh PDE: Sudah diautorisasi Diubah ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin dan diidentifikasi Tidak akan hilang, berkurang, bertambah, diduplikasi, atau diubah tanpa ijin

Pengendalian pemrosesan Pengendalian pemrosesan dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa pemrosesan komputer telah berjalan sebagaimana mestinya

Pengendalian output Pengendalian output bertujuan untuk memastikan ketepatan dan kebenaran hasil pemrosesan, dan hanya personel yang mempunyai otoritas yang menerima output-nya

Menentukan Resiko Pengendalian Proses menentukan Resiko Pengendalian dalam Struktur pengendalian PDE sama dengan Struktur pengendalian sistem manual, yang meliputi: a. Mengidentifikasi salah saji potensial yang mungkin terjadi untuk setiap asersi b. Mengidentifikasi prosedur pengendalian yang perlu untuk mencegah dan mendeteksi salah saji tersebut c. Melaksanakan pengujian pengendalian

Pengujian Pengendalian pada sistem PDE Ada tiga cara Pengujian Pengendalian pada sistem PDE : Auditing Around The Computer Auditing Through The Computer Auditing with The Computer

Auditing Around The Computer Pengujian pengendalian pada metode ini sama dengan Pengujian pengendalian pada sistem manual Bila menggunakan metode ini, Auditor harus mempunyai akses terhadap dokumen sumber yang memadai Output komputer harus dalam bentuk print out sehingga dapat dibaca oleh Auditor

Auditing Through The Computer Auditing Through The Computer mencakup penggunaan TABK (Teknik Audit Berbantuan Komputer) TABK digunakan untuk pengujian substantif dan pengujian pengendalian TABK dapat meningkatkan efisiensi & efektivitas prosedur Audit

Auditing Through The Computer Ada tiga pendekatan yang dapat dilakukan Auditor untuk melasanakan Prosedur Audit TABK: Test Data Approach Parallel Simulation Approach Integrated test Facility Approach

Test Data Approach Tujuan Pendekatan pengujian data adalah untuk menentukan apakah program komputer klien dapat menangani transaksi secar tepat Pendekatan ini relatif sederhana, cepat, dan murah, karena data rekaan Auditor dapat dipakai berkali-kali pada Audit atas klien yang berbeda.

Test Data Approach Pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan Pendekatan ini hanya menguji fungsi pengujian pengendalian atas program yang diuji Auditor kadang merasa asing terhadap program klien Auditor tidak mampu menjalankan program klien dengan baik, Oleh karena itu Auditor memerlukan bantuan operator komputer klien Operasi klien kadang harus dihentikan terlebih dahulu karena programnya sedang dipakai Auditor untuk melakukan pengujian.

Test Data Approach Program klien Data uji Auditor Pemrosesan dengan komputer Output dari komputer Pembandingan Secara manual Output harapan Auditor

Parallel Simulation Approach Tujuan Pendekatan pengujian data adalah untuk menguji akurasi atau ketepatan output yang dihasilkan sistem klien Auditor menggunakan komputer miliknya untuk mengolah data aktual klien dengan program milik Auditor, setelah itu Auditor akan memperoleh hasil output komputer, hasil output komputer dibandingkan dengan output aktual klien Kelebihan Pendekatan ini terletak pada pelaksanaan pengujian yang tidak mengganggu operasi sistem PDE klien

Parallel Simulation Approach Program klien Data Aktual klien Pemrosesan dengan komputer Output dari komputer Pembandingan Secara manual Output Aktual klien

Integrated test Facility Approach Auditor Menciptakan suatu sub sistem kecil seperti tiruan perusahaan yang mini dalam sistem PDE klien Data penguji dan data aktual klien diproses bersama-sama oleh sistem klien Kelemahan metode ini data aktual klien dapat rusak

Auditing with The Computer Auditing with The Computer merupakan perkembangan terakhir pada sistem PDE Pada tahap ini Auditor sudah menggunakan komputer dalam berbagai aspek Audit Masalah utama yang dihadapi dalam metode ini adalah Auditor yang berpraktik dituntut untuk mempunyai pengetahuan yang luas dan up to date mengenai sistem komputer