Praktek Tata Kelola TI dalam Perusahaan SI702 Tata Kelola Sistem Informasi Pertemuan #2

Tujuan dan Sasaran Mahasiswa/i mampu menjelaskan konsep, praktek, dan kerangka kerja tata kelola TI di perusahaan

Topik Bahasan Best practice tata kelola TI perusahaan Studi kasus: industri jasa dan manufaktur

Setelah memahami model untuk tata kelola TI perusahaan, langkah berikutnya adalah mengaturnya di seluruh level organisasi Untuk mencapainya maka tata kelola TI perusahaan dapa diatur menggunakan campuran berbagai struktur, proses, dan mekanisme relasi

Best practice tata kelola TI perusahaan

Organisasi dapat dibagi menjadi 3 layer sebagai berikut

Untuk mengimplementasi praktek tata kelola TI perusahaan, maka organisasi membutuhkan kumpulan struktur, proses, dan mekanisme relasi tata kelola di setiap layer tersebut

Struktur tata kelola TI perusahaan meliputi unit dan peran organisasi yang bertanggung jawab untuk membuat keputusan TI dan untuk memungkinkan kontak antara fungsi manajemen bisnis dan TI, misalnya panitia pelaksana (steering committee)  Sebuah cetak biru (blueprint) tentang bagaimana framework tata kelola TI perusahaan akan diatur secara terstruktur

Proses tata kelola TI perusahaan mengacu pada formalisasi daninstitusionalisasi pengambilan keputusan TI atau prosedur pemantauan IT, untuk memastikan bahwa apa yang terjadi sehari-hari telah konsisten dengan kebijakan serta menyediakan masukan untuk pengambilan keputusan, misalnya IT balanced scorecard

Mekanisme relasi adalah mengenai partisipasi aktif dan hubungan kolaborasi di antara pimpinan perusahaan (corporate executive), manajemen TI dan manajemen bisnis, untuk melakukan pengumuman, pendampingan, dan pendidikan Hasil riset menyatakan bahwa mekanisme relasi menjadi penting dalam framework tata kelola TI perusahaan untuk meraih dan menjaga keselarasan bisnis dan TI

Telah diidentifikasi dan ditetapkan 33 praktek untuk tata kelola TI perusahaan yang mencakup: 12 struktur, 11 proses, 10 mekanisme relasi Pada tabel, kolom paling kanan menunjukkan di level organisasi mana (B=Board, E/S=Executive/Senior Management) praktek tersebut dijalankan

Studi kasus: industri jasa dan manufaktur Kasus mengenai Mekanisme Relasi diperusahaan Huntsman (Pabrik Kimia)

Pengenalan Perusahaan Huntsman berdiri tahun 1970 dengan formasi Huntsman Container Corporation, yang menjadi pionir lebihdari 80 produk kemasan plastik yang inovatif. Lokasi pertama Huntsman ada di California, Ohio dan Tennessee, lalu pada tahun 1976 lokasi pertama di luar negeri dibangun di Inggris. Saat ini Huntsman telah tumbuh menjadi pemasok dunia untuk bahan kimia, polymer, dan kemasan (packaging). Hal ini terjadi sebagai hasil dari akuisisi strategis, joint ventures, dan ekspansi internal yang direncanakan matang.

Sekarang perusahaan Huntsman memiliki 11,300 karyawan aktif di pabrik, riset dan pengembangan, penjualan dan administrasi dengan 57 operasi di 22 negara dan pendapatan tahun 2004 sebesar $11.5 milyar. Gambar menunjukkan 6 divisi industri Huntsman. Studi kasus ini fokus pada divisi Polyurethanes dan Advanced Materials.

Divisi Polyurethanes menghasilkan bantal jok kursi untuk pabrik mobil seperti BMW dan sol sepatu untuk berbagai jenis sepatu olahraga tertentu seperti Nike, Reebok dan Adidas. Divisi Advanced Materials division meliputi 5 unit bisnis khusus: structural adhesives, electrical insulation materials, printed circuit board technology, structural composites, surface technologies.

Tata kelola TI perusahaan Sejarah TI dalam organisasi Huntsman terkait dengan pertumbuhan substansial perusahaan saat akuisisi yang membawa organisasi TI masing-masing. Kebutuhan organisasi TI perusahaan secara global enterprise-wide dipicu oleh proyek Atlas, yang menyasar globalisasi bisnis Polyurethanes yang saat itu masih di tingkat regional. Proyek ini mengimplementasi proses tunggal bisnis global menggunakan template tunggal SAP global. Selama proyek terlihat bahwa terdapat kebutuhan mendesak untuk memiliki informasi aktual mengenai status bisnis organisasi secara keseluruhan, sementara informasi tersebut belum siap tersedia bagi bisnis (butuh waktu lama untuk menyiapkannya).

Sebuah proyek TI global dan strukturTI yang baru harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan mendesak ini. Executive vice president berkomentar: ‘‘Proyek TI ini akan gagal bila pihak lokal tetap meyimpan sendiri data di sistem yang ada (komputer mainframe, desktop, laptop...). [...] Kita butuh pemikiran global mengenai proyek ini agar dapat berhasil dan sukses.’’

‘‘Dalam 5 tahun terakhir, banyak usaha dilakukan untuk membuat platform global tunggal, untuk berbagi ‘nuts-and-bolts’ mengenai TI,’’ ujar executive vice president. Dalam konteks program optimasi-biaya, ini adalah langkah wajar untuk menciptakan sebuah organisasi TI global yang bertanggungjawab untuk menetapkan standar dan platforms untuk perusahaan secara menyeluruh. Di dalam Huntsman konsep sentralisasi ini disebut pendekatan ‘‘global’’, yang menggabungkan kombinasi optimal dari sinergi global dan respon lokal yang menghasilkan fleksibilitas yang dibutuhkan.

Mekanisme relasi Masalah relasi yang utama di Huntsman adalah bahwa TI masih dipandang oleh beberapa orang (bisnis) sebagai ‘‘sesuatu yang berkaitan dengan komputer, desktop, notebook atau perangkat lainnya.’’ Hardware adalah bagian penting dari TI namun juga dianggap sebagai bagian kecil dari keseluruhan belantara TI. Direktur TI global Sistem Bisnis Perusahaan menyatakan masalah ini dengan ‘‘strategi TI tidak benar-benar menjadi pertimbangan bisnis, kecuali saat ada masalah. Harus ada adopsi dan keterlibatan isu-isu TI lebih awal oleh bisnis.’’ Tujuan dari TI seharusnya adalah ‘‘untuk secara pro-aktif memediasi masalah bisnis untuk menghindari peluang-peluang yang terlewatkan.’’

Komunikasi yang jelas (clear communication) dianggap sebagai isu penting dalam mengapai relasi yang baik antara TI dan bisnis. Sebuah dokumen formaldan slide presentasi yang menjelaskan strategi TI disebarkan ke level manajemen yang berbeda. Implementasi knowledge management system di Huntsman mencakup area subyek yang luas termasuk isu-isu TI. ‘‘Berita TI terkini,’’ disajikan di halaman yang sama dengan pencapaian keuangan di intranet perusahaa. ‘‘Berita TI terkini’’ membahas informasi mengenai proyek yang berjalan, teknologi baru yang muncul dan ‘‘kisah sukses.’’ Contoh kisah sukses disajikan berikut ini.

Contoh ‘‘berita terkini’’ yang dipublikasi di knowledge management system: ‘‘Berkat komputer yang baru diimplementasi, potensi masalah produksi dapat segera diatasi. Pada hari Minggu sore, staf Huntsman sukses mengatasi masalah produksi setelah login dari rumah. Hanya 15 menit setelah login, staf Huntsman telah mengatasi masalah dan produksi dapa dimulai lagi. Kerugian besar yang mungkin terjadi disebabkan oleh masalah ini dapat dihindari.’’

Mekanisme pendukung lain untuk relasi yang baik antara TI dan bisnis adalah rotasi kerja (job-rotation). Huntsman menawarkan kepada karyawan peluang untuk bertukar antara pekerjaan TI dengan bisnis dan sebaliknya. Peluang ini adalah bagian dari perencanaan karir karyawan. Perencanaan karir bergantung pada beberapa faktor seperti penilaian kinerja tahunan, penilaian personal, kesesuaian dengan peluang yang ada di organisasi, dll. Dalam prakteknya, karyawn mengambil peluang untuk memperluas wawasan dan pengetahuan melalui rotasi anatara fungsi TI dan bisnis yang berbeda. Mekanisme relasi rotasi kerja ini berkontribusi terhadap peningkatan pemahaman dalam hal bisnis dan TI.

Assignment 1: kasus tata kelola TI perusahaan Lakukan analisis terhadap praktek yang digunakan pada cerita kasus dn bandingkan dengan 33 praktek tata kelola TI perusahaan yang dijelaskan sebelumnya Diskusikan praktek-praktek apa yang menjadi kesamaan Presentasikan di depan kelas

Penutup

Dengan adanya model untuk tata kelola TI perusahaan bukan berarti bahwa tata kelola akan berfungsi di organisasi. Memahami model adalah langah awal, dan menjalankannya di seluruh level organisasi merupakan tantangan berikutnya. Untuk mencapainya, tata kelola TI perusahaan dapat dijalankan menggunakan gabungan berbagai struktur, proses, dan mekanisme relasi.

Penting untuk mengenali bahwa setiap proses, struktur, dan mekanisme relasi digunakan untuk mencapat keselarasan. Namun, memecah framework tata kelola TI perusahaan menjadi kepingan kecil dan mengatasi masalah secara terpisah belum tentu akan mengatasi masalah keseluruhan.

Study Questions Identifikasi struktur paling penting untuk tata kelola TI perusahaan Identifikasi proses paling penting untuk tata kelola TI perusahaan Identifikasi mekanisme relasi paling penting untuk tata kelola TI perusahaan

Terima Kasih