Sistem Informasi Pengelolaan Absensi Pada PT. Cendana Putra Oleh : Hisyam Abdurrahman (09111403022) Niken Ayu Swari Arizona (09111403034) Indah Rahma Sari (09111403034) Dedi Tri Saputra (09111403028)

Tujuan Proyek Berikut ini adalah business goal dan project goal sistem informasi kepegawaian yang diharapkan dapat tercapai dengan dilaksanakannya proyek ini :

Pernyataan Masalah dan Opportunities Pernyataan Masalah Dalam melakukan analisa terhadap berbagai masalah yang terdapat dalam Subag Kepegawaian PT. Cendana Putera, kami melakukan kategorisasi permasalahan-permasalahan yang ada pada Kepegawaian tersebut berdasarkan rangkaian kerja (framework) PIECES (Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service).

Continue… Berikut ini adalah permasalahan-permasalahan yang dibahas ketika project team mengadakan wawancara dengan narasumber (Ibu Putri Pramadea dan Bapak Romadhoni) : 1. Akurasi yang rendah dalam perhitungan absensi Dalam penghitungan durasi kerja setiap karyawan PT. Cendana dilakukan dengan sistem absensi. Karyawan mengisi kartu absensi mereka masing-masing. Setiap karyawan mencatat waktu masuknya atau kedatangannya kemudian pada waktu pulang mencatat waktu kepulangannya. Untuk proses pencatatan waktu ini dilakukan oleh karyawan itu sendiri dengan diawasi bagian staff. Data absensi diletakkan diluar kantor sehingga sewaktu-waktu bisa terjadi kehilangan data absensi karyawan. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan information, control dan service.

Continue… 2. Pengiriman data absensi karyawan di PT. Cendana Putera PT. Cendana Putera dijalan lintas Palembang-Betung KM 19 Banyuasin adalah cabang dari PT. Cendana Putera di Medan. Jadi setiap data absensi harus dikirim ke PT. Cendana Putera di Medan. Untuk melakukan proses pengiriman data ini membutuhkan cost yang mahal, karena data absensi ini dikirim dengan menyuruh orang yang bertugas seperti kurir. Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan INFORMATION, ECONOMICS dan EFFICIENCY.

Pernyataan Masalah dan Opportunities Opportunities 1. Kelebihan dari sistem yang dikembangkan : 2. Adanya integrasi informasi dan data dalam pengelolaan absensi. 3. Data-data absensi tersimpan dalam basis data sehingga pemanggilan dan pemrosesan data menjadi lebih mudah. 4. Data disimpan dalam 1 pusat data sehingga memudahkan dalam sinkronisasi data dan mengurangi redundansi data. 5. Entry data lebih efisien karena umumnya entry dilakukan sekali. 6. Biaya yang dikeluarkan untuk transfer informasi lebih sedikit karena sistem terintegrasi. 7. Pemanfaatan data/informasi kepegawaian lebih efektif karena data/informasi dapat dikonversikan ke berbagai format (seperti: bentuk grafik atau spreadsheet ) 8. Akses informasi kepegawaian menjadi lebih mudah karena sistem menyediakan interface pada setiap komputer yang terhubung untuk memudahkan dalam melakukan interaksi.

Hambatan Proyek (Project Constraints) Business Constraints Berikut adalah business constraints yang ada : Sistem akan dibangun berdasarkan metode FAST, dimana ditargetkan tiap literasi berlangsung selama 1 bulan. Target pengoperasian sistem di PT. Cendana Putera adalah 3 bulan setelah dijalankannya proyek ini. Sistem tidak akan merubah file-file yang ada pada saat ini tanpa adanya izin dari pemilik sistem (Bp. Welly dan Ibu Diana). Sistem ini selain akan mengotomatisasi jalur kepegawaian dan keuangan, juga dibangun untuk mempersingkat waktu dalam hal pembayaran uang lembur. Sistem yang dibangun harus memenuhi technology constrains yang ada.

Analisa Permasalahan dan Peluang Ishikawa Diagram untuk permasalahan : Akurasi yang rendah dalam perhitungan absensi

Analisa Permasalahan dan Peluang Proses pengiriman menggunakan jasa kurir Ishikawa Diagram untuk permasalahan : Sulitnya pengiriman data absensi karyawan di PT. Cendana Putra

ANALISA KEBUTUHAN 1. Functional Requirement Kebutuhan fungsional yang harus ada dalam sistem yang akan dibuat ini adalah sebagai berikut : Sistem yang baru harus dapat menangani proses absensi karyawan. Sistem yag baru harus dapat mengirimkan data pengelolaan absensi secara efektif.

ANALISA KEBUTUHAN Nonfunctional Requirement Berikut kebutuhan nonfunctional dengan klasifikasi PIECES framework :

Continue…

Pemodelan Data ER Diagram

Tabel Data

Pemodelan Proses DFD Konteks Level 0

DFD Level 1

DFD Level 2 Subproses Karyawan DFD Level 2 Pengelolaan Absensi

DFD Level 2 Subproses Penjadwalan

DFD Level 2 Subproses Laporan

Decompotition Diagram

TERIMAKASIH