Managing Technology Resources Managing Information Technology (What Managers Need To Know) E.Wainright Martin, Carol V.Brown, Daniel W.DeHayes, Jeffrey A. Hoffer, William C.Perkins

Technology assets in IT Data The Physical infrastructure The Applications portfolio

The Data Resources Saat ini data merupakan sumber yang penting bagi perusahaan seperti aset – aset lainnya fasilitas, sumberdaya manusia, produksi, keuangan. Data di jadikan suatu aset apabila ada dan dibutuhkan, dan tidak akan berguna apabila data tersebut tidak di manage secara baik oleh perusahaan.

Why Manage Data? Suatu cara untuk melihat seberapa jauh kegunaan data dari beberapa pertanyaan berikut ini: Apa yang akan perusahaan lakukan apabila data yang penting bagi bisnis, seperti pemesanan pelanggan, harga produk,Data keuangan atau data sejarah dari penyakit pasien hilang? Apakah perusahaan masih bisa berfungsi dengan baik? Untuk berapa lama? Berapa biaya yang akan perusahaan keluarkan apabila database perusahaan anda rusak? Berapa lama waktu bagi perusahaan anda untuk mengembalikan data – data tersebut? Bagaimana apabila ada data seperti data penjualan, special orders, private label sales didalam database anda rusak ? Bagaimana anda mengakses ke dalam data – data tersebut?

Data vs System development Sistem Development yang buruk adalah suatu sistem yang tidak menggunakan konsep data management yang baik. Metode lain seperti prototyping tidak akan dapat dijalankan sampai sumber – sumber data tersebut sudah terkumpul dan tersedia. “ Sistim development merupakan suatu penggabungan antara data dan program yang menghasilkan suatu aplikasi hasil sebuah perancangan.”

A Key element Elemen kunci manajemen data yang efektif adalah semua data aktifitas perusahaan – data model. Contoh : Data entity seperti : customer order, product, vendor, market, dan employee detail komponen desain dari produk.

Key Concepts in Managing Data The permanence of Data The Data Pyramid Proses Informasi dan Aplikasi independence The Data to information cycle Disposable systems Capturing Data Once Data Standards

The permanence of Data Data pada suatu perusahaan akan bersifat konstant tetapi nilainya yang berubah. Contoh : Setiap perusahaan pasti mempunyai karyawan, client, produk, vendors/supplier, order/reservations. Nilai data berubah ketika didalamnya ada penambahan contoh : customer yang bertambah, produk – produk yang kadaluarsa, pegawai – pegawai yang pensiun atau dipecat. Walaupun akan ada perubahan bisnis sehingga program harus berubah, database yang berisikan data sebelumnya akan terus terpakai,

The Data Pyramid Data baru, masuk ke operational database, database ini berisikan : pemesanan pelanggan, purchase from supplier, history of customer order, internal work orders, changes to the general ledger, personel transfer, dll yang meliputi aktifitas bisnis. Managerial control and strategic database kumpulan dari operational database contoh sales forecasting, fungsi dari managerial disni adalah berisikan hasil dari penjualan dalam sebulan terakhir dari produk keluarga atau berdasarkan daerah yang berasal dari data customer order dan product data. Strategic Databases Transfer system Analysis and Presentation Managerial Operational Capture system Transaction Datal

Information processing and Application Independence Information processing and application independence merupakan suatu strategi bahwa data yang masuk dan diproses dapat digunakan oleh bagian dari organisasi ataupun organisasi lain tetapi melalui hak akses. Ada beberapa data yang memang dapat digunakan oleh aplikasi lain tetapi ada bagian – bagiannya yang tidak dikeluarkan hal ini untuk menjamin kerahasiaan. Contoh : aplikasi untuk pelanggan beda dengan aplikasi untuk bagian administrator. Dimana pelanggan bisa mempunyai hak akses untuk input data, request data,menghapus data yang memang masih merupakan aksesnya tetapi tidak bisa melihat data lainnya, tidak bisa menghapus data dan informasi pelanggan lainnya, yang bisa melakukannya adalah bagian dari sistem tersebut yaitu administrator atau bagian lain dari perusahaan yang mempunyai hak akses dengan menggunakan aplikasi yang beda dari pelanggan tetapi database yang digunakan sama.

The Data to Information Cycle Proses dari Transforming data menjadi Information yang berguna untuk melakukan manajemen transaksi atau bagian pengambil keputusan terdiri dari data capture, data transfer, dan data analysis dan presentation. Data capture applications, mengumpulkan data dan menentukan database yang diperlukan. (Data Dictionary). Data transfer application, memindahkan data dari database ke database lain, biasa disebut bridges atau interfaces karena terkoneksi dengan beberapa database. Data analysis and presentation applications, menyediakan data dan informasi kepada orang yang mempunyai hak akses. Data yang diberikan merupakan suatu kesimpulan, membandingkan history, dapat diformulasikan berupa graph atau dimasukkan menjadi sebuah dokumen yang telah dikembangkan dengan word processor.

Disposable System, Capturing Data Once, Data Standards Disposable System,System independence yang mempunyai kemampuan untuk melakukan replace, capture, transfer dan membuat modul presentasi secara terpisah. Capturing data Once,jangan sampai terjadi redudancy data pada database. Data Standards, beberapa hal yang harus dilakukan agar data – data tersebut mempunyai suatu yang unik didalam sebuah database yang terdiri dari Identifier, Naming, Definition, Integrity Rule, Usage Right

The Physical Infrastructure Dalam kaitannya dengan manajemen data sebagai aset yang penting bagi perusahaan maka hal lain yang juga harus diperhatikan adalah hardware komputer dan data global yang berbasis jaringan.

The Data Management Process Plan (blue print relationship of data that need by business) Source (Bagian mana saja yang bisa mengakses database) Acquire and Maintain (Kapan data tersebut di perbaharui) Define/Describe and Inventory (Mengetahui hak akses dan mengetahui bagian dari data tersebut yang akan dibuat dan seperti apa) Organize and Make Accessible (Database dibuat dan digunakan sebagai suatu sistem yang dapat dipanggil dan diperbaharui) Control Quality and Integrity (Periodic checks of databases) Protect and Secure (Hak akses/priveleges untuk melakukan deletion, retrival, update, insertion) Account for use(Biaya yang yang harus dikeluarkan) Recover/Restore and Upgrade(Periodic Backup, atau upgrading) Determine Retention and Dispose(Data mana saja yang sudah tidak dipakai lagi dan dapat dibuang) Train and consult for effective Use.

Importance of Managing the Infrastructure Ilustrasi : Dahulu pada suatu waktu kegagalan suatu jaringan hanya berakibat pada beberapa pekerja administrasi. Pada saat ini pekerja pada semua level pada suatu organisasi di seluruh dunia berinteraksi dengan jaringan komputer yang menghubungkan pekerjaan mereka. Kerusakan jaringan saat ini sudah dapat mempengaruhi berbagai level dari manager, kepala divisi sampai CEO.

Sample Case Masalah jaringan pada suatu bank dapat berakibat langsung pada pelanggan yang melakukan transaksi dengan ATM. Masalah dengan sistem pemesanan tiket pesawat dapat berimbas pada travel agen di dunia. Garis besarnya adalah bahwa saat ini semua orang di seluruh dunia bergantung pada IT Networks.

Infrastructure Management Issues Beberapa hal yang harus diperhatikan dan diselesaikan dalam infrastructure management system, dan tentunya sudah melalui pembicaraan. Lokasi, lokasi merupakan hal yang biasanya di permasalahkan contoh misal sebuah perusahaan yang mempunyai beberapa kantor cabang dan mempunyai Div.IT tentunya akan berfikir akan diletakkan dimana server apakah dipusat atau cabang yang masih mempunyai ruang yang luas. Hal ini yang bisa dijadikan pertimbangan dari biaya, dan maintenance jika terjadi kerusakan. The workstation, bagian mana yang bisa mengakses data dan bisa mengakses internet dan yang hanya bisa mengakses data pada jaringan. Supported Operating Systems, memilih vendor hardware yang mempunyai flexibelitas tinggi dengan OS yang akan dipasang dan mudah untuk pengaplikasian baik sebagai alone PC ataupun network PC dan support untuk harware lainnya.

Bandwith Response Time On Network Security VS Ease on Access.Contoh : user-managers tidak dapat mengakses data langsung data center dari rumah, karena masalah sekuriti. Breadth of Network Access, apakah setiap orang pada organisasi dapat mengakses ke semua data organisasi atau bisa akses tetapi dengan cara yang ketat untuk orang yang ingin tahu tentang data tersebut. Access to External Data Service.

The Applications Portfolio The appllication portfolio merupakan salah satu hal penting bagi sebuah perusahaan karena didalamnya terdapat berbagai hal yang menyangkut mengenai suatu sistem yang dikerjakan dari mulai seperti apa plan dari database, program seperti apa, hardware yang dibutuhkan maintenance, bagaimana proses pengerjaan, dan bagaimana proses pemeliharaan dan berapa lama sistem ini baru akan diupgrade? Saat ini masih banyak perusahaan yang tidak peduli dengan aset ini, mereka tidak mengetahui sistem yang berjalan seperti apa bagaimana kondisi software, apakah masih bisa bekerja dengan baik atau tidak, dan tidak mempunyai perencanaan kapan software akan diugrade.