09 ORGANIZATION THEORY AND DESIGN STUKTUR ORGANISASI Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA Pascasarjana Magister Manajemen

STUKTUR ORGANISASI Komponen Struktur Organisasi Dimensi Struktur Organisasi Perspektif Pemrosesan Informasi Pada Struktur Otoritas dan kontrol Spesialisasi dan Koordinasi

STUKTUR ORGANISASI Struktur organisasi merupakan konfigurasi peran formal, prosedur, tata kelola, mekanisme pengendalian, kewenangan, dan proses pengendalian kebijakan. Pedoman yang digunakan adalah structure follows strategy. Struktur organisasi menyesuaikan dengan strategi yang dipilih dan diformulasikan.

1. Komponen Utama Dari Struktur Organisasi The Operating Core : Pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa. The Strategic Apex : Manajer tingkat puncak (top management). The Middle Line : Manajer yang menjembatani manajer tingkat atas dengan bagian operasional. The Technostructure : Menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi. The Support Staff : Pendukung tidak langsung terhadap organisasi

2. Dimensi Struktur Organisasi Pembagian tugas (division of labor) Departementasi Rentang kendali Delegasi wewenang Mekanisme koordinasi

Pembagian tugas (division of labor) Spesialisasi tugas yang tinggi menimbulkan rasa bosan, namun dapat meningkatkan produktivitas, karena: Melakukan tugas berulang dapat meningkatkan keahlian. Mengurangi kebutuhan pelatihan. Mengurangi waktu terbuang karena alih tugas. Dapat dikembangkan alat otomatis khusus untuk menyelesaikan satu tugas. Pengendalian kualitas lebih baik

b. Departementasi c. Rentang kendali Departementasi fungsional Departementasi atas dasar produk Departementasi atas dasar wilayah Departementasi atas dasar pelanggan Sifat tugas Kemampuan bawahan Kontak dan koordinasi c. Rentang kendali

d. Delegasi wewenang Wewenang pengambilan keputusan yang tersebar dalam hirarki organisasi : Jika tersebar secara luas maka disebut desentralisasi Jika hanya ada di tingkat atas maka disebut sentralisasi

e. Mekanisme koordinasi Ada tiga metode yang dapat digunakan untuk melakukan koordinasi: Standardisasi proses kerja: tugas rutin dikoordinasikan dengan prosedur standar operasi. Standardisasi hasil: produk harus diproduksi sesuai spesifikasi. Standardisasi keahlian: tingkat keahlian tinggi melalui pelatihan

3. Perspektif Pemrosesan Informasi Pada Struktur Perspektif objektif : Komunikasi organisasi sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu Perspektif subjektif : Komunikasi organisasi sebagai proses penciptaan makna atas interaksi di antara unit-unit organisasi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi.

4. Otoritas dan Kontrol Otoritas adalah hak formal dan sah seorang manajer untuk membuat keputusan, perintah masalah, dan mengalokasikan sumber daya untuk mencapai hasil yang diinginkan bagi suatu organisasi.

Jenis otoritas Garis Otoritas : Mengarahkan dan mengendalikan bawahan langsung melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam garis komando. Otoritas fungsional: Kekuasaan formal atas bagian-bagian spesifik dari kegiatan yang mencakup departemen luar. Otoritas staf : Spesialis staf mengelola operasi di bidang keahlian mereka

Kontrol Kontrol adalah pengawasan dari para pimpinan terhadap para pegawai dengan menggunakan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan demi kelancaran organisasi.

Tipe kontrol Pengawasan Pendahuluan (preliminary control), meliputi: pengawasan pendahuluan sumber daya manusia, pengawasan pendahuluan bahan-bahan, pengawasan pendahuluan modal, pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control) : tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka Pengawasan Feed Back (feed back control) : perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.

5. Spesialisasi dan Koordinasi Hakikatnya ialah daripada dilakukan oleh satu individu, lebih baik seluruh pekerjaan itu dipecah-pecah menjadi sejumlah tahapan yang diselesaikan oleh individu yang berlainan.

Ada 2 (dua) tipe spesialisasi, yaitu: Spesialisasi horisontal Menunjuk ruang lingkup suatu pekerjaan seorang karyawan melakukan suatu pekerjaan lengkap. Semakin kecil bagiannya pada pekerjaan tersebut, maka semakin horizontal tingkat spesialisasi pada pekerjaan tersebut. 2. Spesialisasi vertikal Menunjuk tingkat kontrol yang dimiliki seorang karyawan pada suatu pekerjaan. Semakin banyak keputusan dibuat seorang karyawan, mengenai bagaimana dan kapan harus melakukan suatu tugas, dan semakin terbatas perilaku karyawan melakukan tugas tersebut karena diatur oleh peraturan, prosedur, pengawasan ataupun teknologi, maka semakin rendah tingkat spesialisasi vertikalnya.

b. Koordinasi Koordinasi : mekanisme yang menyatukan kegiatan departemen menjadi satu kesatuan dan memantau efektivitas integrasi tersebut. Koordinasi diperlukan untuk menghilangkan rasa menang atau rasa benar sendiri dalam satu departemen. Demikian juga berguna untuk menyelaraskan pencapaian tugas lintas departemen.

Wassalamu ‘alaikum, Wr, Wb Gambar 1. Investasi Modal Teknologi Sistem Informasi Gambar 1. Investasi Modal Teknologi Sistem Informasi