MELAKSANAKAN PEKERJAAN SECARA TIM Tim Pengelolaan Layanan Teknologi Informasi

OBJEKTIF 1. Mengembangkan potensi individu 2. Mengembangkan kinerja tim 3. Melakukan koordinasi anggota tim 4. Mendelegasikan Tanggung Jawab

MATERI 1. Mengembangkan potensi individu 1.1 Pelatihan diberikan 1.2 Anggota tim dimotivasi 1.3 Target unjuk kerja diberikan 2. Mengembangkan kinerja tim 2.1 Tujuan organisassi dirancang 2.2 Standar prosedur unjuk kerja tim ditetapkan 2.3 Masukkan dari anggota tim dicatat 2.4 Hasil kinerja tim dievaluasi 2.5 Hasil kinerja tim yang tidak sesuai diperbaiki

3. Melakukan koordinasi anggota tim. 3 3. Melakukan koordinasi anggota tim. 3.1 Ruang lingkup masing-masing anggota tim ditetapkan 3.2 Pendekatan kerjasama antar anggota tim dilakukan 3.3 Sumber daya yang efisien digunakan 3.4 Umpan balik dari unjuk kerja diberikan

4. Mendelegasikan Tanggung Jawab 4 4. Mendelegasikan Tanggung Jawab 4.1 Tanggung jawab tim ditetapkan dengan jelas 4.2 Tanggung jawab yang harus dijalankan, didelegasikan dengan jelas 4.3 Permasalahan dikomunikasikan dengan jelas pada tim

Mengembangkan Potensi Individu OBJEKTIF 1 Mengembangkan Potensi Individu

Lihat video potensidiri

1. Pelatihan Diberikan Pelatihan : bagian dari pendidikan yang menggambarkan suatu proses dalam mengembangkan potensi individu untuk mencapai tujuan organisasi

TUJUAN UTAMA PELATIHAN Untuk meningkatkan ketrampilan karyawan sesuai dengan perubahan teknologi. Untuk mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru agar menjadi kompeten. Untuk membantu masalah operasional. Untuk menyiapkan karyawan dalam promosi. Untuk memberi orientasi karyawan untuk lebih mengenal organisasinya.

MANFAAT PELATIHAN Meningkatkan kuantitas dan kualitas produktivitas. Mengurangi waktu pembelajaran yang diperlukan karyawan untuk mencapai standar kerja yang dapat diterima. Membentuk sikap, loyalitas, dan kerja sama yang lebih menguntungkan.

Memenuhi kebutuhan perencanaan sumber daya manusia. Mengurangi frekuensi dan biaya kecelakaan kerja. Membantu karyawan dalam peningkatan dan pengembangan pribadi.

JENIS PELATIHAN Pelatihan Keahlian Pelatihan Ulang Pelatihan Lintas Fungsional Pelatihan Tim Pelatihan Kreatifitas

LANGKAH MENYUSUN PELATIHAN Analisis kebutuhan Merancang instruksi Langkah validasi Menerapkan program Langkah evaluasi dan tindak lanjut

2. Anggota Tim Dimotivasi Membangun motivasi tim adalah tanggung jawab dari diri seorang anggota tim dan pimpinan.

STRATEGI MEMBANGUN ANGGOTA TIM Melakukan pendekatan emosional terhadap para anggota tim Motivasi anggota tim dibangun didasarkan pada contoh suri tauladan Melibatkan anggota tim untuk memberikan usul, ide dan saran bagi pengembangan sebuah perusahaan Menjelaskan mengenai visi misi, tujuan serta misi mulia apa sebenarnya yang ada di perusahaan untuk masyarakat

3. Target Ujuk Kerja Diberikan Salah satu metode penilaian adalah metode SMART Specific : Sasaran kinerja harus bersifat spesifik Measurable : terukur Achieveable : target yang ditetapkan masih bisa dicapai dengan dukungan sumber daya yang tersedia Relevant : sasaran kinerja yang ditetapkan bersifat relevan dengan tugas pokok dan tanggungjawab yang diemban oleh pegawai Time-bound : sasaran kinerja yang disusun memiliki target waktu yang jelas

Mengembangkan Kinerja Tim OBJEKTIF 2 Mengembangkan Kinerja Tim

Lihat video leadershipandtimwork

1. Tujuan Organisasi Dirancang Visi : cara pandang yang jauh ke depan kemana organisasi harus dibawa agar tetap eksis atau mampu bersaing, inovati dan antisipatif. Misi : suatu pernyataan di mana di dalamnya telah tertera tujuan organisasi yang telah ditetapkan serta sasaran yang ingin dicapai. Tujuan : suatu cita-cita yang disertai dengan usaha dan pernyataan yang jelas ke mana organisasi akan dibawa,  tidak akan ada langkah maju tanpa adanya tujuan yang tegas.

TIPE TUJUAN Tujuan kemasyarakatan (social goals) Tujuan Keluaran atau hasil (output goals) Tujuan sistem (system goals) Tujuan produk (product goals) Tujuan turunan (derived goals)

PERUMUSAN TUJUAN BERJALAN EFEKTIF Proses perumusan tujuan. Manajer puncak sebagai perumus tujuan umum. Tujuan harus realistik. Tujuan harus jelas, memiliki alasan dan bersifat menantang.

Tujuan umum. Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum. Manajemen harus meninjau kembali tujuan yang telah ditetapkan.

PERSYARATAN PENETAPAN TUJUAN Realistik (realistic) Menantang (chalenging) Khusus (spesific) Berbatas waktu (time horizon) Terukur

2. Standar Prosedur Unjuk Kerja Tim Ditetapkan Dua fungsi dasar SOP yang menjadi fungsi esensial : Sebagai rujukan knowledgebase bagi kegiatan operasional yang senantiasa diperbarui Sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan

TIM PENYUSUN SOP Penulis SOP (author) Pelaksana di lapangan (employee) Pengawas lapangan (supervisor) Atasan pengawas (manager)

KAPAN MENYUSUN SOP SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan. SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah dilakukan dgn baik atau tidak. Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial.

Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi lingkungan kerja Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur

TAHAP PENYUSUNAN SOP Tahap Persiapan Tahap Pembentukan Organisasi Tim Tahap Perencanaan Tahap Penyusunan Tahap Uji Coba Tahap Penyempurnaaan Tahap Implementasi Tahap Pemeliharaan dan Audit

3. Masukkan Dari Anggota Tim Dicatat Mencatat dapat diartikan sebagai praktek merekam informasi yg didapat dari sumber luar seperti diskusi atau kuliah. Mencatat dengan efektif mencakup tiga hal, mampu mengidentifikasi gagasan utama dan hubungan antar gagasan tersebut dalam suatu paparan, mampu memahami makna dibalik gagasan- gagasan tersebut, mampu menyajikan gagasan-gagasan tersebut dengan bahasa anda sendiri.

KIAT MENCATAT Menjajaki informasi awal Mendengarkan Secara Aktif Memperhatikan secara aktif

TEKNIK MENCATAT Catatan TS (Tulis dan Susun) Mind Map (berbentuk organizer grafik)

METODE CORNELL Metode Cornell

4. Hasil Kinerja Tim Dievaluasi Fungsi Evaluasi Kinerja adalah sebagai berikut: Memberikan balikan kepada pegawai ternilai mengenai kinerjanya.; Alat promosi dan demosi; Alat memotivasi ternilai; Sebagai alat pemutusan hubungan kerja dan merampingkan organisasi; Menyediakan alasan hukum untuk pengambilan keputusan personalia; Penentuan dan pengukuran tujuan kinerja;

Konseling kinerja buruk; Mendukung perencanaan sumber daya manusia; Menentukan kebutuhan pengembangan SDM; Merencanakan dan memvalidasi perekrutan tenaga baru; Alat manajemen kinerja organisasi; Pemberdayaan pegawai; Menghukum anggota; Penelitian.

CIRI-CIRI TIM MEMILIKI KINERJA TINGGI Seluruh anggota mempunyai tekad menyelesaikan tujuan atau misi yang dikembangkannya. Tim bekerja dalam lingkungan yang anggotanya saling terbuka dan percaya satu sama lainnya. Seluruh anggota merasa memiliki tim, dan secara sukarela mereka berpartisipasi di dalamnya.

Anggota terdiri atas orang dengan pengalaman, gagasan, pandangan, yang berbeda, dan perbedaan ini dihargai. Semua anggota tim secara terus menerus belajar dan memperbaiki dirinya. Hal ini membantu meningkatkan kemampuan tim dalam memecahkan persoalan. Semua anggota tim mengerti peranan dan tanggung- jawabnya, saling menghargai satu sama lainnya.

Keputusan diambil berdasarkan konsensus Setiap anggota tim berkomunikasi secara terbuka, langsung, dan saling mendengarkan satu sama lainnya secara obyektif dan penuh kesabaran. Tim dapat menangani konflik tanpa harus memunculkan permusuhan. Pimpinan tim, apakah temporer atau tetap, mempraktekan gaya kepemimpinan partisipatif.

MENINGKATKAN PRODUKTIFITAS KERJA Lingkungan Kerja Atasan Yang Terbuka dan Dihormati Penghargaan

3 Melakukan Koordinasi Anggota Tim 6 karakteristik tim yang sukses (Sopiah, 2008) : 1. mempunyai komitmen terhadap tujuan bersama 2. menegakkan tujuan spesifik 3. kepemimpinan dan struktur 4. menghindari kemalasan sosial dan tanggung jawab 5. evaluasi kinerja dan sistem ganjaran yang benar 6. mengembangkan kepercayaan timbal balik

Lihat video 1 MOTIVASI 4 - Motivasi Bekerja Team Work

3.1 Ruang lingkup masing-masing anggota tim ditetapkan Penetapan ruang lingkup masing-masing anggota tim harus sesuai dengan azas pembagian kerja dan azas penempatan personalia. Azas pembagian kerja : pengelompokan tugas-tugas, pekerjaan atau kegiatan- kegiatan yang sama ke dalam satu unit kerja hendaknya didasarkan atas eratnya hubungan pekerjaan tersebut. : mismanagement penempatan harus dihindarkan.

Azas penempatan personalia : penempatan orang-orang pada setiap jabatan harus didasarkan atas kecakapan, keahlian dan keterampilannya (the right man, in the right job) : mismanagement penempatan harus dihindarkan.

3.2 Pendekatan kerjasama antar anggota tim dilakukan Pendekatan kerjasama antar anggota tim harus sesuai dengan azas koordinasi. Azas koordinasi : rangkaian dari azas-azas organisasi lainnya. Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan mengintegrasikan segala tindakan, supaya terarah pada sasaran yang ingin dicapai.

4 kekuatan dalam membangun tim yang efektif (West, 2002) : 1 4 kekuatan dalam membangun tim yang efektif (West, 2002) : 1. Kelompok hendaknya mempunyai tugas-tugas yang menarik secara intrinsik agar berhasil. 2. Individu seharusnya merasa dirinya penting bagi nasib kelompok. 3. Kontribusi individual seharusnya sangat diperlukan, unik, dan teruji. 4. Seharusnya ada tujuan tim yang jelas dengan umpan balik kinerja yang tetap.

3.3 Sumber daya yang efisien digunakan Efisien menurut Adiwarman A. Karim (2006) : melakukan segala hal dengan cara yang tepat untuk mendapatkan hasil yang optimal Faktor-faktor yang ikut menentukan keefisienan perusahaan : biaya tenaga kerja produktivitas pekerja biaya bahan mentah kemajuan teknologi yang dimiliki

3 kondisi dapat dikatakan tercapainya efisiensi (Kost dan Rosenwig,1979) : bila dengan menggunakan input yang sama, dapat menghasilkan output yang lebih besar, atau dengan menggunakan input yang lebih kecil bisa menghasilkan output yang sama, dan dengan menggunakan input yang besar menghasilkan pula output yang lebih besar.

3.4 Umpan balik dari unjuk kerja diberikan Feedback atau umpan balik tindakan konfirmasi, korektif, atau evaluasi terhadap masukan seseorang baik dalam bentuk perkataan maupun aktivitas tertentu. Kemampuan memberi feedback : kesanggupan seseorang untuk menyampaikan konfirmasi, korektif, atau evaluasi terhadap masukan seseorang dalam bentuk perkataan maupun aktivitas tertentu.

Indikator yang termuat dalam proses pemberian feedback (Didin Budiman,2009) : 1. Menyampaikan hasil feedback. 2. Konsistensi dalam pemberian feedback 3. Komunikasi

Faktor-faktor yang mempengaruhi feedback seseorang : 1 Faktor-faktor yang mempengaruhi feedback seseorang : 1. Faktor internal faktor yang berasal dari dalam diri seseorang. - kualitas otak - pengalaman - panca indera

2. Faktor eksternal faktor yang berasal dari luar diri seseorang 2. Faktor eksternal faktor yang berasal dari luar diri seseorang. - lingkungan - perbedaan kultural - intensitas pembelajaran

4 Mendelegasikan Tanggung Jawab Pendelegasian wewenang : pemberian wewenang dan tangung jawab kepada orang- orang yang ditunjuk oleh pemegang wewenang. Lihat video 2 Delegation

Alasan manajer tidak mendelegasikan wewenang : 1 Alasan manajer tidak mendelegasikan wewenang : 1. tidak yakin akan kemampuan bawahan 2. merasa mampu mengerjakan sendiri 3. tidak efisien untuk mengajari bawahannya melakukan tugas 4. takut wewenangnya akan berkurang, atau takut kalau bawahannya dapat melakukan tugas lebih baik dibandingkan dirinya

Alasan karyawan kadang merasa tidak mau menerima delegasi wewenang : 1 Alasan karyawan kadang merasa tidak mau menerima delegasi wewenang : 1. takut gagal. 2. merasa tidak ada penghargaan untuk kerja yang akan dilakukannya, atau tidak mau menganggung risiko. 3. semua risiko diserahkan atau ditanggung manajer.

Alasan yang mendasari manajer mau mendelegasikan tugasnya : 1 Alasan yang mendasari manajer mau mendelegasikan tugasnya : 1. Tugas manajer bukan hanya pada satu kegiatan saja, oleh karena itu tugas yang dianggap orang lain bisa melakukannya, dilimpahkan kepada orang yang ditunjuk. 2. Manajer lebih memperhatikan pada tugas-tugas yang perlu penanganan lebih serius dan penting demi kelangsungan organisasi.

3. Manajer tidak harus mempelajari semua permasalahan dan pengetahuan karena adanya keterbatasan-keterbatasan. 4. Mendorong dan mengembangkan bawahan yang menerima pelimpahan wewenang.

Peranan pendelegasian wewenang dalam organisasi (Stoner, 2000) : 1 Peranan pendelegasian wewenang dalam organisasi (Stoner, 2000) : 1. Karyawan dapat melakukan tugas-tugas yang pokok dan strategis bagi kelangsungan organisasi. 2. Manajer akan mendapat hasil keputusan yang lebih akurat dan lebih baik karena para karyawan yang paling dekat dengan pokok permasalahannya. 3. Keputusan dapat lebih cepat diambil karena tidak harus meminta persetujuan dari atasan.

4. rasa tanggung jawab dan inisiatif terhadap organisasi menjadi lebih besar. 5. Latihan bagi para anggota organisasi apabila kelak ia menduduki jabatan yang lebih tinggi. 6. Komunitas pekerjaan akan dapat lebih terjamin

Lihat video 3 Good and Bad Delegation examples

4.1 Tanggung jawab tim ditetapkan dengan jelas Penetapan tanggungjawab tim harus dengan jelas dan sesuai dengan azas kesatuan perintah dan azas rentang kendali yang merupakan bagian dari azas-azas organisasi. Azas kesatuan perintah : setiap bawahan menerima perintah ataupun memberikan pertanggungjawaban hanya kepada satu orang atasan, namun seorang atasan dapat memerintah beberapa orang bawahan.

Azas rentang kendali : seorang manajer hanya dapat memimpin secara efektif sejumlah bawahan tertentu. contoh: 3 sampai 9 orang. Jumlah bawahan tergantung kecakapan dan kemampuan manajer bersangkutan. Pendelegasian wewenang (tanggung jawab) dari seorang atau sekelompok orang kepada orang lain harus jelas dan efektif sehingga seorang manajer mengetahui wewenangnya

Menurut Chester Barnard persyaratan agar kewenangan efektif : 1 Menurut Chester Barnard persyaratan agar kewenangan efektif : 1. Bawahan dapat memahami apa yang diinginkan atau dikomunikasikan oleh pimpinan. 2. Pada saat bawahan memutuskan untuk menjalankan apa yang diperintahkan atasannya, dia meyakini bahwa apa yang diperintahkan konsisten atau tidak bertentangan dengan rencana pencapaian tujuan organisasi.

3. Pada saat bawahan memutuskan untuk menjalankan apa yang diperintahkan atasannya, dia meyakini bahwa apa yang diperintahkan konsisten mendukung nilai, misi, maupun motif pribadi atau kelompoknya. 4. Bawahan mampu secara mental maupun fisik menjalankan apa yang diperintahkannya.

4.2 Tanggung jawab yang harus dijalankan, didelegasikan dengan jelas Pendelegasian harus sesuai dengan azas tanggung jawab dan azas jenjang berangkai yang terdapat pada azas-azas organisasi. Azas tanggung jawab : pertanggungjawaban dari bawahan terhadap atasan harus sesuai dengan garis wewenang (line authority) dan pelimpahan wewenang.

Azas jenjang berangkai : saluran perintah atau wewenang dari atas ke bawah harus merupakan mata rantai vertikal yang jelas dan tidak terputus serta menempuh jarak terpendek, jelas dan menempuh jarak terpendeknya. Efektifitas delegasi merupakan faktor utama yang membedakan manajer sukses dan yang tidak sukses. (Kesumanjaya, 2010)

Teknik khusus untuk membantu manajer melakukan delegasi dengan efektif (Louis Allen, 1958) : 1. Tetapkan tujuan 2. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang 3. Berikan motivasi kepada bawahan 4. Meminta penyelesaian kerja 5. Berikan latihan 6. Adakan pengawasan yang memadai

4.3 Permasalahan dikomunikasikan dengan jelas pada tim Komunikasi : aktivitas tempat pimpinan mencurahkan waktunya untuk menginformasikan sesuatu dengan cara tertentu kepada seseorang atau kelompok orang. Dengan Komunikasi, maka fungsi manajerial yang berawal dari fungsi perencanaan, implementasi dan pengawasan dapat dicapai.

Komunikasi menurut perilaku organisasi : suatu proses antar orang atau antar pribadi yang melibatkan suatu usaha untuk mengubah perilaku. Perilaku yang terjadi dalam suatu organisasi adalah merupakan unsur pokok dalam proses komunikasi tersebut (Thoha, 2011) Keberhasilan komunikasi : kunci keberhasilan dalam mencapai tujuan hubungan organisasi.

Efektivitas komunikasi antar pribadi sangat tergantung pada pribadi penerima maupun pengirim : 1. Keterbukaan 2. Empati 3. Dukungan 4. Kepositifan 5. Kesamaan

Kegagalan komunikasi dapat terjadi : 1. antar pribadi 2 Kegagalan komunikasi dapat terjadi : 1. antar pribadi 2. antar pribadi dalam kelompok 3. antar kelompok dalam organisasi.

Lihat video 4 Give Feedback with Situation-Behavior-Impact (SBI)