Teuku Ichsan Maulana (1216212181) Created by: Dhea Nirwana (1214210075) Febby Nur Fitry S (121421011) Nadya Wulandari (1214210216) Neneng Sumiati (1214210222) Putri Bunga Pratami (1214210247) Teuku Ichsan Maulana (1216212181)

AUDIT proses PEMBELIAN

Pembelian  adalah  suatu  usaha  yang dilakukan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Tujuan utamanya adalah memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan. Jenis pembelian berdasarkan pemasok, yaitu : Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok yang berasal dari dalam negeri Pembelian impor adalah pembelian dari pemasok yang berasal  dari luar negeri

Transaksi pembelian tunai adalah jenis transaksi dimana pembayarannya dilakukan secara langsung pada saat barang diterima. SIKLUS PEMBELIAN Transaksi pembelian kredit adalah jenis transaksi dimana pembayarannya tidak dilakukan secara langsung pada saat barang diterima, tetapi dilakukan selang beberapa waktu setelah barang diterima, sesuai perjanjian kedua belah pihak.

Gambaran Umum proses pembelian Suatu transaksi pembelian umumnya bermula dengan sebuah permintaan pembelian yang dibuat oleh suatu departemen atau fungsi pendukung. Departemen pembelian menyiapkan pesanan untuk pembelian barang atau jasa dari vendor. Pada akhirnya perusahaan akan membayar vendor.

JENIS DOKUMEN DALAM SIKLUS PEMBELIAN Permintaan barang dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa. 2. Penawaran barang (qutation) dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya,syarat, dan lain sebagainya. 3. Pemesanan barang (purchase order) dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli. 4. Bukti penerimaan barang (delivery receipt) dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas. 5. Faktur penjualan (invoice) dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan. JENIS DOKUMEN DALAM SIKLUS PEMBELIAN

Catatan-catatan akuntansi yang digunakan : 1. Register bukti kas keluar suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian. 2. Jurnal pembelian dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. 3. Kartu utang dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. 4. Kartu persediaan digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

Fungsi yang terkait dalam proses pembelian Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, mendapatkan informasi mengenai permintaan pembelian dari gudang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

Fungsi penerimaan Fungsi penerimaan bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima pemasok. Bertujuan untuk menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat hutang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat hutang bertanggungjawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau menyelenggarakan kartu hutang sebagai buku pembantu hutang. Fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Akun yang dipengaruhi oleh setiap jenis transaksi AKUN YANG TERPENGARUH Transaksi pembelian Utang dagang Persediaan Harga pokok pembelian atau penjualan (HPP) Berbagai akun aset dan biaya Transaksi pengeluaran kas Kas Potongan tunai Transaksi retur pembelian Retur pembelian Cadangan pembelian

Pemisahan Tugas PEMISAHAN TUGAS KESALAHAN ATAU KECURANGAN YANG MUNGKIN SEBAGAI AKIBAT DARI KONFLIK KEPENTINGAN Fungsi pembelian seharusnya dipisahkan dari fungsi permintaan dan penerimaan Jika satu orang bertanggung jawab untuk fungsi permintaan, pembelian, dan penerimaan, pembelian fiktif atau tak terotorisasi dapat dibuat. Ini dapat berakibat pada pencurian barang dan bisa jadi pembayaran pembelian tak terotorisasi. Fungsi pemrosesan faktur seharusnya dipisahkan dari fungsi utang dagang Jika satu orang bertanggung jawab atas pemrosesan faktur dan fungsi utang dagang maka transaksi pembelian dapat diproses pada harga atau syarat dagang yang salah. Ini dapat berakibat pada lebih bayar untuk barang dan jasa atau pencurian kas. Fungsi pengeluaran seharusnya dipisahkan dari fungsi utang dagang Jika satu orang bertanggung jawab untuk fungsi pembayaran dan juga memiliki akses pada catatan utang dagang, cek tak terotoriasi yang mendukung dokumen fiktif bisa saja diterbitkan dan transaksi tak terotorisasi dapat dicatat. Ini akan berakibat pada pencurian kas perusahaan. Fungsi utang dagang seharusnya dipisahkan dari fungsi buku besar umum Jika satu orang bertanggung jawab untuk catatan utang dagang dan juga buku besar umum, orang tersebut dapat menutupi penyalahgunaan yang biasanya akan terdeteksi dengan merekonsiliasi catatan pembantu dengan akun pengendali buku besar.

Penilaian RISIKO Bawaan Faktor – faktor Terkait Industri Ketika mengaudit proses pembelian, auditor harus mempertimbangkan dua faktor yang terkait industri dalam menilai risiko bawaan, yaitu apakah persediaan bahan baku telah memadai dan seberapa rentan perubahan harga pada bahan baku yang ada. Salah Saji yang Terdeteksi dalam Audit Sebelumnya Secara umum, proses pembelian dan akun yang terkait tidak sulit untuk diaudit dan tidak berakibat pada perdebatan masalah akuntansi. Namun demikian, penelitian auditing telah menunjukkan bahwa proses pembelian dan akun yang terkait mungkin mengandung salah saji material (nominal). Pengalaman auditor terdahulu dengan proses pembelian perusahaan seharusnya diperiksa sebagai satu titik awal untuk menentukan risiko bawaan.

NEXT Penilaian RIsiko Pengendalian 1. Pemahaman dan Dokumen Pengendalian Internal komponen pengendalian internal : a. Ruang Lingkup Pengendalian auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang lingkungan pengendalian untuk memahami sikap, kesadaran, dan tindakan manajemen, dan dewan komisaris terhadap lingkungan pengendalian intern b. Proses Penilaian Risiko Perusahaan identifikasi dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai ` tujuannya membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola c. Aktivitas Pengendalian kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan d. Sistem Informasi dan komunikasi pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka) e. Pengawasan Pengendalian menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus) NEXT

3. Tentukan dan Dokumentasi Risiko Pengendalian Setelah pengendalian diuji, auditor menetapkan tingkat risiko pengendalian yang dicapai. Ketika pengujian pengendalian mendukung tingkat risiko pengendalian yang direncanakan, tidak ada modifikasi yang biasanya diperlukan pada tingkat risiko deteksi yang direncanakan, dan auditor dapat melanjutkan dengan prosedur substantif yang direncanakan. Dokumentasi risiko pengendalian untuk proses pembelian mungkin meliputi bagan, hasil pengujian pengendalian, dan sebuah memorandum yang mengidentifikasi kesimpulan auditor secara keseluruhan mengenai risiko pengendalian. 2. Merencanakan dan Melaksanakan Pengujian Pengendalian Auditor secara sistematis menganalisis proses pembelian dalam rangka mengidentifikasi pengendalian yang memastikan bahwa salah saji material telah dicegah, atau dideteksi dan dikoreksi. Pengendalian semacam itu dapat diandalkan oleh auditor untuk mengurangi risiko pengendalian.

MENENTUKAN LUASNYA PENGUJIAN PENGENDALIAN • Auditor dapat menentukan luasnya (extent) dari test of control setelah mengidentifikasi key internal control dan kelemahan internal control serta menilai risiko pengendalian • Auditor melakukan test of control untuk memperoleh bukti bahwa pengendalian telah dilakukan secara efektif Test of Control dan Substantive Test of Transaction – untuk Pembelian Occurrence (Keberadaan atau keterjadian) Completeness (Kelengkapan) Accuracy (Keakuratan) Classification (Klasifikasi) Timing (Tepat Waktu) Posting and summarization

Key internal control : Dokumen purchase requisition, purchase order, laporan penerimaan barang, invoice/ faktur dari supplier dilampirkan pada jurnal voucher Penjurnalan dilakukan untuk supplier yang telah mendapat otorisasi dalam master file Dokumen yang telah dijurnal ditandai (dicap “sudah dijurnal”) agar tidak digunakan ulang Invoice, laporan penerimaan barang, dan purchase order diverifikasi secara internal Test of control : Periksa kebenaran dokumen yg dilampirkan dalam suatu jurnal voucher Periksa indikasi suatu otorisasi Periksa indikasi suatu penandaan pada dokumen yang sudah dijurnal Periksa indikasi suatu verifikasi internal Substantive Test of Transaction : Periksa jurnal pembelian, ledger, dan master file hutang untuk jumlah yang besar dan tidak biasa Periksa kelayakan dan keaslian dokumen pendukung Menyusuri perolehan inventory ke inventory master file Periksa aktiva tetap yang dibeli OCCURENCE Pembelian yang dibukukan untuk barang dan jasa yang diterima dan konsisten dengan kebutuhan atau kejadian sesungguhnya.

COMPLETENESS Key internal control : Purchase order, laporan penerimaan barang, dan voucher bernomor urut tercetak dan dipertanggungjawabkan Test of control : Hitung urutan purchase order, laporan penerimaan barang, dan voucher Substantive Test of Transaction : Periksa dari berkas laporan penerimaan barang hingga ke jurnal pembeliannya Periksa dari invoice atau faktur supplier hingga ke jurnal pembeliannya COMPLETENESS Seluruh transaksi pembelian telah dicatat.

ACCURACY Transaksi pembelian telah dicatat secara akurat. Key internal control : Kalkulasi dan penjumlahan diverifikasi secara internal Total batch dibandingkan dengan laporan ikhtisar yang dihasilkan komputer Pembelian disetujui sesuai dengan harga dan diskon yang diberikan Test of control : Periksa indikasi verifikasi internal Periksa berkas total batch untuk melihat adanya verifikasi petugas Periksa indikasi otorisasi Substantive Test of Transaction : Bandingkan nilai yang dibukukan dengan nilai pada invoice, dokumen penerimaan barang atau dokumen pendukung lainnya Hitung ulang (recompute) keakuratan perhitungan dalam invoice, termasuk diskon dan tambahan biaya ACCURACY Transaksi pembelian telah dicatat secara akurat.

CLASSIFICATION Key internal control : Auditor telah memiliki chart of account yang standar Klasifikasi akun telah diverifikasi secara internal Test of control : Periksa SOP untuk penggunaan chart of account Periksa indikasi verifikasi internal Substantive Test of Transaction : Bandingkan klasifikasi dengan chart of account dan invoice dari supplier CLASSIFICATION Transaksi pembelian telah diklasifikasikan ke akun yang benar.

Key internal control : SOP mengharuskan pembukuan transaksi sesegera mungkin setelah transaksi terjadi Tanggal pembukuan diverifikasi secara internal Test of control : Periksa SOP dan observasi apakah ada invoice yang belum dibukukan Periksa indikasi verifikasi internal Substantive Test of Transaction : Bandingkan tanggal laporan penerimaan barang, invoice, dengan tanggal dalam jurnal pembelian TIMING Transaksi pembelian telah dibukukan pada tanggal (periode) yang tepat.

POSTING AND SUMMARIZATION Key internal control : Master file diverifikasi secara internal Total jumlah dalam master file dibandingkan ke ledger Test of control : Periksa indikasi verifikasi internal Periksa indikasi perbandingan antara master file dengan ledger Substantive Test of Transaction : Uji keakuratan penjumlahan pada master file dan ledger POSTING AND SUMMARIZATION Transaksi pembelian telah dimasukkan ke master file hutang dan inventory, serta diikhtisarkan ke ledger yang sesuai.

DIAGRAM ALIR UNTUK PROSES PEMBELIAN TUNAI 1. Bagian Gudang melakukan pengecekan barang. Bagian Gudang membuat Form Permintaan Barang (FPB) rangkap 2. Form ke-1 diserahkan ke bagian pembelian dan satunya di arsip. 3. Bagian Pembelian melakukan pencarian harga barang dan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH). 4. SPPH dibuat rangkap 2, yang satu dikirim ke Supplier (pemasok) dan satunya di arsip. Berdasarkan SPPH, pemasok membuat Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap 2. Surat ke-1 dikirim ke bagian pembelian dan satunya disimpan. Berdasarkan SPH, bagian Pembelian melakukan pencarian harga yang cocok dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 3. 7. SOP ke-1 dikirim ke bagian penerimaan, SOP ke-2 dikirim ke Supplier dan sisanya di arsip. 8. Suplier mengirim Barang dan Surat Penerimaan Barang (SPB) dan diterima oleh bagian penerimaan. Berdasarkan SOP dan SPB, bagian penerimaan melakukan pengecekan/ pencocokan barang yang dikirim. Selanjutnya membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 2. LPB ke-1 diberikan ke bagian gudang dan satunya di arsip. 10. Bagian gudang mencocokan FPB dengan LPB dan memasukkan datanya ke Kartu Gudang (KG).

DIAGRAM ALIR UNTUK PROSES PEMBELIAN KREDIT Bagian pembelian memesan gabah (misalnya), kemudian menerbitkan form pemesanan gabah. Form pemesanan gabah diberikan kepada bagian pemasok, kemudian bagian pemasok memesan gabah dan menghasilkan hasil panen dan nota pembelian. Hasil panen dan nota pembelian dikirim ke bagian pembelian, dan bagian pembelian memberikan hasil panen ke bagian gabah dan nota pembelian ke pemimpin. Bagian gabah membuat laporan penerimaan barang, dan laporan tersebut dibikin 3 bagian, yang pertama diarsip, yang kedua diberikan ke pemimpin dan yang ketiga diberikan ke pemasok dan di arsip oleh pemasok. Pemimpin memberikan bukti setor kepada pemasok dan satunya diarsip, pemasok mengecek dan menerbitkan surat pelunasan pembayaran yang pertama diarsip dan yang kedua dikirim ke bagian pembelian. Bagian pembelian memproses surat pelunansan pembayaran dan membuat laporan yang pertama di arsip dan yang kedua diberikan kepada pemimpin. Dengan laporan penerimaan barang dan laporan pelunasan pembayaran, pemimpin membuat laporan pembelian dan kemudian di arsip.

5 komponen pengendalian internal . A.Lingkungan Pengendalian Meliputi struktur organisasi dan system pelimpahan wewenang mengakibatkan transaksi pembelian dapat dilakukan oleh beberapa tingkatan dalam unit/departemen tersebut. Auditor harus memahami kebijaksanaan tersebut. B.Prosedur Pengendalian Auditor harus meyakinkan manajemen bahwa SOP yang berjalan telah cukup memadai dalam mencapai sasaran. Misalnya : Transaksi pembelian pengeluaran kas, dokumen pendukung, pemrosesan transaksi.

C.Merencanakan & melaksanakan pengujian pengendalian Auditor harus menganalisis proses pembelian untuk mengindentifikasi pengendalian untuk dapat memastikan pencegahan salah saji material. Misalnya : Mempelajari SOP audit D.Proses Penentuan Risiko Entitas Langkah pertama pada proses penilaian resiko ini ialah mengumpulkan data, memutahirkan sebanyak mungkin informasi yang relavan mengenai entitas. Informasi ini memberikan kerangka rujukan yang penting untuk mengindentifikasi dan manilai faktor resiko yang mungkin ada. E.Menetapkan & Mendokumentasikan risiko pengendalian Setiap resiko untuk dibuatkan flow chart, hasil pengujian apakah sesuai dengan implementasinya

THANK YOU