PERTEMUAN 3 DATA FLOW DIAGRAM (Sistem Berjalan)

DATA FLOW DIAGRAM Suatu network yg menggambarkan suatu sistem automat/komputerisasi, manual atau gabungan dari keduanya dlm susunan berbentuk komponen sistem yg saling berhubungan sesuai dg aturan mainnya

SIMBOL DFD EXTERNAL ENTITY : kesatuan diluar sistem yg akan memberikan input atau menerima output dari sistem, dpt berupa orang, organisasi, sumber informasi lain atau penerima akhir dari suatu laporan PROSES : kegiatan / pekerjaan yg dilakukan oleh orang atau mesin komputer, dimana aliran data masuk, ditranformasikan ke aliran data keluar DATA FLOW : menerangkan perpindahan data yg menuju ke dlm & keluar dari suatu proses DATA STORE : berkaitan dg penyimpanan data secara manual / elektronik

BENTUK DATA FLOW DIAGRAM Diagram Arus Data Fisik Penekanan menggambar adalah bagaimana proses2 dari sistem diterapkan termasuk proses2 manual & biasanya digunakan utk menggambarkan sistem yg lama. Diagram Arus Data Logika Lebih tepat digunakan utk menggambarkan sistem usulan dimana penekanannya hanya pd logika dari kebutuhan2 sistem

ATURAN MAIN MENGGAMBAR DFD Dlm DFD tdk boleh menghubungkan antara EXTERNAL ENTITY dg EXTERNAL ENTITY secara langsung Bagian Keuangan Pimpinan Bagian Keuangan Pimpinan Pela- poran Dlm DFD tdk boleh menghubungkan antara DATA STORE dg DATA STORE secara langsung Pemesanan File Pelanggan File Pesanan File Pelanggan File Pesanan

ATURAN MAIN MENGGAMBAR DFD Dlm DFD tdk boleh menghubungkan antara DATA STORE dg EXTERNAL ENTITY secara langsung (atau sebaliknya) File Pembayaran Bagian Keuangan File Pembayaran Bagian Keuangan Pembayaran Setiap PROSES hrs ada DATA FLOW yg masuk & ada DATA FLOW yg keluar File Pelanggan Pembelian File Pemesanan File Pembayaran File Pelanggan Pembelian File Pemesanan File Pembayaran

Umumnya kesalahan proses di DFD adalah : Proses mempunyai input tetapi tdk menghasilkan output (black hole / lubang hitam) Proses menghasilkan output tetapi tdk pernah menerima input (miracle / ajaib)

CARA MEMBUAT DFD Top-Down Analysis, mulai dari umum sampai dg detail Jabarkan proses sampai sedetail mungkin Pelihara konsistensi Entity, Proses, Data Flow & Data Store yg terjadi dlm Data Flow Diagram Berikan label yg bermakna utk tiap2 simbol

Konsep Paket dari Data (packet of data) KONSEP ARUS DATA Konsep Paket dari Data (packet of data) Dua data atau lebih mengalir dari suatu sumber yg sama menuju ke tujuan yng sama Pelanggan Order langganan Data Pesanan Data Pembayaran Pelanggan Order langganan Data Pesanan, Data Pembayaran

Konsep Arus Data Menyebar (diverging data flow) Menunjukkan sejumlah tembusan paket data yg berasal dari sumber yg sama menuju ke tujuan yg berbeda Pembuatan Laporan Manajer Bagian Pembukuan Laporan Pesanan Barang

Konsep Arus Data Mengumpul (converging data flow) Arus data yg berbeda dari sumber yg berbeda bergabung bersama2 menuju ke tujuan yg sama Pembuatan Faktur Slip Pengiriman Konsumen

KONSEP ARUS DATA Konsep Sumber dan Tujuan Data Semua alur data harus minimal mengandung satu proses. Maksud kalimat ini adalah : Suatu alur data dihasilkan dari suatu proses dan menuju ke suatu data store dan/atau external entity Suatu alur data dihasilkan dari suatu data store dan/atau external entity dan menuju ke suatu proses Suatu alur data dihasilkan dari suatu proses dan menuju ke suatu proses

TAHAPAN PROSES PEMBUATAN DFD DIAGRAM KONTEKS (Global) yaitu diagram tingkat atas, merupakan diagram dari sebuah sistem yg menggambarkan aliran2 data yg masuk & keluar dari proses serta yg masuk & keluar dari external entity Hal2 yg hrs diperhatikan : Memberikan gambaran ttg seluruh sistem Hanya ada satu proses Tdk boleh ada data store Sistem

Penggambaran diagram secara rinci DIAGRAM NOL (0) Penggambaran diagram secara rinci Hal2 yg hrs diperhatikan : Perlihatkan data store yg digunakan Keseimbangan antara diagram kontex & diagram nol hrs dipelihara 1.0 2.0 3.0

Hal2 yg hrs diperhatikan : DIAGRAM DETAIL (Detail/Rinci) Penggambaran diagram secara lebih terinci Hal2 yg hrs diperhatikan : Keseimbangan aliran data antara diagram nol & diagram rinci Keseimbangan data store yang digunakan 2.1 2.2

STUDI KASUS ANALISA SISTEM BERJALAN Prosedur Sistem Berjalan Perusahaan Bina Sarana Indonesia adalah perusahaan usaha dagang yg bergerak di bidang distributor penjualan elektronik (TV, kulkas, kipas angin, radio, dll). Perusahaan ini menjual barang elektronik kpd customer secara tunai dg nilai transaksi ≥ Rp. 50.000.000,-. Customer adalah badan usaha atau toko pengecer yg menjual produknya kpd pelanggan secara perorangan. Pd prosedur sistem berjalan ini, Customer pd saat memesan barang diharuskan melampiri dokumen PO terlebih dahulu, & PO paling lama satu minggu utk di konfirmasi pd Customer. Utk lebih jelasnya prosedur dari sistem berjalan adalah sbb :

Prosedur Order Penjualan Setiap costumer dpt memesan barang datang langsung atau melalui faximile dg menyertakan dokumen PO yg diterima oleh Bagian Penjualan. Kemudian Bagian Penjualan berdasarkan PO, memeriksa pesanan barang dg menggunakan kartu stock, apabila stock barang ada maka di nilai penjualan dihitung & dicatat ke dlm faktur penjualan dibuat rangkap 4 yg didistribusikan ke Kasir

Prosedur Pembayaran Tunai Setelah customer mendapat konfirmasi ttg pesanan pembelian disetujui, maka customer melakukan transaksi pembayaran melalui transfer uang ke bank yg ditunjuk dg bukti setoran. Berdasarkan bukti setoran, Kasir membuka arsip penjualan yg dicocokkan dg bukti setoran. Apabila sesuai dg nilai penjualan maka dibuatkan kwitansi lunas, & merekap nilai Penjualan Harian. Distribusi dokumen2 berdasarkan nilai transaksi penjualan sbb : Utk Kwitansi & faktur penjualan di berikan kpd customer. Gudang mendapat tembusan pengeluaran barang dari kasir sesuai barang yg di pesan, & Copy faktur diberikan ke Bagian Penjualan

Prosedur Penyiapan Barang Kirim Gudang setelah menerima Tembusan pengeluaran barang, maka menyiapkan barang yg akan dikirim dg mencatat barang keluar ke kartu gudang & membuat dokumen surat keluar barang yg ditembuskan ke Bagian Penjualan Prosedur Pengiriman Barang Bagian Penjualan berdasarkan Surat keluar barang, selanjutnya membuka arsip faktur penjualan utk mencatat barang yg akan dikirim & dicatat ke dokumen Surat Jalan utk selanjutnya diserahkan ke Bagian Pengiriman yg bertugas mengirim barang ke Customer.

Prosedur Pembuatan Laporan Setiap akhir periode Bagian Penjualan membuat Laporan Penjualan Bulanan berdasarkan rekap penjualan harian & faktur penjualan. Dan Laporan Stock Barang keluar berdasarkan Kartu Stock. Kedua laporan tsb diberikan kpd Manajer Penjualan utk proses evaluasi penjualan selama satu bulan. Tugas : Gambarkan DAD yang terdiri dari : Diagram KONTEKS Diagram NOL Diagram DETAIL Buat Analisa permasalahan dari Prosedur Sistem Penjualan tersebut

Sistem Penjualan Barang Elektronik secara Tunai Surat Keluar Brg Customer PO, Bagian Penjualan PO, Bukti Setoran, SJ Faktur Penjualan, Faktur Penjualan, Kwitansi Faktur Penjualan Surat Jalan Sistem Penjualan Barang Elektronik secara Tunai Bank Bukti Setoran Faktur Penjualan, Kasir Bukti Setoran Kwitansi, Tembusan pengeluaran barang Gudang Tembusan pengeluaran barang Manajer Penjualan Lap Pnjualn Blnn Lap Stock Brg Surat Keluar Brg Surat Jalan Bagian Pengiriman

1.0 2.0 Order Penjualan Pembayaran 5.0 Pembuatan Lprn 3.0 Kwitansi, Faktur Penjualan Bank Bukti Setoran Bukti Setoran Gudang Stock Barang Kartu Stock Tmbsn Pngluarn Brg Surat Kluar Brg 1.0 Order Penjualan 2.0 Pembayaran Kasir Bukti Setoran, Faktur Penjualan Customer PO Kwitansi, Tmbsn Pngluarn Brg Bagian Penjualan Faktur Penjualan Surat Jalan Bagian Penjualan PO Dt Pjualn Harian Faktur Penjualan Faktur Penjualan Surat Jalan Faktur Penjualan Surat Kluar Brg 5.0 Pembuatan Lprn Dt Pnjln Harian Penjualan Harian Lap.Pnjln Blnn 3.0 Penyiapan Brg Krm Lap.Stok Brg Kluar 4.0 Pengiriman Brg Bagian Pengiriman Manajer Penjualan Stock Barang Kartu Stock Surat Jalan

1.1 Pemesanan Barang 1.2 Pengecekan 1.3 Pencetakan Faktur Customer PO Bagian Penjualan PO PO Stock Barang KartuStock 1.2 Pengecekan PO Faktur Penjualan 1.3 Pencetakan Faktur

Kwitansi, Faktur Penjualan Kasir Bukti Setoran Bukti Setoran 2.1 Pembayaran Bank Bukti Setoran Customer Bukti Setoran Kwitansi, Faktur Penjualan Kasir Bukti Setoran Bukti Setoran Faktur Penjualan 2.2 Pencocokan Data Pembayaran Kwitansi, Faktur Penjualan Tmbsn Pngluarn Brg Bagian Penjualan Faktur Penjualan Faktur Penjualan 2.3 Pencetakan Bukti Transaksi Penjualan Harian Dt Pjualn Harian 2.4 Pembuatan Tmbsn Kluar Brg Gudang Tmbsn Pngluarn Brg

Dibentuk Kelompok Diskusi untuk Tugas Presentasi Mengenai Analisa Sistem disuatu organisasi, dan Setiap Dosen diharapkan menentukan materi yang akan dibahas (contoh: Sistem Penjualan, Persediaan, Peminjaman dsb) Presentasi Minimal dilakukan sebelum Kuis dan berlanjut untuk semua kelompok pada pertemuan selanjutnya !!