MANAJEMEN PROYEK DALAM PRAKTEK

Gambaran Klasik Kegagalan Manajemen Proyek SI

Alokasi Proyek Sumberdaya Alokasi Proyek Waktu

Alokasi Sumberdaya dan Waktu Sumberdaya dalam proyek : Sumber Daya Manusia/Anggota tim Mesin/alat bantu  PC, Printer, dsb Biaya/Keuangan Dalam melakukan rekrutmen anggota tim, harus memperhatikan “ketersediaan waktu”. Sifatnya terbatas /constraint

Sub Proyek Subproyek : Memudahkan dalam alokasi sumberdaya Tidak menggunakan sumberdaya yang terlalu besar Waktu lebih singkat Bisa mendapat pengalaman mengelola proyek, khususnya bagi pemula. Contoh Subproyek : Proyek Implementasi ERP dapat diurai menjadi subproyek implementasi modul production planning, material management, cost management yang kemudian diintegrasikan satu sama lain.

Pengantar Sistem ERP adalah sistem yang besar dan kompleks. Pengaruh sistem ini meliputi hampir sebagian departemen pelaku proses bisnis utama dalam perusahaan. Data dalam jumlah besar dan sistem sendiri dituntut untuk berjalan dengan baik agar dapat memberikan manfaat.

Pengantar Infrastructure Economy & Economic Growth Manufacturing/pabrik IT Maturity National / Environment Regional Development and Implementation ERP Computer Culture Government Organizational/Internal Business Size Experience Management Commmitment

Pengantar Beberapa isu manajemen proyek implementasi ERP. Estimasi waktu, penentuan skala prioritas, fleksibilitas jadwal dan sebagainya harus ditentukan dengan cermat. Jenis sistem ERP yang diadopsi. Penentuan orang-orang yang terlibat dalam “Steering committee/panitia pelaksana proyek)”.

Faktor Penentu Keberhasilan Terdapat sepuluh kategori critical success factor (Oslon, David L. 2004) Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis. Komitmen dari seluruh jajaran manajemen Manajemen proyek implementasi yang baik. Tim implementasi yang baik Dapat mengatasi isu-isu teknik Rekayasa ulang proses bisnis Komitmen organisasi untuk berubah Pendidikan dan pelatihan yang intensif Daya yang akurat Sosialisasi dan komunikasi yang intensif Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya Dapat mengatasi isu multi-site

Langkah-Langkah Implementasi Secara garis besar, terdapat tiga pendekatan umum yaitu (Oslon, David L. 2004) Penggunaan satu paket software utuh (vendor utuh). Kombinasi dari beberapa paket software (berbagai vendor, best of breed/dipilih dari yang terbaik). Kostumisasi atau membuat sendiri paket software ERP

Vendor Vendor = suplier +penjual Vendor =seseorang yang membuat atau menyediakan produk digital seperti ebook, video, membership, software maupun jasa yang menjual produk Suatu lembaga, perorangan, atau pihak ketiga yang menyediakan bahan, produk, maupun jasa untuk diolah, dijual kembali, atau digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan tersebut. Seorang penjual perangkat keras dan atau perangkat lunak komputer.

Langkah-Langkah Implementasi Tahapan implementasi ERP Organisasi Tim Proyek Pendekatan Implementasi Rencana Implementasi Kriteria Keberhasilan dan Metode Pengukuran

Struktur Organisasi Tim-tim yang membentuk proyek implementasi diklasifikasikan atas perannya. Komite pengarah Staf teknologi informasi internal User utama internal Perwakilan vendor/konsultan

Struktur Organisasi Bentuk Umum Struktur Organisasi Tim Implementasi ERP, Satzinger et al 2000

Struktur Organisasi Bentuk Umum Struktur Organisasi Tim Implementasi ERP, Mark Cotteleer, 1998

Siklus Hidup Pengembangan Sistem ERP Perencanaan Analisis Desain Implementasi Dukungan Teknis

Siklus Sistem ERP [Perencanaan] Pada fase ini, aktivitas yang dilakukan mencakup: Mendefinisikan masalah dan ruang lingkup. Mengevaluasi alternatif pendekatan ERP. Membuat jadwal dan anggaran proyek.

Siklus Sistem ERP [Analisis] Tim pengembang harus melakukan evaluasi dan membanding beberapa paket aplikasi ERP. Tanggung jawab utama tim, yaitu mengidentifikasi inisiatif rekayasa ulang proses bisnis yang mungkin diperlukan, berdasarkan paket software yang dipilih, dengan melakukan kerjasama dengan berbagai fungsi terkait.

Rekayasa Ulang /reengenering perancangan ulang secara pada proses bisnis yang berjalan saat ini dengan penekanan pada pengurangan biaya dan waktu siklus agar terjadi peningkatan kepuasan pelanggan pemikiran kembali secara fundamental dan perancangan kembali proses bisnis secara radikal, dihasilkan dari sumber daya organisasi yang tersedia.

Siklus Sistem ERP [Analisis] Setiap terjadi kostumisasi/penyesuaian paket, maka perlu dilakukan berbagai aspek terkait. Pada tahap akhir difase ini akan dihasilkan sebuah prototype sistem ERP di berbagai area untuk menyimulasikan dan menunjukkan integrasi antar modul kepada user dan indentifikasi kebutuhan tambahan lainnya.

Siklus Sistem ERP [Desain] Tingkat desain ditentukan tergantung pada pendekatan ERP yang digunakan. Desain interface akan lebih lama jika perusahaan memilih pendekatan kostumisasi paket. Pendekatan kombinasi beberapa paket mungkin memerlukan desain interface yang lebih rumit karena berbagai paket dari berbagai vendor harus saling berkomunikasi.

Siklus Sistem ERP [Desain] Pengembangan prototype sangat bermanfaat dalam melengkapi identifikasi kebutuhn baik untuk pendekatan kostumisasi, kesatuan paket maupun kombinasi beberapa paket. Aspek desain lainnnya yang cukup penting adalah desain hardware, karena berbagai fungsi bisnis akan menggunakan sumber daya yang sama. Alternatif yang paling mungkin saat ini adalah memilih arsitektur client server.

Siklus Sistem ERP [Desain] Selama fase desin memungkinkan juga terjadi beberapa rekayasa ulang proses bisnis dalam tingkatan yang lebih rinci. Beberapa prosedur baru untuk aktivitas bisnis mungkin perlu didokumentasikan. Beberapa pekerjaan memungkinkan diorganisasikan ulang dan memanfaatkan sumber daya kerja yang ada, khusus pekerjaaan yang mengalami perubahan dramatis.

Siklus Sistem ERP [Implementasi] Untuk pendekatan kesatuan paket, programa sudah dirancang dan diterapkan per modul. Pada fungsi-fungsi tertentu seperti manufaktur, modul yang akan digunakan bervariasi tergantung pada jenis proses bisnis yang digunakan. Pada pendekatan kombinasi paket, program beberapa vendor yang berbeda harus terintegrasi menjadi satu kesatuan sistem dengan menggunakan middleware.

Siklus Sistem ERP [Implementasi] Prioritas utama pada fase ini yaitu melakukan integrasi antara sistem yang sudah berjalan diperusahaan dengan sistem baru. Tahap pertama yaitu dibuat prototype sistem dan dilakukan validasi dan iterasi sampai siap dijalankan. Tahapa kedua yaitu verifikasi dan pengujian keseluruhan sistem, serta reconfiguration. Tahap ketiga yaitu membuat dokumentasi seluruh sistem dan memberikan pelatihan. Tahap keempat yaitu membuat rencana roll out sistem yang meliputi jadwal instalasi sistem diseluruh organisasi

Siklus Sistem ERP [Dukungan Teknis] Tujuan pada fase ini adalah untuk menjamin keberhasilan sistem jangka pendek dan jangka panjang. Transisi sistem yang mulus sebaiknya didukung oleh beberapa staf dukungan teknis yang memadai. Elemen penting lainnya adalah pemeliharaan sistem ERP. Pemiliharaan korektif meliputi koreksi kesalahanyang ditemukan oleh user.

Siklus Sistem ERP [Dukungan Teknis] Pemeliharaan adaptif diperlukan jika terjadi, misalnya up grade versi paket atau modul, atau terjadi kostumisasi berupa penambahan atau perubahan modul yang sudah ada, untuk memenuhi kebutuhan yang teridentifikasi kemudian. Pemeliharaan perfektif diperlukan misalnya untuk menjaga kinerja sistem agar tetap optimal. Audit sistem ERP dilakukan untuk mengetahui apakah tujuan ERP sudah dapat dicapai.

Project Management Office (PMO) Pusat dari semua koordinasi dan komunikasi antara semua program dan proyek yang berlangsung dalam sebuah perusahaan yang mendukung manajer proyek dalam mengimplementasikan fungsi-fungsi yang mendukung agar proyek berhasil. Tidak semua perusahaan/organisasi membutuhkan PMO. PMO bersifat kolaboratif lintas proyek sehingga butuh alat bantu untuk memudahkan tugas dan koordinasinya.

Pertimbangan Membentuk PMO Lingkup proyek yg terus berubah Perusahaan/organisasi sedang mengelola beberapa proyek sekaligus yg memanfaatkan sumberdaya yang sama. Melibatkan beberapa kontraktor dan vendor yg berbeda. Perusahaan/organisasi memerlukan laporan dan metrics secara konsolidasi dari berbagai proyek. Perlunya satu sumber informasi untuk komunikasi dengan klien. Time to market sebagai faktor penting dalam penyelesaian proyek. Lokasi proyek yg terpisah secara geografis Sumberdaya terbatas, tapi harus menyelesaikan beberapa tugas sekaligus.

Alat Bantu PMO ( Software) Lotus Notes dengan server Lotus Domino projectmanager.com Daptiv (daptiv.com)

MANAJER PROYEK/PROJECT MANAGER

Manajer Proyek (1) Manajer proyek mengalokasikan sumberdaya dan waktu secara efisien agar tidak kekurangan/kelebihan waktu maupun sumberdaya mempengaruhi penyelesaian proyek. Harus punya kemampuan : Memimpin, Mengkoordinasi, Menyelesaikan masalah, Mengantisipasi resiko

Manajer Proyek (2) Memimpin tim pelaksana proyek, berhubungan langsung dengan stakeholder lain dan menerima penugasan dari mereka. Harus memiliki pengetahuan dan kemampuan cukup untuk memahami dan mengkaji semua bidang terkait, teknologi maupun alat bantu. Menerima dan mengolah serta mendistribusikan informasi ke semua pihak yang terlibat proyek.

Keahlian Manajer Proyek Keahlian Personal Keahlian Teknis Keahlian Manajemen Keahlian Penanganan Situasi

Keahlian Personal Kepemimpinan Komunikasi yang baik Negosiasi Mendengarkan Membangun tim

Keahlian Teknis (1) Manajemen konfigurasi Manajemen data Manajemen informasi Strategi dan perencanaan sumberdaya informasi Keamanan jaringan dan sistem informasi Arsitektur teknologi informasi Penilaian kinerja teknologi informasi Desain infrastruktur Integrasi sistem Siklus hidup sistem Pemahaman teknologi

Keahlian Teknis (2) Ada beberapa keahlian yg tidak selalu berhubungan dengan hal teknis, tp perlu dikuasai oleh manajer proyek : Pengetahuan outsourced operations dan offshored operations Kemampuan menangani personal yang baik Kemampuan memberikan motivasi Manajemen pemasok

Keahlian Manajemen Perencanaan, inisiasi, dan organisasi proyek Perekrutan staf dan mempertahankan staf yg terbaik Negosiasi yang efektif Estimasi dan kontrol biaya yang akurat Pelaksanaan dan pengendalian proyek Presentasi dan pelaporan yang komunikatif Kepemimpinan dalam proyek dan personalia Manajemen resiko dan pengambilan keputusan Manajemen penanganan masalah yg efektif Meningkatkan dan mempertahankan kinerja tim Manajemen perubahan dalam organisasi  paling penting!!

Keahlian Penanganan Situasi Fleksibel Keras dan tegas (bila diperlukan) Kreatif Meyerap banyak data dr berbagai sumber Sabar dan mampu bertindak Mampu menangani banyak tekanan

Kualifikasi Manajer Proyek Selain dari CV, profesionalisme seorang manajer proyek jg dapat disertifikasi melalui lembaga resmi seperti Project Management Institute (PMI). Sertifikasi resmi dari PMI : Project Management Professional (PMP) Certified Associate in Project Management (CAPM)

Syarat Memperoleh Sertifikat PMP (1) Kandidat adalah lulusan S1 dari universitas yang diakui Minimal berpengalaman selama 4500 jam dalam manajemen proyek dengan pengalaman dalam 5 kelompok fase. Masa proyek yg ditangani adalah selama 3 tahun dalam kurun waktu 6 tahun sebelum pengajuan sertifikasi Menunjukkan 36 bulan tersendiri (tidak overlapping) pengalaman dalam manajemen proyek Menunjukkan waktu hadir 35 jam dalam pendidikan di bidang manajemen proyek yg berhubungan dengan lingkup PMBOK.

Syarat Memperoleh Sertifikat PMP (2) 6. Mengisi formulir verifikasi 7. Mengikuti ujian yang berhubungan dengan pengetahuan, aplikasi, dan analisis dalam manajemen proyek Syarat untuk CAPM hampir sama, kecuali : pengalaman dalam manajemen proyek selama 1500 jam dan pendidikan 23 jam. Ada juga sertifikasi Computer Technology Industry Association (CompTIA)  project++ yg tidak butuh syarat, dan hanya ikut ujian saja.

Tugas Manajer Proyek (1) Melakukan perencanaan segala aspek terkait proyek Implementasi rencana proyek Melakukan koordinasi dan integrasi aktivitas proyek Mengelola, memimpin, dan mengatur sumberdaya proyek Memantau aktivitas dan sumberdaya proyek untuk mitigasi resiko Melakukan implementasi proses QA (quality assurance). Melakukan perbaikan, memecahkan masalah, mengambil tindakan koreksi jika ada masalah.

Tugas Manajer Proyek (2) Memberi presentasi dan penjelasan singkat ttg segala aspek proyek Berpartisipasi dalam fase, milestone, dan review akhir proyek Identifikasi kebutuhan dan prosedur dokumentasi proyek Menyusun dan melakukan implementasi rencana peluncuran produk hasil proyek

Project Management Knowledge Areas

Tanggung Jawab Manajer Proyek (1) Fungsional - memahami requirements proyek - membuat rencana dan mengontrol proyek - implementasi proyek - menyelesaikan proyek tepat waktu, anggaran, sesuai spesifikasi yg ditentukan.

Tanggung Jawab Manajer Proyek (2) Organisasi - Memahami konteks organisasi - Melaksanakan wewenangnya - Memahami cara memberikan pengaruh kepada orang lain - Menyelesaikan konflik - Memahami situasi politik internal organisasi

Tanggung Jawab Manajer Proyek (3) Tim - Memilih dan mengembangkan staf/anggota tim - Mendelegasikan tugas pada anggota tim - Menjadi penengah antara tim dengan pihak perusahaan klien - Komunikasi efektif dengan pihak lain - Menunjukkan kepemimpinan - Memotivasi anggota tim - Membangun tim yang kuat, kompak, handal

Kesimpulan Seorang manajer proyek yang berkualitas : Berbagi inspirasi visi Komunikator yang baik Memiliki Integritas Antusias Empati Kompeten Mampu mendelegasikan tugas Mampu bekerja dibawah tekanan Mampu membangun tim Mampu menyelesaikan masalah