14 Sistem Informasi Manajemen & Perkembangan Teknologi Informasi Tatap Muka 14 Arissetyanto Nugroho Hartri Putranto Dasar Bisnis & Manajemen Sistem Informasi Manajemen & Perkembangan Teknologi Informasi Fakultas Ekonomi

Bahan Kajian Pengertian dan Unsur SIM Manfaat Penggunaan SIM Perkembangan Sistem Informasi Mengelola Teknologi Informasi Saat Ini Peran Teknologi Informasi dalam Pengembangan Bisnis E-Commerce

Pengertian Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Masing-masing komponen memiliki fungsi yang berbeda dengan yang lain, tetapi tetap dapat bekerja sama. Informasi adalah data yang sudah diolah sehingga berguna untuk pembuatan keputusan. Data adalah representasi suatu obyek. Misalnya seorang mahasiswa diwakili oleh nomor mahasiswa, maka nomor mahasiswa ini adalah data. Berbagai contoh representasi suatu objek adalah nama barang, berat barang, plat nomor kendaraan, dan nomor telepon. Data yang belum dapat digunakan untuk pembuat keputusan. Manajemen adalah sekumpulan orang yang bertugas menjalankan perusahaan, organisasi, atau instansi pemerintah. Manajemen bertugas menentukan tujuan perusahaan, merencanakan kegiatan untuk satu periode mendatang, dan menjalankan, dan menjalankan rencana tersebut dengan melibatkan seluruh pihak terkait didalam perusahaan.

Pengertian Sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama, yang digunakan untuk mencatat data, mengolah data, dan menyajikan informasi untuk para pembuat keputusan agar dapat membuat keputusan dengan baik. Sistem informasi merupakan gabungan dari berbagai sistem yang saling terkait, dengan menggunakan basis data dan sumber daya secara bersama-sama. Pihak-pihak yang mengembangkan sistem, pemakai sistem, jaringan komunikasi yang digunakan, juga dapat dilibatkan secara bersama-sama. Dengan demikian, sistem informasi diharapkan dapat mendatangkan competitive advantage bagi perusahaan atau organisasi.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen (management information systems atau MIS). Merupakan sistem informasi yang banyak menghasilkan berbagai informasi atau laporan, untuk keperluan pengambilan keputusan oleh manajer, terutama manajer madya dan manajer puncak. Informasi yang dihasilkan dapat bersifat hardcopy maupun softcopy. Contoh: laporan hardcopy adalah daftar harga, laporan keuangan, dan daftar persediaan barang. Contoh laporan softcopy adalah besarnya saldo rekening kas, informasi barang yang sudah dipesan, atau penjualan yang barang sedang dikirim. Contoh: bila persediaan barang dietalase habis, ambil barang yang tersedia di gudang, tetapi bila barang yang digudang sudah habis, bagaimana jalan keluarnya. Manajer penyelia harus segera membeli barang dagangan (ini jalan keluar yang sudah jelas), tetapi kepada pemasok yang manakah perusahaan harus membeli? Membeli sebanyak berapa? Perlu dibayar tunai atau kredit? Keputusan-keputusan ini memerlukan informasi mengenai harga beli yang ideal, tingkat persediaan yang efisien, dan aliran kas yang dimiliki oleh perusahaan (ini adalah jalan keluar yang tidak begitu jelas).

Unsur Sistem Informasi Sistem Informasi yang lengkap biasanya mencakup: Piranti keras (hardware) Piranti lunak (software) Dan telekomunikasi serta orang dan data itu sendiri. Dalam bisnis saat ini, komputer sebagai alat untuk mengolah data yang penggunaannya sebagai: Model perhitungan Database Sistem ekstraorganisasional (berkomunikasi dengan organisasi lain serta pelanggan)

Variasi Sistem Informasi Sistem Informasi dapat digolongkan berdasarkan fungsi organisasi atau fungsi perusahaan: Sistem informasi akuntansi, yaitu sistem yang mencatat dan mengolah data akuntansi serta menyajikan informasi akuntansi. Sistem ini mencatat pembelian, penjualan, pembayaran, dan penerimaan kas, serta berbagai transaksi terkait. Laporan yang dihasilkan juga cukup bervariasi, dari laporan keuangan standar hingga berbagai laporan manajemen, misalnya analisis umur piutang, laporan persediaan barang yang hampir habis, analisis rasio, dan sebagainya. Sistem informasi produksi, yaitu sistem yang mencatat dan mengolah data produksi serta menyajikan informasi yang berhubungan dengan produksi. Dengan sistem informasi produksi, manajemen dapat menghasilkan informasi jumlah unit diproduksi menurut jenis produk, daftar barang diproduksi berdasarkan departemen produksi, dan perbandingan antara rencana dan realisasi produk.

Variasi Sistem Informasi Sistem informasi pemasaran, yaitu sistem yang mencatat dan mengolah data pemasaran serta menyajikan informasi yang berkaitan dengan pemasaran. Contoh, laporan penjualan menurut daerah, laporan penjualan menurut produk, laporan penjualan menurut pramuniaga, atau laporan penjualan menurut pelanggan. Sistem otomatisasi kantor (office automation systems), adalah merupakan sistem informasi yang bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat berbagai pekerjaan yangberhubungan dengan kegiatan kantor. Contohnya adalah mencatat dan mengelola surat masuk dan keluar, pembuatan jadwal janjian (telepon, pertemuan, rapat, dan kunjungan), mencari informasi tentang produk, dan masih banyak lagi).

Variasi Sistem Informasi Cara lain menggolongkan sistem informasi seperti yang diuraikan oleh James O’Brien adalah sebagai berikut: Berdasarkan dukungannya pada kegiatan perusahaan, informasi dapat digolongkan sebagai berikut: Transaction processing systems (sistem pemrosesan transaksi), yaitu sistem yang digunakan untuk mencatat dan mengolah data transaksi sehari-hari. Process control systems (sistem pengendalian proses), yaitu informasi yangdigunakan untuk menjamin agar berbagai proses dan kegiatan yang dijalankan perusahaan dapat berlangsung dengan baik. Enterprise collaboration systems (sistem kolaborasi perusahaan), yaitu sistem informasi yang dapat digunakan untuk menggabungkan keluaran berbagai sistem informasi yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga para manajer dapat dengan mudah menilai kinerja perusahaan.

Variasi Sistem Informasi Berdasarkan hubungannya dengan dukungan pembuatan keputusan, sistem informasi dikelompokkan menjadi tiga kelompok berikut: Management information systems yaitu sistem informasi yang menyediakan berbagai bentuk informasi melalui berbagai media (baik hardcopy atau tercetak maupun softcopy atau melalui tampilan dan suara). Informasi yang dihasilkan berasal dari basis data internal perusahaan. Sistem ini relatif sederhana dalam mendukung manajemen membuat keputusan. Decision support systems yaitu sistem informasi yang mendukung manajemen dalam membuat keputusan dengan memberikan usulan atau perbandingan antara berbagai alternatif jalan keluar. Informasi yang dihasilkan oleh sistem ini berasal dari basis data internal (berisi catatan yang ada didalam perusahaan) dan basis data eksternal (berisi data yang berasal dari luar perusahaan). Executive information systems yaitu sistem informasi yang khusus ditujukan untuk para eksekutif dalam membuat keputusan strategis.

Variasi Sistem Informasi Berdasarkan klasifikasi lain, sistem informasi dapat dilihat dengan berbagai cara, sehingga relatif lebih banyak jenisnya. Jenis-jenis sistem informasi yang ada adalah sebagai berikut: Expert systems (sistem pakar), yaitu sistem yang memiliki kemampuan untuk menyimpan atau merumuskan kepakaran seseorang, sehingga bisa dipakai oleh orang lain. Sebagai contoh, kepandaian untuk menentukan metode penjualan, kepakaran untuk menentukan harga jual produk, dan mengatur jadwal karyawan. Knowledge management systems (sistem manajemen pengetahuan), yaitu sistem informasi yang digunakan untuk mengelola pengetahuan, sehingga pembuat keputusan yang baru tidak perlu belajar lagi. Contoh sistem ini adalah sistem pengambilan keputusan vonis oleh hakim, sehingga hakim-hakim yang lebih muda dapat menggunakannya sebagai contoh atau acuan.

Variasi Sistem Informasi Strategic information systems yaitu sistem informasi yang dirancang untuk menghasilkan berbagai informasi strategis, untuk membuat keputusan strategis pula. Business information systems yaitu sistem informasi yang digunakan untuk menghasilkan berbagai informasi yang berhubungan erat dengan kegiatan utama perusahaan. Pengertian bisnis dalam istilah ini tidak semata-mata dibatasi oleh jual beli, tetapi juga berbagai kegiatan lain yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Integrated information systems yaitu sistem informasi yang dirancang untuk mengintegrasi berbagai sistem yang ada didalam maupun diluar perusahaan. Sistem ini misalnya adalah CRM (customer relationship management), SRM (suplier relationship management) dan internet.

Manfaat Penggunaan SIM Pembuat Keputusan Jenis Keputusan Informasi yang Diperlukan Manajemen Menentukan harga jual Menaikkan gaji Karyawan Biaya produksi Biaya operasi perusahaan Operator Membeli barang yang akan dijual Mengatur jadwal Barang yang ada di gudang, harga Jumlah karyawan dan tugasnya Pembeli Membeli barang dari perusahaan Membeli tunai/kredit Harga dan jenis barang Syarat-syarat kredit dan pembayaran Apabila sistem informasi antar perusahaan dapat saling terhubung, maka industri akan dapat mengetahui omzet perdagangan semua perusahaan. Contoh: industri tekstil disuatu daerah dapat mengetahui produksi total tekstil didaerah tersebut tak berapa banyak, dibandingkan dengan total penjualan di daerah tersebut, sehingga dapat diketahui ada kekurangan berapa banyak.

Manfaat Penggunaan SIM Apabila sistem informasi tersebut sudah dapat digunakan dengan baik, dapat mendatangkan keuntungan-keuntungan lain bagi perusahaan. seperti berikut: Mempercepat pembuatan keputusan Menghalangi pesaing baru untuk memasuki pasar Memungkinkan kerja sama dengan perusahaan lain, bahkan dengan pesaing Memungkinkan diciptakannya perusahaan virtual, yang terdiri atas berbagai perusahaan diberbagai tempat atau diberbagai bidang

Perkembangan Sistem Informasi Berdasarkan perkembangannya, sistem informasi sudah dikenal sejak tahun 1950-an. Fungsi utama sistem informasi pada masa itu hingga sekarang mengalami perubahan, yaitu sebagai berikut: Periode Fungsi Utama Sistem Informasi 1950an Sistem informasi sebagai pencatat data dan penyajian informasi akuntansi. Sistem ini masih tergolong pada sistem pengolahan transaksi (transaction processing systems). 1960-1970an Sistem informasi mulai menyajikan berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen untuk membuat keputusan-keputusan operasional seperti pembelian barang dan supplies, pembukaan kantor cabang, dan perluasan produk. Sistem ini berkembang menjadi sistem informasi manajemen (management information systems). 1970-1980an Sistem informasi mulai berfungsi mendukung dan membantu manajemen untuk membuat keputusan, sehingga para manajer yang belum berpengalamanpun tetap dapat membuat keputusan yang memerlukan informasi yang rumit. Sistem informasi ini sudah tergolong pada sistem pendukung keputusan (decision support systems) atau sistem pakar (expert system). 1980-sekarang Sistem informasi mulai dapat berkomunikasi dengan sistem lain, sehingga mendatangkan sinergi yang luar biasa. Sistem informasi tidak hanya digunakan oleh satu unit usaha, tetapi berbagai perusahaan dapat saling berbagi pakai sistem informasinya.

Mengelola Teknologi Informasi Saat Ini Semakin pentingnya teknologi informasi bagi bisnis saat ini berarti bahwa setiap manajer, bukan hanya manajer SI, harus menjadi terbiasa dengan masalah-masalah yang berkaitan dengan manajemen teknologi informasi. Berikut ini enam bidang penting: Mengelola arsitektur sistem informasi perusahaan Mengelola infrastruktur jaringan perusahaan Mengakuisisi software Mengelola pengembangan sistem informasi Mengelola implementasi sistem informasi Mengelola keamanan sistem informasi

Mengelola Teknologi Informasi Saat Ini Menurut James A. O’Brien, manajer harus memiliki lima pengetahuan yang cukup untuk dapat memanfaatkan sistem informasi dengan baik. Kelima pengetahuan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut: Konsep dasar sistem Informasi Teknologi Informasi Aplikasi bisnis sistem informasi Pengembangan sistem informasi Tantangan manajemen

Peran TI dalam Pengembangan Bisnis Sejak tahun 1980-an, otomatisasi dalam dunia bisnis telah banyak mengubah gaya manajer dalam mengelola perusahaan. Para manajer melihat komputer dan pengolahan data sebagai kegiatan pendukung manajemen dan bukan hanya sebagai kegiatan rutin. Informasi bukan hanya sekedar menjadi bahan pembuatan keputusan tetapi lebih dari itu, informasi diubah menjadi kekuatan untuk memenangkan persaingan dan merebut pasar, atau disebut competitive advantage. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif Mendukung pengambilan keputusan dalam bisnis Mendukung proses dan operasi bisnis

Peran TI dalam Pengembangan Bisnis Bagi manajemen, sistem informasi harus dapat memberi nilai lebih kepada pelanggan dan pemasok, sehingga dapat menciptakan hal-hal berikut ini: Membatasi perusahaan lain untuk masuk kedalam industri tempat perusahaan berada. Menciptakan switching cost kepada pelanggan. Menciptakan switching cost kepada pemasok. Meningkatkan efisiensi didalam perusahaan.

Peran TI dalam Pengembangan Bisnis Pada tahap berikutnya, sistem informasi akan membawa perusahaan kearah global seperti yang juga dialami oleh perusahaan-perusahaan global.Berbagai pemicu bisnis global (business drivers for global e-business) dapat dilihat pada gambar berikut: Global Customers Global Products Global Operations Global Resources Business Drivers for Global E-Business Global Collaboration

E-Commerce Salah satu keuntungan adanya internet adalah munculnya bentuk perdagangan baru, yaitu pembelian dan penjualan, pemasaran dan pelayanan produk, jasa, dan informasi atas berbagai jenis jaringan komputer. Bagi Anda yang ingin membuka usaha sendiri, modalnya juga tidak perlu besar. Yang penting Anda harus menyiapkan homepage, menghubungi bank yang akan membantu Anda menerima pembayaran dan memiliki koneksi dengan pemasok. Cara berbisnis dengan media elektronik dan internet ini merupakan awal dari ditetapkannya e-commerce (electronic commerce), sering disebut juga e-business.

E-Commerce Apa itu e-commerce? Anda membeli baju lebaran dengan menggesekkan kartu kredit Anda pada hakekatnya adalah salah satu realisasi e-commerce dalam kehidupan kita sehari-hari. Anda mengambil uang dari Mesin ATM juga bisa disebut e-commerce. Dan yang lebih canggih lagi, Anda membeli buku dari situs amazon.com, mengisi form pembelian, memasukkan nomor kartu kredit Anda, dan mengklik tombol Submit atau Buy dari Internet adalah e-commerce. Jadi , pada dasarnya e-commerce merupakan bentuk transaksi ekonomi yang dilakukan secara digital. Lalu, kalau ATM, kartu kredit dan yang transaksi lainnnya sudah dapat dilakukan mengapa subyek e-commerce ini menjadi begitu signifikan dan banyak dibicarakan dimana-mana? Sebabnya adalah Internet. Jaringan publik yang murah dengan jangkauan global. Dengan adanya Internet, e-commerce menjadi suatu hal yang penting karena dimungkinkan membangun suatu infrastruktur dan model ekonomi baru yang mengaburkan batas-batas negara, institusional, birokrasi dan sistem untuk siapa saja.

Definisi E-Commerce Ada banyak definisi untuk e-commerce, tapi umumnya, e-commerce merujuk pada semua bentuk transaksi komersial yang menyangkut organisasi dan individu yang didasarkan pada pemrosesan dan transmisi data yang digitalisasikan, termasuk teks, suara dan gambar. Termasuk juga pengaruh bahwa pertukaran informasi komersial secara elektronik yang mungkin terjadi antara institusi pendukungnya dan aktivitas komersial pemerintah. Ini termasuk antara lain manajemen organisasi, negosiasi dan kontrak komersial, legal dan kerangka regulasi, penyusunan perjanjian keuangan, dan pajak satu sama lain. Sasaran e-commerce adalah menciptakan lingkungan komersial yang baru dalam segala bentuknya di abad elektronik. Dimana beberapa tahap yang umumnya terdapat diantara penjual dan pembeli dalam transaksi komersial dapat diintegrasikan sekaligus dan otomatis secara elektronik. Jadi dapat meminimalkan biaya transaksi.

Definisi E-Commerce Definisi yang terhitung masih luas memberikan gambaran dimana e-commerce menyangkut juga transfer dana elektronik dan transaksi kartu kredit, ditambah dengan infrastruktur yang diperlukan untuk menunjang aktifitasnya. Definisi yang lebih sempit dikaitkan dengan transaksi elektronik business-to-business dan business-to-consumer dimana transaksi yang terjadi menyangkut beberapa jenis pembayaran elektronik. "Elektronic Commerce adalah transaksi komersial dari jasa dalam format elektronik" (Transatlantic Business Dialogue Electronic Commerce White Paper, 1997) "Electronic Commerce merujuk secara umum kepada semua bentuk transaksi yang berkaitan dengan aktifitas komersial, baik organisasi maupun individual, yang berdasarkan pada pemrosesan dan transmisi data yang digitalisasikan, termasuk teks, suara, dan gambar" (OECD, 1997) "Electronic Commerce adalah melakukan aktifitas bisnis yang diarahkan pada pertukaran nilai melalui jaringan telekomunikasi." (European Information Technology Observatory, 1997)

E-Commerce di Indonesia Internet di Indonesia dilihat dari pertumbuhannya sejak tahun 1995 menunjukkan bahwa media ini merupakan pangsa pasar yang baik. Tidak hanya itu, banyak bermunculan wiraswasta yang besar dari Internet ini. Tidak mengherankan jika banyak perusahaan yang telah mengubah cara kerja mereka memanfaatkan Internet sebagai bagian dari pemasaran mereka. Sebutlah BII dengan BII online bankingnya, Astaga.com, Detik.com, bhineka.com, plasa.com, wetmarket.com, glodokonline.com, ada banyak lagi perusahaan asing yang masuk ke Indonesia seperti Catcha.co.id, dan Jobsdb.com. Penerapan e-commerce di Indonesia mampu meningkatkan kinerja penjualan sekitar 20% karena mampu meningkatkan efisiensi, sehingga harga lebih kompetitif. Hasil survei PT Indosatcom Adimarga terhadap tiga perusahaan manufaktur dan retail domestik menunjukkan terjadinya kenaikan yang signifikan terhadap kinerja penjualan pada perusahaan pengaplikasi e-commerce.

E-Commerce di Indonesia Berdasarkan pengamatan ada 3 jenis situs komersial yaitu: situs e-commerce. Belanja secara online adalah salah satu sifat dari situs ini, biasanya tidak akan asing dengan istilah shopping cart atau kereta belanja. Situs berita atau portal. Misalnya www.detik.com, www.astaga.com,  www.kompas.com, www.satunet.com adalah situs-situs besar yang memberikan berita yang berkembang setiap hari, bahkan dalam hitungan menit. Situs pelayanan umum. Misalnya www.lowongan.net, www.karir.com  adalah situs yang melayani para pencari kerja, www.saturned.com adalah situs kedokteran umum.

Tugas Tugas individu (problem based learning) dan presentasi Bahan ditentukan dosen kemudian, terkait teori yang dibahas pada tatap muka 14.

Daftar Pustaka Jeff Madura, bab 17 Griffin, bab 16