OLEH : MUH.ADAM.A P PROGRAM STUDI ILMU DAN TEKNOLOGI PANGAN PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS HASANUDDIN

Breakdown aktifitas dari suatu proyek mengalami kesulitan, karena monitoring dilakukan secara manual. Proses scheduling juga mengalami kesulitan jika terdapat proyek yang banyak,karena terjadi pendouble-an tugas serta banyak terjadi bentrok dalam deadline suatu proyek.Untuk pengembangan usaha dan pengaturan manajemen proyek,membutuhkan suatu sistem yang dapat memperbaiki sistem dalam melakukan planning,monitoring,controlling dan scheduling terhadap suatu proyek

Proyek adalah sebuah aktivitas yang menghasilkan sesuatu baik dalam bentuk jasa maupun produk (barang).Sebuah proyek perangkat lunak dapat berubah-ubah sesuai dengan pengembangan sistem dalam Melakukan programming.

Tujuan dari tahap ini adalah untuk mendapatkan pemahaman yang sejelas jelasnya mengenai permasalahan dari user,sehingga dapat melakukan estimasi biaya dan waktu dengan baik.

Planning merupakan suatu proses yang berkelanjutan.Dalam melakukan planning, terdapat bermacam-macam metode,antara lain metode Work Breakdown Structures (WBS).

Aktifitas utama dalam tahap ini adalah untuk menganalisa sistem dan menghasilkan dokumen yang menjelaskan sistem. Dokumen ini akan semakin menambah pemahaman lebih dari tahap definisi, sehingga tim proyek memiliki gambaran sistem secara menyeluruh

Dalam melakukan desain terhadap sistem dilakukan pembagian sistem sesuai dengan fungsi-fungsi komponennya dan menghubungkan komponen-komponen tersebut.

Aktifitas yang dilakukan adalah merencanakan bagaimana dapat melakukan test pada modul,melakukan coding pada masing-masing modul,menyimpan seluruh test yang dilakukan,dan memulai untuk membuat dokumen user (user’s guide,maintenance guide,operator guide,dokumentasi training).

Tujuan dalam testing ini adalah untuk melakukan test pada sistem yang ada.Dalam melakukan test diperlukan System Test Plan (STP) yang merupakan dokumen yang berisi :  Jadwal test,staf,dan sumber daya yang diperlukan  Konfigurasi manajemen,integrasi dan pengetesan terhadap tools yang digunakan  Pengecekan terhadap setiap langkah dari pengintegrasian  Daftar sumber daya dan dokumen yang diperlukan Dalam melakukan test terhadap sistem harus diperhatikan integrasi masing-masing modul.

Tujuan dalam tahap ini adalah untuk memproleh pernyataan tertulis dari user apakah prodk tersebut telah disampaikan sesuai dengan perjanjia. Dalam tahap ini hal yang harus diperhatikan adalah :  Sistem yang dijanjikan telah melalui tahap test  Membuat laporan test dan diberikan kepada user,sehingga user memiliki gambaran jelas terhadap testing dan proyek.

Pada tahap ini sistem telah siap dijalankan dan akan digunakan oleh user untuk memecahkan masalah user. Aktifitas utama dalam tahap ini adalah jaminan selama beberapa waktu bagi user dalam menyelesaikan masalahnya dengan menggunakan sistem baru.

Metodologi penelitian yang dilakukan adalah :  Studi literatur diperlukan untuk mempelajari sistem manajemen proyek  Pengumpulan data yang diperlukan dalam membuat software project management,meliputi data karyawan,data proposal,dan data-data yang diperlukan lainnya  Analisis sistem dengan melihat sistem yang ada,permasalahan,dan kebutuhannya  Desain sistem dilakukan dengan membuat proses bisnis yang sesuai dengan hasil analisis  Pembuatan aplikasi disesuaikan dengan hasil desain  Melakukan testing pada aplikasi yang telah dibuat  Menganalisis apakah hasil tersebut dapat diterima oleh user  Maintenance aplikasi tersebut

Analisis Sistem  Proses penerimaan order dari customer  Proses penawaran proposal  Proses kontrak proposal  Proses analisis dan desain sistem  Testing  Running  Maintenance

Desain Sistem  Komputerisasi untuk proses penyimpanan data karyawan  Kompiterisasi untuk proses monitoring dan controlling dalam bentuk laporan Gantt Chart yang memudahkan dalam melihat penjadwalan suatu proyek  Komputerisasi untuk melakukan termin pembayaran yang disimpan dalam database  Komputerisasi dalam membuat proposal penawaran dan kontrak yang dihubungkan dengan data customer  Kebutuhan untuk melihat laporan-laporan secara periodik,sehingga monitoring dan controlling dapat berjalan secara efektif

Ide tentang proyek pengembangan sistem dapat datang dari berbagai pihak,misalnya dari supplier komputer,dari sistem spesialist,dari karyawan administrasi atau dari manager.Dari manapun datangnya ide perencanan pengembangan sistem bisa mencakup kegiatan perumusan masalah,penetapan tujuan pengidentifikasian kendala,melakukan studi kelayakan,dan pembuatan proposal studi sistem

1. Perumusan Masalah 2. Penetapan Tujuan 3. Mengidentifikasi kendala-kendala 4. Studi Kelayakan

Analisa sistem adalah mempelajari sistem yang ada saat ini dengan tujuan mendapatkan butuhan informasi pemakai yang akan digunakan dalam perencanaan sistem. Analisa sistem dilakukan secara bersama-sama antara sistem analis dan manajemen

1. Pembentukan team analisa sistem 2. Perumusan kebutuhan informasi 3. Perumusan Kriteria Kinerja Sistem

Dalam pembuatan rancangan sistem sistem biasa menggunakan peralatan dan teknik dalam bentuk diagram dan flow chart. Model ini berfungsi sebagai alat dokumentasi alat komunikasi diantara spesialis sistem maupun dengan user

Metode Work Breakdown System (WBS) merupakan metode yang baik dalam pengaturan planning,karena membagi suatu proyek ke dalam beberapa tahap dan sub tahap. Scheduling dilakukan dengan menggunakan pembatasan tanggal pada masing-masing tahap dan sub tahap,sehingga akan mempermudah perusahaan dalam melakukan penjadwalan Monitoring dan controling dapat disampaikan dalam bentuk laporan, yaitu : laporan proposal penawaran,laporan proposal kontrak,laporan karyawan yang mengerjakan proyek,laporan kegiatan per bulan,laporan rincian biaya per proyek dan laporan pembayaran termin proyek Pendukung proses monitoring dan controlling dapat berupa penyampaian laporan dalam bentuk Gantt Chart,yang terbagi dalam tiga yaitu Gantt Chart per karyawan, Gantt Chart proyek keseluruhan dan Gant chart detail per proyek. Penggunaan Gantt Chart diharapkan memudahkan proses monitoring dan controlling perusahaan yang selama ini dilakukan secara manual.