PELATIHAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) KOPERTIS WILAYAH VI SEPTEMBER 2012 PELATIHAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) KOPERTIS WILAYAH VI SEPTEMBER 2012 Audit Mutu Internal Oleh ; Ir. Masruki Kabib, MT

PENGERTIAN PENJAMINAN MUTU PENJAMINAN MUTU : proses perencanaan, pemenuhan, pengendalian, dan pengembangan standar penyelenggaraan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders internal (mahasiswa, dosen dan karyawan) dan eksternal (masyarakat, dunia usaha, asosiasi profesi, pemerintah) dari PT memperoleh kepuasan SISTEM PENJAMINAN MUTU : kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi di PT oleh PT dan pihak eksternal, untuk mengawasi penyelenggaraan PT secara berkelanjutan

PERGURUAN TINGGI BERMUTU Perguruan Tinggi dinyatakan bermutu apabila PT tersebut mampu: 1. Menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya 2. Menjabarkan visinya ke dalam sejumlah standar dan standar turunan 3. Memenuhi, mengendalikan, dan mengembangkan sejumlah standar dalam butir di atas untuk memenuhi kebutuhan stakeholders Perguruan Tinggi dinyatakan bermutu apabila PT tersebut mampu: 1. Menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya 2. Menjabarkan visinya ke dalam sejumlah standar dan standar turunan 3. Memenuhi, mengendalikan, dan mengembangkan sejumlah standar dalam butir di atas untuk memenuhi kebutuhan stakeholders

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL Suatu sistem dalam melaksanakan kegiatan evaluasi diri perguruan tinggi oleh perguruan tinggi sendiri (internally driven), untuk memenuhi atau melampaui standar secara berkelanjutan/continuous improvement

SIKLUS PENJAMINAN MUTU INTERNAL STANDAR PELAKSANAAN MONITORING EVALUASI DIRI AUDIT INTERNAL RUMUSAN KOREKSI PENINGKATAN MUTU

PENETAPAN STANDAR Perguruan tinggi memilih dan menetapkan sendiri standar pendidikan tinggi untuk setiap satuan pendidikan. Pemilihan dan penetapan standar itu dilakukan dalam sejumlah aspek yang disebut butir-butir mutu

EVALUASI DIRI Upaya sistematik yang dilakukan sendiri untuk menghimpun dan mengolah data (fakta dan informasi) yang handal dan sahih mengenai keadaan lembaga atau program studi, dariman dapat disimpulkan kenyataan, untuk dapat digunakan sebagai landasan tindakan manajemen untuk menglelola kelangsungan lembaga atau program

AUDIT MUTU INTERNAL(AMI) Audit Penjaminan dan konsultasi yang indipenden dan objektif secara internal dalam organisasi penyelenggara pendidikan berdasarkan standar yang dimiliki oleh organisasi itu sendiri

TUJUAN AMI 1.Memberikan nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional di perguruan tinggi 2.Untuk menilai ketercapaian pelaksanaan standar mutu diperguruan tinggi secara tepat dan efektif. 3.Untuk mendorong upaya-upaya peningkatan standar mutu diperguruan tinggi 4.Meningidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangkannya secara berkelanjutan 1.Memberikan nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional di perguruan tinggi 2.Untuk menilai ketercapaian pelaksanaan standar mutu diperguruan tinggi secara tepat dan efektif. 3.Untuk mendorong upaya-upaya peningkatan standar mutu diperguruan tinggi 4.Meningidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangkannya secara berkelanjutan

KALENDER AMI 1.Menetapkan tujuan audit 2.Merencanakan audit tahunan 3.Menetapkan sasaran dan lingkup audit 4.Membentuk tim audit 5.Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan daftar pengecekan (audit sistem) 6.Menyelenggarakan rapat tim audit 7.Menetapkan jadwal audit 8.Melaksanakan audit di tempat obyek audit (audit kepatuhan) 9.Menyusun laporan audit 10.Melakukan kajiulang oleh manajemen 1.Menetapkan tujuan audit 2.Merencanakan audit tahunan 3.Menetapkan sasaran dan lingkup audit 4.Membentuk tim audit 5.Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan daftar pengecekan (audit sistem) 6.Menyelenggarakan rapat tim audit 7.Menetapkan jadwal audit 8.Melaksanakan audit di tempat obyek audit (audit kepatuhan) 9.Menyusun laporan audit 10.Melakukan kajiulang oleh manajemen

Audit Mutu Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan

Sistem Mutu (SM) Sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu.

3 Tipe PENJAMINAN MUTU a) Jaminan Mutu Produk: Memastikan mutu produk/keluaran a) Jaminan Mutu Produk: Memastikan mutu produk/keluaran b) Jaminan Mutu Proses: Memastikan mutu suatu proses b) Jaminan Mutu Proses: Memastikan mutu suatu proses c) Jaminan Mutu Sistem: Memastikan mutu sistem (semua proses) c) Jaminan Mutu Sistem: Memastikan mutu sistem (semua proses) Masukan ProsesPelangganKeluaran ProsesKeluaran

TIPE AUDIT MUTU Audit Mutu Produk/Pelayanan: berdasar atas karakteristik produk/pelayanan tersebut. Audit Mutu Proses: berdasar atas indikator kinerja kunci. Audit Mutu Sistem: berdasar pada elemen- elemen dari sistem. Audit Mutu Produk/Pelayanan: berdasar atas karakteristik produk/pelayanan tersebut. Audit Mutu Proses: berdasar atas indikator kinerja kunci. Audit Mutu Sistem: berdasar pada elemen- elemen dari sistem.

Tipe-tipe Lain Audit Pengamatan: untuk memantau kendali proses. Inspeksi: untuk penerimaan produk. Penilaian: untuk pertimbangan berdasar hasil evaluasi seberapa baik pencapaian tingkat mutu. Audit Pengamatan: untuk memantau kendali proses. Inspeksi: untuk penerimaan produk. Penilaian: untuk pertimbangan berdasar hasil evaluasi seberapa baik pencapaian tingkat mutu.

TUJUAN AUDIT MUTU Antara lain untuk: Menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian elemen-elemen Sistem Mutu (SM) dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan. Menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci). Menyempurnakan Sistem Mutu. Memenuhi persyaratan peraturan. Memantau Sistem Mutu sebagaimana tercantum dalam program atau kebijakan organisasi. Antara lain untuk: Menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian elemen-elemen Sistem Mutu (SM) dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan. Menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci). Menyempurnakan Sistem Mutu. Memenuhi persyaratan peraturan. Memantau Sistem Mutu sebagaimana tercantum dalam program atau kebijakan organisasi.

Alasan-alasan Audit Mutu Untuk mengevaluasi kinerja lembaga/program. Untuk memverifikasi Sistem Mutu organisasi yang masih berlaku untuk tujuan tertentu. Untuk mengevaluasi Sistem Mutu dibandingkan dengan standar Sistem Mutu lain. Untuk mengevaluasi kinerja lembaga/program. Untuk memverifikasi Sistem Mutu organisasi yang masih berlaku untuk tujuan tertentu. Untuk mengevaluasi Sistem Mutu dibandingkan dengan standar Sistem Mutu lain.

LINGKUP AUDIT MUTU Lingkup Audit: Aktivitas-aktivitas yang perlu didesain untuk audit tertentu agar mencapai target atau tujuan audit. Klien harus menentukan standar atau referensi dokumennya. Lingkup Audit: Aktivitas-aktivitas yang perlu didesain untuk audit tertentu agar mencapai target atau tujuan audit. Klien harus menentukan standar atau referensi dokumennya.

FREKUENSI AUDIT Sesuai persyaratan peraturan. Terdapat perubahan yang signifikan dalam manajemen, kebijakan, dan teknik. Terdapat perubahan sistem. Atas permintaan klien. Sesuai kebutuhan penyempurnaan. Sesuai persyaratan peraturan. Terdapat perubahan yang signifikan dalam manajemen, kebijakan, dan teknik. Terdapat perubahan sistem. Atas permintaan klien. Sesuai kebutuhan penyempurnaan.

Tahapan audit: 1.Audit Sistem 2.Audit Kepatuhan 1.Audit Sistem 2.Audit Kepatuhan

Audit Sistem Audit Sistem: audit terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratan-persyaratan standar sistem audit mutu. Audit Sistem: audit terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratan-persyaratan standar sistem audit mutu.

Audit Kepatuhan Audit Kepatuhan: memeriksa/memastikan apakah setiap prosedur atau Instruksi Kerja (IK) dilaksanakan secara tertib dan benar. Audit Kepatuhan: memeriksa/memastikan apakah setiap prosedur atau Instruksi Kerja (IK) dilaksanakan secara tertib dan benar.

TERIMA KASIH