IMPLEMENTASI ERP Pertemuan 9

PENDAHULUAN Sistem ERP merupakan sistem yang besar dan kompleks Berpengaruh pada sebagian besar departemen Volume data sangat besar Investasi tidak sedikit Keberhasilan implementasi dipengaruhi banyak aspek Faktor-faktor yang mempengaruhi Infrastructure, manufacturing, IT maturity, goverment, business size, regional, BPR experience

ISU MANAJEMEN PROYEK ERP merupakan hal yang sangat kritis bagi efisiensi organisasi, oleh karena itu diperlukan perencanaan proyek yang cermat. Berbagai isu manajemen proyek yang harus diperhatikan : Estimasi waktu : penentuan skala prioritas, fleksibilitas jadwal, sebagainya harus ditentetukan dengan cermat. Jenis sistem ERP yang akan diadopsi : Sistem yang diadopsi utuh dari vendor biasanya dengan modifikasi minimal. Tujuan utma adalah implementasi ERP yang tepat untuk organisasi.

FAKTOR KEBERHASILAN Critical success factor keberhasilan implementasi sistem ERP [OLS-2004]: Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis Komitmen dari seluruh jajaran manajemen Manajemen proyek mplementasi yang baik Tim implementasi yang baik Ekayasa ulang proses bisnis Komitmen organisasi untuk berubah Pendidikan dan pelatihan yang intensif Data yang akurat Sosialisasi dan komunikasi yang intensif Pengukuran kinerja yang jelas dan fokusnya Dapat mengatasi isu multisite

LANGKAH-LANGKAH IMPLEMENTASI Secara garis besar terdapat tiga pendekatan umum [OLS-2004] : Penggunaan satu paket utuh (vendor tunggal) Kombinasi dari berbagai vendor (multi vendor) Kostumisasi atau membuat sendiri sistem ERP Biasanya dipilih pendekatan yang sesuai dengan kemampuan perusahaan serta skenario implementasi jangka panjang.

Langkah-langkah umum implementasi ERP tidak jauh berbeda dengan tahapan sistem informasi lainya : Membangun organisasi tim proyek Menentukan pendekatan implementasi Membangun rencana implementasi Menentukan kriteria keberhasilan dan metode pengukuranya

STRUKTUR ORGANISASI Implementasi ERP harus dikelola oleh sekelompok tim yang dibentuk khusus untuk implementasi Komite Pengarah : terdiri atas perwakilan klien dan para eksekutive unit bisnis. Anggota tim ini harus diwakili oleh semua area yang dipengaruhi ERP. Staf Teknologi Informasi Internal : Manajer, Programmer, Analis, dan Dukungan Teknik User Utama Internal Perwakilan Vendor/konsultan

BENTUK UMUM STRUKTUR ORGANISASI TIM IMPLEMENTASI ERP [SAT-2000] Komite Pengarah Dukungan Administratif Tim Proyek Pokja Logistik Pokja Tim Pengembangan Pokja SDM Pokja Akunting Catatan : Kelompok tergantung modul ERP yang dikembagkan

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN ERP Perencanaan Langkah awal : membentu komite pengarah Tugas utama komite ini adalah mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup proyek ERP, menentukan manajer proyek dan tim lainya. Tugas tim proyek pada fase ini : Mendefinisikan masalah yang akan diselesaikan ERP dan Ruang lingkupnya Mengevaluasi alternatif pendekatan pada ERP Membuat jadwal dan anggaran proyek

2) Analisis Komite pengarah telah sepakat menjalankan sistem ERP dan mungkin telah menentukan pendekatan yang akan dilakukan. Mengumpulkan informasi dan mendefinisikan kebutuhan dari berbagai fungsi di organisasi. Memilih vendor ERP dan mengevaluasi vendor yang dapat memenuhi kebutuhan dan merekomendasi kepada tim pengarah. Tanggung jawab utama tim pada fase ini adalah mengeidentifikasi rekayasa ulan proses bisnis yang diperlukan berdasarkan paket software. Jika vendor dipilih perwakilan vendor atau pihak konsultan dapat dilibatkan dalam proses analisis. Pada akhir analisis idalnya dihasilkan prototipe sistem ERP diberbagai area untuk disimulasi dan diinterasikan.

Jika dipilih kostumisasi paket, desain antarmuka menjadi lebih lama. Tingkat desain tergantung pada pendekatan ERP. Jika dipilih satu paket maka antarmuka sebagian besar telah ditentukan, kostumisasi hanya dibagian minor. Jika dipilih kostumisasi paket, desain antarmuka menjadi lebih lama. Aspek desain lainya yang cukup penting adalah hardware, karena semua fungsi bisnis akan menggunakan sumber daya yang sama Pada fase ini pengguna akhir (end user) harus mendapatkan pelatihan intensif atas paket ERP. Pada fase ini kemungkinan akan terjadi beberapa rekayasa ulang proses bisnis.

4) Implementasi Untuk pendekatan kesatuan paket, program sudah dirancang dan diterapkan permodul. Beberapa modul harus dikonfigurasicmenjadi sistem yang terpadu. Setelah modul selesai dikonfigurasi selanjutnya dilakukan validasi dengan beberapa kali iterasi dan beberapa kali revisi hingga sistem siap dijalankan. Membuat dokumentasi seluruh sistem dan memberikan pelatihan pengguna sistem. Tahap terakhir membuat rencana instalasi.

5) Dukungan Teknis Tujuan pada fase ini untuk menjamin keberhasilan sistem jangka pendek dan jangka panjang. Meski pelatihan telah diberikan tetap masih diperlukan dukungan teknis. Elemen penting lain adalah pemeliharaan sistem ERP. Pemeliharaan adaptif diperlukan jika mengupgrade versi paket dan modul atau terjadi kostumisasi. Pemeliharaan perspektif diperlukan untuk memilihara kinerja sistem agar tetap optimal.

EVALUASI DAN PEMELIHARAAN Lanjutan

KESUKSESAN IMPLEMENTASI ERP Keberhasilan implementasi sistem ERP tergantung strategi implementasi yang diterapkan. Beberapa tips untuk mendukung kesuksesan implementasi ERP [OLS-2004], adalah : 1. User Focus VS Technology Focus User Focus berarti berusaha agar sistem ERP mendukung proses yang saat ini sedang berlangsung Focus pada Technology dapat dipertimbangkan setelah focus terhadap user terpenuhi.

2. Dukungan Vendor dan Konsultan Idealnya perusahaan memiliki kendali utama atas dukungan vendor dan jasa konsultasi implementasi ERP. 3. Pelatihan Pelatihan sangatlah penting dalam implementasi ERP. Beberapa kegagalan implementasi ERP dikarenakan kesalahan pada buruknya pelatihan. Hanya 10-15 persen implementasi ERP berjalan lancar [OLS-2004].

Menyingkat waktu pelatihan. Beberapa penyebab kegagalan karena pelatihan adalah : Pelatihan karyawan menggunakan software tertentu tanpa memperhatikan bisnis proses. Pelatihan hanya fokus pada urutan perintah penggunaan tanpa memperhatikan kenapa perintah tersebut dilakukan. Menyingkat waktu pelatihan. Menyelesaikan masalah dengan cara lama tidak menggunakan cara sistem baru.

Faktor-faktor lain penyebab kesulitan pelatihan sistem ERP adalah : Keberagaman user Kompleksitas sistem yang baru Keberagaman metode pelatihan Berdasarkan pengalaman sebelumnya, saat ini banyak vendor ERP yang menyediakan pelatihan dengan metode yang lebih fleksibel, diantaranya : Web based virtual training Computer based training Video course Self study books Popup Help Screen

EVALUASI DAN PENGUKURAN KINERJA SISTEM ERP Pengukran kinerja sistem ERP dapat dilihat dari 2 sudut pandang : Evaluasi dari sudut pandang keuangan Menekankan pada identifikasi penyimpangan anggaran yang sudah ditetapkan dengan biaya aktual yang dikeluarkan Evaluasi dari sudut pandang teknis Menekankan pada kriteria teknis seperti MIPS (million instruction per second) yang berhasil dilaksanakan.

A. EVALUASI FINANSIAL Salah satu pendekatan evaluasi keuangan atas kinerja ERP adalah berbasis balance score card (BSC) [PWC-2005]. BSC menekankan pada financial, customer, internal process dan learning innovation. Persyaratan dan kriteria pengukuran BSC [Ros-2005] : Indikator pengukuran harus dapat diterapkan oleh tim proyek Indikator utama harus mudah dihitung Anggota proyek terlibat untuk memahami pengukuran. Pengukuran harus relevan, andal, dan akurat

BALANCE SCORECARD Financial Perspektif What are the detailed costs of ERP implementation ? Customer Perspektif Does the ERP software support eficiencently the individual user need ? PROJECT PERSPECTIVE Internal Processes Does the ERP software improves the internal business proccess ? Innovation and Learning Is The ERP Software flexible enough to integrate future changes ?

Dalam mendefinisikan ukuran spesifik untuk setiap 4 perspektif BSC, ada dua pendekatan : TOP DOWN : dimulai dengan menentukan pengukuran yang berdasarkan pencapaian sasaran ERP. Pendekatan ini digunakan untuk menjamin bahwa proses berlangsung tanpa menympan dari tujuan dan tidak ada sumber daya yang terbuang percuma. BOTTOM UP : mengidentifikasi hambatan (bottleneck) pada sistem ERP yang dijadikan pengukuran atas efisiensi dan efektifitas sistem ERP.

1. PERSPEKTIF KEUANGAN Biaya implementasi meliputi berbagai komponen biaya dan harus dipandang sebagai satu kesatuan yang disebut Total Cost Of Ownership (TCO). Bagaimana mengkonversi beberapa aspek dalam ERP menjadi sebuah nilai yang terhitung (tangible). Misalnya : layanan yang diberikan oleh Dept TI menjadi nilai biaya. Evaluasi dari segi keuangan ini dapat disajikan dalam tabel kriteria pengukuran dan perspektif finansial [ROS-2005]

KRITERIA PENGUKURAN DARI PERSPEKTIF FINANSIAL Goal Measurement Compliance With Budget Cost Center Maintenance Training Cost Category Budget Actual Hardware Absolute  ? ?  Change   Software Consulting

2. PERSPEKTIF CUSTOMER Dari perspektif kostumer apakah sistem ERP dapat mendukung kebutuhan individu user secara efisien. Customer sistem dapat berupa : pengguna langsung seperti karyawan yang menggunakan sistem atau tidak langsung seperti supplier, subkontraktor atau kustomer perusahaan lain. Kriteria pengukuran dari perspektif kustomer menurut [ROS- 2005].

KRITERIA PENGUKURAN DARI PERSPEKTIF KUSTOMER MENURUT [ROS-2005] Goal Measure Cakupan Proses Bisnis   Persentase tipe proses yang dicakup Persentase transaksi bisnis yang dicakup Persentasi cakupan transaksi yang selesai atau tuntas Mengurangi Bottleneck Persentase transaksi yang tidak selesai sesuai jadwal Persentase order yang dibatalkan karena waktu tanggap yang tidak kompetitif

3. PERSPEKTIF PROSES INTERNAL Perpektif ini menekankan pada usaha untuk menjawab pertanyaan sejauh mana sistem ERP dapat mendukung proses bisnis internal. Kondisi ini dikelompokkan dalam 2 proses : Proses untuk pengoperasian sistem (sudut pandang operasional) Proses untuk peningkatan dan perbaikan kapabilitas sistem (sudut pandang pengembangan) Kriteria lain yang penting adalah penanganan proses bisnis yang permanen dan efektif.

KRITERIA PENGUKURAN DARI INTERNAL PROSES Goal Measure Mengurangi masalah Operasional   Jumlah masalah pada proses order customer Persentase problem pada proses order cutomer Jumlah problem pada proses inventory Jumlah problem pada pelaporan standar Jumlah problem pada pelaporan khusus Ketersediaan sistem ERP Rata-rata ketersediaan sistem Rata-rata sistem tidak tersedia Waktu maksimus sistem tidak tersedia Menghindari Hambatan Operasional Rata-rata waktu respon pengolahan Order Rata-rata waktu respon pengolahan Order Pada waktu beban puncak Rata-rata jumlah transaksi OLTP Jumlah Maksimum transaksi OLTP

4. PERSPEKTIF INOVASI DAN PEMBELAJARAN Aspek ini digunakan untuk menilai sejauh mana sistem ERP dapat digunakan sebagai nilai tambah pengetahuan bagi perusahaan dan memfasilitasi perubahan pada masa datang. Kemampuan ini tergantung pada pegetahuan setiap karyawan dan pengukuran dilakukan berpusat pada pengetahuan setiap karyawan. Pengukuran penting lainya adalah kebergantungan pada konsultan luar. Aspek-aspek inovasi dan pembelajaran [ROS-2005] dapat dilihat pada tabel.

KRITERIA PENGUKURAN PERSPEKTIF INOVASI DAN PEMBELAJARAN Goal Measure Kualifikasi Jumlah jam pelatihan per user Jumlah jam pelatihan per developer Indeks kualifikasi developer Ketergantungan Terhadap Konsultan Jumlah hari konsultan permodul digunakan > 2 th Keandalan Vendor Software Jumlah release pertahun Jumlah penambahan fungsional Jumlah konsumen baru

B. EVALUASI TEKNIS Dari Segi Teknis, Beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja diantaranya adalah : Arsitektur aplikasi yang dikembangkan Laju pertumbuhan data Populasi user Infrastruktur Jaringan Ketika membangun rencana evaluasi ERP faktor-faktor teknis seperti SO, basis data, web server, dan middleware harus diperhitungkan.

Tipe evaluasi kinerja idealnya meliputi beban kerja, integrasi sistem, sistem uji unit dan uji paralel untuk : Mempelajari setiap sisi sistem Bagaimana sistem bekerja pada lingkungan tertentu Pengujian sebaiknya juga dilakukan pada setiap fase pengembangan sistem ERP yang dimulai dari proyek pilot hingga sistem berjalan seluruhnya.

Evaluasi kinerja ERP dari aspek teknis menurut [RAD-2006] adalah : Mendifinisikan kebutuhan kinerja, misalnya waktu tanggap minimal yang dapat diterima untuk menyelesaikan tugas keseluruhan. Membangun program pengujian dengan semua elemen yang sudah disiapkan dengan baik. Mengatur semua infrastruktur sesuai konfigurasi yang direkomendasikan oleh vendor. Menjalankan unit test untuk setiap aplikasi dalam paket modul untuk menjamin bahwa semua fungsi berjalan dengan baik.

Menjalankan integration test untuk menjamin kompatibilitas dan konektivitas antar seluruh komponen. Menggunakan alat bantu monitoring untuk sistem yang menjadi tempat berjalan sistem ERP misalnya sistem operasi, basis data dan middleware. Mendefinisikan referensi dasar waktu tanggap pada tugas utama saat sistem tidak dalam beban kerja berat. Mendefinisikan referensi dasar waktu tanggap pada tugas utama pada berbagai kondisi beban kerja. Jika kebutuhan tidak berhasil dipenuhi, lakukan perubahan pada hardware, software, dan jaringan, kemudian ulangi pengujian tersebut.

ANALISIS DENGAN 9 TAHAPAN Tahap 1 : Mendifinisikan ukuran kinerja yang dibutuhkan. Ukuran kinerja didefinisikan berdasarkan proses end-to-end artinya saat mulai awal diukur sampai akhir pengukuran yang semuanya berkaitan dengan kebutuhan user. Misalnya waktu tanggap untuk aktivitas : Menambah data supplier baru Menjalankan sebuah permintaan data Menjalankan sebuah order pembelian dan lain-lain

Ketika mendefinisikan kinerja yang dibutuhkan, beberapa faktor yang perlu diperhatikan adalah : Masukan dari user dan harapanya terhadap sistem Puncak beban kerja, misalnya saat sistem digunakan oleh 1000 user, terhubung ke jaringan dan ada 200 user lokal, termasuk 20 user dengan otoritas tinggi, sistem mengakses 20 proses batch, 10 aplikasi, 30 query dsb. Ukuran respon time yang diperlukan untuk setiap tugas dan subtugas saat kondisi tertentu.

Tahap 2 : Membuat program pengujian (test bed) dengan semua komponen yang sudah terpasang. Test bed adalah suatu paket pengujian yang dijalankan pada sistem yang meliputi semua komponen, dikonfigurasikan semirip mungkin dengan lingkungan implementasi sebenarnya. Semua vendor biasanya menyediakan informasi mengenai dukungan platform yang diperlukan. Hardware pendukung yang digunakan dalam test bed harus sesuai rekomendasi. Simulasai lalulintas data melalui jaringan internet, maka mesin klien harus dikonfigurasi berada diluar router. Komponen lain seperti contoh data, alat monitoring pengujian dan alat bantu pengujian sudah disiapkan

Tahap 3 : Konfigurasi disesuaikan dengan keseluruhan infrastruktur berdasarka rekomendasi vendor. Sebelum dilakukan pengujian apapun perlu dilakukan penyesuaian konfigurasi dan spesifikasi berdasarkan rekomendasi vendor. Rekomendasi penting yang lain adalah konfigurasi teknis database, keamanan jaringan, jumlah aplikasi, input/output, memori sistem, sistem operasi, spesifikasi hardware server client. Jika test dilakukan pada lingkungan yang tidak sesuai maka test tersebut menjadi sia-sia. Jika dalam pengujian terdapat perubahan konfigurasi, maka harus diuji kembali pada tahap berikutnya.

Tahap 4. Menjalankan unit test untuk menjamin bahwa fungsi berjalan baik. Hasil test pada tahap 1 yaitu identifikasi atas semua fungsi dan tugas-tugas penting yang dilakukan oleh sistem. Setiap fungsi dan tugas-tugas ini perlu diuji pada masing-masing unit secara terisolasi, untuk menjamin bahwa tugas ini dapat diselesaikan oleh sistem. Pengujian unit berguna untuk menjamin bahwa produk berjalan sesuai rencana. Agar mudah test dapat dijalankan menggunakan alat bantu testing otomatis.

Tahap 6 : Mengaktifkan semua alat bantu monitoring Tahap 5 : Menjalankan integration test untuk menjamin kompatibilitas dan konektivitas antar semua komponen. Tahapan yang penting, karena ditahap ini semua komponen diuji bersama-sama. Semua fungsi, subfungsi dan interaksi antarfungsi diuji secara berkesinambungan. Tahap 6 : Mengaktifkan semua alat bantu monitoring Fase ini menyiapkan alat bantu monitoring yang sudah disiapkan pada tahap 2. Alat bantu ini membantu mengukur semua parameter kinerja disesuaikan dengan standar kinerja yang diinginkan.

Tahap 7. Mendefinisikan referensi dasar waktu tanggap pada tugas utama pada kondisi beban kerja normal. Setelah alat bantu monitor diaktifkan dan berjalan dengan lancar, selanjutnya akan di lakukan simulasi perhitungan kinerja pada beban kerja normal. Waktu tanggap dihitung dengan cara mengirimkan tugas ke sistem dan mengukur waktu dari awal sampai selesai menggunakan stopwatch time script. Tahap 8. Mendefinisikan referensi dasar waktu tanggap untuk berbagai beban kerja (terutama beban maksimum dan minimum) Misalnya tugas diharapkan selesai dalam 40 detik, ketika dijalankan pengujian diperoleh rata-rata waktu 22 detik dalam beban minimum, 32 detik pada beban normal dan 52 detik dalam beban maksimum.

Tahap 9. Melakukan perubahan atau perbaikan untuk memenuhi tuntutan kinerja yang dibutuhkan. Jika ternyata tuntutan kebutuhan kinerja tidak dapat dipenuhi, maka perlu dilakukan perubahan misalnyadalam bentuk pengaturan ulang infrastruktur dan konfigurasi, menambah atau mengurangi sumber daya yang terkait. Pada tahap ini maka dapat dinyatakan apakah aplikasi yang dipasang sudah berjalan dengan beban kerja yang realistis dan memenuhi tingkat layanan tertentu.

PEMELIHARAAN SISTEM Jenis pemeliharaan Sistem menurut OLS-2004 adalah Korektif berupa : Aplikasi tambahan : jika ada tambahan aplikasi dari vendor (object baru atau patch) Troubleshooting : menyelesaikan masalah berdasarkan laporan user. Adaptif berupa : Transfer : Implementasi fitur baru Testing : Penujian setelah perubahan Modifikasi : Kostumisasi internal Penyesuaian antarmuka : Implementasi antarmuka dengan software lain.

Perfektif berupa : Preventif berupa : Upgrade Versi : Penyesuaiaan, perencanaan dan implementasi versi baru. Preventif berupa : Administrasi : monitor response time, ambang batas, ukuran file, backup, error log. Monitoring alur kerja : menelusuri aliran aktivitas pemeliharaan.