Panduan Untuk Rapat Pelaku

Tujuan MEMUTUSKAN tindakan apa yang akan dilakukan Menugaskan orang untuk melakukan TINDAKAN Memutuskan TANGGAL SASARAN untuk menyelesaikan tindakan, dan Memperhatikan KEMAJUAN untuk setiap tindakan yang sudah dilakukan. Hati-hati NATO…………

WAKTU PERTEMUAN Anggota POKJA harus memutuskan berapa kali mereka akan melaksanakan pertemuan. Harus ada rapat yang bersifat sebentar dan tetap (terjadwal), namun jangan mendadak. Ada kemauan untuk sering melakukan pertemuan, namun permasalahannya setiap orang punya perkerjaan lain. Lebih baik pada awalnya sekali sebulan.

PESERTA PERTEMUAN PESERTA PERTEMUAN Rapat pelaku harus TERBUKA bukan tertutup. Semua anggota POKJA harus menghadiri, tetapi pelaku lain yang tertarik juga boleh menghadiri. Dalam pelaksanaan rapat, pelaku harus menunjuk 2 orang ; satu sebagai MODERATOR atau KOORDINATOR, dan lainnya sebagai SEKRETARIS. Pada rapat awal, mungkin merupakan ide yang baik apabila dilakukan penggiliran yang bertugas sebagai koordinator, sampai semua pelaku merasa cocok dan kemudian menunjuk seseorang untuk bertugas dalam waktu yang lebih lama.

Tugas untuk Moderator atau koordinator. Menyampaikan agenda rapat Mengatur batas waktu pelaksanaan diskusi pada setiap item agenda rapat Memfokuskan diskusi pada setiap item agenda Memastikan bahwa peserta menyepakati APA, SIAPA dan KAPAN untuk melaksanakan setiap item agenda Memastikan bahwa seseorang yang telah ditunjuk untuk melaksanakan tindakan, dapat mengerti mengenai apa yang harus dikerjakan, dan waktu tersedia untuk menyelesaikan tindakan. Mengatur tanggal untuk rapat berikutnya. Tugas untuk Sekretaris. Selama rapat: Membuat daftar peserta rapat Membuat catatan mengenai poin-poin penting yang dibicarakan Bagi setiap keputusan, memcatat tentang APA yang telah dilaksanakan, SIAPA yang melaksanakan, dan KAPAN (tanggal sasaran) untuk menyelesaikan tindakan. Sebelum pelaksanaan rapat berikutnya: Menyusun catatan secara runtut Memfotocopi dan menyebarkannya kepada setiap anggota pokja Memberitahukan pelaku mengenai tanggal, waktu dan tempat untuk rapat berikut Memastikan bahwa catatan dari rapat sebelumnya (notulen) tersedia di rapat berikutnya.

MENGATUR AGENDA RAPAT Tujuan utama agenda rapat adalah membicarkan hal pokok/kunci. Beberapa hal penting dalam mengatur agenda rapat adalah: Memfokuskan pada hal yang paling penting Usahakan SINGKAT. Jangan mencoba memecahkan berbagai masalah dalam satu kesempatan. Pilih SATU atau DUA topik saja untuk setiap rapat Mulai dengan hal yang lebih mudah untuk dipecahkan DAPATKAN HASIL segera, meskipun sederhana Hasil awal yang baik akan MEMPERKUATKAN KEPERCAYAAN, sehingga mudah untuk melakukan hal yang lebih sulit Menyampaikan HASIL RAPAT sebelumnya Menentukan aturan mengenai batas waktu pembahasan setiap item agenda pertemuan

Contoh : Mengatur Agenda Rapat Waktu Menegaskan agenda untuk rapat ini 10 min Hal Satu: Misalnya: Pemasaran Brainstorming 20 min Pilihan satu ide dari yang terbaik Mengembangkan ide / usul 25 min Keputusan Tanggal untuk rapat berikut 5 min Jumlah waktu maksimum 2 jam

Untuk dapat mencapai hal tersebut, ikuti tiga langkah sbb: TAHAPAN RAPAT PELAKU Tujuan : menetapkan keputusan/tindakan dalam memecahkan masalah atau menangkap peluang. Untuk dapat mencapai hal tersebut, ikuti tiga langkah sbb: 1. BRAINSTORMING Membuat ringkasan permasalahan dan peluang yang berhubungan dengan permasalahan tersebut BRAINSTORM ide-ide untuk PEMECAHAN masalah Membuat daftar sumber daya potensi untuk melaksanakan ide ide Contoh Brainstorming : Pemasaran Problem / opportunity Ideas / Solutions Resources Penjualan terbatas Sulit menemukan pembeli Tidak ada informasi tentang pasar di luar Pasar daerah kecil Katalogus hasil Daftar petunjuk pengerajin Menghadiri pameran di Yogya Mengatur pameran di Pacitan Bertemu dengan eksportir Deprindag Dep Pariwisata Cost sharing antara UKM Hotel atau ruang pameran Koran atau stasion radio Koneksi perseorangan

2. MENGEMBANGKAN IDE Memilih satu ide yang terbaik Mengembangkan ide dengan perincian yang lebih besar Contoh Pembangunan ide : Menyiapkan direktori pengrajin Pertanyaan Pilihan 1. Siapa yang akan menggunakan direktori? UKM daerah Perusahaan lebih besar Pembeli dan eksportir 2. Siapa yang dimasukkan dalam direktori? Semua pengrajin Pengrajin yang memiliki surat izin usaha Pengrajin yang mau bersama sama membayar biaya 3. Informasi apa yang harus dimasukkan dalam direktori? Jumlah produksi, harga jual Foto contoh hasil produk Informasi tentang kemampuan, hasil penjualan 4. Berapa biaya yang dibutuhkan? Jika dicetak berwarna atau hitam putih Berapa jumlah yang dicetak? 5. Bagaimana cara pembayarannya? 100 % dari Pemda Cost sharing antara yang dimasukkan di petunjuk Biaya menurut ukuran judul Dari retribusi izin perusahaan Sponsor atau iklan

Memutuskan TINDAKAN apa yang harus dilakukan 3. MEMBUAT KEPUTUSAN Memutuskan TINDAKAN apa yang harus dilakukan Memutuskan SIAPA yang harus melakukan tindakan ini Memutuskan KAPAN tindakan ini diselesaikan Kalau ada waktu, mengulangkan langkah 1 dan 2 untuk ide lain Kalau tidak ada waktu, kembali ke ide lain pada rapat berikutnya Contoh Keputusan: Menyiapkan direktori pengrajin Apa Siapa Kapan Menyiapkan biaya Pak A Sep 27 2 Mengidentifikasi pengerajin yang setuju untuk cost sharing Pak D 3. Melakukan pembicaraan dengan dinas yang akan menyediakan dana Ibu E Sep 20 4. Membuat desain untuk format direktori Pak H 5. Hal lainnya Orang lain Tanggal

Pentingnya Notulensi Maksud dari membuat catatan untuk setiap rapat adalah untuk melaporkan hasil pelaksanaan keputusan yang dibuat pada rapat sebelumnya Awalnya setiap rapat: Mengingatkan peserta tentang keputusan yang dibuat pada rapat sebelumnya Meminta kepada orang yang bertanggungjawab agar supaya melaporkan mengenai tindakan apa yang telah dilakukan dan hasil dari tindakan tersebut Mengetahui tindakan lain yang dibutuhkan Memutuskan kembali mengenai APA, SIAPA dan KAPAN untuk tindakan selanjutnya Mengucapkan selamat kepada peserta bagi hasil yang telah dicapai Memberitahukan kepada pelaku lain tentang hasil yang telah dicapai.