Sesi 2 Perencanaan Jangka Panjang - Pendek Alex Murtin, SE., M.Si., Ak.

KONSEP PERENCANAAN Planning merupakan seperangkat kegiatan yang sangat penting dalam manajemen Clark & Peterson : Planning is preparing a framework for guiding future action Carter McNamara : Planning is setting the direction for something -- some system -- and then working to ensure the system follows that direction. Cooper, J.M. : All planning has a future orientation, and all planning involves some intention for action to fulfill some purpose

KONSEP PERENCANAAN Henry Fayol : Perencanaan adalah aktivitas memperkirakan keadaan di masa depan W.B. Casttater : Perencanaan adalah cara manusia memproyeksikan keinginannya Leorin W. Anderson : Planning is a process by which an individual visualizes the future and creates a framework to guide his or her action in the future Cuningham: menyatakan bahwa perencanaan adalah menyeleksi dan menghubungkan pengetahuan, fakta, imajinasi, dan asumsi untuk masa yang akan datang dengan tujuan memvisualisasi dan memformulasi hasil yang diinginkan, urutan kegiatan yang diperlukan, dan perilaku dalam batas-batas yang dapat diterima dan digunakan dalam penyelesaian.

KONSEP PERENCANAAN Prajudi Atmusudirjo perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam mencapai tujuan tertentu, oleh siapa, dan bagaimana. Bintoro Tjokroamidjojo menyatakan bahwa perencanaan dalam arti luas adalah proses memprsiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Definisi lain perencanaan adalah hubungan antara apa yang ada sekarang dengan bagaimana seharusnya yang berkaitan dengan kebutuhan, penentuan tujuan, prioritas, program,dan alokasi sumber.

Konsep Perencanaan Menurut UU 25/2004: Suatu proses untuk menentukan tindakan masa depan yang tepat, melalui urutan pilihan, dengan memperhitungkan sumber daya yang tersedia. Menurut Thomas L Saaty (1992): Planning is a thinking and social process of aligning what is deduced to be the likely outcome of situation, given current actions, policies, and environment forces, with what is perceived as desirable outcome which requires new actions and policies.

Perencanaan dalam Islam Qs. Al-Hasyr:18 ”Hai orang-orang yang beriman, bertakwalah kepada Allah dan hendaklah Setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat); dan bertakwalah kepada Allah, Sesungguhnya Allah Maha mengetahui apa yang kamu kerjakan”.

KONSEP PERENCANAAN Sistem memiliki : inputs to the system include resources such as raw materials, money, technologies and people. process where they're aligned, moved along and carefully coordinated, ultimately to achieve the goals set for the system. Outputs are tangible results produced by processes in the system, such as products or services for consumers. outcomes, or benefits for consumers, e.g., jobs for workers, enhanced quality of life for customers, etc.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN KONSEP PERENCANAAN Perencanaan Merujuk Pada Kata Kunci : Aktivitas Atau Proses Yang Dilaksanakan Sekarang Merupakan Penuntun (Guideline, Framework) Untuk Dilakukan Di Masa Yang Akan Datang Dilakukan Dalam Suatu Sistem Dalam Rangka Mencapai Tujuan PENGAMBILAN KEPUTUSAN (DECISION MAKING)

KONSEP PERENCANAAN Ciri-ciri Pengambilan Keputusan : Bersifat Antisipatif : Menentukan Apa Yang Ingin Dicapai Bagaimana Cara Pencapaiannya Berangkat Dari Kondisi Objektif Yang Ada Merupakan Suatu Sistem Keputusan Diarahkan Pada Upaya Pencapaian Tujuan

PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN Pemahaman permasalahan Identifikasi alternatif Menentukan sumber2 ketidakpastian Memilih kriteria Preferensi resiko Evaluasi alternatif Memilih alternatif terbaik Melaksanakan pilihan

PERENCANAAN ORGANISASI Definisi Perencanaan Perencanaan adalah proses menentukan bagaimana organisasi dapat mencapai tujuannya, dimana ditujukan pada tindakan yang tepat melalui melalui proses analisa, evaluasi, seleksi diantara kesempatan-kesempatan yang diprediksi terlebih dahulu. Tujuan Perencanaan adalah membentuk usaha yang terkoordinasi dalam organisasi. Tujuan : Tujuan Perlindungan (Protective) : meminimisasikan resiko dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial Tujuan Kesepakatan (Affirmative) : meningkatkan tingkat keberhasilan organisasional

Kerugian dan Keuntungan Perencanaan Membantu kepada orientasi ke masa depan Koordinasi keputusan sekarang dan keputusan yang harus dibuat besok Penekanan pada tujuan organisasional sehingga dapat pencapaian tujuan organisasi secara konsisten Kerugian Perencanaan : Jika hanya penekanan pada program perencanaan akan memakan banyak waktu sehingga mengabaikan fungsi manajemen lainnya seperti pengorganisasian, mempengaruhi dan pengawasan.

JENIS PERENCANAAN Perencanaan Stratejik Perencanaan Taktis

1. Perencanaan Strategis Jangka panjang Fokus pada organisasi secara keseluruhan Pembuatan keputusasn untuk mencapai tujuan organisasi. Kurun waktu 3 sampai 5 tahun mendatang. Definisi Strategi Strategi sebagai suatu rencana luas dan umum yang dikembangkan untuk mencapai tujuan organisasional jangka panjang, sehingga strategi merupakan hasil akhir dari perencanaan strategis

Manajemen Strategis Manajemen strategis merupakan proses yang menjamin bahwa proses dan manfaat organisasi dari penggunaan strategi organisasional yang tepat. Strategi yang tepat adalah strategi yang sesuai untuk kebutuhan organisasi pada saat tertentu Empat langkah proses dalam manajemen strategis : Perumusan strategi Implementasi strategi Pengukuran hasil strategi Evaluasi strategi

Pertanyaan dalam merumuskan strategi: Apakah tujuan dan maksud organisasi tersebut? Jawaban : kearah mana organisasi diarahkan, strategi yang mencerminkan maksud dan tujuan organisasi Kemanakah organisasi dewasa ini diarahkan? Jawaban : apakah organisasi sedang mencapai tujuannya sehingga tingkat kemajuan kearah pencapaian tujuan memuaskan atau tidak Jenis kondisi lingkungan apa organisasi mempunyai keberadaan? Jawaban : membantu dalam menetapkan kekuatan, kelemahan, masalah-masalah dan kesempatan organisasional yang ada baik lingkungan eksternal dan internal maupun didalam dan diluar organisasi Apa yang dapat dilakukan untuk bisa mencapai tujuan organisasi dengan lebih baik dimasa mendatang? Jawaban : menghasilkan strategi organisasi sesudah mengetahui kesempatan yang memadai

2. Perencanaan Taktis Perencanaan jangka pendek Fokus pada operasi bagian organisasi yang sedang berjalan Kurun waktu antara satu tahun atau kurang Membantu organisasi mencapai tujuan organisasi jangka panjang Menggunakan perencanaan taktis untuk menguraikan apa yang harus dilakukan oleh berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai keberhasilan pada jangka waktu satu tahun atau kurang

PERENCANAAN DAN TINGKATAN MANAJEMEN Manajemen puncak Tanggung jawab utama untuk menjamin terlaksananya perencanaan membuat perencanaan jangka panjang Waktu lebih banyak digunakan untuk membuat perencanaan Manajemen tingkat menengah Bertanggung jawab membuat program Membuta perencaan jangka menegah menggunakan waktu yang lebih banyak dibanding manajer tingkat bawah Manajemen tingkat bawah Lebih terlibat dalam kegiatan operasional membuat perencanaan jangka pendek Waktu perencanaan lebih sedikit

Langkah-Langkah Proses Perencanaan Menyatakan tujuan organisasi yang jelas Memilih berbagai cara alternatif untuk mencapai tujuan Mengembangkan premis/asumsi alternatif Memilih alternatif terbaik untuk mencapai tujuan Pengembangan rencana berdasarkan alternatif yang dipilih Menjalan rencana-rencana ke dalam tindakan  pengarahan aktivitas jangka pendek dan jangka panjang

PENDEKATAN-PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN Pendekatan Probabilitas Tinggi Pendekatan Maksimisasi Pendekatan Adaptasi

Pendekatan Probabilitas Tinggi Tujuan: untuk menjamin tingkat keberhasilan yang bisa diterima dan juga tujuan organisasional langsung dapat diukur Keuntungan pendekatan probabilitas tinggi : Menghasilkan rencana yang tepat Perencana hanya memusatkan pada penemuan cara yang praktis untuk mendapatkan tingkat keberhasilan yang diinginkan Kerugian: tidak mendorong rencana yg kreatif

Pendekatan Maksimisasi Pendekatan perencanaan dengan menggunakan teknik kuantitatif dengan menggunakan model matematis Tujuan: Meminimisasi penggunaan sumber daya untuk mendapatkan tingkat prestasi tertentu Memaksimumkan prestasi yang dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia Mendapatkan keseimbangan biaya dan manfaat yang terbaik Keuntungan: secara kontinyu menekankan pada pencapaian keuntungan potensial dari organisasi dan menggunakan teknik kuantitatif untuk mengembangkan rencana-rencana Kerugian: memperlakukan seluruh komponen organisasi dapat dikualifikasikan dan diprediksi, faktanya: tidak semua dapat diprediksi dan dikuantifikasikan (seperti: perilaku manusia)

Pendekatan Adaptasi Menekankan pada perencanaan yang efektif, dipusatkan untuk membantu organisasi menyesuaikan diri dengan variabel eksternal atau internal Tujuan: Melihat perubahan organisasional yang tidak dapat dihindari Antisipasi pada perubahan masa depan Menentukan dan menganalisa organisasional jika terkjadi perubahan Keuntungan : berfokus pada lingkungan eksternal dan internal organisasi untuk memprediksi perubahan organisasional Kerugian: penekanan yang kurang pada tujuan organisasi sehingga analisa dan perubahan yang dihasilkan merupakan akhir perencanaan daripada sebagai alat mencapai keberhasilan

ALAT-ALAT PERENCANAAN Peramalan (Forecasting) adalah teknik prediksi terjadinya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi operasi organisasi Metode Analisa Runtun Waktu (Time Series Analysis Method) Memprediksi dimasa datang dengan menganalisa hubungan historis antara waktu, biasanya disajikan dalam bentuk grafik Penjadwalan (Scheduling) Merupakan proses perumusan daftar aktivitas mendetail yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Daftar aktivitas merupakan bagian integral dari rencana organisasional Dua macam penjadwalan : Peta Gant (Gant Chart) yang merupakan diagram balok dengan waktu horizontal dan sumber daya vertikal PERT (Program Evaluation and Review Technique) merupakan aktivitas proyek yang menunjukkan estimasi waktu yang diperlukan

Empat Dimensi Rencana : Dimensi dimana suatu rencana digunakan Waktu dimensi adalah jangka periode waktu jangka panjang, menengah maupun jangka pendek Jangkauan dimensi menguraikan bagian dari sistem manajemen total dimana rencana ditujukan Tingkatan dimensi menunjukkan tingkatan organisasi yang dirancang untuk tingkatan manajemen puncak, menengah dan bawah

JENIS RENCANA DILIHAT DARI PENGGUNAAN 1. Rencana Tetap Kebijaksanaan Memberi garis pedoman luas pada tindakan manajemen pada arah tertentu, kearah pengambilan tindakan yang konsisten dengan pencapaian tujuan organisasional Prosedur Uraian lebih spesifik tindakan yang berhubungan yang harus diambil untuk menyelesaikan tugas tertentu Aturan-Aturan Rancangan suatu tindakan tertentu yang diperlukan menunjukkan apa yang harus dilakukan oleh anggota organisasi dan apa yang tidak boleh dilakukan

2. Rencana Sekali Pakai Program Rancangan untuk melaksanakan suatu proyek khusus dalam organisasi dimana keberadaan program ini untuk pencapaian tujuan yang dapat diselesaikan Anggaran Merupakan rencana keuangan sekali pakai yang meliputi jangka waktu tertentu. Anggaran perusahaan adalah rencana detail tentang bagaimana dana akan dibelanjakan

Teknis dan Hirarki Perencanaan

Dimensi waktu Perencanaan Jangka Panjang (Long-Term Planning) Jangka Menengah (Midle-Term Planning) Jagka Pendek (Short-Term Planning)

Skema Perencanaan Strategis VISI Jangka Panjang MISI Jangka Menegah Tujuan Sasaran Program & Kegiatan Jangka Pendek Anggaran

Visi Sesuatu pernyataan yang menjadi tujuan yang akan dicapai oleh organisasi dalam jangka panjang dengan perspektif yang luas Cara Pandang Jauh Ke depan tentang di mana dan ke mana Organisasi akan diarahkan dan apa yang akan dicapai pada suatu saat Tanpa Visi, organisasi tidak memiliki arah yang jelas Merupakan turunan dari AD/ART Ditulis dalam bentuk kata benda Dapat terukur

Misi Sesuatu pernyataan yang ditetapkan yang akn dicapai dalam tempo tertentu selaras dengan Visi organisasi. Sesuatu yang akan dilakukan atau diwujudkan untuk mendukung tercapainya Visi Merupakan turunan dari Visi Ditulis dalam bentuk kata benda Dapat terukur secara kaulitatif

VISI dan MISI Dengan misi yang jelas dan dapat dimengerti oleh semua pihak dalam organisasi, maka segenap potensi dan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi dapat diarahkan dan dikembangkan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan karena misi berperan sebagai pemandu dalam tindakan manajemen yang diperlukan Pada prateknya terkadang antara terminologi VISI dan MISI diartikan sama. VISI dan MISI adalah SUATU PERNYATAAN TENTANG AMBISI PERUSAHAAN, sehingga dalam pernyataannya SELALU menggunakan kata-kata MENJADI NOMOR SATU MENJADI YANG TERBAIK MENJADI YANG TERKENAL DI SELURUH DUNIA, DLL.

VISI dan MISI Contoh : PERUSAHAAN BOEING (PERUSAHAAN PESAWAT TERBANG): “TO BE THE NUMBER ONE AEROSPACE COMPANY IN THE WORLD AND AMONG THE PREMIER INDUSTRIAL CONCERNS IN TERMS OF QUALITY, PROFITABILITY, AND GROWTH”. INTEL (PERUSAHAAN PROCESSOR): “INTEL’S MISSION IS TO BE THE PREMINENT BULIDING BLOCK SUPPLIER TO THE NEW COMPUTING INDUSTRY WORLDWIDE” PDAM TIRTONADI: “AKAN DIKENAL SEBAGAI PENYEDIA AIR MINUM DAN PENGELOLA AIR LEMBAH TERBAIK DI INDONESIA DENGAN MENGUTAMAKAN PELAYANAN PRIMA KEPADA MASYARAKAT Di PROPINSI SUMATERA UTARA”.

TUJUAN (OBJECTIVES) Tujuan merupakan penjabaran dari pernyataan misi. Tujuan adalah sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan dalam kurun waktu jangka menengah (misalnya 1-5 tahun) Karakteristik: Idealistik jangka waktu jauh ke depan/medium

SASARAN (GOALS) Tujuan yang bersifat spesifik, dapat dinilai, dapat diukur, menantang namun dapat dicapai, berorientasi pada hasil, dan dapat dicapai Jangka waktu menengah 1-5 tahun.

TUJUAN & SASARAN Untuk dapat mencapainya, maka Tujuan dan Sasaran tersebut harus dioperasionalisasikan menjadi hal yang secara nyata dapat dilaksanakan dalam jangka pendek, yaitu: Kebijakan: Ketentuan yang disepakati dan ditetapkan untuk menjadi pedoman, pegangan, dan petunjuk dalam mencapai sasaran, tujuan, misi, dan visi Program Kegiatan

Program Kumpulan Kegiatan nyata, sistematis, dan terpadu yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan dan sasaran Rencana kegiatan yang akan dilakukan organisasi dalam jangka pendek. Kegiatan: Tindakan nyata dalam jangka waktu tertentu untuk mencapai sasaran dan tujuan Turunan dari Misi Dimensi waktu 1 tahun Dapat diukur secara kuantitatif

Anggaran perencanaan secara formal seluruh kegiatan perusahaan dalam jangka waktu tertentu yang dinyatakan dalan satuan moneter Penilaian angka rupiah atas program yang direncanakan Dimensi waktu tergantung kebijakan organisasi, tetapi tidak lebih dari 1 tahun

Perencanaan Jangka Panjang proses berkelanjutan dalam membuat keputusan sekarang secara sistematis dan, dengan kemungkinan pengetahuan terhadap masa depannya, mengorganisasi usaha yang dibutuhkan untuk menentukan keputusan dan mengukur hasil dari keputusan ini dibandingkan dengan pengharapan melalui organisiasi dengan memperoleh umpan balik sistematik

Perencanaan Jangka Panjang Prediksi jangka panjang membantu para manajer menangani permasalahan kapasitas dan strategis dan menjadi tanggung jawab manajemen puncak. Manajemen puncak merumuskan pertanyaan yang terkait dengan kebijakan, seperti penempatan dan perluasan fasilitas, pengembangan produk baru, pembiayaan penelitian, dan investasi untuk periode beberapa tahun. 41

Cakupan waktu tergantung kepada organisasi institusi pemerintah mencakup kurun waktu hingga lebih dari 20 tahun, perusahaan biasanya > 5 tahun.

Tujuan utama perencanaan jangka panjang yaitu perumusan dan pengambilan keputusan kebijakan-kebijakan yang berdampak dalam jangka panjang - Tingkat return investasi - Kebijakan tentang tenaga kerja - Manajemen organisasi - Kebijakan Kualitas Produksi - Dan kebijakan lain-2

Hasil dari perencanaan jangka panjang Berupa kebijakan yang diambil 1. Menambah fasilitas produksi 2. Program Marketing 3. Tentang Karyawan 4. Tentang Manajemen 5. Ekspansi Perusahaan 6. Ekstensifikasi produk

Hubungan Perencanaan Jangka Panjang dan Jangka Pendek PROYEKSI RJP PROYEKSI PENJ JGK PENDEK PERS ACTUAL PERMINT ACTUAL SUMBER DAYA ACTUAL ANALISIS PERCANAAN JANGKA PANJANG JANGKA PENDEK JADUAL PERODUKSI PERUMUSAN KEBIJAKAN KEPUTUSAN OPERASI JGK PENDEK PENY. ANGGARAN -PRODUKSI -PERSEDIAAN -SDM DLL -TINGKAT RETURN INVESTASI -KEBIJAKAN TTG NAKER -KEBIJAKAN LAIN2 KEPUTUSAN OPERASI JGK PANJ -MENAMBAH FASILITAS PRODUKSI -PROGRAM MARKETING -DLL

Perencanaan Jangka Menengah Pelaksanaan dari perencanaan Jangka Panjang, berupa rencana kerja yang akan dilakukan dalam waktu tertentu Cakupan Waktu Pemerintahan 5 tahunan Perusahaan 3 tahunan

Perencanaan Jangka Menengah Perencanaan jangka menengah dapat dipenuhi dengan membuat sebuah rencana agregat. Perencanaan jangka menengah dimulai setelah keputusan kapasitas jangka panjang dibuat. Perencanaan ini menjadi pekerjaan seorang manajer operasi. 47

Tujuan & Hasil Perencanaan Jangka Menengah Implemetasi dari kebijakan yang sudah dibuat manajemen. Hasil: Pengembangan Produk Baru Promosi Segmentasi pasar Penempatan dan Sistem Penggajian Karyawan Mutasi dan Penempatan Manajer Laba Jangka Menegah dll

Perencanaan Jangka Pendek Perencanaan jangka pendek dapat diperpanjang hingga satu tahun tetapi pada umumnya kurang dari 3 bulan. Rencana ini juga merupakan tanggung jawab karyawan operasi, yang bekerja dengan para penyedia dan mandor untuk "menguraikan" rencana jangka menengah menjadi jadwal mingguan, harian, dan jam-an. Taktik untuk menangani perencanaan jangka pendek meliputi pemuatan, pengurutan, percepatan, dan pengiriman 49

Terima kasih