PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA Presented by Dr. Heru Kurnianto Tjahjono

Tujuan Pembahasan Menilai kesesuaian antara arah strategi perusahaan dengan perencanaan sumber daya manusia. Mengevaluasi keefektifan program perencanaan sumber daya manusia.

Pendahuluan Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses pembuatan keputusan berkaitan dengan akuisisi dan penggunaan sumber daya manusia. Perencanaan sumber daya manusia merupakan bagian proses pembuatan keputusan stratejik. Perencanaan sumber daya manusia memfokuskan tujuan dan perencanaan untuk mengakuisisi sumber daya manusia untuk memenuhi tujuan stratejik perusahaan.

Pendahuluan 2 Perencanaan merupakan proses yang didesain untuk Perencanaan sumber daya manusia adalah jumlah total perencanaan yang diformulasikan untuk recruitment, screening, kompensasi, pelatihan, struktur kerja, promosi. Perencanaan merupakan proses yang didesain untuk menerjemahkan perencanaan dan tujuan organisasi dengan persyaratan pekerjaan secara kualitatif dan kuantitatif di masa yang akan datang, memenuhi persyaratan permintaan tenaga kerja pada jangka waktu pendek dan panjang.

Peran Perencanaan Sumber Daya Manusia dalam Organisasi Peran sumber daya manusia dalam organisasi harus memahami strategi organisasi secara keseluruhan dan menentukan bagaimana memberi kontribusi kepada pengembangan strategi. Peran sumber daya memfokuskan pada pencocokan tenaga kerja atau manusia terhadap strategi bukan pencocokan strategi terhadap orangnya. Dengan kata lain, peran sumber daya manusia dalam organisasi harus bersifat fleksibel dan lentur sehingga selalu bersifat adaptif pada setiap perkembangan strategi.

Evaluasi Perencanaan Sumber Daya Manusia Apakah sumber daya manusia sudah berperan dengan tepat dalam memahami strategi organisasi secara keseluruhan? Apakah sumber daya manusia memberi kontribusi kepada pengembangan strategi. Apakah peran sumber daya sudah sesuai dengan kualifikasi pekerjaan? Apakah proses perencanaan sumber daya manusia sudah berjalan dengan baik? Apakah ada kesesuaian antara labor demand dan labor surplus?

Strategi Organisasi Sumber Daya Manusia Gambar 1. Hubungan Peran Sumber Daya Manusia dan Strategi Strategi Organisasi Sumber Daya Manusia Inovatif Kualitas Biaya Model diadaptasi dari Schuler & Jackson, 1987 (1987)

Karakteristik Strategi Inovatif tingkat perilaku yang kreatif, memfokuskan pada periode jangka panjang, perilaku yang kooperatif, memiliki perhatian baik pada kualitas dan kuantitas, mau mengambil risiko, memiliki toleransi pada ambiguitas dan ketidakpastian.

Tabel 1. Perilaku Peranan untuk Strategi Kompetitif/Inovatif Non-Kompetitif Kompetitif Highly repetitive, predictable behavior Very short-term focus Highly interdependent Very low concern for quality Very low concern for quantity Very low risk raking Very high concern for process High preference to avoid responsibility Very inflexible to change Very comfortable with stability Narrow skill application Low job involvement Highly creative, innovative behavior Very long-term focus Highly independent Very high concern for quality Very high concern for quantity Very high risk raking Very high concern for result High preference to assume responsibility Very flexible to change Very comfortable with ambiguity and unpredictability Broad skill application High job involvement

Karakteristik Strategi Kualitas pendekatan kualitas dan diikuti oleh praktik sumber daya manusia yang spesifik, strategi umpan balik, menggunakan kerja tim, memudahkan fasilitas untuk membuat keputusan dan memfokuskan pertanggungjawaban.

Karakteristik Strategi Biaya Strategi biaya menekankan pada peningkatan produktivitas yang memperhatikan biaya output per orang. Hal ini akan berkaitan dengan pengurangan jumlah karyawan atau upah. Pengurangan biaya dapat dilakukan dengan menggunakan part-time employee, subkontrak, simplifikasi pekerjaan, perubahan aturan kerja fleksibilitas penugasan kerja, otomatisasi.

Tabel 2. Praktik Sumber Daya Manusia Pilihan Perencanaan Informal Short-term Explicit job analysis Job simplification Low employee involvement Formal Long-term Implicit job analysis Job enrichment High employee involvement Staffing Choice Internal source Narrow path Single ladder Explicit criteria Limited socialization Closed procedure External source Broad paths Multiple ladders Implicit criteria Extensive socialization Open procedure Appraising Choice Behavioral criteria Low employee participation Short-term criteria Individual criteria Result criteria High employee participation Long-term criteria Group criteria

Training & Development Compensating Choice Low base salaries Internal equity Few perks Standar, fixed package Low participation No incentives Short-term incentives No employment security Hierarchical High base salaries External equity Many perks Flexible package High participation Many incentives Long-term incentives High employment security Training & Development Short-term Narrow application Productivity emphasis Spontaneous, unplanned Individual orientation Long-term Broad application Quality of work life emphasis Planned, systematic Group orientation High participation

Implikasi SDM pada Strategi Inovasi pekerjaan yang menghendaki koordinasi dan interaksi antar individu penilaian kinerja yang merefleksikan prestasi jangka panjang dan didasarkan pada kelompok pekerjaan yang memberikan pengembangan keahlian yang dapat digunakan pada posisi lain sistem gaji yang cenderung lebih rendah tetapi lebih memfokuskan pada pemilihan pembayaran yang meliputi gaji, bonus, pilihan saham, sistem kompensasi yang menekankan pada internal equity.

Implikasi SDM pada Strategi Inovasi 2 mengelola sumber daya meliputi individu yang memiliki keahlian, memberikan individu kebebasan untuk mengemukakan ide, menggunakan kontrol minimal, mengalokasikan sumber daya organisasi dalam sumber daya manusia, memberikan kesempatan untuk melakukan uji coba agar mengetahui letak kesalahan, memberikan penilaian kinerja yang fleksibel sesuai dengan keahlian individu

Implikasi SDM pada Strategi Kualitas memiliki deskripsi yang eksplisit dan fixed, memberi partisipasi cukup kepada para pekerja, kinerja individu berdasarkan pada jangka pendek dan hasil, individu memiliki kesamaan sikap, memberikan pelatihan dan pengembangan karyawan.

Implikasi SDM pada Strategi Kualitas 2 perilaku yang cenderung repetitif dan bisa diprediksi, menekankan pada jangka panjang dan menengah, perilaku yang kooperatif, fokus pada kualitas dan kuantitas menekankan pada proses, aktivitas berisiko yang rendah, komitmen pada tujuan organisasi.

Strategi Pengurangan Biaya memiliki deskripsi yang eksplisit dan fixed, memberikan desain kerja sempit yang memfokuskan pada spesialisasi, expertise dan efisiensi, memfokuskan pada penilaian kinerja jangka pendek dan hasil, melakukan monitoring pada sistem dan tingkat gaji untuk digunakan memperbaiki sistem gaji perusahaan, menerapkan tingkat pelatihan yang minimal.

Gambar Perspektif Strategi Bisnis dan Sumber Daya Manusia Ekonomi Strategi Sumber daya manusia Struktur industri Keahlian Keunggulan kompetitif Lingkup produk/pasar Kondisi ekonomi Budaya Tenaga Kerja Keahlian & Nilai

Tipologi Perencanaan Sumber Daya Manusia Tipologi ini memberikan cara mengintegrasikan sumber daya manusia dengan strategi maupun struktur organisasi. Tipologi ini memberikan rerangka untuk pembuat strategi yang ingin meningkatkan fungsi kompetitif sumber daya manusia. Tipologi ini juga memberikan pertimbangan bagi manajer dalam mempertimbangkan sumber daya manusia sebagai cara untuk mencapai posisi kompetitif yang lebih baik.

Gambar 3. Matriks Kesiapan Pertumbuhan High Expansion Development Productivity Redirection Growth Low Organizational readiness High Low Return Investasi

Keterangan Kuadran Pertumbuhan tinggi berarti ada kesempatan yang meningkat, strategi beragam, aliran kas yang tinggi dan ekspansi. Kesiapan organisasi berkaitan dengan keberadaan sumber daya manusia, jumlah, keahlian dan pengalaman yang dibutuhkan oleh organisasi. Perpindahan dari satu kuadran ke kuadran dipengaruhi oleh interaksi antara kondisi lingkungan dan pilihan organisasi.

Kuadran 1-Development Perusahaan dapat melakukan Kuadran ini dikarakteristikkan memiliki ekspektasi pertumbuhan tinggi dan tingkat kesiapan yang rendah antara strategi dan keahlian sumber daya. Perusahaan dapat melakukan investasi pada sumber daya manusia, mengubah tujuan perusahaan mengubah strategi perusahaan untuk memanfaatkan keahlian sumber daya manusia.

Lanjutan Kuadran 1 Jika organisasi tidak dapat memenuhi tujuannya, maka perusahaan dapat melakukan menyelidiki penyebab ketidaksiapan organisasi, memahami posisi kompetitif perusahaan, melakukan investasi jangka panjang dengan memberikan fleksibilitas-perusahaan antara lain melakukan promosi dari dalam.

Kuadran 2-Expansion Kuadran expansion dikarakteristikkan dengan pertumbuhan tinggi dan tingkat kesiapan bagus antara strategi dan keahlian sumber daya manusia. Hal-hal yang dilakukan antara lain melakukan updating sistem perencanaan, informasi, dan sosialisasi pegawai baru. Budaya juga memainkan peranan penting pada proses organisasi. Ekspansi perusahaan merefleksikan kepribadian dan keahlian anggota baru.

Lanjutan Kuadran 2 Langkah-langkah dalam ekspansi berkaitan dengan menganalisis analisis industri, memperhatikan biaya tidak langsung, mengidentifikasi biaya untuk mengelola pertumbuhan, mempertimbangkan biaya versus revenue.

Kuadran 3-Productivity Kuadran 3 dikarakteristikkan dengan ekspektasi pertumbuhan yang rendah dan kesiapan kuat untuk pelaksanaan strategi. Perusahaan dapat melakukan mengevaluasi tren kompetitif untuk menentukan horison waktu dari perencanaan, meninjau kembali struktur industri dan memahami strategi saat ini dan daya tarik industri jangka panjang.

Kuadran 4-Redirection Kuadran ini dikarakteristikkan dengan ekpektasi pertumbuhan yang rendah dan kesiapan yang tidak bagus. Perusahaan ini menghadapi kebangkrutan. Pilihannya adalah keluar dari industri atau melakukan perputaran strategi. Budaya dan filosofi perusahaan haruslah ditinjau ulang. Kalau perusahaan bisa melakukan turnaround, perusahaan harus mengetahui apakah perusahaan masih memiliki sumber daya manusia yang memiliki keahlian tersisa.

Gambar 4. Model Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia Forecasting Goal Setting Strategic Planning Program Implementation Program Evaluation

Kombinasi Labor Demand dan Labor Supply Gambar 5. Forecasting Kombinasi Labor Demand dan Labor Supply Forecast of Labor Demand Forecast of Labor Supply Forecasts of Labor surplus or shortage

Forecasting Forecasting di sisi permintaan atau penawaran dapat dianalisis menggunakan metode statistik atau judgment ahli yang bisa memperkirakan prediksi permintaan dan penawaran sumber daya. Prediksi permintaan dikembangkan berkaitan dengan kategori pekerjaan spesifik yang meliputi keahlian dan keterampilan yang dibutuhkan. Indikator untuk menunjukkan adanya permintaan tenaga kerja lebih besar bisa berupa sales level, inventory level, employment level dan profit level.

Gambar 6. Pendekatan Subyektif Teknik Nominal Group-Demand Workforce Kelompok terdiri atas 4-5 orang dan satu pemimpin untuk memilih ide. Anggota menulis ide-ide secara tertutup artinya anggota lain tidak tahu. Pemimpin meminta partisipan untuk mempresentasikan ide. Partisipan mendiskusikan masing-masing ide. Partisipan mengurutkan masing-masing ide. Ide yang menempati urutan tertinggi diadopsi oleh kelompok.

Penawaran Tenaga Kerja Penentuan penawaran tenaga kerja secara statistik membutuhkan analisis kekuatan pasar tenaga kerja secara eksternal dan perbandingan nasional. Perusahaan bisa memiliki matriks transisi untuk memberi pola penawaran tenaga kerja. Teknik ini hampir sama dengan teknik Nominal Group tetapi individu-individu yang terlibat tidak pernah bertemu muka. Respon yang diperoleh oleh pemimpin diberikan kepada anggota lain. Proses ini berhenti sampai timbul adanya konsensus.

. Strategi Pengurangan Surplus Tenaga Kerja Kecepatan Efek Layoffs Fast High Pay reduction Demotions Transfer Moderate Work sharing Retirement Slow Low Natural attrition Retraining

Tabel 5. Strategi Menghindari Kekurangan Tenaga Kerja Speed Revocability Overtime Fast High Temporary employees Subcontracting Retrained transfer Slow Turnover reduction Moderate New external hires Low

Program Implementation & Evaluation Dalam pelaksanaan perencanaan, harus ada seseorang yang bertanggung jawab. Di samping itu harus ada laporan perkembangan mengenai pencapaian tujuan. Program Evaluation Evaluasi ini meliputi aktivitas untuk menyesuaikan apakah penawaran dan permintaan sumber daya manusia sudah sesuai atau tidak.