PENGANTAR MANAJEMEN FUNGSI PERENCANAAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN BAB 6 KELOMPOK 4: RADHIKA DEVA SARI RATNA OKTAFIANA SANDRA NURTRIHASTUTI SUSMITA WIDYA ARUM 1E AKUNTANSI

Pengertian perencanaan Perencanaan (Planning) adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan system perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi. (Robbins dan Coulter, 2002) Perencanaan dilihat dari 3 hal, yaitu sisi proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan. (Ernie&Kurniawan, 2005) Dari sisi proses, perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau mengubah tujuan dan kegiatan organisasi Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan adalah pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai aoa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai, hingga implementasi perencanaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.

Fungsi dari perencanaan Pengarah Organisasi Minimalisasi Ketidakpastian Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

Persyaratan perencanaan (planning requirements) Faktual atau Realistis Logis dan Rasional Fleksibel Komitmen Komprehensif atau Menyeluruh

Peran tujuan dan rencana DALAM PROSES perencanaan Tujuan (goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi Rencana (plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadwalan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan

Jenis-jenis tujuan Berdasarkan Jumlah Tujuan tunggal (single goals) dan Tujuan yang banyak (multiple goals) Berdasarkan Kejelasan Tujuan yang dinyatakan (stated goals) dan Tujuan yang aktual atau nyata (real goals) Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian Tujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical goals), Tujuan Operasional (operational goals)

Jenis-jenis rencana Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian Rencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (Jangka Menengah), Rencana Operasional (Jangka Pendek) Berdasarkan Kejelasan Rencana Spesifik (Specific Plan) dan Rencana Direktif (Directional Plan) Berdasarkan Frekuensi Penggunaan Rencana Sekali Pakai (Single-use Plan) dan Rencana yang dipergunakan secara terus menerus (Standing Plan)

Hubungan antara tujuan dan rencana dari segi waktu Tujuan Organisasi Tujuan Strategis (Jangka Panjang) Rencana Strategis Tujuan Taktis (Jangka Menengah) Rencana Taktis Tujuan Operasional (Jangka Pendek) Rencana Operasional

Pendekatan dalam penetapan tujuan Pendekatan Tradisional (Traditional Goal Setting) Pendekatan Manajemen Berdasarkan Tujuan/Sasaran (MBO Management by Objectives)

Pendekatan tradisional dalam penetapan tujuan Kita memerlukan peningkatan kinerja perusahaan Tujuan Manajemen Puncak Kami ingin melihat peningkatan signifikan pada keuntungan dalam divisi kami Tujuan Manajemen Divisi Tingkatkan Keuntungan bagaimanapun caranya Tujuan Manajemen Departemen Tujuan Pekerja secara Individual Jangan khawatirkan kualitas, bekerjalah dengan cepat

Pendekatan mbo Evaluasi Bersama Analisa Hasil yang dicapai Pimpinan Perencanaan Bersama Penentuan Tujuan Penentuan Standar Pemilihan Kegiatan Pelaksanaan pada setiap Pihak Bawahan Menunjukkan kinerja terbaik Pimpinan memberikan pengarahan Evaluasi Bersama Analisa Hasil yang dicapai Mendiskusikan akibat dari hasil yang dicapai Memperbaharui siklus MBO dan Bawahan

Kekuatan dan kelemahan mbo

ALAT BANTU PERENCANAAN I. Diagram Alir (Flow Chart) Flow chart merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan tipe operasi program yang berbeda. Sebagai representasi dari sebuah program, flowchart maupun algoritma dapat menjadi alat bantu untuk memudahkan perancangan alur urutan logika suatu program, memudahkan pelacakkan sumber kesalahan program, dan alat untuk menerangkan logika program.

Berikut adalah contoh sederhana suatu Diagram Alir (Flow Chart) Mulai Perlu Buku Bacaan? Tidak Berhenti Ya Beli Buku Bacaan ? Tidak Pinjam Ya Membeli Buku Bacaan yang diinginkan Membaca Buku Yang diinginkan Selesai

 II. Diagram Gantt (Gantt Chart) Merupakan metoda penyusunan jadwal dengan tujuan mengidentifikasi unsur waktu dalam merencanakan suatu kegiatan yang terdiri dari waktu mulai, akhir, dan saat pelaporan. Ditemukan oleh Henry L. Gantt, sehingga disebut juga Gantt Chart Keuntungan menggunakan Diagram Gantt: – Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek. – Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan – Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan Kelemahan bagan balok – Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek. – Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat diagram Gantt yang baru.

Berikut adalah contoh Diagram Gantt (Gantt Chart) Keterangan : Bagian yang diarsir menunjukkan waktu pengerjaan

III. Diagram PERT/CPM Dikembangkan tahun 1950an untuk membantu manajer melakukan penjadwalan, pengawasan dan pengendalian proyek besar dan kompleks. CPM dikembangkan tahun 1957 oleh JE Kelly Remington dan MR Walker, PERT dikembangkan tahun 1958 di dunia militer (Navy Angkatan laut Amerika Serikat) Keuntungan: -Berguna pada tingkat manajemen proyek -Secara matematis tidak terlalu rumit -Menampilkan secara grafis menggunakan jaringan untuk menunjukkan hubungan antar kegiatan -Jalur kritis dapat ditunjukkan -Berguna untuk memantau kemajuan proyek Keterbatasan : -Kegiatan proyek harus didefinisikan dengan jelas -Hubungan antar kegiatan harus ditunjukkan -Perkiraan waktu cenderung subyektif -Terlalu fokus pada jalur kritis

Berikut adalah contoh Jaringan PERT (PERT Network) 2 C 5 F 8 Te=2 Te=2 Te=6 AA 1 B 6 G 3 D H I 9 10 Te=7 ¼ Te=1 Te=4¼ Te=5 ¼ Te=5¼ Te=2¼ Te=4 ¼ 4 E 7 Te=3 Te=1 = Kegiatan-kegiatan (Activites) dalam kerangka PERT, dimana pada contoh diatas dapat memerlukan waktu pengerjaan antara 1 hari hingga 7 ¼ hari. = Kejadian-kegiatan (Events) yg menjadi indikator sebelum kegiatan dilaksanakan. Misalnya, setelah kejadian A terjadi, maka pengerjaan kegiatan 1 dapat dilaksanakan, dst. Te = Waktu Pengerjaan Kegiatan berdasarkan Te. Dari contoh diatas terdapat waktu pengerjaan berdasarkan Te yg berbeda- 2, dari mulai 1 hari hingga paling lama 7 ¼ hari. Secara keseluruhan contoh pengerjaan berdasarkan Jaringan PERT diatas akan membutuhkan waktu selama 21 ¾ hari yaitu dg menjumlahkan salah satu jalur jaringan utk waktu yg terpanjang, yaitu Te1=4 ¼ + Te2=6 + Te5=2 + Te8=2 + Te9=5 ¼ + Te10=2 ¼ sehingga total keseluruhannya adalah 21 ¾ hari.

Penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan Masalah vs Gejala “Jika kita gagal dalam melakukan identifikasi masalah, maka sesungguhnya kita akan gagal dalam menyelesaikan masalah tersebut” Penentuan faktor penyebab Pendekatan dalam penyelesaian masalah Pengambilan Keputusan atas alternatif penyelesaian masalah

Lingkungan dan pengambilan keputusan Keputusan pada saat keadaan yang pasti (certainty) Keputusan pada saat keadaan yang tidak pasti (uncertainty) Keputusan yang mengandung risiko (risky condition)

Proses pengambilan keputusan PENENTUAN ALTERNATIF Identifikasi berbagai altenatif keputusan Evaluasi belum dilakukan pada tahap ini INVESTIGASI SITUASI Identifikasi Masalah Diagnosa Penyebab Identifikasi Tujuan dari Keputusan yang akan diambil 1 2 IMPLEMENTASI DAN PENGAWASAN Rencana Implementasi Impelementasi dari Rencana yang telah dibuat Pengawasan terhadap langkah implementasi PENILAIAN ALTERNATIF DAN PENENTUAN KEPUTUSAN Evaluasi dan Penilaian alternatif yang ada Penentuan Alternatif yang terbaik 4 3

Tahapan evaluasi alternatif TIDAK Batalkan alternatif TIDAK Batalkan alternatif YA TIDAK Batalkan alternatif Apakah alternatif yang ada memungkinkan ? YA Apakah alternatif yang ada memuaskan? YA Apakah alternatif yang ada memberikan kemungkinan hasil yang positif atau netral ?

Keterbatasan dalam pengambilan keputusan Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan yang rasional Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan Keterbatasan Sumber Daya Kelebihan Informasi Keterbatasan Ingatan Masalah Keahlian

Memperbaiki keputusan Penggunaan Aturan Terhadap Alternatif Keputusan Kriteria Prioritas dan Kriteria Minimum Pengujian Terhadap Berbagai Alternatif Keputusan Pengambilan Keputusan Secara Berkelompok Teknik Curah Ide, Teknik Kelompok Nominal, dan Teknik Delphi

TERIMA KASIH ATAS PERHATIANNYA 