WINTER DIAGNOSTIC READING Template Ati Ruliyanti A.Kodir

BAGAIMANA PERASAAN ANDA HARI INI ?

(INDIKATOR KEBERHASILAN) TUJUAN PEMBELAJARAN TPU (KOMPETENSI DASAR) Setelah mengikuti pembelajaran ini, Peserta mampu mengidentifikasi permasalahan pengelolaan kegiatan instansinya dan meyusun solusi pemecahannya TPK (INDIKATOR KEBERHASILAN) Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta : a.) mengidentifikasi permasalahan pengelolaan kegiatan instansi b.) mengidentifikasi solusi pemecahan permasalahan pengelolaan kegiatan instansi.memuju perubahan

MATERI POKOK DIAGNOSTIC READING MATERI DIAGNOSTIC READING 1. Pengertian dan Peranan Diagnostic Reading 2. Pemimpin Dan Perubahan 3. Mendiagnosa Organisasi 4. Tahapan Pembelajaran 5. Cluster Tahap Pembelajaran Diklatpim 6. Keterkaitan Agenda Pembelajaran 7. Area Perubahan 8. Isu Area Perubahan Instansional 9. Proses Penulisan Proyek Perubahan 10. Kedudukan Wi Diagnostic Reading Terhadap Peserta Diklatpim MATERI POKOK DIAGNOSTIC READING Teori dan konsep Diagnostic Reading Mengenal masalah dan pemecahannya Masalah dalam organisasi Diagnostic Reading, Tujuan,Ruang Lingkup Perubahan .

Pengertian Diagnostic Reading Istilah diagnostic reading berasal dari dua kata (bahasa Inggris), yakni diagnostic dan reading. Dalam bhs Indonesia, istilah diagnostic biasa diartikan diagnosa.bermakna sebagai ilmu untuk menentukan jenis penyakit berdasarkan gejala yang ada reading diartikan membaca, Definisi ini sesuai dengan membaca pada tingkat lanjut, yakni membaca kritis dan membaca kreatif

lanjutan diagnostic reading adalah proses mendiagnosa gejala-gejala penyakit organisasi dengan melakukan penilaian terhadap fungsi-fungsi organisasi sesuai jenjang jabatannya dalam rangka merancang perubahan secara tepat. Tahapnya dengan cara melakukan diagnosa terhadap unit organisasi, mencari dimensi yang bermasalah, dan menyusun langkah untuk mengubahnya

PERANAN DIAGNOSTIC READING Sesuai PERKALAN Tahun 2013 bahwa Diklatpim di arahkan untuk menghasilkan Pemimpin Perubahan, yaitu pemimpin yang berhasil membawa perubahan pada unit organisasi (eselon II/III/IV) yang dipimpinnya. Dalam mewujudkan perubahan tersebut, setiap pemimpin membutuhkan kemampuan MENDIAGNOSA UNIT ORGANISASINYA, mencari dimensi yang bermasalah, kemudian menyusun langkah untuk mengubahnya sehingga masalah tersebut tidak muncul lagi pada unit organisasinya. Perubahan ini dilakukan secara berkesinambungan hingga menuju organisasi yang berkinerja tinggi.

Lanjutan Dalam konteks membawa perubahan ini, pemimpin berperan layaknya seorang dokter yang mendiagnosa pasien, menemukan penyakitnya, dan memberikan resep untuk menyembuhkan penyakit tersebut. Kemampuan mendiagnosa unit organisasi (eselon II/II/III/IV) ini memerlukan kompetensi tersendiri yang meliputi dimensi sikap, pengetahuan dan keterampilan. SULIT MENJADI PEMIMPIN PERUBAHAN JIKA TIDAK MEMILIKI KEMAMPUAN DIAGNOSTIC READING.

PEMIMPIN DAN PERUBAHAN MATERI DIAGNOSTIC READING 1. Pengertian dan Peranan Diagnostic Reading 2. Pemimpin Dan Perubahan 3. Mendiagnosa Organisasi 4. Tahapan Pembelajaran 5. Cluster Tahap Pembelajaran Diklatpim 6. Keterkaitan Agenda Pembelajaran 7. Area Perubahan 8. Isu Area Perubahan Instansional 9. Proses Penulisan Proyek Perubahan 10. Kedudukan Wi Diagnostic Reading Terhadap Peserta Diklatpim PEMIMPIN DAN PERUBAHAN Kepemimpinan adalah kemampuan mempengaruhi orang untuk mencapai suatu tujuan. Pengertian kepemimpinan ini mengharuskan pemimpin terlebih dahulu menetapkan tujuan, lalu kemudian bergerak mempengaruhi dan memobilisasi stakeholdernya untuk mendukung dan melaksanakan perubahan itu. Keberhasilannya dalam mempengaruhi stakeholder inilah yang akan menentukan apakah pemimpin tersebut berhasil membawa perubahan, karena mustahil perubahan itu dilaksanakan sendiri. .

MENDIAGNOSA ORGANISASI Bagian dari tugas utama seorang pemimpin perubahan, MENDIAGNOSA ORGANISASI merupakan langkah awal yang sangat menentukan. Kesalahan dalam mendiagnosa organisasi dapat menimbulkan berbagai kendala. Pertama, pemimpin dapat merasa kurang percaya diri dalam meyakini apakah tujuannya benar atau tidak. Kedua, pemimpin akan kesulitan mendapatkan argumentasi yang tepat dalam meyakinkan stakeholdernya. Hal ini dapat menjadi pintu masuk bagi stakeholder yang resisten untuk menggagalkan perubahan yang akan dilaksanakan.

Lanjutan Ada dua prasyarat yang perlu dimiliki sebelum melakukan diagnosa organisasi, yaitu penguasaan diri dan teknis mendiagnosa organisasi. Penguasaan diri pemimpin yaitu tidak dikuasai oleh kepentingan pribadi, golongan, sektoral, suku, dan materi. Pemimpin dituntut agar diagnosa yang dilakukan dimotivasi oleh kepentingan negara, kepentingan publik, kepentingan bersama.

PRINSIP DALAM DIAGNOSA Banyak dari kita mengalami berada dalam suatu “organisasi yang sakit” yang sering membuat diri kita frustrasi. Sayangnya kebanyakan dari kita tidak terlatih dalam mendiagnosis apa yang salah dalam organisasi, namun kita merasakan adanya ketidakberesan. Untuk mendiagnosis apa yang terjadi dalam organisasi, kita perlu menemukan gejalanya, mencari sebab-musababnya, dan merekomendasikan cara mengatasinya. Harus ada niat dan kesungguhan bersama antara pimpinan dan staf untuk melakukan perubahan yang lebih baik. Melakukan asesmen terhadap seluas-luasnya masalah dan mengidentifikasi penyebabnya.

dari PROBLEM ke DECISION

P Perbedaan antara keadaan yang sekarang dengan yang diinginkan MATERI DIAGNOSTIC READING 1. Pengertian dan Peranan Diagnostic Reading 2. Pemimpin Dan Perubahan 3. Mendiagnosa Organisasi 4. Tahapan Pembelajaran 5. Cluster Tahap Pembelajaran Diklatpim 6. Keterkaitan Agenda Pembelajaran 7. Area Perubahan 8. Isu Area Perubahan Instansional 9. Proses Penulisan Proyek Perubahan 10. Kedudukan Wi Diagnostic Reading Terhadap Peserta Diklatpim P engertian Masalah MASALAH : adanya kesenjangan antara das sollen / teori dengan das sein / fakta empiris ; antara yang ditetapkan sebagai kebijakan dengan kenyataan implementasi kebijakan. Perbedaan antara keadaan yang sekarang dengan yang diinginkan .

Sesuatu yang harus diselesaikan atau dipecahkan (Kamus BBI). Apa Itu MASALAH ?? Sesuatu yang harus diselesaikan atau dipecahkan (Kamus BBI). Suatu situasi menghambat organisasi untuk mencapai satu atau lebih tujuan (James Stoner). Sesuatu yg menyimpang dari apa yg diharapkan / direncanakan / ditentukan untuk dicapai sehingga merupakan rintangan menuju tercapainya tujuan (Prajudi Atmosudirjo). Suatu kesenjangan yang perlu ditutup antara hasil yang dicapai pada saat ini dan hasil yang diharapkan (Roger Kaufman). Situasi atau kondisi yang akan datang dan tdk diinginkan (Dorothy Craig). Suatu yang memerlukan jawaban, apabila tidak segera dijawab akan menimbulkan risiko.

14 AKTUAL PROBLEMATIK KRITERIA MASALAH KEKHALAYAKAN KeLAYAKAN ASPEK MASALAH ADMINISTRASI MANAJEMEN ORGANISASI DAN LAIN-LAIN S D M PELAYANAN

KRITERIA MASALAH YG PATUT & LAYAK DIBICARAKAN 16 1. Masalah yang AKTUAL, Masalah yg sedang terjadi atau dlm proses kejadian, sedang hangat dibicarakan, atau diprakirakan akan terjadi. Bukan masalah yg sdh lepas dari perhatian masyarakat. 2. Mempunyai nilai KEKHALAYAKAN, artinya langsung menyangkut hajat hidup orang banyak. Bukan hanya untuk kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang 3. Memiliki nilai PROBLEMATIK, artinya merupakan masalah yang urgen, mendesak & serius yang memerlukan solusi secepatnya. 4. Memikiki nilai KELAYAKAN, artinya masalah yg masuk akal (logis), pantas, realistis dan dpt dibahas sesuai dgn tugas, hak, wewenang dan tanggung jawab 10/13/2018

BEBERAPA INSTRUMEN DIAGNOSTIC 17 Memilih masalah prioritas al. Analysis Urgency, Seriousness, Growth (USG). Likert APKL Menganalisis penyebab masalah al. Fishbone diagram Causal map. Pohon masalah. dll Identifikasi alternatif pemecahan masalah al. Analisis Medan kekuatan SWOT Pemilihan alternatif al. Cost Benefit Analysis. Teori Tapisan Mc. Namara

METODE PENENTUAN MEMILIH MASALAH PRIORITAS MATRIK USG No. MASALAH U S G TOTAL PRK 1. Disiplin mentaati jam kerja rendah 4 3 11 II 2. Produktivitas kerja menurun 5 14 I 3. Laporan bulanan terlambat 10 III Ket : 1=Sangat Kecil; 2=Kecil; 3=Sedang; 4=Besar; 5=Sangat Besar

Adalah banyaknya waktu yang tersedia untuk penanganan suatu masalah 3 KRITERIA MENENTUKAN MASALAH PRIORITAS (kegawatan) Adalah besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia, uang, produksi, dan atau reputasi, baik individu maupun organisasi (pertumbuhan) Adalah perkiraan akan bertambah buruknya suatu keadaan dibandingkan dengan sebelumnya/ keadaan sekarang URGENCY GROWTH (mendesaknya) Adalah banyaknya waktu yang tersedia untuk penanganan suatu masalah SERIOUSNESS 20

METODE PENENTUAN MEMILIH MASALAH PRIORITAS ANALISIS APKL No. MASALAH A P K L JLH 1. Disiplin mentaati jam kerja rendah 4 3 2 13 2. Produktivitas kerja menurun 5 18 3. Laporan bulanan terlambat I14 Angka 5 = sangat tinggi Angka 4 = Tinggi Angka 3 = Cukup Angka 2 = Kurang Angka 1 = Sangat Kurang

KONDISI YANG DIHARAPKAN TUGAS KELOMPOK MENGIDENTIFIKASI MASALAH - MASALAH ORGANISASI ANDA NO KONDISI SAAT INI KONDISI YANG DIHARAPKAN

(PETA SEBAB DAN AKIBAT) CASUAL MAP MENGANALISIS PENYEBAB MASALAH (PETA SEBAB DAN AKIBAT) BANYAKNYA PRIA HIDUNG BELANG KEMAMPUAN EKONOMI RENDAH TERWUJUDNYA IBUKOTA YANG BEBAS PSK SARANA OPERASIONAL KURANG PENERTIBAN KURANG EFEKTIF PENGHAYATAN MENTAL KEAGAMAAN RENDAH PETUGAS TRANTIB KURANG DISIPLIN

DIAGRAM TULANG IKAN DANA BAHAN SDM TERCIPTANYA PELAYANAN YANG (FISHBONE DIAGRAM) DANA BAHAN SDM JUMLAH KURANG DISIPLIN KURANG KUALITAS RENDAH KETERAMPILAN KURANG TERCIPTANYA PELAYANAN YANG MEMUASKAN LINGKUNGAN SAR-PRAS. METODE FAKTOR PENYEBAB AKIBAT/HASIL

(Pernyataan Negatif) Sasaran Tupoksi Kedeputian Bidang Diklat I belum tercapai secara optimal 4 AKIBAT Produktifitas Kerja Rendah 1 SEBAB a b c d Sarana Kerja Kurang Memadai Pegawai Kurang Mampu Metode Kerja belum Tepat Kesejahteraan Pegawai Rendah 2 a b c d Pendidikan Formal Rendah Kesempatan Ikut Diklat Terbatas Motivasi Kerja Rendah Semangat Belajar Mandiri Rendah 3 25

CONTOH : POHON MASALAH (PERNYATAAN NEGATIF) Keterangan : - Masalah yang dihadapi No. 1 (Masalah Utama) - Penyebab masalah No. 1 adalah masalah No. 2 b - Penyebab masalah No. 2b adalah masalah No. 3b - Akibat masalah no. 1 adalah masalah no 4 BELUM TERSEDIANYA DATA INVENTARIS KANTOR YANG AKURAT 4 Akibat Sebab ...................................................................... KURANG TERTIBNYA ADMINISTRASI INVENTARIS KANTOR 1 MU d a b c KETERAMPILAN PELAKSANA TERBATAS RUANG DATA BELUM TERTATA DENGAN TEPAT TERBATASNYA PETUGAS PENGELOLA DATA PENYAMPAIAN DATA KURANG LENGKAP 2 MP 3 MS d a b c BELUM TERTIBNYA PENGELOLAAN RUANG DATA TERBATASNYA SARANA DAN FASILITAS PENYIMPANAN DATA INVENTARIS KANTOR KURANG TERTATANYA ADMINISTRASI DATA INVENTARIS KANTOR RUANG DATA TERLALU SEMPIT

CONTOH : POHON SASARAN (PERNYATAAN POSITIF) Keterangan : - Masalah yang dihadapi No. 1 (Masalah Utama) - Penyebab masalah No. 1 adalah masalah No. 2 b - Penyebab masalah No. 2b adalah masalah No. 3b - Akibat masalah no. 1 adalah masalah no 4 TERSEDIANYA DATA INVENTARIS KANTOR YANG AKURAT 4 Akibat Sebab ...................................................................... TERWUJUDNYA ADMINISTRASI INVENTARIS KANTOR YANG TERTIB 1 SU d a b c TERWUJUDNYA KETERAMPILAN PELAKSANA YG MEMADAI TERWUJUDNYA PENATAAN RUANG DATA YANG TEPAT TERSEDIANYA PETUGAS PENGELOLA DATA YANG CUKUP TERWUJUDNYA PENYAMPAIAN DATA YANG LENGKAP 2 SP 3 SS d a b c TERCIPTANYA PENGELOLAAN RUANG DATA YG BAIK TERSEDIANYA SARANA DAN FASILITAS PENYIMPANAN DATA TERTATANYA ADMINISTRASI DATA INVENTARIS KANTOR TERSEDIANYA RUANG DATA YANG LUAS

MEMILIH ALTERNATIF MASALAH Pemecahan Masalah: Suatu proses dari mengamati dan pengenalan serta usaha mengurangi perbedaan antara situasi sekarang dengan yang akan datang (rencana) MEMILIH ALTERNATIF MASALAH

FORMULASI STRATEGI SWOT INTERNAL KEKUATAN KELEMAHAN Perda X/Y Pikada Sarpras Mendukung Aparat memadai Lemahnya Koordinasi Waktu Terbatas Kurangnya Dana EKSTERNAL PELUANG Strategi (SO) STRATEGI (WO) Terapkan Perda X/Y Tentang Pilkada dengan Memanfaatkan kesiapan KPUD Optimalkan dana yang Ada melalui Dukungan dari KPUD Balon cukup kapabel Kesiapan KPUD Adanya UU Pilkada ANCAMAN Strategi (ST) STRATEGI (WT) Terapkan Perda X/Y Tentang Pilkada dengan Meningkatkan kepedulian Masyarakat Optimalkan dana yang Ada untuk meningkatkan Kepedulian masyarakat Adanya Provokator Rentan Money Politik Masy. Kurang Peduli

TEORI TAPISAN Mc. Namara KEMU DAHAN NO ALTERNATIF EFEKTIVITAS BIAYA TOTAL 1. 2. 3. 4. MELAKSANAKAN REWARD DAN PUNISHMENT MEMBERIKAN ARAHAN SECARA RUTIN MENYEDIAKAN ANGKUTAN DINAS MEMBERIKAN KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS 4 2 3 2 3 1 4 2 7 9* 8 *ALTERNATIF YANG DIPILIH ADALAH NO.2

COST BENEFIT ANALYSIS Terwujudnya pilkadasung yang damai BENEFIT (MANFAAT) COST (BIAYA) NO ALTERNATIF RATIO 1. 2. 3. 4. Menerapkan Perda x/y tentang Pilkada dengan memanfaatkan kesiapan KPUD Mengoptimalkan dana yang ada melalui dukungan dari KPUD Menerapkan perda x/y tentang Pilkada untuk meningkatkan Kepedulian masy. ada untuk meningkatkan kepedulian masyarakat 4 2 3 2 5 3 2* 1 0.6 Keterangan : RATIO : BENEFIT dibagi COST Alternatif yang dipilih yang RATIOnya tertinggi *(Alternatif yang terpilih)

KURANG TEGASNYA SANGSI FORCED FIELD ANALYSIS (ANALYSIS MEDAN KEKUATAN) PETUGAS TRAMTIB KURANG DISIPLIN dirubah menjadi : TERWUJUDNYA DISIPLIN PETUGAS TRAMTIB YANG TINGGI ARAH PERUBAHAN ADANYA INTENSIF TRANSPORTASI SULIT ADANYA APEL KURANG TEGASNYA SANGSI FAKTOR PENDORONG : ALTERNATIF STRATEGI: Tingkatkan jumlah intensif bulanan Optimalkan pelaksanaan apel Adakan alat transportasi petugas Tegakan peraturan disiplin FAKTOR PENGHAMBAT

MATRIK BIAYA MANFAAT (Cost Benefit Analysis) No. MASALAH MANFAAT BIAYA RATIO PRK 1. Perencanaan tidak didasarkan pada data akurat 10 2 5 I 2. Penempatan Pegawai tidak cocok dengan Keahlian 8 4 III 3. Pengawasan keuangan tidak ketat 9 3 II

CONTOH KASUS DIAGNOSTIC READING

Apabila salah satu fungsi/uraian tugas peserta seperti berikut CONTOH KASUS Apabila salah satu fungsi/uraian tugas peserta seperti berikut Contoh : Menyelenggarakan pelayanan dibidang administrasi kependudukan Besar kemungkinan masalah yang dapat diangkat adalah sbb : 1 : Kurangnya ketersediaan formulir pengisian data penduduk  Tersedianya formulir pengisian data penduduk secara lengkap 2 : Lambatnya proses pengurusan Kartu Tanda Penduduk  Terwujudnya proses pengurusan KTP tepat waktu 3 : Belum optimalnya penanganan Kartu Ijin Tinggal Sementara  Terselesaikannya penaganan KITS dengan baik