Infrastruktur Teknis Penyelenggaraan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional dan Sistem Informasi Kearsipan Nasional RAPAT KOORDINASI NASIONAL SIKN DAN JIKN De Rivier Hotel – Jakarta 23 – 25 September 2014 Muhammad Rustam Kepala Bidang Pengolahan Data SIK ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Ruang lingkup PENYELENGGARAAN KEARSIPAN meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu SISTEM KEARSIPAN NASIONAL yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. (Pasal 5 UU 43/2009) Penyelenggaraan SISTEM KEARSIPAN NASIONAL sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari sistem penyelenggaraan kearsipan nasional akan dapat berjalan secara efektif apabila lembaga kearsipan nasional didukung oleh suatu SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL. (Penjelasan UU 43/2009) Agar fungsi sistem informasi kearsipan nasional dapat berjalan secara optimal lembaga kearsipan kearsipan nasional perlu membentuk JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL. (Penjelasan UU 43/2009) (Ketentuan mengenai Pembangunan SIKN dan Pembentukan JIKN diatur pada Pasal 12 hingga Pasal 15 UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL

TREND LAYANAN KEARSIPAN A2A Access to Archives (www.a2a.org.uk) SCAN Scottish Archives Network (www.scan.org.uk) NAD National Archival Database (www.nad.ra.se) Archives Canada Canadian Archival Information Network (www.archivescanada.ca)

SIMPUL JARINGAN SIKN DAN JIKN Simpul Jaringan SIKN dan JIKN adalah: Unit Kearsipan pencipta arsip pada: Kementerian Kabinet Indonesia Bersatu II, Kejaksaan Agung, Tentara Nasional Indonesia, Kepolisian Negara Republik Indonesia, Lembaga Pemerintah Non Kementerian, Kesekretariatan Lembaga Negara, Kesekretariatan Komisi/Dewan/Badan, Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota, BUMN dan BUMD, Perguruan Tinggi. Lembaga Kearsipan: Nasional (ANRI), Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota, Perguruan Tinggi Negeri.

SISTEM PE-NGELOLAAN ARSIP DINAMIS/STATIS INFRASTRUKTUR APLIKASI SIKN DAN JIKN SISTEM PE-NGELOLAAN ARSIP DINAMIS/STATIS APLIKASI SIKN WEBSITE JIKN Modul Penghimpun Data Manual Pangkalan Data Simpul/Pusat JIKN PENGGUNA Aplikasi SIKD/SIKS Ekspor Data Aplikasi Lain Pembuatan Daftar Arsip Penghimpunan & Sinkronisasi Data Pengelolaan Data Layanan Informasi

TIMELINE IMPLEMENTASI SIKN dan JIKN Launching JIKN (Kepres No. 105/2004) 22 Januari 2007 Pengesahan UU No. 43/2009 tentang Kearsipan 23 Oktober 2009 Penandatangan MoU dan PKS PT. Telkom – ANRI 21 Mei 2012 Pengembangan Sistem Juli 2013 Launching SIKN dan JIKN Semester II 2014

MANFAAT SIKN DAN JIKN INSTANSIONAL NASIONAL Pelaksanaan UU Kearsipan No. 43/2009 Salah satu bentuk pelaksanaan UU KIP No. 14/2008; dan UU Pelayanan Publik No. 25/2009 Bukti implementasi instansi terhadap program OGI (Open Governement Indonesia) pemerintah (transparansi, akuntabilitas, partisipasi masyarakat dan inovasi menuju good public governance Pelaksanaan ‘elektronisasi dokumentasi/kearsipan’ yang merupakan salah satu kegiatan dari 9 Program RB dengan memanfaatkan teknologi terkini dalam hal infrastruktur jaringan dan aplikasi, serta praktik teknis dalam pengeLolaan arsip elektronik Efisiensi pencarian arsip seseuai kategori tertentu baik menggunakan aplikasi SIKN maupun website JIKN (layanan prima) Pengelolaan arsip sepanjang daur arsip sesuai kaedah kearsiapan Pelaksanaan penyelamatan arsip (digital preservation) maupun untuk kemudahan akses Menyelamatkan data digital (non-kearsipan) instansi Alternatif tambahan untuk kegiatan kearsipan (pameran virtual, rakorda, bintek, diklat, dll.) Perolehan PNBP dari pemanfaatan arsip oleh kalangan lebih luas Mengangkat ranah kearsipan agar pendapat perhatian yang lebih baik Efisiensi pencarian informasi kearsipan secara nasional melalui website JIKN (layanan prima) Efisiensi dalam sharing dan pemanfaatan informasi kearsipan Pengejawantahan dari arsip sebagai simpul pemersatu bangsa Salah satu bukti implementasi Indonesia terhadap Open Government Initiative (OGI) dimana Indonesia sebagai salah satu negara pelopor Meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap penyelenggara negara dan pemerintahan Dapat menjadi platform dalam pengelolaan dan pemanfaatan informasi secara nasional dalam suatu sistem yang terpadu

Sikn - jikn APLIKASI SIKN DAN WEBSITE JIKN Salah satu tampilan menu pada aplikasi SIKN Sikn - jikn Tampilan Beranda Website SIKN (www.jikn.go.id)

KATEGORI AKSES Entri Data Validasi Data Edit Data Metadata Terbuka penuh Tertutup penuh Terbuka dengan pengecualian Hanya metadata Karena tertutup Metadata Kopi Digital Ekstrak Non Publis Data Edit Data Status Akses Hanya internal instansi Dapat diakses oleh masyarakat Karena blm ditetapkan dan kopi digital ekstrak kopi digital Data Arsip

PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN Sumber daya implementasi oleh simpul: Aplikasi SIKN; Infrastruktur perangkat keras dan perangkat lainnya; Koneksi Internet; Tempat penyimpanan arsip online (cloud storage); SDM; Rakornas, Pendidikan dan Pelatihan, Workshop dan sosialisasi, Penerimaan peserta magang, Bimbingan teknis.

PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN Tempat Penyimpanan Arsip Online Penyelenggaraan SIKN dan JIKN memanfaatkan teknologi Cloud Computing PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (TelkomCloud), atas pertimbangan efisiensi dan efektivitas : penggunaan dan pemeliharaan aplikasi, pengadaaan dan pemeliharaan infrastruktur jaringan, perangkat keras dan perangkat lunak, pengadaaan dan pemeliharaan sarana penyimpanan dan backup yang aman, sumber daya manusia TIK, sumber daya listrik, dan lain-lain. Penetapan tempat penyimpanan pada satu data center TelkomCloud dengan pertimbangan kemudahan dalam: kontrol terhadap autentisitas, reliabilitas, dan integritas arsip, menjamin keamanan data dan informasi, migrasi (perpindahan) data di kemudian hari, memenuhi ketentuan UU ITE, Biaya tempat penyimpanan arsip online menjadi tanggungan masing-masing simpul jaringan.

ALTERNATIF DALAM IMPLEMENTASI 1 Petugas penentu status akses Petugas validator Cloud Data Storage Petugas input data 2 Petugas penentu status akses Petugas validator Cloud Data Storage Petugas input data

ALTERNATIF DALAM IMPLEMENTASI 3 Petugas input data validator Petugas input data validator Cloud Data Storage Central file I Central file II Petugas penentu status akses (PPID) Petugas input data validator Central file III

PENGERTIAN CLOUD COMPUTING

MENGAPA CLOUD COMPUTING?

RECORDS MANAGEMENT IN CLOUD Pada dokumen rencana strategis Arsip Nasional Amerika Serikat, disebutkan beberapa trend utama yang akan mempengaruhi strategi mereka untuk tahun 2014 hingga 2019. Satu diantaranya: “Cloud Computing and IT Shared Services—The Administration is encouraging agencies to move more applications and data storage to lower-cost, commercial hosting. NARA must develop a cloud archiving strategy so that records created and used “in the cloud” can also be archived, preserved, and made publicly available in the cloud.(Sumber: U.S. National Archives and Records Administration FY 2014 – 2019, Juni 2013)   “The Australian Government will be a leader in the use of cloud services to achieve greater efficiency, generate greater value from ICT investment, deliver better services and support a more flexible workforce.” (Australian Government Cloud Policy - The Australian Government Information Management Office)

RECORDS MANAGEMENT IN CLOUD Oleh karena itu, instansi-instansi pemerintah Australia, harus: “consider cloud services for new ICT procurements. Agencies will choose cloud services where the cloud service represents the best value for money and adequate management of risk compared to other available options.” (Sumber: Australian Government Cloud Computing Policy, Australian Government Information Management Office, May 2013) Arsip Nasional Selandia Baru menegaskan bahwa: “keeping information 'in the cloud' does not itself breach the Public Records Act 2005. However, cloud-based systems do present particular challenges and opportunities for recordkeeping.” (Sumber: http://archives.govt.nz/advice/public-offices/digital-recordkeeping/what-are-recordkeeping-implications-cloud-computing)

Ilustrasi penggunaan* PAKET PENYIMPANAN PADA TELKOM SIGMA Services Capacity Biaya / bulan Ilustrasi penggunaan* Penyimpanan Media Elektronik Micro 150 GB Rp 1,850,000 300.000 item file elektronik Penyimpanan Media Elektronik Extra Small 250 GB Rp 2,450,000 500.000 item file elektronik Penyimpanan Media Elektronik Small 500 GB Rp 3,150,000 1.000.000 item file elektronik Penyimpanan Media Elektronik Medium 1000 GB Rp 4,500,000 2.000.000 item file elektronik Penyimpanan Media Elektronik Large 5000 GB Rp14,541,000 10.00.000 item file elektronik Penyimpanan Media Elektronik Extra Large 10,000 GB Rp25,562,000 20.000.000 item file elektronik * Untuk kopi digital dengan ukuran 500 Kb

RUANG ADMIN PUSAT SIKN DAN JIKN

Layanan Simpul Jaringan: https://sikn.jikn.go.id Arsip Nasional Republik Indonesia DOMAIN HOST SIKN - JIKN Layanan Publik: http://www.jikn.go.id Layanan Simpul Jaringan: https://sikn.jikn.go.id Layanan Pelatihan/Diklat: https://diklat.jikn.go.id

Terima Kasih! Semoga memberi manfaat! Prepare slides for the appendix in the event that more details or supplemental slides are needed. The appendix is also useful if the presentation is distributed later.