Tahap 6 : Koleksi (Pengumpulan) Data Data merupakan himpunan/kumpulan fakta yang direpresentasikan secara kuantitatif atau bentuk deskripsi. Data harus cukup spesifik sehingga dapat memberikan informasi yang relevan

Tahap 6 : Koleksi (Pengumpulan) Data - Lanjutan 2 (dua) cara dalam memperoleh suatu data : Pengukuran ; data yang diperoleh dengan menggunakan alat ukur dan satuan pengukuran (ukuran) tertentu. Misalnya jumlah salah ketik dalam suatu laporan, kecepatan prosessing, biaya investasi, jumlah transaksi yang sudah diselesaikan dalam satu hari dan sebagainya. Hasil pengukuran ini biasanya direpresentasikan secara kuantitatif. Penghitungan/Pencacahan ; Suatu data mungkin bernilai diskrit dan dalam hal ini tidak perlukan suatu pengukuran tetapi cukup dengan penghitungan/pencacahan. Data ini termasuk bentuk-bentuk jawaban pertanyaan “Ya/Tidak”, Diterima/Ditolak”, dan sebagainya.

Tahap 6 : Koleksi (Pengumpulan) Data - Lanjutan Form Pengumpulan Data Terdapat 2 (dua) bentuk form pengumpulan data, yaitu : Cheksheet ; Form yang berbentuk lembar isian dan didesain khusus sehingga hasilnya dapat diinterpretasikan secara langsung. Data Sheet ; Form yang berbentuk tabel.

Tahap 6 : Koleksi (Pengumpulan) Data - Lanjutan Metode Pengumpulan Data Beberapa metode yang dapat digunakan dalam pengumpulan data, antara lain : Wawancara/interview ; dilakukan dengan tatap muka dan tanya jawab langsung dengan sumber data. Observasi ; Melakukan pengamatan dan pencatatan atas apa yang diamati. Proses ini terjadi satu arah, dimana sumber data bersikap pasif bahkan mungkin tidak tahu kalau diamati.

Tahap 6 : Koleksi (Pengumpulan) Data - Lanjutan Metode Pengumpulan Data Survei ; Pengumpulan data melalui permintaan keterangan/jawaban/informasi dari sumber data menggunakan media berupa angket/kuesioner. Eksperimen ; Pengumpulan data melalui percobaan atau pengukuran.

Tahap 7 : Analisis/Pelaporan Kinerja Aktual Sebelum pengambilan kesimpulan dilakukan, kita perlu melakukan verifikasi berdasarkan data yang sudah dikumpulkan untuk mengetahui apakah data yang dikumpulkan sudah dapat digunakan untuk menjelaskan/menjawab permasalahan atau apakah terdapat bias / kesalahan dalam proses pengumpulan data.

Tahap 8 : Membandingkan Kinerja Aktual Dengan Sasaran/Standar Tahapan ini dilakukan untuk mengetahui apakah kinerja aktual berdasarkan data/informasi yang diperoleh sesuai dengan sasaran/standar yang ditetapkan atau terdapat penyimpangan (varians). Komparasi dapat dilakukan oleh penanggung jawab dalam tahapan ini atau dalam suatu tim. Hasil komparasi ini akan menjadi sebuah bahan dasar pengambilan keputusan. Beberapa kemungkinan dapat terjadi berdasarkan hasil komparasi ini. Jika terdapat penyimpangan yang tidak signifikan / tidak berarti maka dapat dianggap tidak terdapat suatu permasalahan yang serius dalam kinerja sekarang. Namun jika penyimpangannya cukup signifikan maka perlu diputuskan untuk membuat suatu usulan-usulan perbaikan.

Tahap 9 : Rencana Perbaikan Tahap ini merupakan tahap pengambilan keputusan. Kita dapat mengubah prosedur/proses demi perbaikan sistem atau mengubah sasaran/standar. Jika ternyata penyimpangannya terlalu besar maka perlu dipikirkan kembali apakah sasaran tetap akan dipertahankan atau tidak, mungkin saja sasaran tidak realistis. Namun jika penyimpangan tidak terlalu besar, maka mungkin yang diperlukan adalah perbaikan proses tanpa harus mengubah sasaran/standar.

Contoh Penyusunan Profil Pengukuran Kinerja Sistem Sebuah perusahaan, PT “ABC” menggunakan sistem informasi untuk menangani transaksi penjualan. Faktor kunci dari sistem informasi di perusahaan ini meliputi Entri Data, Proses Perbaikan Sistem, Pelaporan dan Lingkungan Sistem. Setiap faktor kunci di break down menjadi komponen/sub faktor sebagai berikut :

Contoh Penyusunan Profil Pengukuran Kinerja Sistem (Lanjutan)

Contoh Penyusunan Profil Pengukuran Kinerja Sistem (Lanjutan)

CONTOH PROFIL INDIKATOR KINERJA Nama Indikator : Tingkat Kesalahan Entri Data Ukuran : Jumlah kesalahan transaksi / jumlah transaksi terinput Satuan Pengukuran : Transaksi Metode Pengukuran : Catatan Transaksi Sasaran Kinerja : Maksimal 10 % Toleransi Kinerja : 6 % Mekanisme Pelaporan : Laporan Kinerja Manajemen Bulanan

CONTOH PROFIL INDIKATOR KINERJA (lanjutan) Format Catatan Transaksi Tanggal : ………………………………………… ID Operator : ………………………………………… ID Workstation : ………………………………………… ID Transaksi : ………………………………………… Waktu Mulai : ………………………………………… Waktu Selesai : ………………………………………… Kode Hasil Entri : E : Error ; S : Sukses ; A : Abort Kode Kesalahan : …………………………………………