Integrasi Manajemen Proyek Fathiah, S.T.,M.Eng

Pendahuluan Hal penting dalam manajemen proyek adalah : Ketepatan memilih bentuk organisasi (tim) Memilih manajer proyek yang tepat Aktifitas integrasi dan koordinasi yang baik Diluar hal tersebut perlukan Apa yang akan dikerjakan ? Bagaimana pengendaliannya ?

Lingkup Pekerjaan Perencanaan dan pengendalian : Sebelum proyek mulai Selama proyek berlangsung Koreksi pada saat terjadi perbedaan antara rencana dan pelaksanaan Ditujukan untuk mengurangi ketidakpastian tentang apa yang akan dihasilkan dari pengerjaan proyek

Tahap Perencanaan Proyek Aktifitas ini dikerjakan setelah proyek ditanda tangani Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhannya. Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biaya dan performasi yang ditargetkan. Pekerjaan-pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek harus diuraikan dan didaftar. Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen-departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer-manajer yang bertanggungjawab terhadap aktifitas pekerjaan yang ada.

Lanjutan Jadwal untuk setiap aktifitas pekerjaan dibuat yang memperlihatkan waktu tiap aktifitas, batas selesai dan milestone. Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang dibutuhkan. Rencana ini akan memberikan informasi mengenai jumlah sumberdaya dan waktu untuk setiap aktifitas pekerjaan. Ramalan mengenai waktu, biaya dan perfomansi penyelesaian proyek.

Rencana Induk Proyek Tujuan pembuatan rencana adalah : Untuk memberikan petunjuk kepada manajer dan tim proyek selama siklus hidup proyek; Untuk memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang diperlukan, kapan dan berapa besar biaya yang dikelurkan, dan Memungkinkan mereka mengukur kemajuan yang telah dibuat dan keterlambatan yang terjadi, selanjutnya apa yang dilakukan untuk mengejar ketertinggalan itu.

Isi Rencana Proyek (RIP) Terdapat kemiripan dengan proposal proyek, harus lebih detail dan luas, ditujukan untuk kepentingan anggota tim proyek (internal). Deskripsi proyek Manajemen dan Organisasi Bagian Teknis Alat-alat Perencanaan

Deskripsi Proyek Deskripsi singkat mengenai asal-usul dan latar belakang lahirnya proyek. Termasuk disini penjelasan singkat tentang proyek, tujuan, kebutuhan, kendala, masalah yang ada (dan bagaimana akan diatasi), jadwal induk yang memperlihatkan kejadian dan milestone yang ada.

Manajemen dan Organisasi Ringkasan mengenai organisasi dan personel yang dibutuhkan. Isinya meliputi : Manajemen proyek dan organisasi. Detail mengenai bagaimana proyek akan dikelola dan diidenfikasi mengenai personel kunci dan hubungan kewenangan yang ada Kebutuhan orang. Estimasi kebutuhan orang berikut ketrampilan, kepakaran dan cara penempatan serta rekruitingnya Training dan pengembangan. Ringkasan mengenai pengembangan eksekutif dan training personel yang perlu diberikan untuk mendukung proyek

Bagian Teknis Ringkasan mengenai aktifitas utama proyek, waktu dan biaya. Termasuk dalam bagian MI adalah : Rincian pekerjaan (statement of work). Pekerjaan yang ada diuraikan. Jadwal proyek. Jadwal proyek berhubungan dengan kejadian, termasuk milestone, jaringan kerja proyek, diagram CPM/PERT Anggaran dan dukungan keuangan. Estimasi mengenai pengeluaran, kapan waktunya, untuk biaya tenaga kerja, bahan dan fasilitas Testing. Daftar semua yang perlu diuji, termasuk prosedur, waktu dan orang yang bertanggungjawab. Dokumentasi. Dokumen-dokumen yang akan dihasilkan dan bagaimana dokumen akan diorganisasikan dan disimpan

Lanjutan Implementasi. Bahan dan petunjuk mengenai bagaimana pelanggan menjalankan hasil proyek Rencana peninjauan pekerjaan. Prosedur mengenai peninjauan pekerjaan secara periodik, catatan yang perlu ditinjau, kapan, oleh siapa dan menurut standar apa Justifikasi ekonomi. Ringkasan alternatif yang mungkin dalam mencapai tujuan proyek memperlihatkan trade off antara biaya dan jadwal

Alat-alat Perencanaan Banyak metoda yang digunakan dalam perencanaan antara lain : Work Breakdown Structure (WBS) – untuk menentukan pekerjaan –pekerjaan yang ada dalam proyek Matriks tanggungjawab – untuk menentukan organisasi proyek, orang-orang kunci dan tanggungjawabnya. Gantt Charts – digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek, dan jadwal pekerjaan secara detail Jaringan kerja (Network) – untuk memperlihatkan urutan pekerjaan, kapan dimulai, kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan selesai.

Contoh (Proyek Perangkat Lunak) Manajer -> Right Decision (keputusan yang tepat) Right Decision -> Experience Experience -> Wrong Decision MP -> Keahlian memperkirakan Kompleksitas Proyek -> Indeks Function Point Struktur data internal Data eksternal Jumlah input pemakai Jumlah output pemakai Jumlah proses user Transformasi Transisi Resiko

Estimasi Pilihan dalam estimasi : Menunda estimasi sampai akhir proyek Mendasarkan pada proyek yang mirip Menggunakan teknik dekomposisi Model empiris

Pendefinisian Pekerjaan Untuk proyek dalam skala besar diperlukan metode untuk menentukan elemen-elemen proyek dalam bagian yang lebih detail Dapat diketahui keterkaitan antara aktifitas, urutan waktu dan personilnya

Metode pendefinisan pekerjaan Work Breakdown Structure (WBS) CMP ( Critical Path Method ) PERT ( Program Evaluation Review Technique )

WBS Contoh : WBS1, WBS2, WBS3 Manfaat dari WBS : Dalam tahap analisis WBS dapat digunakan untuk memastikan akurasi dan kelengkapan dari semua personil proyek Dijadikan sebagai besar penganggaran dan penjadwalan Sebagai alat kontrol pelaksanaan proyek

Apakah WBS Itu ?? WBS (Work Breakdown Structure) adalah fitur yang krusial bagi manajemen proyek yang baik. Semakin baik WBS, akan semakin baik pelaksanaan manajemen proyeknya WBS adalah suatu metode pengorganisasian proyek menjadi struktur pelaporan hierarkis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail. Hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik. WBS disusun bedasarkan dasar pembelajaran seluuuh dokumen proyek yang meliputi kontrak, gambar-gambar, dan spesifikas

Fungsi WBS Acuan dasar : Pembuatan schedule Analisis Risiko Cost budgeting Proses procurement dan lain-lain

Petunjuk membuat WBS WBS adalah daftar seluruh aktifitas (100% Rules) Bentuk WBS dapat berupa format hierarki struktur organisasi dan format outline teks. Dibuat berdasarkan deliverables, process, dan project phase Tidak menunjukkan sequence pekerjaan. Dibuat oleh orang yang kompeten dan yang akan mengerjakan proyek itu sendiri. Mendefinisikan elemen pekerjaan dengan kata benda dan kata sifat – bukan kata kerja. Gunakan kode untuk menunjukkan identitas dan level hierarki pada semua elemen. Harus memenuhi fungsi proyek dan persyaratan Item WBS harus bisa dipertanggung jawabkan.

Perencanaan Proyek Pada kondisi minimum rencana proyek harus mampu menjawab : What is to be done ? When should it be done ? Who should do it ?

CMP CPM (Critical Path Method) adalah teknik menajemen proyek yang menggunakan hanya satu factor waktu per kegiatan. Merupakan jalur tercepat untuk mengerjakan suatu proyek, dimana setiap proyek yang termasuk pada jalur ini tidak diberikan waktu jeda/istirahat untuk pengerjaannya. Dengan asumsi bahwa estimasi waktu tahapan kegiatan proyek dan ketergantungannya secara logis sudah benar.

PERT (Program Evaluation Review Techniqueadalah) PERT adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasikan bagian-bagian pekerjaan yang ada di dalam suatu proyek. suatu metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur program misil.

Tahap-Tahap Pengembangan

Tugas Tahap Perencanaan Mengembangkan solusi desain dan arsitektur Menciptakan spesifikasi fungsional Mengembangkan rencana proyek Membuat jadwal proyek Menyiapkan pengembangan dan pengujian lingkungan. Penutup Tahap Perencanaan. Tahap Perencanaan Proyek melibatkan penciptaan seperangkat rencana untuk membantu membimbing tim Anda melalui tahap pelaksanaan dan penutupan proyek. Rencana yang dibuat pada tahap ini akan membantu Anda untuk mengatur waktu, biaya, kualitas, perubahan, risiko dan isu-isu.

Perencanaan Proyek SI (Cont.) Tahap Perencanaan Proyek mengikuti Tahap Inisiasi Proyek dan merupakan fase yang paling penting dalam manajemen proyek. Upaya yang dilakukan dalam perencanaan dapat menghemat waktu yang tak terhitung jumlahnya karena kebingungan dan pekerjaan ulang pada fase berikutnya. Ada 10 langkah Perencanaan Proyek yang perlu diambil untuk menyelesaikan Tahap Perencanaan Proyek secara efisien. Langkah-langkah dan template yang dibutuhkan untuk melakukan hal tersebut, akan ditampilkan dalam diagram berikut.

Proses dasar dari Tahap Perencanaan Proyek Lingkup Perencanaan. Mempersiapkan Struktur Perincian Kerja. Perincian Struktur Organisasi. Rencana Sumber Daya Pengembangan Jadwal Proyek. Perencanaan Anggaran. Fase Inisiasi Proyek mendefinisikan beberapa hal yang memfasilitasi. Ini dapat berupa: - Rencana Pengadaan. - Perencanaan Komunikasi. - Perencanaan Kualitas. - Perencanaan Manajemen Risiko. - Perencanaan Manajemen Konfigurasi.

Tanggung Jawab Tim Proyek Manager Proyek bertanggung jawab untuk mengembangkan Rencana Proyek sehingga memastikan bahwa semua persyaratan/keperluan perencanaan proyek terpenuhi. Fungsional/Manajemen personil yang bertanggung jawab memastikan bahwa sumber daya yang memadai tersedia untuk proyek tersebut. Stakeholder kunci harus menyetujui Rencana Proyek sebelum pindah ke tahap berikutnya.

Peralatan Manajemen Proyek Mengingat berbagai alat-alat manajemen proyek yang tersedia, kunci untuk memilih yang benar adalah pemahaman bahwa alat-alat yang berbeda dibutuhkan sepanjang tahapan yang berbeda dari sebuah siklus hidup proyek.

Rencana Bisnis Sebuah rencana bisnis berkisar pada aspek strategis proyek dan dimaksudkan untuk memungkinkan manajer proyek dan tim inti membuat keputusan yang cerdas dan terdidik setiap sehari dengan membantu mengatur dan meletakkan serangkaian sumber daya sepadan dengan tujuan yang akan dicapai

Rencana Manajemen Risiko Proyek Karena semua proyek melibatkan beberapa tingkat risiko, rencana pengelolaan risiko proyek diperlukan untuk menetapkan dan mendokumentasikan prosedur yang akan digunakan untuk mengelola risiko di seluruh kehidupan proyek. Prosedur yang digunakan untuk mengelola risiko didefinisikan pada tahap perencanaan, didokumentasikan dalam rencana manajemen risiko proyek, dan kemudian dilakukan melalui kehidupan proyek.

Rencana Manajemen Risiko Proyek Ada empat tahap perencanaan manajemen risiko: Identifikasi Risiko; Kuantifikasi Risiko; Respon Risiko; Pemantauan Resiko dan Penilaian Kontrol.

Milestones Milestones adalah semacam batas waktu di dalam proyek untuk tugas tertentu. Milestones menjaga proyek sesuai jalur Milestones juga baik ketika Anda harus membagi pekerjaan untuk anggota tim. Tidak sulit sekali untuk membuat milestone. Anda hanya membagi proyek menjadi bagian-bagian yang harus dilakukan dan Anda mengatur batas waktu untuk masing-masing dari mereka. Setelah melakukan hal ini, mulailah bagian awal: pekerjaan untuk proyek tersebut.

Gantt Charts Manfaat bagi manajemen proyek: Pemotongan biaya proyek dan mengurangi skala waktu Koordinasi dan mempercepat perencanaan Menghilangkan waktu idle/tunggu Memperoleh penjadwalan yang lebih baik dan kontrol untuk kegiatan subkontraktor Mengembangkan prosedur pemecahan masalah yang lebih baik Pemotongan waktu untuk keputusan rutin, namun memungkinkan lebih banyak waktu untuk pengambilan keputusan

Contoh PERT dan Gantt Chart

Analisis Risiko Selama analisis risiko Anda tidak harus fokus hanya pada risiko teknis karena seringkali risiko datang dari berbagai tempat yang tidak terduga, seperti organisasi, masalah tim, masalah kemitraan dll. Ini biasanya menghasilkan rencana tindakan untuk menghindari resiko atau meminimalkan konsekuensinya. Setiap langkah Anda harus ingat bahwa ada dua jenis risiko: - pertama, risiko yang Anda sadari, dan - kedua adalah risiko yang Anda tidak sadari. Tugas Anda adalah untuk memastikan bahwa risiko Anda adalah lebih jauh dari yang tidak dikenal.

Kesimpulan Apakah Anda tahu bahwa tahap perencanaan suatu proyek TI dapat membuat atau menghancurkan proyek itu? Mayoritas pekerjaan manajer proyek selama tahap perencanaan melibatkan penyelesaian tiga inisiasi kegiatan-proyek kunci dan organisasi, definisi proyek dan perencanaan, dan review dan persetujuan manajemen. Setelah anggota tim proyek menyimpulkan seluruh kegiatan kunci dari tahap perencanaan, mereka akan memiliki output yang akan menjadi masukan bagi tahap analisis dari siklus hidup proyek, yakni : - Kasus bisnis. - Desain konseptual - Rencana proyek

Kesimpulan Kasus bisnis, desain konseptual, dan rencana proyek disampaikan kepada manajemen untuk diperiksa. Setelah persetujuan manajemen diberikan untuk proyek, dibutuhkan rencana proyek sign-off (mengakhiri). Sign- off ini menunjukkan bahwa manajemen telah memberikan persetujuan kepada proyek untuk melanjutkan. Rencana proyek sign-off adalah tonggak yang harus dipenuhi selama tahap perencanaan. Hal ini menunjukkan bahwa fase perencanaan dari siklus hidup proyek TI telah selesai. Proyek ini sekarang dapat melanjutkan ke tahap analisis.